Изменения в Перечне № 578/5
Если сейчас заглянуть в Перечень № 578/5, то в нем можно увидеть только 4 статьи с названиями документов и сроками их хранения, которые подходят для составления номенклатуры дел по воинскому учету (статьи 668 — 671).
В то время как в Порядке № 1487* приведен гораздо более широкий перечень документов, необходимых предприятию для организации и ведения воинского учета (см. статью «Документы для организации и ведения воинского учета» // «Оплата труда», 2024, № 17).
Чтобы как-то их упорядочить, предприятиям приходилось самим разрабатывать номенклатуру дел по воинскому учету, ориентируясь на требования Порядка № 1487.
Теперь это делать будет легче. Ведь Минюст своим приказом от 14.03.2025 № 748/5 утвердил изменения в Перечень № 578/5, которыми:
— не только изложил в новой редакции существующие статьи 668 — 671 Перечня № 578/5;
— но и дополнил этот документ новыми статьями 672 — 680.
Приведем эти изменения в таблице ниже.
Статьи Перечня № 578/5, в которые будут внесены изменения приказом № 748/5
| Номер статьи | Виды документов | Срок хранения документов | Примечание | |
| в организациях, в деятельности которых создаются документы НАФ | в организациях, в деятельности которых не создаются документы НАФ | |||
| 1. Статьи, изложенные в новой редакции | ||||
| 668 | Документы (копии приказов, планы, акты, справки, служебные записки) по организации и ведению воинского учета и бронирования | 5 л. | 5 л. | |
| 669 | Переписка по вопросам воинского учета и бронирования | 5 л. | 5 л. | |
| 670 | Блокнот расписок об изъятии военно-учетных документов | 1 г. | 1 г. | |
| 671 | Книга учета бланков специального воинского учета | 3 г. | 3 г. | |
| 2. Новые статьи | ||||
| 672 | Книга учета передачи бланков специального воинского учета, военных билетов (временных удостоверений) и личных карточек | 3 г. | 3 г. | |
| 673 | Журнал учета результатов проверки состояния воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов, сверки их учетных данных с данными районных (городских) территориальных центров комплектования и социальной поддержки (органов СБУ, подразделений Службы внешней разведки) | 7 л. | 7 л. | |
| 674 | Список персонального воинского учета и копии военно-учетных документов военнообязанных (резервистов) офицерского состава | 3 г. | 3 г. | |
| 675 | Список персонального воинского учета и копии военно-учетных документов военнообязанных (резервистов) рядового, сержантского и старшинского состава | 3 г. | 3 г. | |
| 676 | Список персонального воинского учета и копии военно-учетных документов призывников | 3 г. | 3 г. | |
| 677 | Список персонального воинского учета и копии военно-учетных документов военнообязанных (резервистов) из числа женщин | 3 г. | 3 г. | |
| 678 | Копии военно-учетных документов военнообязанных, которые не достигли предельного возраста пребывания в запасе и были исключены с воинского учета районных (городских) территориальных центров комплектования и социальной поддержки | 3 г. | 3 г. | |
| 679 | Документы (переписки, информации, справки, протоколы) по вопросам определения предприятия, учреждений, организаций, имеющих важное значение для отрасли национальной экономики по сфере управления | 5 л. | 5 л. | |
| 680 | Карточки первичного учета призывников, военнообязанных и резервистов | 5 л. | 5 л. | |
Хотим обратить внимание на следующие моменты:
— такие документы по организации и ведению воинского учета и бронирования, как копии приказов, планы, акты, справки и служебные записки, нужно будет хранить в отдельном деле. Срок хранения этих документов — 5 лет. Оригиналы же приказов будут группироваться отдельно;
— Журнал учета результатов проверки состояния воинского учета (приложение 9 к Порядку № 1487) будет иметь срок хранения 7 лет (как это и предусмотрено в п.п. 18 п. 24 Порядка № 1487);
— Списки персонального воинского учета (приложение 5 к Порядку № 1487) нужно будет формировать в отдельные дела в зависимости от группы военнообязанных (резервистов) (статьи 674 — 677) и хранить вместе с копиями военно-учетных документов таких работников 3 года.
Заметьте, что приказ № 748/5 вступает в силу со дня, следующего за днем его официального опубликования. А значит, все вышеперечисленные изменения заработают только после того, как этот документ опубликуют.
Что должен сделать работодатель, когда это произойдет?
Действия работодателя
После того как приказ № 748/5 вступит в силу, работодатель должен сделать следующие шаги.
Шаг 1. Обновить номенклатуру дел на 2025 год.
К сожалению, в Правилах № 1000/5* не прописана процедура внесения изменений в номенклатуру дел.
Вместе с тем в п. 19 гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5 указано, что в течение года структурные подразделения могут при необходимости вносить в номенклатуру дел новые дела, не предусмотренные действующей номенклатурой дел (под резервными номерами в конце номенклатуры). Такие изменения достаточно согласовать только со службой делопроизводства и архива.
Если же номенклатура дел требует более серьезных корректировок (изменения заголовков дел, уточнения сроков их хранения и т. п.), то, на наш взгляд, можно действовать по следующему алгоритму:
— руководитель отдела кадров пишет докладную записку на имя руководителя предприятия о необходимости внесения изменений в номенклатуру дел;
— руководитель предприятия издает приказ (распоряжение) о внесении изменений в имеющуюся номенклатуру дел;
— служба делопроизводства или архива готовит новую редакцию номенклатуры дел;
— руководитель предприятия утверждает новую редакцию номенклатуры дел.
После этого можно переходить к следующему шагу.
Шаг 2. Организовать правильное хранение документов по новой номенклатуре.
После того как номенклатура дел будет приведена в соответствие с новыми требованиями, возникает вопрос: что делать с документами, которые уже были созданы в течение текущего года? Оставить их в делах, которые уже сформированы по «старой» номенклатуре, или перенести в новые дела?
На наш взгляд, более удобным будет второй вариант. Ведь все документы, которые созданы в течение года, будут сгруппированы в одном деле.
Обратите внимание! Присвоенные документам регистрационные индексы (с учетом «старой» номенклатуры) не нужно изменять (п. 2 гл. 3 разд. III Правил № 1000/5). В журналах регистрации таких документов стоит сделать примечания о том, что документ перенесен в дело, которое сформировано по новой номенклатуре.
Выводы
- Минюст утвердил приказ № 748/5, которым обновил сроки хранения документов по воинскому учету и расширил перечень таких документов в Перечне № 578/5.
- После вступления в силу приказа № 748/5 предприятию нужно будет внести изменения в номенклатуру дел.
