Переходящий отпуск и «пустой» месяц: заполняем Д1 и 4ДФ

Оплачиваемые и неоплачиваемые отпуска в Д1

Сначала напомним, как отражать в приложении Д1 отпускные за дни переходящего отпуска, который начинается в одном месяце и заканчивается в другом. А также как показывать отпуск без сохранения зарплаты в этом приложении.

Оплачиваемые отпуска. В Д1 начисленную сумму отпускных за дни отпусков показываем:

— в месяце их начисления в бухучете;

— в отдельной строке от зарплаты;

— с применением отпускного кода типа начислений «10» в графе 09;

— с разбивкой по месяцам, на дни отпуска которых приходятся отпускные;

— с указанием соответствующего месяца, за который начислены отпускные, в графе 10.

Отпуска без сохранения зарплаты. Для отпуска без сохранения зарплаты также есть место в Д1. Но, в отличие от оплачиваемого отпуска, для бесплатного не выделена отдельная строка, а также спецкод.

Однако приложение Д1 содержит специальную графу для отражения количества календарных дней пребывания работника в отпуске без сохранения зарплаты. Количество календарных дней такого отпуска, пришедшегося на соответствующий месяц отчетного квартала, указываем в графе 13 Д1.

Если часть месяца работник работал, а часть находился в отпуске без сохранения зарплаты, то в Д1 будет сформирована одна строка с суммой зарплаты. В ней, среди прочего, должны указать количество дней отпуска без сохранения в графе 13 и количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях в графе 14.

Если работник весь месяц находился в отпуске без сохранения зарплаты и не имел зарплатных начислений, то на него в Д1 сформируем одну строку без суммовых значений, в которой, среди прочего, укажем количество дней отпуска без сохранения в графе 13, а также количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях в графе 14. О ней немного подробнее.

Количество дней пребывания в трудовых отношениях в Д1

В графе 14 Д1 мы должны указывать количество календарных дней пребывания в трудовых/гражданско-правовых отношениях в течение отчетного месяца.

Графу 14 в Д1 заполняем по следующим правилам:

— если лицо полный месяц находится в трудовых отношениях, то независимо от того, был ему начислен доход или нет, на него формируем строку, где в графе 14 показываем полное количество календарных дней этого месяца. Исключение — отпуск в связи с беременностью и родами и отпуск для ухода за ребенком до 3 (6) лет — там действуют особые правила;

— если для работника заполнено несколько строк, то графу 14 заполняем только в одной строке, а именно в строке с суммой зарплаты (при наличии). Это правило действует как для случая, когда работнику начислено несколько видов доходов по одному договору, так и для случая, когда доходы начислены по разным договорам.

Переходящие отпускные и уплата ЕСВ с МЗП

Напомним еще о правиле уплаты ЕСВ не меньше минвзноса. Его нужно выполнять по основному работнику, который целый месяц находится в трудовых отношениях (все дни по графику работы), если фактическая база начисления взноса за этот месяц меньше МЗП.

При этом стоит помнить, что при определении фактической базы начисления ЕСВ переходящие выплаты, в частности отпускные и больничные, должны учитывать в месяц, ЗА который они начислены.

Приложение 4ДФ

В 4ДФ отпускные отражаем в составе зарплаты с признаком дохода «101». Отдельно их выделять не нужно.

Если отпускные начисляем в том месяце, в котором их выплачиваем, то всю сумму начисленных и выплаченных отпускных и удержанные/перечисленные НДФЛ и ВС отражаем в 4ДФ за такой месяц, даже если отпускные начислены за дни следующего месяца.

Обратите внимание: данные в приложении 4ДФ формируются только в случае начисления сумм доходов плательщику налога — физическому лицу налоговым агентом.

Если у работника за месяц не было начислений доходов, то в табличной части 4ДФ строку без суммовых показателей на него не формируем.

Основные теоретические моменты, на которые нужно обратить внимание, вспомнили, поэтому время рассмотреть подробнее ситуацию, условия которой приведены в начале статьи.

Приложение Д1. По условиям приведенного примера, в сентябре у работника не было зарплатных начислений. Но в августе ему начислены отпускные за дни отпуска сентября. Как в таком случае заполнить Д1 Налогового расчета?

Давайте сначала определим фактическую базу начисления взноса и проконтролируем выполнение требования об уплате ЕСВ с МЗП. Расчеты приведем в таблице.

База начисления ЕСВ за август и сентябрь

Отпускные за дни отпуска сентября, которые начислены в августе, для определения базы начисления взноса должны отнести к сентябрю (месяцу, за который они начислены).

Фактическая база начисления ЕСВ за сентябрь меньше минимальной. Поэтому должны выполнить требование об уплате ЕСВ с МЗП. А при заполнении Налогового расчета и Д1 к нему указать дополнительную базу взноса. То есть рассчитать разницу между МЗП и фактической базой взноса (8000 - 5306,40 = 2693,60 (грн)). И начислить на нее ЕСВ. Что вы и видите в таблице выше.

Кстати, дополнительную базу в Д1 показываем в отдельной строке, в графе 09 «Код типу нарахувань» указываем «13», если отражаем дополнительную базу начисления ЕСВ в текущем месяце отчетного квартала за текущий месяц.

Перейдем к заполнению приложения Д1 за август и сентябрь 2024 года (см. рис. 1).

Рис. 1. Фрагменты Д1 за август и сентябрь 2024 года

Д1 заполняем по данным бухучета и табеля. Суммовые значения зарплатных выплат показываем в этом приложении в месяце их фактического начисления в бухучете.

Дополнительную базу начисления ЕСВ показываем в том месяце, за который она начислена.

Даже если бы у работника за сентябрь фактическая база начисления ЕСВ была больше минимальной, то все равно в сентябре мы бы на него сформировали строку без суммовых показателей. В ней бы указали количество дней пребывания в трудовых отношениях и количество дней отпуска без сохранения зарплаты.

Приложение 4ДФ. Перейдем к приложению 4ДФ. В нем мы также отражаем выплаты в месяце, в котором они фактически были начислены в бухучете. Отпускные в этом приложении показываем без разбивки по месяцам, за которые они начислены. И зарплата, и отпускные — это зарплатные выплаты, имеющие признак дохода в 4ДФ «101». Поэтому отражаем их одной строкой общей суммой 19759,42 грн (8181,82 + 6271,20 + 5306,40). НДФЛ — 3556,70 грн, ВС — 296,39 грн.

Но здесь также нужно показывать и фактическую их выплату, и уплаченные налоги. В нашем примере зарплата за август выплачена в срок, а отпускные в месяце их начисления — в августе. Допустим, что и налоги уплачены своевременно. Поэтому и начисление, и выплату покажем в одном месяце (см. рис. 2).

Что касается сентября, то, в отличие от Д1, в 4ДФ мы показываем суммы начисленного и выплаченного дохода. И если не было ни начислений, ни выплат, то строку на работника не формируем. То есть работника в рассматриваемой ситуации не показываем в 4ДФ за сентябрь вообще.

Рис. 2. Фрагмент 4ДФ за август 2024 года