Внутрішнє звіряння з військового обліку: порядок, строки, оформлення

Вимоги Порядку № 1487

Обов’язок підприємств, установ, організацій проводити періодичне звіряння списків персонального військового обліку із записами у їх військово-облікових документах (далі — ВОД) закріплений у п. 34 Порядку № 1487*.

* Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487.

Зауважте, що таке звіряння є внутрішнім. Тобто воно проводиться виключно для того, аби підприємство, установа, організація мала актуальні та правильні облікові дані своїх працівників. ТЦКСП не бере участі у такому звірянні.

Хто проводить звіряння? Особа, відповідальна за ведення військового обліку.

Водночас, як проводити таке звіряння, як часто та в які строки, Порядком № 1487 не визначено. Тому ці питання підприємство, установа, організація має вирішити самостійно (зафіксувати їх у своїх внутрішніх документах).

Нагадаємо, що підприємства, установи, організації щороку до 1 лютого видають накази (розпорядження) про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний рік (п. 72 Порядку № 1487).

У цих документах вони можуть зазначити, що внутрішнє звіряння проводитиметься наприклад, 1 раз протягом року тривалістю 10 робочих днів.

Зауважте, проводити внутрішнє звіряння рідше — не варто. Чому? Тому що зазвичай списки персонального військового обліку звіряють із записами ВОД перед проведенням зовнішнього звіряння з ТЦКСП. А його п. 34 Порядку № 1487 вимагає проходити не рідше одного разу на рік.

Звісно, краще проводити внутрішнє звіряння більше ніж 1 раз на рік. Зокрема, у разі:

— чергового внесення змін у «воєнне» законодавство;

— призначення іншої особи, відповідальної за ведення військового обліку;

— необхідності бронювання працівників на новий строк.

Проте в будь-якому разі для цього доведеться оформити всі необхідні документи. Які? Розкажемо далі.

Графік звіряння

Для проведення внутрішнього звіряння керівник підприємства, установи, організації перш за все має затвердити графік звіряння ВОД працівників з наявними на підприємстві (п. 45 Порядку № 1487).

На наш погляд, зробити це він має одразу після того, як будуть видані накази (розпорядження) про завдання з військового обліку на наступний рік.

Форма графіка Порядком № 1487 не встановлена. Тому цей документ складають у довільній формі.

Яким може бути такий графік, покажемо на рис. 1.

Рис. 1. Зразок графіка внутрішнього звіряння

До речі, готовий шаблон такого документа ви можете знайти в журналі «Кадровику» № 6 «Військовий облік».

Затверджує графік внутрішнього звіряння керівник підприємства, установи, організації:

— або окремим наказом (розпорядженням);

— або відповідною позначкою на бланку графіка (у правому верхньому куті).

Зауважте, погоджувати графік внутрішнього звіряння з ТЦКСП або надсилати його у військкомат не потрібно! Це внутрішній документ підприємства, установи, організації.

Із затвердженим графіком усіх працівників, вказаних у такому документі, ознайомлюють під особистий підпис.

Зауважте, що до графіка звіряння можна вносити зміни. Механізм внесення змін не затверджений. Тому це можна зробити або склавши додаток до графіка, або виклавши графік у новій редакції. З цим документом також слід ознайомлювати працівників під підпис.

Попереджаємо! Ігнорувати вимоги Порядку № 1487 щодо складання графіка внутрішнього звіряння не варто.

Справа в тому, що до переліку питань, що підлягають перевірці з організації та ведення військового обліку (додаток 31 до Порядку № 1487), входить організація планування та здійснення звіряння облікових даних списків персонального військового обліку із записами в їх ВОД.

А отже, під час перевірки

І якщо такого документа не буде — підприємству, установу, організації може загрожувати штраф за ст. 210¹ КпАП*.

* Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 № 8073-X.

Нагадаємо, на сьогодні розмір адмінштрафу за порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію в особливий період, що накладається на посадових осіб юросіб, становить від 34000 до 59900 грн.

Аби його уникнути, на жаль, доведеться звертатися до суду. Добре, що суди в цьому питанні часто стають на бік підприємств.

На сьогодні вже маємо рішення Шумського районного суду Тернопільської області від 16.09.2024, в якому суд дійшов висновку, що п. 34 Порядку № 1487:

— лише зобов’язує підприємства звіряти дані персонального військового обліку із записами у ВОД працівників;

— при цьому взагалі не містить обов’язку мати в наявності графік звіряння списків персонального військового обліку із записами у ВОД працівників.

Тому відсутність графіка внутрішнього звіряння не може свідчити про порушення п. 34 Порядку № 1487.

Водночас не всі підприємства захочуть випробовувати свою долю у суді. У такому випадку радимо все ж таки не забувати затверджувати графік внутрішнього звіряння.

Цей документ вже складений і затверджений? Час переходити до найцікавішого — самого звіряння.

Етапи звіряння

Порядок проведення внутрішнього звіряння Порядком № 1487 не визначений. На наш погляд, він має включати в себе наступні етапи (див. рис. 2).

Рис. 2. Етапи внутрішнього звіряння

Зупинимось на кожному з них окремо.

Етап 1. Проводимо аудит даних, зазначених у Списках персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку № 1487).

Перевіряємо, хто з призовників, військовозобов’язаних та резервістів, зазначених у таких Списках, був звільнений, виключений з військового обліку, мобілізований або досяг 60-річного віку протягом року.

По таких особах підприємства військовий облік не ведуть, а отже, й у внутрішньому звірянні вони участі брати не будуть.

Етап 2. Проводимо аудит справ, в яких зберігаються ВОД призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

Нагадаємо, що Списки з персонального військового обліку складають окремо за 4 групами:

перша — список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу;

друга — список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу;

третя — список персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів з числа жінок;

четверта — список персонального військового обліку призовників.

До Списків кожної групи формується справа, в якій зберігаються копії ВОД призовників, військовозобов’язаних та резервістів (п. 37 Порядку № 1487).

Крім того, в окремих справах зберігають копії ВОД:

— працівників, які не досягли граничного віку перебування в запасі та були виключені з військового обліку протягом року;

— були звільнені протягом року.

Справи сформовані? Тоді переходимо до наступного етапу.

Етап 3. Перевіряємо наявність, актуальність і стан ВОД призовників, військовозобов’язаних чи резервістів, що беруть участь у внутрішньому звірянні.

Пам’ятайте, що на сьогодні дійсними вважаються такі ВОД:

— посвідчення про приписку до призовної дільниці — для призовників;

— військовий квиток або тимчасове посвідчення військовозобов’язаного — для військовозобов’язаних;

— військовий квиток — для резервістів;

— ВОД єдиного зразка в електронному та/ або в паперовому вигляді (за формою, наведеною у Порядку № 559*).

* Порядок оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів і форми такого документа, затверджений постановою КМУ від 16.05.2024 № 559.

Попереджаємо: що незважаючи на те, що паперовий та електронний ВОД мають однакову юридичну силу, під час проведення зовнішнього звіряння ТЦКСП зазвичай вимагають саме паперові ВОД. Тому аби не мати клопоту із ТЦКСП, краще попросити у працівників надати ВОД у паперовому вигляді (якщо таких немає у справі).

Етап 4. Вручаємо кожному працівнику повідомлення про необхідність пройти звіряння у встановлений графіком термін та надати для цього такі документи:

— оригінали ВОД;

— паспорт громадянина України (у разі, коли в паспорті громадянина України відсутні відмітки про реєстрацію місця проживання, також інформацію щодо реєстрації місяця проживання).

Зразок такого повідомлення ви може знайти у статті «Організовуємо військовий облік з нуля: документальний супровід» // «Податки & бухоблік», 2024, № 48 (ср. ).

До речі, у Списках персонального військового обліку містяться й інші, ніж вказані у ВОД, дані. Зокрема, в них зазначаються:

— адреса задекларованого / зареєстрованого місця проживання;

— адреса місця фактичного проживання;

— сімейний стан;

— освіта;

— місце роботи й посада.

Тому доцільно також попросити у працівників надати:

— закордонний паспорт (за наявності);

— дипломи, свідоцтва, сертифікати тощо про отриману освіту та спеціальність;

— відомості про сімейний стан.

А от дані щодо місця роботи й посади звіряємо на підставі відповідних наказів (розпоряджень), особової картки П-2. Зокрема, перевіряємо, чи не був переміщений / переведений працівник на іншу посаду тощо.

Етап 5. Отримуємо від працівників документи, проводимо звіряння.

У день, визначений графіком звіряння:

— отримуємо необхідні документи від працівників;

— порівнюємо дані, зазначені у таких документах із обліковими даними, вказаними у Списках персонального військового обліку;

— за необхідності робимо копії документів, яких не вистачає або у яких змінилися дані. Обов’язково завіряємо їх і фіксуємо дату отримання або просимо написати працівника заяву з проханням долучити копії таких документів до справи.

У разі виявлення недоліків у ВОД (або в разі відсутності ВОД) формуємо повідомлення про необхідність усунути виявлені недоліки (в довільній формі) і вручаємо його працівнику під підпис. У повідомленні вказуємо:

— строк, протягом якого він має відвідати ТЦКСП, в якому стоїть на військовому обліку;

— обов’язок повідомити підприємство про результати такого відвідування.

Якщо працівник відмовляється отримувати повідомлення — складаємо відповідний акт.

Етап 6. Вносимо зміни до Списків персонального військового обліку (за необхідності).

У разі якщо в ході звіряння були виявлені неточності в облікових даних призовників, військовозобов’язаних, резервістів, протягом 5 днів із дня звіряння вносимо відповідні зміни до Списків персонального військового (п. 34 Порядку № 1487).

Якщо документи будуть надані пізніше (наприклад, військовозобов’язана жінка нарешті стане на військовий облік і надасть ВОД), то зміни вносимо протягом 5 днів з дня надання відповідних документів роботодавцю.

Етап 7. Інформуємо ТЦКСП про зміни в облікових даних працівників та про порушників (за наявності).

У разі зміни облікових даних працівників (у тому числі якщо розбіжності у таких даних виявлено під час внутрішнього звіряння) підприємство має подати до ТЦКСП повідомлення* за формою, наведеною у додатку 4 до Порядку № 1487.

Таке повідомлення надсилають до ТЦКСП щомісяця до 5-го числа, в якому працівником було надано відповідні документи або особою, відповідальною за ведення військового обліку, виявлено розбіжності в облікових даних працівника.

* Більше подробиць про подання такого повідомлення, а також зразок його заповнення шукайте у статті «Повідомлення про зміну облікових даних: коли подавати до ТЦК» // «Оплата праці», 2024, № 13.

Також не забувайте, що у роботодавця є обов’язок постійно інформувати ТЦКСП про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які порушують правила військового обліку. Він установлений п. 34 Порядку № 1487.

Якщо таке порушення було виявлено під час внутрішнього звіряння, особа, відповідальна за ведення військового обліку, повинна:

— скласти повідомлення про порушника (у довільній формі);

— подати цей документ до ТЦКСП, в якому порушник перебуває на військовому обліку.

Спосіб та строк подання повідомлення Порядком № 1487 не встановлені. А отже, цей документ можна:

— або надіслати до ТЦКСП поштою (рекомендованим листом з повідомленням про вручення та описом вкладення);

— або віднести туди особисто.

Строк подання повідомлення можна прописати у внутрішніх документах підприємства.

Етап 8. Фіксуємо результати звіряння.

У разі виявлення недоліків при звірянні ВОД інформуємо про них керівника підприємства, установи, організації та надаємо пропозиції щодо їх усунення.

Після цього заносимо результати звіряння до Журналу обліку результатів перевірки (додаток 9 до Порядку № 1487). А саме, вказуємо:

— дату звіряння;

— дані про особу, яка проводила звіряння (посада, П. І. Б.);

— результати проведеної перевірки (звіряння), недоліки, висновки та пропозиції;

— рішення керівника щодо усунення недоліків.

Після того як виявлені розбіжності будуть усунуті — ставимо відмітку про це у відповідній графі.