Прогул
Прогулом считается отсутствие работника на работе как в течение всего рабочего дня, так и более 3 часов непрерывно или суммарно в течение рабочего дня без уважительных причин. Уважительность причины отсутствия на работе оценивает работодатель исходя из конкретных обстоятельств.
Во время прогула трудовые отношения с работником не прерываются. Работодатель документирует прогул соответствующими документами (докладными записками, актами об отсутствии работника, уведомлениями и т. п.). А также отсутствующего на работе из-за прогула работника продолжает табелировать. В табеле учета рабочего времени, как правило, прогул отмечают пометкой «ПР» (цифровая — «24»).
Прогульщик в приложении Д1
Нужно ли показывать работника без зарплатных начислений?
В приложении Д1 не предусмотрено специальной графы или отметки для отражения прогула. Но бухгалтеры иногда спрашивают: нужно ли вообще показывать работника в Д1 (формировать пустую строку), если он целый месяц отсутствовал на работе из-за прогула и, соответственно, не имел начислений?
Да, нужно! И вот почему.
Во время прогула работник находится с работодателем в трудовых отношениях. Приложение Д1 предусматривает графу для отражения количества дней пребывания работника в трудовых отношениях. Это графа 14.
И даже если у работника не было никаких зарплатных начислений в каком-либо месяце отчетного квартала, то в Д1 нужно показать этого работника, указав количество дней трудовых отношений в соответствующем месяце. Исключение из этого правила — пребывание работника (работницы) в отпуске в связи с беременностью и родами и отпуске по уходу до 3 (6) лет.
Итак, в Д1 на работника, который отсутствует на работе целый месяц из-за прогула,
формируем строку, в которой показываем количество дней пребывания работника в трудовых отношениях в графе 14
То есть в Д1 будет сформирована на работника строка без суммовых показателей с заполненной графой 14.
Так же должны показать работника в Д1, если у него целый месяц были неявки по невыясненным причинам или приостановление действия трудового договора.
Заполнять ли графу 13 (количество дней отпуска без сохранения зарплаты)?
НЕТ! И еще раз — НЕТ!
Как мы отметили выше, спецотметок и спецграф для отражения прогула Д1 не содержит. Но это не значит, что при любом отсутствии работника на работе нужно заполнять графу 13.
Графа 13 в приложении Д1 предусмотрена для отражения количества дней отпуска без сохранения зарплаты. И только для этого отпуска. И никакие прогулы, неявки и приостановления не должны фигурировать в этой графе. Следовательно,
при формировании на работника, который весь месяц отсутствовал на работе из-за прогула, строки в Д1 без суммовых показателей, графу 13 (дни отпуска без сохранения зарплаты) не заполняем
На такого работника в Д1 указываем в графе 14 количество дней в трудовых отношениях в течение отчетного месяца, графа 13 при этом должна быть пустой.
Налоговый расчет
На основании данных из Д1 формируется табличная часть Налогового расчета. На табличную часть Налогового расчета строка без суммовых показателей никак не будет влиять. А вот должен ли попасть прогульщик в дотабличные строки Налогового расчета, которые определяют количество работников (101 — 105)?
Для этого должны заглянуть в Инструкцию № 286*.
Там прямо прописано, что в учетное количество штатных работников (УКШР) должен попасть работник, который осуществил прогул (п.п. 2.5.13 Инструкции № 286). А значит, в строке 104 Налогового расчета (УКШР) должен быть учтен работник-прогульщик.
Также этого работника учитываем в строке 101 (102, 103) — среднеучетное количество штатных работников (СКШР).
Однако в строку 105 Налогового расчета работники без начисленного дохода (в Д1 нет начислений) не попадают.
Прогульщик в приложении 4ДФ
Данные в приложении 4ДФ формируются только в случае начисления/выплаты сумм доходов плательщику налога — физическому лицу налоговым агентом. И если у работника за месяц не было начислений доходов и выплат, то в табличной части 4ДФ строку без суммовых показателей на него не формируем.
То есть в 4ДФ работник попадет, только если ему был начислен/выплачен доход работодателем. Нет дохода — нет работника в 4ДФ.
И здесь не важна причина неначисления/невыплаты ему дохода, факта пребывания работника в отпуске без сохранения или факта прогула или прочих неявок.
Следовательно, если целый месяц работник прогулял и, соответственно, не имел начислений/выплаты дохода, то в 4ДФ за такой месяц его не показываем вообще.
Кстати, работник без дохода также не должен попасть в строку 04 «Працювало за трудовими договорами (контрактами) (ознака 101)» дотабличной части 4ДФ. Ведь там мы должны показывать количество работников, которые работают по трудовым договорам (контрактам) в отчетном периоде, которым осуществляется начисление дохода по признаку 101.
Рассмотрим пример.
Пример. Козенко П. А. (налоговый номер 2455566611, основное место работы, полная занятость, без инвалидности) с 1 по 30 сентября отсутствовал на работе. Работодатель квалифицировал его отсутствие прогулом (соответственно задокументировал). Поэтому за сентябрь начисления и выплаты от работодателя работнику не производились.
В Д1 на работника формируем строку без суммовых показателей. В ней в графе 14 указываем 30 календарных дней пребывания работника в трудовых отношениях с работодателем. Графа 13 при этом — пустая (см. рисунок).
Фрагмент Д1 за сентябрь 2024 (прогул целый месяц)
Заметьте, при формировании Д1 и загрузке информации из бухгалтерской программы в отчетную платформу может случиться, что работника без дохода автоматически в Д1 не подтянет. При сверке загруженных сумм в отчет с начисленными в бухучете — все ок, а вот работника без дохода таким образом можно потерять... Поэтому лучше контролировать такие моменты.
В 4ДФ за сентябрь 2024 года на этого работника пустую строку не формируем вообще.
Выводы
- Для работников, которые весь месяц не работали и которым доход не начислялся, в Д1 формируем строку без суммовых показателей, но в графе 14 показываем количество дней трудовых отношений.
- В Д1 не предусмотрено отдельного поля для отражения прогула, но он не тождественен отпуску без сохранения зарплаты. И в графе 13 Д1 количество дней прогула отражать нельзя.
- В Налоговом расчете прогульщик учитывается в дотабличной части в строках 101 (102, 103) (СКШР) и 104 (УКШР).
- Если целый месяц работник прогулял и, соответственно, не имел начислений/выплаты дохода, то в 4ДФ за такой месяц его не показываем.
