Пособие на погребение: как оформить и обложить налогами

Кому предоставляют

Пособие на погребение, которое может назначить и выплатить работодатель за счет ПФУ, является одним из видов страховых выплат по страхованию в связи с временной потерей трудоспособности (ч. 1 ст. 13 Закона о соцстраховании*).

* Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV.

Такое пособие предоставляется в следующих случаях.

1. В случае смерти застрахованного лица (то есть самого работника).

Исключение составляют те застрахованные лица, которые (ч. 1 ст. 13 Закона о соцстраховании):

— на момент смерти получали пенсию (по возрасту, как лица с инвалидностью и т. п.). Выплаты на их погребение проводятся за счет средств других видов соцстрахования (в соответствии с Законом № 1058*);

— умерли вследствие несчастного случая на производстве. В этом случае расходы на погребение осуществляются в соответствии с Порядком № 1468**.

* Закон Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» от 09.07.2003 № 1058-IV.

** Порядок проведения расходов на погребение в случае смерти пострадавшего от несчастного случая на производстве или профессионального заболевания, утвержденный постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1468.

Обратите внимание! По мнению ПФУ, пособие на погребение также не предоставляется в случае гибели мобилизованного работника (письмо ПФУ от 21.03.2024 № 2800-030401-8/17515). Аргументом для таких выводов является то, что работник в случае его мобилизации теряет статус застрахованного лица и приобретает новый статус — военнослужащий. А значит, в случае его гибели пособие на погребение должно выплачиваться не по Закону о соцстраховании, а в соответствии с «военным» законодательством.

2. В случае смерти членов семьи застрахованного лица, но при условии, что такие члены семьи находились на его иждивении.

Заметьте, что к членам семьи застрахованного лица относятся:

1) жена (муж);

2) дети, братья, сестры и внуки, не достигшие 18 лет или старше этого возраста, если они стали лицами с инвалидностью до 18 лет (братья, сестры и внуки — при условии, что они не имеют трудоспособных родителей), а соискатели профессионального (профессионально-технического), профессионального предвысшего и высшего образования из числа лиц, указанных в этом пункте, которые обучались по дневной форме получения образования, — до 23 лет;

3) отец, мать;

4) дедушка, бабушка по прямой линии родства.

Перечисленные члены семьи считаются такими, которые были на иждивении застрахованного лица, если они:

— были на полном его иждивении;

— получали от умершего помощь, которая была для них постоянным и основным источником средств к существованию.

То есть это те члены семьи застрахованного лица, которые не имели самостоятельных источников средств к существованию, например, не получали зарплату, пенсию и т. п. (ч. 2 ст. 20 Закона о соцстраховании).

Чтобы было понятнее, объясним это на примерах.

Такой работник не может получить пособие на погребение жены по своему основному месту работы, поскольку она хоть и была членом его семьи, однако имела самостоятельный источник дохода — зарплату. Вместе с тем работник может обратиться к работодателю по основному месту работы жены для получения такого пособия на ее погребение.

В этом случае работник также не может получить пособие на погребение матери по своему основному месту работы, ведь она имела самостоятельный источник дохода — пенсию. Однако работник может обратиться в органы ПФУ для получения пособия на погребение матери как пенсионера в соответствии с Законом № 1058.

Размер пособия

Пособие на погребение предоставляется в размере, устанавливаемом Правлением ПФУ, но не менее размера прожиточного минимума для лиц, утративших трудоспособность (ч. 1 ст. 21 Закона о соцстраховании).

Он был определен еще в 2022 году постановлением Правления ПФУ от 26.12.2022 № 29-1 и до сих пор не менялся.

По какому месту работы предоставляют

Обратите внимание! Пособие на погребение застрахованным лицам, работающим на условиях трудового договора (контракта), гиг-контракта, другого гражданско-правового договора, назначают и осуществляют по основному месту работы (деятельности).

Если речь идет об обычных работниках, то здесь все понятно.

Для них основное место работы — это место работы, где работник работает на основании заключенного трудового договора и определено им как основное согласно поданному заявлению (до отзыва) и сведениям, которые учитываются в реестре застрахованных лиц Государственного реестра на его основании (п. 12 ч. 1 ст. 1 Закона о ЕСВ*).

* Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI.

Но что считать основным местом деятельности гиг-специалистов и лиц, работающих по ГПД? Официальных разъяснений ПФУ по этому поводу, к сожалению, нет.

На наш взгляд, здесь можно пойти одним из следующих путей:

— либо считать основным местом деятельности для получения пособия на погребение место, куда застрахованное лицо или член его семьи обратится за такой выплатой и предоставит оригинал извлечения из Государственного реестра актов гражданского состояния граждан о смерти для получения пособия на погребение;

— либо обратиться за разъяснениями в ПФУ. (направить письменный запрос).

Как назначают

Пособие на погребение предоставляют:

— либо застрахованному лицу;

— либо члену его семьи;

— либо другим юридическим или физическим лицам, осуществившим погребение.

Чтобы назначить такую выплату одному из вышеперечисленных лиц, работодателю нужно сделать следующие шаги.

Шаг 1. Получить документы, необходимые для назначения пособия на погребение.

Перечень документов, являющихся основанием для назначения пособия на погребение, приведем в таблице ниже.

Документы, необходимые для назначения пособия на погребение

Шаг 2. Принять решение о назначении (отказе в назначении) пособия на погребение.

Решение о назначении пособия на погребение (отказе в назначении) принимает страхователь (работодатель) или уполномоченные им лица (ч. 3 ст. 22 Закона о соцстраховании). В частности, это может быть комиссия из уполномоченных лиц по вопросам назначения страховых выплат.

Что касается формы решения, то оно может быть оформлено в форме распорядительного документа: приказа, распоряжения, протокола или решения (письмо ПФУ от 16.03.2023 № 9562-11050/У-03/8-2800/23). Форму документа страхователь определяет самостоятельно.

Как правило, в таком документе, в разделе о назначении пособия на погребение, указывают:

— получателя пособия;

— перечень предоставленных документов, на основании которых назначено пособие;

— размер пособия.

Обратите внимание!

При этом страхователь может отказать в назначении пособия на погребение, если:

1) обращение за его назначением поступило позднее 6 календарных месяцев со дня смерти застрахованного лица или члена его семьи (ч. 5 ст. 24 Закона о соцстраховании).

По нашему мнению, под обращением следует понимать именно обращение лица, осуществлявшего погребение, за получением пособия на погребение. В таком случае, если обращение состоялось в установленные сроки, то даже если страхователь предоставил заявление-расчет после истечения 6-месячного периода, ПФУ должен его профинансировать;

2) не хватает всех необходимых документов для назначения пособия (см. таблицу выше).

Предупреждаем: если страхователь (уполномоченное лицо) все же принял решение об отказе в назначении пособия на погребение, он должен предоставить лицу, обратившемуся за таким пособием, уведомление об отказе не позднее 5 дней после принятия соответствующего решения. В уведомлении следует указать причины отказа и порядок обжалования решения об отказе.

Решение о назначении пособия на погребение принято? Тогда пора передать его в бухгалтерию.

Как получить выплату от ПФУ

На основании решения о назначении пособия на погребение бухгалтерия заполняет и подает в ПФУ заявление-расчет. Это можно сделать:

— либо на портале Пенсионного фонда (см. статью «Пособие на погребение: формируем заявление-расчет на портале ПФУ» // «Налоги & бухучет», 2023, № 46;

— либо в бумажной форме вместе с электронной формой на электронном носителе информации по основному месту учета страхователя (абз. 4 п. 1 постановления Правления ПФУ от 21.12.2022 № 28-3).

Обратите внимание!

На финансирование заявления-расчета ПФУ выделено 3 рабочих дня после его поступления (п. 1 ст. 26 Закона о соцстраховании). Средства будут перечислены на тот же спецсчет, который используется для получения больничных и декретных.

Выплатить пособие на погребение работодатель обязан не позднее следующего рабочего дня после получения страховых средств от ПФУ (ч. 3 ст. 24 Закона о соцстраховании).

А сообщить ПФУ о выплате пособия — в течение месяца со дня проведения выплат (п. 10 Порядка № 12*).

* Порядок финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам в связи с временной потерей трудоспособности и отдельных выплат пострадавшим на производстве за счет средств Фонда социального страхования Украины, утвержденный постановлением Правления ФСС от 19.07.2018 № 12 (действует до принятия Правлением ПФУ нового механизма финансирования страхователей).

Как обложить налогами

НДФЛ/ВС. С пособия на погребение от ПФУ НДФЛ и ВС не удерживают. Основание — п.п. «а» п.п. 165.1.22 НКУ и п.п. 1.7 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ.

В то же время сумму выплаченного пособия нужно отразить в приложении 4ДФ Объединенной отчетности с признаком дохода «146» с указанием налогового номера получателя пособия (подкатегория 103.04 ЗІР).

ЕСВ. Пособие на погребение не является базой начисления ЕСВ в соответствии с п. 3.2 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5. Поэтому в приложении Д1 Объединенной отчетности ее не отражают.