Прогул
Прогулом вважається відсутність працівника на роботі як протягом усього робочого дня, так і більше 3 годин безперервно або сумарно протягом робочого дня без поважних причин. Поважність причини відсутності на роботі оцінює роботодавець виходячи з конкретних обставин.
Під час прогулу трудові відносини з працівником не перериваються. Роботодавець документує прогул відповідними документами (доповідними записками, актами про відсутність працівника, повідомленнями тощо). А також відсутнього на роботі через прогул працівника продовжує табелювати. У табелі обліку робочого часу, як правило, прогул зазначають позначкою «ПР» (цифрова — «24»).
Прогульник у додатку Д1
Чи потрібно показувати працівника без зарплатних нарахувань?
У додатку Д1 не передбачено спеціальної графи або позначки для відображення прогулу. Але бухгалтери іноді питають: чи потрібно взагалі показувати працівника в Д1 (формувати порожній рядок), якщо він цілий місяць був відсутнім на роботі через прогул і, відповідно, не мав нарахувань?
Так, потрібно! І ось чому.
Під час прогулу працівник перебуває з роботодавцем у трудових відносинах. Додаток Д1 передбачає графу для відображення кількості днів перебування працівника у трудових відносинах. Це графа 14.
І навіть якщо у працівника не було жодних зарплатних нарахувань у будь-якому місяці звітного кварталу, то у Д1 треба показати цього працівника, зазначивши кількість днів трудових відносин у відповідному місяці. Виняток із цього правила — перебування працівника (працівниці) у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами та доглядовій відпустці до 3 (6) років.
Отже, у Д1 на працівника, який відсутній на роботі цілий місяць через прогул,
формуємо рядок, в якому показуємо кількість днів перебування працівника у трудових відносинах у графі 14
Тобто у Д1 буде сформовано на працівника рядок без сумових показників із заповненою графою 14.
Так само маємо показати працівника в Д1, якщо в нього цілий місяць були неявки з нез’ясованих причин або призупинення дії трудового договору.
Чи заповнювати графу 13 (кількість днів відпустки без збереження зарплати)?
НІ! І ще раз — НІ!
Як ми зазначили вище, спецпозначок і спецграф для відображення прогулу Д1 не містить. Але це не означає, що при будь-якій відсутності працівника на роботі треба заповнювати графу 13.
Графа 13 у додатку Д1 передбачена для відображення кількості днів відпустки без збереження зарплати. І тільки для цієї відпустки. І ніякі прогули, неявки і призупинення не мають фігурувати у цій графі. Отже,
при формуванні на працівника, який увесь місяць був відсутній на роботі через прогул, рядка в Д1 без сумових показників, графу 13 (дні відпустки без збереження зарплати) не заповнюємо
На такого працівника в Д1 зазначаємо в графі 14 кількість днів у трудових відносинах протягом звітного місяця, графа 13 при цьому має бути порожньою.
Податковий розрахунок
На підставі даних із Д1 формується таблична частина Податкового розрахунку. На табличну частину Податкового розрахунку рядок без сумових показників аж ніяк не впливатиме. А от чи має потрапити прогульник у дотабличні рядки Податкового розрахунку, які визначають кількість працівників (101 — 105)?
Для цього зазирнемо до Інструкції № 286*.
Там прямо прописано, що до облікової кількості штатних працівників (ОКШП) має потрапити працівник, який здійснив прогул (п.п. 2.5.13 Інструкції № 286). А отже, у рядку 104 Податкового розрахунку (ОКШП) має бути врахований працівник-прогульник.
Також цього працівника враховуємо у рядку 101 (102, 103) — середньооблікова кількість штатних працівників (СКШП).
Проте у рядок 105 Податкового розрахунку працівники без нарахованого доходу (у Д1 немає нарахувань) не потрапляють.
Прогульник у додатку 4ДФ
Дані у додатку 4ДФ формуються лише в разі нарахування / виплати сум доходів платнику податку — фізичній особі податковим агентом. І якщо у працівника за місяць не було нарахувань доходів і виплат, то у табличній частині 4ДФ рядок без сумових показників на нього не формуємо.
Тобто у 4ДФ працівник потрапить, тільки якщо йому був нарахований / виплачений дохід роботодавцем. Немає доходу — немає працівника в 4ДФ.
І тут не важлива причина ненарахування / невиплати йому доходу, факту перебування працівника у відпустці без збереження або факту прогулу чи інших неявок.
Отже, якщо цілий місяць працівник прогуляв і, відповідно, не мав нарахувань / виплати доходу, то в 4ДФ за такий місяць його не показуємо взагалі.
До речі, працівник без доходу також не повинен потрапити у рядок 04 «Працювало за трудовими договорами (контрактами) (ознака 101)» дотабличної частини 4ДФ. Адже там ми маємо показувати кількість працівників, які працюють за трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді, яким здійснюється нарахування доходу за ознакою 101.
Розглянемо приклад.
Приклад. Козенко П. А. (податковий номер 2455566611, основне місце роботи, повна зайнятість, без інвалідності) з 1 по 30 вересня був відсутнім на роботі. Роботодавець кваліфікував його відсутність прогулом (відповідно задокументував). Тож за вересень нарахувань і виплат від роботодавця працівнику не здійснювалося.
У Д1 на працівника формуємо рядок без сумових показників. У ньому в графі 14 зазначаємо 30 календарних днів перебування працівника у трудових відносинах з роботодавцем. Графа 13 при цьому — порожня (див. рисунок).
Фрагмент Д1 за вересень 2024 (прогул цілий місяць)
Зауважте, при формуванні Д1 і завантаженні інформації з бухгалтерської програми до звітної платформи може статися, що працівника без доходу автоматично у Д1 не підтягне. При звірянні завантажених сум у звіт із нарахованими в бухобліку — все ок, а от працівника без доходу таким чином можна загубити… Тож краще контролювати такі моменти.
У 4ДФ за вересень 2024 року на цього працівника порожній рядок не формуємо взагалі.
Висновки
- Для працівників, які весь місяць не працювали і яким дохід не нараховувався, у Д1 формуємо рядок без сумових показників, але у графі 14 показуємо кількість днів трудових відносин.
- У Д1 не передбачено окремого поля для відображення прогулу, але він не тотожний відпустці без збереження зарплати. І у графі 13 Д1 кількість днів прогулу відображати не можна.
- У Податковому розрахунку прогульник ураховується у дотабличній частині у рядках 101 (102, 103) (СКШП) та 104 (ОКШП).
- Якщо цілий місяць працівник прогуляв і, відповідно, не мав нарахувань / виплати доходу, то в 4ДФ за такий місяць його не показуємо.
