Номенклатура справ: складаємо на 2025 рік

Номенклатура справ структурного підрозділу

Номенклатуру справ структурного підрозділу складають за уніфікованою формою, наведеною в додатку 11 до Правил № 1000/5*.

* Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Порядок складання такої номенклатури включає в себе такі кроки.

Крок 1. Підготовчий.

Посадова особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі, вивчає:

— нормативно-правові акти з питань організації діловодства та зміни до них;

— галузеві переліки, в яких визначені строки зберігання документів;

— документи з питань діяльності структурного підрозділу та підприємства.

Крок 2. Складання номенклатури справ.

Після вивчення перелічених вище документів, а також номенклатури справ за минулий рік відповідна посадова особа складає номенклатуру справ структурного підрозділу на наступний у двох примірниках.

Зверніть увагу! Номенклатура справ має охоплювати всю документацію структурного підрозділу, у тому числі внутрішню й одержувану ззовні.

Таку номенклатуру справ:

— підписує керівник структурного підрозділу;

— візує завідувач архіву підприємства (посадова особа, відповідальна за архів).

Один з примірників номенклатури справ передають службі діловодства (п. 18 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).

Увага! Відповідно до п. 8 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5 номенклатуру справ структурного підрозділу слід розробити не пізніше 15 листопада поточного року.

Проте чітко дотримуватися цього строку потрібно лише в тому разі, якщо зведену номенклатуру справ (по підприємству) доведеться погоджувати з держархівом / органом вищого рівня. В інших випадках розробити номенклатуру справ структурного підрозділу можна і пізніше зазначеної дати. Тим паче, що штрафних санкцій за порушення строків складання номенклатури справ законодавством не передбачено.

Протягом року структурні підрозділи за необхідності можуть вносити до номенклатури справ нові справи. Для цього заздалегідь (при складанні номенклатури справ) наприкінці кожного її розділу залишають резервні номери (рядки) (це 3 — 5 номерів).

Проте не забувайте, що зміни у номенклатуру справ структурного підрозділу можна вносити лише за узгодженням зі службою діловодства й архівом (посадовою особою, відповідальною за архів).

Наприкінці року номенклатура справ структурного підрозділу закривається підсумковими записами про фактичну наявність заведених за рік справ. Підписують такі записи відповідальні особи згідно з інструкцією з діловодства підприємства.

Зберігати номенклатуру справ структурного підрозділу необхідно до її заміни новою та за умови передачі справ у архівний підрозділ, але не менше 3 років (ст. 112 Переліку № 578/5*).

* Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту 12.04.2012 № 578/5.

Увага! На підставі номенклатур справ структурних підрозділів розробляють номенклатуру справ підприємства в цілому.

Номенклатура справ підприємства

Номенклатура справ підприємства, установи (зведена номенклатура) складається:

— за уніфікованою формою, наведеною в додатку 10 до Правил № 1000/5, на підставі номенклатур справ структурних підрозділів;

— службою діловодства (п. 5 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5). Якщо такої служби на підприємстві немає, таку функцію може взяти на себе або керівник відділу кадрів, або особа, відповідальна за організацію кадрового діловодства на підприємстві.

Методична допомога у складанні номенклатури справ надається архівом установи (посадовою особою, відповідальною за архів).

Складання зведеної номенклатури справ підприємства включає в себе такі кроки.

Крок 1. Підготовчий.

Для складання зведеної номенклатури справ служба діловодства вивчає і аналізує не лише номенклатури справ структурних підрозділів, але й діяльність підприємства в цілому. При цьому використовують (п. 7 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5):

— статут підприємства, положення про структурні підрозділи;

— штатний розпис;

— типову і примірну номенклатури справ;

— номенклатури й описи справ за попередні роки;

— класифікатори документів та кореспондентів;

— реєстраційно-облікові й контрольні картотеки;

— типові та галузеві переліки видів документів із зазначенням строків їх зберігання.

Крім того, для цих цілей враховують завдання підприємства наступного року.

Крок 2. Складання проєкту зведеної номенклатури справ.

Зведена номенклатура справ складається з номенклатур справ його структурних підрозділів і містить заголовки всіх справ, заведених на підприємстві.

При складанні зведеної номенклатури справ застосовують один з таких принципів її побудови:

— структурний;

— функціональний.

Структурний принцип використовують, якщо на підприємстві встановлена чітка структура. У такому разі розділами в номенклатурі справ будуть найменування структурних підрозділів. При цьому

Далі наводять структурні підрозділи* в послідовності згідно зі штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів. У кінці наводять справи постійно і тимчасово діючих колегіальних органів підприємства (колегій, рад, комісій, творчих груп тощо).

* У тому числі відокремлені структурні підрозділи підприємства, що не мають статусу юрособи.

Номенклатура справ, складена за таким принципом, матиме такий вигляд:

— «01» — відділ діловодства;

— «02» — організаційний відділ;

— «03» — плановий відділ;

— «04» — відділ бухгалтерії тощо.

Якщо чіткої структури у підприємства немає, використовують функціональний принцип побудови номенклатури справ.

У такій номенклатурі розділи та підрозділи відображають функції підприємства і напрями його діяльності. Їх розміщують за ступенем важливості. Номенклатура справ, складена за функціональним принципом, може мати такий вигляд:

— «01» — організація роботи;

— «02» — планування;

— «03» — фінансування;

— «04» — прогнозування;

— «05» — робота з кадрами тощо.

Зауважте, у разі виробничої необхідності можливе поєднання структурного і функціонального принципів побудови номенклатури справ.

Крок 3. Погодження проєкту зведеної номенклатури справ.

Після того, як проєкт зведеної номенклатури справ буде складено, його погоджують із структурними підрозділами підприємства та за потреби доопрацьовують.

Остаточний варіант зведеної номенклатури справ складають у 4 примірниках (п. 17 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5):

— перший примірник зберігається в службі діловодства підприємства;

— другий — використовується службою діловодства як робочий;

— третій — передається до архіву підприємства для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

— четвертий — направляється до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міськради або органу вищого рівня.

Підприємства, в діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду (далі — НАФ), можуть складати номенклатуру справ підприємства в 3 примірниках, якщо вони не мають органу вищого рівня.

Зведену номенклатуру справ підприємства (п. 14 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5):

— підписує керівник служби діловодства підприємства;

— візує завідувач архіву підприємства (посадова особа, відповідальна за архів).

Зверніть увагу! Граничний строк для погодження проєкту зведеної номенклатури справ Правилами № 1000/5 не встановлено.

Проте якщо далі підприємству, установі чи організації потрібно погоджувати цей документ з держархівом чи органом вищого рівня (див. наступний крок), радимо зробити це до 1 грудня поточного року.

Крок 4. Погодження зведеної номенклатури справ.

Підприємства, в діяльності яких:

а) створюються документи НАФ, подають свою номенклатуру справ на розгляд експертно-перевірної комісії (далі — ЕПК) або експертної комісії (далі — ЕК) відповідної державної архівної установи (архівного відділу);

б) НЕ створюються документи НАФ — ЕК органу вищого рівня (за наявності);

в) установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ і які не мають установ вищого рівня — номенклатура справ схвалюється власною ЕК підприємства, установи, організації.

Нагадаємо, що погоджувати з відповідним державним архівом або органом вищого рівня номенклатуру справ слід:

— один раз на 5 років — у загальному випадку;

— невідкладно — у разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях і характері роботи підприємства, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів із зазначенням строків їх зберігання (п. 15 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).

Крок 5. Затвердження зведеної номенклатури справ керівником підприємства і введення її в дію.

Погоджена з ЕПК відповідного держархіву (ЕК органу вищого рівня / ЕК підприємства) зведена номенклатура справ підприємства (п. 21 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5):

— не пізніше грудня поточного року уточнюється, передруковується та затверджується керівником підприємства. Зауважте, видавати для цього окремий наказ (розпорядження) не потрібно. Для цього слід використовувати гриф затвердження, передбачений формою зведеної номенклатури справ;

— вводиться в дію з 1 січня нового року.

Структурні підрозділи підприємства отримують завірені в установленому порядку витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ підприємства (для використання в роботі).

Наприкінці року номенклатура справ підприємства в обов’язковому порядку закривається підсумковим записом. У ньому указують кількість і категорії фактично заведених протягом року справ.

Підсумковий запис підписує керівник служби діловодства підприємства (п. 20 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5). Про фактичну наявність заведених справ повідомляють керівнику архіву підприємства (посадовій особі, відповідальній за архів).

Зберігати номенклатуру справ структурного підрозділу необхідно до її заміни новою та за умови передачі справ у архівний підрозділ, але не менше 3 років (ст. 112 Переліку № 578/5).