Допомога на поховання: як оформити та оподаткувати

Кому надають

Допомога на поховання, яку може призначити і виплатити роботодавець за рахунок ПФУ, є одним із видів страхових виплат за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності (ч. 1 ст. 13 Закону про соцстрахування*).

* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.

Така допомога надається у наступних випадках.

1. У разі смерті застрахованої особи (тобто самого працівника).

Виняток становлять ті застраховані особи, які (ч. 1 ст. 13 Закону про соцстрахування):

— на момент смерті отримували пенсію (за віком, як особи з інвалідністю тощо). Виплати на їх поховання проводяться за рахунок коштів інших видів соцстрахування (відповідно до Закону № 1058*);

— померли внаслідок нещасного випадку на виробництві. У цьому випадку витрати на поховання здійснюються відповідно до Порядку № 1468**.

* Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 № 1058-IV.

** Порядок проведення витрат на поховання у разі смерті потерпілого від нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1468.

Зверніть увагу! На думку ПФУ, допомога на поховання також не надається у разі загибелі мобілізованого працівника (лист ПФУ від 21.03.2024 № 2800-030401-8/17515). Аргументом для таких висновків є те, що працівник у разі його мобілізації втрачає статус застрахованої особи і набуває нового статусу — військовослужбовець. А отже, у разі його загибелі допомога на поховання має виплачуватися не за Законом про соцстрахування, а відповідно до «військового» законодавства.

2. У разі смерті членів сім’ї застрахованої особи, але за умови, що такі члени сім’ї перебували на її утриманні.

Зауважте, що до членів сім’ї застрахованої особи належать:

1) дружина (чоловік);

2) діти, брати, сестри та онуки, які не досягли 18 років або старших цього віку, якщо вони стали особами з інвалідністю до 18 років (брати, сестри та онуки — за умови, що вони не мають працездатних батьків), а здобувачі професійної (професійно-технічної), фахової передвищої та вищої освіти із числа осіб, зазначених у цьому пункті, які навчалися за денною формою здобуття освіти, — до 23 років;

3) батько, матір;

4) дід, баба за прямою лінією спорідненості.

Перелічені члени сім’ї вважаються такими, що були на утриманні застрахованої особи, якщо вони:

— були на повному її утриманні;

— одержували від померлого допомогу, що була для них постійним і основним джерелом засобів до існування.

Тобто це ті члени сім’ї застрахованої особи, які не мали самостійних джерел засобів до існування, наприклад, не одержували зарплату, пенсію тощо (ч. 2 ст. 20 Закону про соцстрахування).

Щоб було зрозуміліше, пояснимо це на прикладах.

Такий працівник не може отримати допомогу на поховання дружини за своїм основним місцем роботи, оскільки вона хоч і була членом його сім’ї, проте мала самостійне джерело доходу — зарплату. Разом із тим працівник може звернутися до роботодавця за основним місцем роботи дружини для отримання такої допомоги на її поховання.

У цьому разі працівник також не може отримати допомогу на поховання матері за своїм основним місцем роботи, адже вона мала самостійне джерело доходу — пенсію. Проте працівник може звернутись до органів ПФУ для отримання допомоги на поховання матері як пенсіонера відповідно до Закону № 1058.

Розмір допомоги

Допомога на поховання надається в розмірі, що встановлюється Правлінням ПФУ, але не менше розміру прожиткового мінімуму для осіб, які втратили працездатність (ч. 1 ст. 21 Закону про соцстрахування).

Він був визначений ще у 2022 році постановою Правління ПФУ від 26.12.2022 № 29-1 і досі не змінювався.

За яким місцем роботи надають

Зверніть увагу! Допомогу на поховання застрахованим особам, які працюють на умовах трудового договору (контракту), гіг-контракту, іншого цивільно-правового договору, призначають та здійснюють за основним місцем роботи (діяльності).

Якщо мова йде про звичайних працівників, то тут усе зрозуміло.

Для них основне місце роботи — це місце роботи, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору та визначене ним як основне згідно з поданою заявою (до відкликання) та відомостями, що обліковуються в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру на її підставі (п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону про ЄСВ*).

* Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI.

Але що вважати основним місцем діяльності гіг-спеціалістів та осіб, які працюють за ЦПД? Офіційних роз’яснень ПФУ з цього приводу, на жаль, не має.

На наш погляд, тут можна піти одним з наступних шляхів:

— або вважати основним місцем діяльності для отримання допомоги на поховання місце, куди застрахована особа або член її сім’ї звернеться за такою виплатою та надасть оригінал витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть для отримання допомоги на поховання;

— або звернутися за роз’ясненнями до ПФУ (направити письмовий запит).

Як призначають

Допомогу на поховання надають:

— або застрахованій особі;

— або члену її сім’ї;

— або іншим юридичним чи фізичним особам, які здійснили поховання.

Щоб призначити таку виплату одній з перелічених вище осіб, роботодавцю потрібно зробити наступні кроки.

Крок 1. Отримати документи, необхідні для призначення допомоги на поховання.

Перелік документів, які є підставою для призначення допомоги на поховання, наведемо в таблиці нижче.

Документи, необхідні для призначення допомоги на поховання

Крок 2. Прийняти рішення про призначення (відмову у призначенні) допомоги на поховання.

Рішення про призначення допомоги на поховання (відмову у призначенні) приймає страхувальник (роботодавець) або уповноважені ним особи (ч. 3 ст. 22 Закону про соцстрахування). Зокрема, це може бути комісія із уповноважених осіб з питань призначення страхових виплат.

Щодо форми рішення, то воно може бути оформлено у формі розпорядчого документа: наказу, розпорядження, протоколу або рішення (лист ПФУ від 16.03.2023 № 9562-11050/У-03/8-2800/23). Форму документа страхувальник визначає самостійно.

Зазвичай у такому документі, в розділі про призначення допомоги на поховання, зазначають:

— одержувача допомоги;

— перелік наданих документів, на підставі яких призначено допомогу;

— розмір допомоги.

Зверніть увагу!

При цьому страхувальник може відмовити у призначенні допомоги на поховання, якщо:

1) звернення за її призначенням надійшло пізніше 6 календарних місяців з дня смерті застрахованої особи або члена її сім’ї (ч. 5 ст. 24 Закону про соцстрахування).

На нашу думку, під зверненням слід розуміти саме звернення особи, що здійснювала поховання, за отриманням допомоги на поховання. У такому разі, якщо звернення відбулося у встановлені строки, то навіть якщо страхувальник надав заяву-розрахунок після спливу 6-місячного періоду, ПФУ повинен її профінансувати;

2) не вистачає всіх необхідних документів для призначення допомоги (див. таблицю вище).

Попереджаємо: якщо страхувальник (уповноважена особа) все ж таки прийняв рішення про відмову в призначенні допомоги на поховання, він має надати особі, що звернулася за такою допомогою, повідомлення про відмову не пізніше 5 днів після прийняття відповідного рішення. У повідомленні слід вказати причини відмови та порядок оскарження рішення про відмову.

Рішення про призначення допомоги на поховання прийняте? Тоді час передати його до бухгалтерії.

Як отримати виплату від ПФУ

На підставі рішення про призначення допомоги на поховання бухгалтерія заповнює та подає до ПФУ заяву-розрахунок. Це можна зробити:

— або на порталі Пенсійного фонду (див. статтю «Допомога на поховання: формуємо заяву-розрахунок на порталі ПФУ» // «Податки & бухоблік», 2023, № 46;

— або у паперовій формі разом з електронною формою на електронному носії інформації за основним місцем обліку страхувальника (абз. 4 п. 1 постанови Правління ПФУ від 21.12.2022 № 28-3).

Зверніть увагу!

На фінансування заяви-розрахунку ПФУ виділено 3 робочих дні після її надходження (п. 1 ст. 26 Закону про соцстрахування). Кошти будуть перераховані на той самий спецрахунок, який використовується для отримання лікарняних та декретних.

Виплатити допомогу на поховання роботодавець зобов’язаний не пізніше наступного робочого дня після отримання страхових коштів від ПФУ (ч. 3 ст. 24 Закону про соцстрахування).

А повідомити ПФУ про виплату допомоги — протягом місяця з дня проведення виплат (п. 10 Порядку № 12*).

* Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затверджений постановою правління ФСС від 19.07.2018 № 12 (є чинним до прийняття Правлінням ПФУ нового механізму фінансування страхувальників).

Як оподаткувати

ПДФО/ВЗ. З допомоги на поховання від ПФУ ПДФО та ВЗ не утримують. Підстава — п.п. «а» п.п. 165.1.22 ПКУ та п.п. 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.

Водночас суму виплаченої допомоги потрібно відобразити в додатку 4ДФ Об’єднаної звітності з ознакою доходу «146» із зазначенням податкового номера отримувача допомоги (підкатегорія 103.04 ЗІР).

ЄСВ. Допомога на поховання не є базою нарахування ЄСВ відповідно до п. 3.2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5. Тому в додатку Д1 Об’єднаної звітності її не відображають.