Внутренняя сверка по воинскому учету: порядок, сроки, оформление

Требования Порядка № 1487

Обязанность предприятий, учреждений, организаций проводить периодическую сверку списков персонального воинского учета с записями в их военно-учетных документах (далее — ВУД) закреплена в п. 34 Порядка № 1487*.

* Порядок организации и ведения воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденный постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1487.

Заметьте, что такая сверка является внутренней. То есть она проводится исключительно для того, чтобы предприятие, учреждение, организация имела актуальные и правильные учетные данные своих работников. ТЦКСП не участвует в такой сверке.

Кто проводит сверку? Лицо, ответственное за ведение воинского учета.

В то же время, как проводить такую сверку, как часто и в какие сроки, Порядком № 1487 не определено. Поэтому эти вопросы предприятие, учреждение, организация должна решить самостоятельно (зафиксировать их в своих внутренних документах).

Напомним, что предприятия, учреждения, организации ежегодно до 1 февраля издают приказы (распоряжения) о состоянии воинского учета за прошлый год и задачах на следующий год (п. 72 Порядка № 1487).

В этих документах они могут указать, что внутренняя сверка будет проводиться, например, 1 раз в течение года продолжительностью 10 рабочих дней.

Заметьте, проводить внутреннюю сверку реже — не стоит. Почему? Потому что, как правило, списки персонального воинского учета сверяют с записями ВУД перед проведением внешней сверки с ТЦКСП. А ее п. 34 Порядка № 1487 требует проходить не реже одного раза в год.

Конечно, лучше проводить внутреннюю сверку более 1 раза в год. В частности, в случае:

— очередного внесения изменений в «военное» законодательство;

— назначения другого лица, ответственного за ведение воинского учета;

— необходимости бронирования работников на новый срок.

Однако в любом случае для этого придется оформить все необходимые документы. Какие? Расскажем далее.

График сверки

Для проведения внутренней сверки руководитель предприятия, учреждения, организации прежде всего должен утвердить график сверки ВУД работников с имеющимися на предприятии (п. 45 Порядка № 1487).

На наш взгляд, сделать это он должен сразу после того, как будут изданы приказы (распоряжения) о задачах по воинскому учету на следующий год.

Форма графика Порядком № 1487 не установлена. Поэтому этот документ составляют в произвольной форме.

Каким может быть такой график, покажем на рис. 1.

Рис. 1. Образец графика внутренней сверки

Кстати, готовый шаблон такого документа вы можете найти в журнале «Кадровику» № 6 «Військовий облік».

Утверждает график внутренней сверки руководитель предприятия, учреждения, организации:

— либо отдельным приказом (распоряжением);

— либо соответствующей отметкой на бланке графика (в правом верхнем углу).

Учтите, согласовывать график внутренней сверки с ТЦКСП или отправлять его в военкомат не нужно! Это внутренний документ предприятия, учреждения, организации.

С утвержденным графиком всех работников, указанных в таком документе, ознакомляют под личную подпись.

Заметьте, что в график сверки можно вносить изменения. Механизм внесения изменений не утвержден. Поэтому это можно сделать либо составив приложение к графику, либо изложив график в новой редакции. С этим документом также следует ознакомлять работников под подпись.

Предупреждаем! Игнорировать требования Порядка № 1487 относительно составления графика внутренней сверки не стоит.

Дело в том, что в перечень вопросов, подлежащих проверке по организации и ведению воинского учета (приложение 31 к Порядку № 1487), входит организация планирования и осуществление сверки учетных данных списков персонального воинского учета с записями в их ВУД.

А значит, во время проверки

И если такого документа не будет — предприятию, учреждению, организации может грозить штраф по ст. 210¹ КоАП*.

* Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 № 8073-X.

Напомним, на сегодняшний день размер админштрафа за нарушение законодательства об обороне, мобилизационной подготовке и мобилизации в особый период, налагаемого на должностных лиц юрлиц, составляет от 34000 до 59900 грн.

Чтобы его избежать, к сожалению, придется обращаться в суд. Хорошо, что суды в этом вопросе часто становятся на сторону предприятий.

На сегоня уже есть решение Шумского районного суда Тернопольской области от 16.09.2024, в котором суд пришел к выводу, что п. 34 Порядка № 1487:

— лишь обязывает предприятия сверять данные персонального воинского учета с записями в ВУД работников;

— при этом вообще не содержит обязанности иметь в наличии график сверки списков персонального воинского учета с записями в ВУД работников.

Поэтому отсутствие графика внутренней сверки не может свидетельствовать о нарушении п. 34 Порядка № 1487.

В то же время не все предприятия захотят испытывать свою судьбу в суде. В таком случае советуем все же не забывать утверждать график внутренней сверки.

Этот документ уже составлен и утвержден? Пора переходить к самому интересному — самой сверке.

Этапы сверки

Порядок проведения внутренней сверки Порядком № 1487 не определен. На наш взгляд, он должен включать в себя следующие этапы (см. рис. 2).

Рис. 2. Этапы внутренней сверки

Остановимся на каждом из них отдельно.

Этап 1. Проводим аудит данных, указанных в Списках персонального воинского учета (приложение 5 к Порядку № 1487).

Проверяем, кто из призывников, военнообязанных и резервистов, указанных в таких Списках, был уволен, исключен с воинского учета, мобилизован или достиг 60-летнего возраста в течение года.

По таким лицам предприятия воинский учет не ведут, а значит, и во внутренней сверке они участвовать не будут.

Этап 2. Проводим аудит дел, в которых хранятся ВУД призывников, военнообязанных и резервистов.

Напомним, что Списки по персональному воинскому учету составляют отдельно по 4 группам:

первая — список персонального воинского учета военнообязанных (резервистов) офицерского состава;

вторая — список персонального воинского учета военнообязанных (резервистов) рядового, сержантского и старшинского состава;

третья — список персонального воинского учета военнообязанных и резервистов из числа женщин;

четвертая — список персонального воинского учета призывников.

К Спискам каждой группы формируется дело, в котором хранятся копии ВУД призывников, военнообязанных и резервистов (п. 37 Порядка № 1487).

Кроме того, в отдельных делах хранят копии ВУД:

— работников, которые не достигли предельного возраста пребывания в запасе и были исключены с воинского учета в течение года;

— были уволены в течение года.

Дела сформированы? Тогда переходим к следующему этапу.

Этап 3. Проверяем наличие, актуальность и состояние ВУД призывников, военнообязанных или резервистов, участвующих во внутренней сверке.

Помните, что на сегодняшний день действительными считаются следующие ВУД:

— удостоверение о приписке к призывному участку — для призывников;

— военный билет или временное удостоверение военнообязанного — для военнообязанных;

— военный билет — для резервистов;

— ВУД единого образца в электронном и/или в бумажном виде (по форме, приведенной в Порядке № 559*).

* Порядок оформления (создания) и выдачи военно-учетного документа для призывников, военнообязанных и резервистов и формы такого документа, утвержденный постановлением КМУ от 16.05.2024 № 559.

Предупреждаем: несмотря на то, что бумажный и электронный ВУД имеют одинаковую юридическую силу, при проведении внешней сверки ТЦКСП, как правило, требуют именно бумажные ВУД. Поэтому чтобы не иметь хлопот с ТЦКСП, лучше попросить у работников предоставить ВУД в бумажном виде (если таковых нет в деле).

Этап 4. Вручаем каждому работнику уведомление о необходимости пройти сверку в установленный графиком срок и предоставить для этого следующие документы:

— оригиналы ВУД;

— паспорт гражданина Украины (в случае, когда в паспорте гражданина Украины отсутствуют отметки о регистрации места жительства, также информацию о регистрации места проживания).

Образец такого уведомления вы может найти в статье «Организуем воинский учет с нуля: документальное сопровождение» // «Налоги & бухучет», 2024, № 48 (ср. ).

Кстати, в Списках персонального воинского учета содержатся и другие, чем указаны в ВУД, данные. В частности, в них указываются:

— адрес задекларированного/зарегистрированного места жительства;

— адрес места фактического проживания;

— семейное положение;

— образование;

— место работы и должность.

Поэтому целесообразно также попросить у работников предоставить:

— загранпаспорт (при наличии);

— дипломы, свидетельства, сертификаты и т. п. о полученном образовании и специальности;

— сведения о семейном положении.

А вот данные о месте работы и должности сверяем на основании соответствующих приказов (распоряжений), личной карточки П-2. В частности, проверяем, не был ли перемещен/переведен работник на другую должность и т. п.

Этап 5. Получаем от работников документы, проводим сверку.

В день, определенный графиком сверки:

— получаем необходимые документы от работников;

— сравниваем данные, указанные в таких документах, с учетными данными, указанными в Списках персонального воинского учета;

— при необходимости делаем копии документов, которых не хватает или в которых изменились данные. Обязательно заверяем их и фиксируем дату получения или просим написать работника заявление с просьбой приобщить копии таких документов к делу.

В случае выявления недостатков в ВУД (или в случае отсутствия ВУД) формируем уведомление о необходимости устранить выявленные недостатки (в произвольной форме) и вручаем его работнику под подпись. В уведомлении указываем:

— срок, в течение которого он должен посетить ТЦКСП, в котором стоит на воинском учете;

— обязанность уведомить предприятие о результатах такого посещения.

Если работник отказывается получать уведомление — составляем соответствующий акт.

Этап 6. Вносим изменения в Списки персонального воинского учета (при необходимости).

В случае если в ходе сверки были выявлены неточности в учетных данных призывников, военнообязанных, резервистов, в течение 5 дней с дня сверки вносим соответствующие изменения в Списки персонального воинского учета (п. 34 Порядка № 1487).

Если документы будут предоставлены позже (например, военнообязанная женщина наконец-то станет на воинский учет и предоставит ВУД), то изменения вносим в течение 5 дней со дня предоставления соответствующих документов работодателю.

Этап 7. Информируем ТЦКСП об изменениях в учетных данных работников и о нарушителях (при наличии).

В случае изменения учетных данных работников (в том числе если расхождения в таких данных выявлены во время внутренней сверки) предприятие должно подать в ТЦКСП уведомление* по форме, приведенной в приложении 4 к Порядку № 1487.

Такое уведомление отправляют в ТЦКСП ежемесячно до 5-го числа, в котором работником были предоставлены соответствующие документы или лицом, ответственным за ведение воинского учета, выявлены расхождения в учетных данных работника.

* Больше подробностей о подаче такого уведомления, а также образец его заполнения ищите в статье «Уведомление об изменении учетных данных: когда подавать в ТЦК» // «Оплата труда», 2024, № 13.

Также не забывайте, что у работодателя есть обязанность постоянно информировать ТЦКСП о призывниках, военнообязанных и резервистах, нарушающих правила воинского учета. Она установлена п. 34 Порядка № 1487.

Если такое нарушение было выявлено во время внутренней сверки, лицо, ответственное за ведение воинского учета, должно:

— составить уведомление о нарушителе (в произвольной форме);

— подать этот документ в ТЦКСП, в котором нарушитель состоит на воинском учете.

Способ и срок подачи уведомления Порядком № 1487 не установлены. А значит, этот документ можно:

— либо отправить в ТЦКСП по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения);

— либо отнести туда лично.

Срок подачи уведомления можно прописать во внутренних документах предприятия.

Этап 8. Фиксируем результаты сверки.

В случае выявления недостатков при сверке ВУД информируем о них руководителя предприятия, учреждения, организации и предоставляем предложения по их устранению.

После этого заносим результаты сверки в Журнал учета результатов проверки (приложение 9 к Порядку № 1487). А именно, указываем:

— дату сверки;

— данные о лице, проводившем сверку (должность, Ф. И. О.);

— результаты проведенной проверки (сверки), недостатки, выводы и предложения;

— решение руководителя по устранению недостатков.

После того как выявленные расхождения будут устранены — ставим отметку об этом в соответствующей графе.