Бумажная трудовая книжка: когда выдавать работнику

Выдаем ТК при увольнении

В день увольнения работника работодатель обязан:

— выдать работнику трудовую книжку с внесенной в нее соответствующей записью (п. 4.1 Инструкции № 58*) — если она хранится у работодателя;

— внести в трудовую книжку по требованию работника надлежащие записи об увольнении — если она хранится у работника (ст. 47 КЗоТ).

* Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 № 58.

Обратите внимание! Внести запись об увольнении в трудовую книжку работодатель должен в день увольнения работника. При этом в общем случае день увольнения считается последним днем работы работника.

Заполняя трудовую книжку, помните о следующих моментах.

Момент 1. В случае увольнения работника в трудовой книжке следует указать также время, продолжительность и место прохождения повышения квалификации, которое работник прошел в течение последних двух лет перед увольнением (п. 4.1 Инструкции № 58*).

Момент 2. Все записи о работе и наградах, внесенные в трудовую книжку за время работы на этом предприятии, следует заверить подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им лицом и печатью предприятия (при наличии) или печатью отдела кадров.

Момент 3. Запись об увольнении работника нужно вносить в раздел «Відомості про роботу» в следующем порядке (п. 2.27 Инструкции № 58):

— в гр. 1 указать порядковый номер записи (следующий за предыдущей записью);

— в гр. 2 — дату увольнения;

— в гр. 3 — запись об увольнении. Такую запись начинают словом «Звільнений (а)», продолжают словами «у зв’язку» или «за», а завершают — указанием конкретной причины увольнения со ссылкой на норму закона.

Важно! Записи в трудовой книжке о причинах увольнения должны точно соответствовать формулировкам действующего законодательства. При этом, выполняя запись, работодатель должен сослаться на соответствующий пункт, статью КЗоТ или другого закона, который прямо предусматривает основание для увольнения (п. 2.26 Инструкции № 58).

Например, основания для расторжения трудовых отношений для обычных работников приведены в ст. 38, 39, п. 1 ст. 36, 40 и 41 КЗоТ. А основания для прекращения госслужбы определены ст. 83 — 88 Закона о госслужбе*.

* Закон Украины «О государственной службе» от 10.12.2015 № 889-VIII.

Для должностных лиц ОМС специальные основания для увольнения установлены, в частности, ст. 20 Закона Украины «О службе в органах местного самоуправления» от 07.06.2001 № 2493-III и Законом Украины «О местном самоуправлении в Украине» от 21.05.97 № 280/97-ВР.

Поэтому в записи об увольнении таких работников следует указывать причину и основание для увольнения в соответствии с этими документами;

— в гр. 4 — название документа (приказ или распоряжение руководителя предприятия), на основании которого внесена запись, его дату и номер.

Момент 4. Запись об увольнении заверяется подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им лицом и печатью предприятия (при наличии) или печатью отдела кадров.

Момент 5. Заполненную трудовую следует отдать работнику в день его увольнения (п. 4.1 Инструкции № 58). Факт получения трудовой книжки работник удостоверяет своей подписью в личной карточке (типовая форма № П- 2) и Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П- 10).

Приведем пример заполнения трудовой книжки при увольнении работника на рис. 1.

Рис. 1. Заполняем трудовую книжку при увольнении работника

Выдаем ТК в случае смерти работника

В случае смерти работника, признания его судом безвестно отсутствующим или объявления умершим работодатель должен сделать следующие шаги.

Шаг 1. На основании свидетельства о смерти или судебного решения о признании лица умершим оформить приказ (распоряжение) о прекращении трудовых отношений.

Шаг 2. Внести соответствующую запись в трудовую книжку умершего (безвестно отсутствующего) работника, если:

— она хранится у работодателя;

— этого пожелают родственники умершего / без вести пропавшего (в частности, для назначения пенсии по потере кормильца). Если работодатель не против, запись о прекращении трудового договора в связи со смертью может быть внесена в трудовую книжку умершего по заявлению одного из его родственников. Хотя КЗоТ не обязывает работодателя это делать.

Запись о прекращении трудовых отношений работодатель вносит в раздел «Відомості про роботу» следующим образом:

— в гр. 1 указывают порядковый номер записи (следующий за предыдущей записью);

— в гр. 2 — дату смерти работника (в соответствии со свидетельством о смерти).

Отметим, что дата приказа о прекращении трудового договора, как правило, не совпадает с датой смерти, впрочем датой прекращения трудового договора, которую следует указать в графе 2 трудовой книжки, будет дата смерти работника;

— в гр. 3 — запись об увольнении. Например: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю, п. 8² ч. 1 ст. 36 КЗпП України» или «Роботу припинено у зв’язку з визнанням судом особи безвісно відсутньою, п. 8² ч. 1 ст. 36 КЗпП України» (письмо Минтруда от 31.12.2010 № 284/06/186-10).

Обратите внимание! До 19.07.2022 в КЗоТ не было отдельного основания для прекращения трудовых отношений в случае смерти работника. Но эту ситуацию законодатели исправили, добавив в ч. 1 ст. 36 КЗоТ пункт 8². Поэтому при заполнении трудовой книжки именно эту норму нужно применять в качестве ссылки на норму законодательства в случае смерти работника;

— в гр. 4 — название документа (приказ/распоряжение руководителя предприятия), на основании которого внесена запись, его дату и номер.

Все записи о работе, награждениях, внесенных в трудовую книжку за время работы в этом учреждении, заверяются подписью руководителя или специально уполномоченного им лица и печатью учреждения или кадровой службы (п. 4.1 Инструкции № 58).

Шаг 3. Выдать трудовую книжку ближайшим родственникам работника под расписку или по их требованию направить ее по почте (п. 4.3 Инструкции № 58).

Для получения трудовой книжки умершего работника родственники должны предоставить свои документы:

— паспорт;

— документ, подтверждающий родственную связь с умершим (свидетельство о браке, свидетельство о рождении и т. п.);

— письменное заявление с копиями документов (заверенные в установленном законодательством порядке), подтверждающих родственную связь и место регистрации заявителя.

Шаг 4. Провести окончательный расчет.

Приведем пример заполнения трудовой книжки в этой ситуации на рис. 2.

Рис. 2. Заполняем трудовую книжку в связи со смертью работника

Выдаем ТК без увольнения

После передачи данных в ПФУ. В соответствии с разд. 4 Инструкции № 58 трудовая книжка выдается на руки работнику только в одном случае — в случае его увольнения.

Однако с 10.06.2021 у работодателя появился еще один законный повод выдать трудовую книжку работнику. Он предусмотрен п. 2 разд. II Закона № 1217*.

* Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» от 05.02.2021 № 1217-IX.

В соответствии с этой нормой работодатель должен выдать имеющиеся трудовые книжки работникам лично под подпись после завершения работ по внесению сведений о трудовой деятельности в Реестр застрахованных лиц. То есть пока данные из бумажной трудовой книжки не будут перенесены в Реестр застрахованных лиц, выдавать работнику трудовую книжку нельзя, кроме, конечно, случая увольнения такого работника.

К сожалению, когда считать завершенными работы по внесению сведений о трудовой деятельности, в Законе № 1217 не указано. На наш взгляд, такими их можно считать после того, как работодатель получит от ПФУ подтверждение, что все данные из трудовой книжки перенесены в Реестр застрахованных лиц.

В таком случае работодатель сможет без увольнения работника выдать ему трудовую книжку под подпись в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Конечно, для этого понадобится письменное заявление работника и соответствующий приказ (распоряжение) руководителя предприятия, учреждения, организации.

Тогда в графе 12 этой Книги ответственное лицо работодателя укажет дату предоставления сведений и основание выдачи трудовой книжки, например «21.06.2021, п. 2 розд. ІІ Закону від 05.02.2021 № 1217-IX», а в графе 13 работник поставит свою подпись о получении трудовой книжки.

При этом каких-то записей в самой трудовой книжке делать не нужно.

Из-за активных боевых действий. На сегодняшний день порядок хранения трудовых книжек определяют Инструкция № 58 и постановление КМУ от 27.04.93 № 301. А эти документы никаких особых условий хранения и выдачи трудовых книжек работников в период военного положения не определяют.

Более того, в п. 2.7 Инструкции № 58 указано, что в случае необходимости собственник или уполномоченный им орган может выдать работникам по их просьбе только заверенные выписки из трудовых книжек сведений о работе.

В то же время введение военного положения несколько изменило эту ситуацию. Так, работодатель, который находится в районе активных боевых действий, может отдать бумажную трудовую книжку на хранение работнику в течение действия военного положения, учитывая ст. 7 Закона № 2136*.

* Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Напомним, в соответствии с этой нормой в период действия военного положения порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений, оформления и ведения трудовых книжек и архивного хранения соответствующих документов в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно (при условии обеспечения ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета расходов на оплату труда).

То есть работодатель может не соблюдать требования постановления № 301 и Инструкции № 58, а установить свой порядок хранения и выдачи трудовых книжек.

Напомним, что Перечень территорий, на которых ведутся (велись) боевые действия или временно оккупированных Российской Федерацией, утвержден приказом Минреинтеграции от 22.12.2022 № 309.

Поэтому если территория, на которой расположено предприятие, попадает в Перечень № 309, а работник предоставил письменное заявление с обоснованием необходимости выдачи ему трудовой книжки, то работодатель может выдать ему этот документ под подпись в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним на основании соответствующего приказа. Конечно, запись об увольнении в таких трудовых книжках будет отсутствовать.

Если ТК не забирают

Если работник в день увольнения отсутствует на работе и выдать трудовую книжку ему невозможно, работодатель должен:

— составить акт об отсутствии работника в день увольнения на работе;

— в день увольнения направить работнику почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки (желательно заказным письмом с уведомлением о вручении) (п. 4.2 Инструкции № 58);

— если работник не против получить трудовую книжку по почте (есть письменное согласие работника) — переслать документ по указанному работником адресу (заказным письмом с отметкой о вручении отправления работнику и с описью вложения).

Предупреждаем: трудовые книжки запрещается пересылать в международных почтовых отправлениях (п. 2 Перечня № 958*).

* Перечень вложений, запрещенных к пересылке в почтовых отправлениях, утвержден постановлением КМУ от 08.09.2023 № 958.

Поэтому если работник находится за границей и получить трудовую книжку лично не может, то есть другой способ — работник может передать заявление с просьбой выдать трудовую книжку его доверенному лицу. Но для этого ему придется оформить на такое лицо соответствующую доверенность. Ведь выдавать трудовую книжку под расписку (без доверенности) можно только в случае смерти работника (п. 4.3 Инструкции № 58).

Внимание! Для получения трудовой книжки доверенность должна быть заверена нотариально.

Тогда в Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним в графе «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» ответственное лицо работодателя укажет:

— или «Направлено поштою» и дату уведомления о вручении письма;

— или «Видано за довіреністю» и реквизиты такого документа, имя и фамилию получателя.

А что делать, если бывший работник (родственники умершего работника) игнорирует уведомление работодателя и вообще отказывается забирать трудовую книжку? В таком случае работодатель, опираясь на требования п. 6.2 Инструкции № 58:

— в течение первых 2 лет хранит у себя этот документ отдельно от трудовых книжек других работников;

— после этого невостребованную трудовую книжку передает в архив предприятия. Там ее нужно хранить не менее 50 лет, а впоследствии уничтожить.

Однако предупреждаем, что за все время такой задержки в выдаче трудовой книжки (если она произошла по вине предприятия) работодателю придется выплатить работнику средний заработок (п. 4.1 Инструкции № 58). И то, что в это время, возможно, действовал период военного положения — не будет оправданием.

Кроме того, придется внести исправительную запись в трудовую книжку работника, а предыдущую запись о дне увольнения признать недействительной, поскольку днем увольнения в таком случае будет день выдачи трудовой книжки. Как это сделать — читайте в статье «Ошибки в бумажной трудовой книжке: исправляем» // «Оплата труда», 2024, № 9 (ср. ).

Если в задержке выдачи трудовой книжки виноват работник (отсутствовал в последний рабочий день на работе, проигнорировал уведомление с просьбой явиться и забрать трудовую книжку, отказывался ставить подпись в Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним), то таких последствий можно избежать.

Но поскольку в будущем, скорее всего, свою невиновность работодателю придется доказывать в суде, то следует подготовиться: составить не только акт об отсутствии работника в день увольнения на работе, а еще и акт об отказе работника получить трудовую книжку и заверить их подписями ответственных лиц.