Паперова трудова книжка: коли видавати працівнику

Видаємо ТК при звільненні

У день звільнення працівника роботодавець зобов’язаний:

— видати працівнику трудову книжку із внесеним до неї відповідним записом (п. 4.1 Інструкції № 58*) — якщо вона зберігається у роботодавця;

— внести до трудової книжки на вимогу працівника належні записи про звільнення — якщо вона зберігається у працівника (ст. 47 КЗпП).

* Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58.

Зверніть увагу! Внести запис про звільнення у трудову книжку роботодавець має у день звільнення працівника. При цьому в загальному випадку день звільнення вважається останнім днем роботи працівника.

Заповнюючи трудову книжку, пам’ятайте про такі моменти.

Момент 1. У разі звільнення працівника у трудовій книжці слід вказати також час, тривалість та місце проходження підвищення кваліфікації, яке працівник пройшов протягом останніх двох років перед звільненням (п. 4.1 Інструкції № 58*).

Момент 2. Всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, слід засвідчити підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства (за наявності) або печаткою відділу кадрів.

Момент 3. Запис про звільнення працівника потрібно вносити до розділу «Відомості про роботу» в такому порядку (п. 2.27 Інструкції № 58):

— у гр. 1 вказати порядковий номер запису (наступний за попереднім записом);

— у гр. 2 — дату звільнення;

— у гр. 3 — запис про звільнення. Такий запис починають словом «Звільнений (а)», продовжують словами «у зв’язку» чи «за», а завершують — зазначенням конкретної причини звільнення з посиланням на норму закону.

Важливо! Записи у трудовій книжці про причини звільнення мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства. При цьому, виконуючи запис, роботодавець має послатися на відповідний пункт, статтю КЗпП чи іншого закону, який прямо передбачає підставу для звільнення (п. 2.26 Інструкції № 58).

Наприклад, підстави для розірвання трудових відносин для звичайних працівників наведені у ст. 38, 39, п. 1 ст. 36, 40 та 41 КЗпП. А підстави для припинення держслужби визначено ст. 83 — 88 Закону про держслужбу*.

* Закон України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII.

Для посадових осіб ОМС спеціальні підстави для звільнення встановлено, зокрема, ст. 20 Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» від 07.06.2001 № 2493-III і Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» від 21.05.97 № 280/97-ВР.

Тому у записі про звільнення таких працівників слід вказувати причину та підставу для звільнення відповідно до цих документів;

— у гр. 4 — назву документа (наказ або розпорядження керівника підприємства), на підставі якого внесено запис, його дату та номер.

Момент 4. Запис про звільнення засвідчується підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства (за наявності) або печаткою відділу кадрів.

Момент 5. Заповнену трудову працівнику слід віддати працівнику в день його звільнення (п. 4.1 Інструкції № 58). Факт отримання трудової книжки працівник засвідчує своїм підписом в особовій картці (типова форма № П-2) і Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10).

Наведемо приклад заповнення трудової книжки при звільненні працівника на рис. 1.

Рис. 1. Заповнюємо трудову книку при звільненні працівника

Видаємо ТК У разі смерті працівника

У разі смерті працівника, визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення померлим роботодавець має зробити наступні кроки.

Крок 1. На підставі свідоцтва про смерть або судового рішення про визнання особи померлою оформити наказ (розпорядження) про припинення трудових відносин.

Крок 2. Внести відповідний запис до трудової книжки померлого (безвісно відсутнього) працівника, якщо:

— вона зберігається у роботодавця;

— цього забажають родичі померлого / безвісно зниклого (зокрема, для призначення пенсії по втраті годувальника). Якщо роботодавець не проти, запис про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю може бути внесений до трудової книжки померлого за заявою одного з його родичів. Хоча КЗпП не зобов’язує роботодавця це робити.

Запис про припинення трудових відносин роботодавець вносить у розділ «Відомості про роботу» таким чином:

— у гр. 1 вказують порядковий номер запису (наступний за попереднім записом);

— у гр. 2 — дату смерті працівника (відповідно до свідоцтва про смерть).

Зауважимо, що дата наказу про припинення трудового договору, як правило, не збігається з датою смерті, втім датою припинення трудового договору, яку слід зазначити у графі 2 трудової книжки, буде дата смерті працівника;

— у гр. 3 — запис про звільнення. Наприклад: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю, п. 8² ч. 1 ст. 36 КЗпП України» або «Роботу припинено у зв’язку з визнанням судом особи безвісно відсутньою, п. 8² ч. 1 ст. 36 КЗпП України» (лист Мінпраці від 31.12.2010 № 284/06/186 -10).

Зверніть увагу! До 19.07.2022 у КЗпП не було окремої підстави для припинення трудових відносин у разі смерті працівника. Але цю ситуацію законодавці нарешті вирішили, додавши до ч. 1 ст. 36 КЗпП пункт 8². Тому при заповненні трудової книжки саме цю норму потрібно застосовувати як посилання на норму законодавства у разі смерті працівника;

— у гр. 4 — назву документа (наказ/розпорядження керівника підприємства), на підставі якого внесено запис, його дату та номер.

Усі записи про роботу, нагородження, внесені до трудової книжки за час роботи в цій установі, засвідчуються підписом керівника або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою установи або кадрової служби (п. 4.1 Інструкції № 58).

Крок 3. Видати трудову книжку найближчим родичам працівника під розписку або на їхню вимогу надіслати її поштою (п. 4.3 Інструкції № 58).

Для отримання трудової книжки померлого працівника родичі повинні надати свої документи:

— паспорт;

— документ, що підтверджує родинний зв’язок з померлим (свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження тощо);

— письмову заяву з копіями документів (засвідчені в установленому законодавством порядку), що підтверджують родинний зв’язок і місце реєстрації заявника.

Крок 4. Провести остаточний розрахунок.

Наведемо приклад заповнення трудової книжки в цій ситуації на рис. 2.

Рис. 2. Заповнюємо трудову книжку у зв’язку зі смертю працівника

Видаємо ТК без звільнення

Після передачі даних до ПФУ. Відповідно до розд. 4 Інструкції № 58 трудова книжка видається на руки працівнику лише в одному випадку — у разі його звільнення.

Проте з 10.06.2021 у роботодавця з’явився ще один законний привід видати трудову книжку працівнику. Він передбачений п. 2 розд. II Закону № 1217*.

* Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX.

Відповідно до цієї норми роботодавець має видати наявні трудові книжки працівникам особисто під підпис після завершення робіт із внесення відомостей про трудову діяльність до Реєстру застрахованих осіб. Тобто поки дані з паперової трудової книжки не будуть перенесені до Реєстру застрахованих осіб, видавати працівникові трудову книжку не можна, крім, звичайно, випадку звільнення такого працівника.

На жаль, коли вважати завершеними роботи щодо внесення відомостей про трудову діяльність, у Законі № 1217 не зазначено. На наш погляд, такими їх можна вважати після того, як роботодавець отримає від ПФУ підтвердження, що всі дані із трудової книжки перенесені до Реєстру застрахованих осіб.

У такому разі роботодавець зможе без звільнення працівника видати йому трудову книжку під підпис у Книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них. Звісно, для цього знадобиться письмова заява працівника і відповідний наказ (розпорядження) керівника підприємства, установи, організації.

Тоді у графі 12 цієї Книги відповідальна особа роботодавця зазначить дату надання відомостей та підставу видачі трудової книжки, наприклад «21.06.2021, п. 2 розд. ІІ Закону від 05.02.2021 № 1217-IX» , а в графі 13 працівник поставить свій підпис про отримання трудової книжки.

При цьому якихось записів у самій трудовій книжці робити не треба.

Через активні бойові дії. На сьогодні порядок зберігання трудових книжок визначають Інструкція № 58 та постанова КМУ від 27.04.93 № 301. А ці документи жодних особливих умов зберігання і видачі трудових книжок працівників у період воєнного стану не визначають.

Ба більше, у п. 2.7 Інструкції № 58 зазначено, що у разі необхідності власник або уповноважений ним орган може видати працівникам на їх прохання лише завірені виписки з трудових книжок відомостей про роботу.

Водночас введення воєнного стану дещо змінило цю ситуацію. Так, роботодавець, який знаходиться у районі активних бойових дій, може віддати паперову трудову книжку на зберігання працівнику протягом дії воєнного стану з огляду на ст. 7 Закону № 2136*.

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Нагадаємо, відповідно до цієї норми у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій* визначається роботодавцем самостійно (за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці).

Тобто роботодавець може не дотримуватися вимог постанови № 301 та Інструкції № 58, а встановити свій порядок зберігання і видачі трудових книжок.

Нагадаємо, що Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затверджено наказом Мінреінтеграції від 22.12.2022 № 309.

Тому якщо територія, на якій розташоване підприємство, потрапляє у Перелік № 309, а працівник надав письмову заяву із обґрунтуванням необхідності видачі йому трудової книжки, то роботодавець може видати йому цей документ під підпис у Книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них на підставі відповідного наказу. Звісно, запис про звільнення у таких трудових книжках буде відсутній.

Якщо ТК не забирають

Якщо працівник у день звільнення відсутній на роботі та видати трудову книжку йому неможливо, роботодавець має:

— скласти акт про відсутність працівника в день звільнення на роботі;

— у день звільнення надіслати працівнику поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки (бажано рекомендованим листом із повідомленням про вручення) (п. 4.2 Інструкції № 58);

— якщо працівник не проти отримати трудову книжку поштою (є письмова згода працівника) — переслати документ на зазначену працівником адресу (рекомендованим листом з відміткою про вручення відправлення працівнику та з описом вкладення).

Попереджаємо: трудові книжки забороняється пересилати у міжнародних поштових відправленнях (п. 2 Переліку № 958*).

* Перелік вкладень, заборонених до пересилання у поштових відправленнях, затверджений постановою КМУ від 08.09.2023 № 958.

Тому якщо працівник перебуває за кордоном і отримати трудову книжку особисто не може, то є інший спосіб — працівник може передати заяву з проханням видати трудову книжку його довіреній особі. Але для цього йому доведеться оформити на таку особу відповідну довіреність. Адже видавати трудову книжку під розписку (без довіреності) можна тільки в разі смерті працівника (п. 4.3 Інструкції № 58).

Увага! Для отримання трудової книжки довіреність має бути посвідчена нотаріально.

Тоді в Книзі обліку трудових книжок та вкладишів до них у графі «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» відповідальна особа роботодавця зазначить:

— або «Направлено поштою» і дату повідомлення про вручення листа;

— або «Видано за довіреністю» і реквізити такого документа, ім’я та прізвище отримувача.

А що робити, якщо колишній працівник (родичі померлого працівника) ігнорує повідомлення роботодавця і взагалі відмовляється забирати трудову книжку? У такому разі роботодавець спираючись на вимоги п. 6.2 Інструкції № 58:

— протягом перших 2 років зберігає у себе цей документ окремо від трудових книжок інших працівників;

— після цього незатребувану трудову книжку передайте до архіву підприємства. Там її потрібно зберігати не менше 50 років, а згодом знищити.

Проте попереджаємо, що за весь час такої затримки у видачі трудової книжки (якщо вона сталася з вини підприємства) роботодавцю доведеться виплатити працівникові середній заробіток (п. 4.1 Інструкції № 58). І те що в цей час, можливо, діяв період воєнного стану — не буде виправданням.

Крім того, доведеться внести виправний запис у трудову книжку працівника, а попередній запис про день звільнення визнати недійсним, оскільки днем звільнення в такому разі буде день видачі трудової книжки. Як це зробити — читайте у статті «Помилки у паперовій трудовій книжці: виправляємо» // «Оплата праці», 2024, № 9 (ср. ).

Якщо у затримці видачі трудової книжки винен працівник (був відсутній в останній робочий день на роботі, проігнорував повідомлення з проханням з’явитися і забрати трудову книжку, відмовлявся ставити підпис у Книзі обліку трудових книжок та вкладишів до них), то таких наслідків можна уникнути.

Але оскільки в майбутньому, скоріш за все, свою невинуватість роботодавцю доведеться доводити в суді, то слід підготуватися: скласти не тільки акт про відсутність працівника в день звільнення на роботі, а ще й акт про відмову працівника отримати трудову книжку та завірити їх підписами відповідальних осіб.