Номенклатура справ: що це за документ та як його заповнити

Загальні моменти

Що це за документ? Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної юрособи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (ст. 1 Закону про НАФ*, п. 1 Правил № 1000/5**).

* Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.93 № 3814-XII.

** Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Цей документ призваний:

— встановити єдиний порядок формування справ для документів, створених і в електронній, і в паперовій формах;

— забезпечити облік справ;

— оперативно шукати документи за їх змістом і видом;

— визначити строки зберігання справ.

Крім того, номенклатура справ є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання (п. 1 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).

Зауважте,

Що стосується ФОП, то Закон про НАФ не вимагає від таких суб’єктів господарювання складати номенклатуру справ. Водночас радимо все ж таки розробити цей документ, зважаючи на його користь.

Види номенклатур справ. Розрізняють такі види номенклатур справ (п. 2 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5):

— типові;

— примірні;

— номенклатура справ підприємства;

— номенклатура справ структурного підрозділу.

Типові і примірні номенклатури справ розробляють органи вищого рівня для підвідомчих установ з метою уніфікації складу справ і строків їх зберігання.

Зауважте, що типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, однакових за структурою, з єдиною системою індексації кожної справи і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові і примірні номенклатури справ підприємства, установи, організації використовують для складання власної номенклатури справ, а саме:

— номенклатури справ кожного структурного підрозділу;

— зведеної номенклатури справ по підприємству.

Порядок складання цих номенклатур ми детально розглянули в статті «Номенклатура справ: складаємо на 2025 рік» // «Оплата праці», 2025, № 1 (ср. ).

Зауважте, строки зберігання справ, передбачені типовою або примірною номенклатурою справ, переносяться до номенклатури справ підприємства без змін.

Форма документа. Номенклатури справ складають за уніфікованими формами, наведеними:

— у додатку 11 до Правил № 1000/5 (номенклатура справ структурного підрозділу);

— у додатку 10 до Правил № 1000/5 (зведена номенклатура справ по підприємству).

Вимоги до складання. Складають номенклатуру справ з урахуванням вимог, що містяться в Правилах № 1000/5 і Переліку № 578*.

* Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

Зауважте, що вказані нормативно-правові акти є обов’язковими для виконання всіма підприємствами, установами, організаціями (п. 1 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).

За бажанням юрособи додатково можуть користуватися інструкціями, затвердженими постановою КМУ «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17.01.2018 № 55, а саме:

— Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну — для складання номенклатури справ в електронному вигляді;

— Типовою інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади — для складання номенклатури справ у паперовій формі.

Порядок заповнення

Як заповнити. Заповнюють номенклатуру справ в порядку, прописаному в п. 13 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5. Розглянемо його детальніше.

Графа 1. У графі 1 номенклатури справ проставляють індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з:

— індексу структурного підрозділу підприємства (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів);

— порядкового номера справи в межах підрозділу.

Наприклад, він може мати такий вигляд: «03-14»,

де 03 — індекс самостійного відділу (структурного підрозділу);

14 — порядковий номер справи.

Графа 2. У графі 2 зазначають заголовки справ (томів, частин), які повинні чітко в короткій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи. Формулювання заголовків можна брати з Переліку № 578/5.

Звернуть увагу! В заголовках справ не дозволяється вживати неконкретні формулювання («матеріали», «вхідна кореспонденція», «фінансова документація» тощо).

Водночас допускається застосування терміна «документи», після якого в дужках слід указати основні види документів справи і питання, якого вони стосуються. Наприклад: «Документи (заяви, рішення, довідки) про оплату відпусток у зв’язку з навчанням».

При формулюванні заголовків справ враховують такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формують у справи на підставі окремої ознаки або поєднання ознак.

Елементи, з яких складається заголовок справи, розміщують у такій послідовності:

1) назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) або виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо);

2) автор документів (найменування підприємства, структурного підрозділу);

3) кореспондент або адресат (найменування підприємства, якому адресовані або від якого надійшли документи);

4) стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа);

5) назва регіону (території), з яким пов’язаний зміст документа;

6) дата (період), до якої належать документи справи;

7) вказівки на наявність копій документів у справі (за необхідності).

Якщо справа складається з різних за видами документів, пов’язаних одним конкретним питанням і послідовністю ведення діловодства, в заголовку справи використовують термін «справа». Наприклад: «Особова справа Крюкова Володимира Геннадійовича».

Увага! При розміщенні заголовків справ у номенклатурі враховують важливість документів, включених у справу, їх взаємозв’язок.

Так, на початку розміщують заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня (укази, постанови, накази, доручення). Наприклад: «02-01. Нормативно-правові акти Президента України, державних органів та органів місцевого самоврядування, що стосуються роботи з кадрами». Далі розташовують заголовки справ щодо:

— організаційно-розпорядчої документації (наприклад: «02-02. Накази з основної діяльності за 2025 рік (копії)»);

— планово-звітної документації (наприклад: «02-08. Річний план роботи з військового обліку на 2025 рік»);

— документів (наприклад: «02-10. Табелі обліку використання робочого часу», «02-11. Графіки відпусток працівників» тощо);

— листування (наприклад, «02-15. Листування з ТЦК та СП»);

— обліково-довідкових видів документів (книги, журнали, картотеки, реєстри). Наприклад, «02-32. Журнал реєстрації наказів із кадрових питань тривалого строку зберігання» тощо. А також саму номенклатуру справ.

Зауважте, у кожній із цих груп документи розміщують також з урахуванням важливості і строків зберігання (довготривалого чи тимчасового зберігання).

Графа 3. Графу 3 «Кількість справ (томів, частин)» номенклатури справ заповнюють наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи. При складанні номенклатури справ ця графа залишається порожньою.

Ці дані відображають також у підсумковому записі, який обов’язково оформлюють після закінчення діловодного року.

Графа 4. У графі 4 вказують терміни зберігання справ та посилання на статті документів, якими вони визначені (зокрема, Переліком № 578/5, типовими або галузевими переліками).

Зауважте, у графі 4 допускається посилання на ряд статей переліку документів із зазначенням строків їх зберігання (у тому числі різних переліків, якщо застосовується типовий і галузевий). При цьому строк зберігання вказують відповідно до статті, що встановлює найбільший строк зберігання.

У номенклатурі справ підприємств, які узгоджують строки зберігання документів з експертно-перевірною комісією (ЕПК) або експертною комісією (ЕК) органу вищого рівня, в графі 4 проставляють позначку «Строк зберігання встановлено» із зазначенням назви ЕПК або ЕК відповідно, а також номера і дати протоколу.

Для справ, сформованих з тиражованих копій документів, встановлюють строк зберігання «Доки не мине потреба» незалежно від строків зберігання оригіналів документів (у тому числі й для документів постійного строку зберігання) без посилання на статтю відповідного переліку документів із зазначенням строків їх зберігання.

Строк зберігання справи «Для службового користування» не встановлюють, а в графі 4 номенклатури справ проставляють позначку «ЕК».

А як визначити строки зберігання справ, заголовки яких не передбачені Переліком № 578/5, типовими чи галузевими переліками? В такому разі слід орієнтуватися на вимоги тих нормативних документів, якими передбачено ведення таких справ.

Графа 5. У графі 5 роблять відмітки про:

— перехідні справи (ведуться протягом кількох років);

— форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана);

— посадових осіб, відповідальних за формування справ;

— передачу справ до архіву підприємства або інших підприємств для їх продовження;

— місце зберігання справи;

— вилучення справи та перенесення до іншого відділу;

— примітки з Переліку № 578, якщо вони уточнюють строки зберігання документів, тощо.

Які документи включати. До номенклатури справ включаються всі документи, що утворюються в діяльності підприємства, окрім друкованих видань, довідників (у тому числі телефонних), бюлетенів, реферативних журналів, експрес-інформації (п. 11 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).

У номенклатурі справ передбачаються заголовки справ для групування документів, що відображають усі документовані ділянки і питання підприємства (п. 9 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5), у тому числі:

— не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від установ-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ;

— справи з питань, вирішення яких триває більше одного року або які ведуться протягом декількох років (перехідні справи), що вносяться до номенклатури справ щорічно протягом усього строку їх вирішення або ведення;

— справи постійно діючих колегіальних органів (колегій, рад, комісій, творчих груп тощо);

— справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень підприємства або припинення його діяльності (наприклад, справи ліквідаційної комісії).

У номенклатуру справ включають, зазвичай, оригінали документів. Проте за рішеннями експертної комісії підприємства в номенклатуру справ можуть включати копії тиражованих документів, які зберігаються в структурних підрозділах (розпорядчі документи, положення про структурні підрозділи тощо).

Наведемо приклад заповнення зведеної номенклатури справ підприємства.

Зразок зведеної номенклатури справ підприємства на 2025 рік