Документи з військового обліку: Мін’юст затвердив строки зберігання

* Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

Зміни у Переліку № 578/5

Якщо зараз зазирнути у Перелік № 578/5, то у ньому можна побачити лише 4 статті з назвами документів і строками їх зберігання, які підходять для складання номенклатури справ з військового обліку (статті 668 — 671).

В той час як у Порядку № 1487* наведений набагато ширший перелік документів, необхідних підприємству для організації та ведення військового обліку (див. статтю «Документи для організації та ведення військового обліку» // «Оплата праці», 2024, № 17).

* Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487.

Щоб якось їх впорядкувати, підприємствам доводилось самим розробляти номенклатуру справ з військового обліку, орієнтуючись на вимоги Порядку № 1487.

Тепер це робити буде легше. Адже Мін’юст своїм наказом від 14.03.2025 № 748/5 затвердив зміни до Переліку № 578/5, якими:

— не тільки виклав у новій редакції існуючі статті 668 — 671 Переліку № 578/5;

— але й доповнив цей документ новими статтями 672 — 680.

Наведемо ці зміни у таблиці нижче.

Статті Переліку № 578/5, до яких буде внесено зміни наказом № 748/5

Хочемо звернути увагу на такі моменти:

— такі документи з організації та ведення військового обліку та бронювання, як копії наказів, плани, акти, довідки і службові записки, потрібно буде зберігати в окремій справі. Строк зберігання цих документів — 5 років. Оригінали ж наказів групуватимуться окремо;

— Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (додаток 9 до Порядку № 1487) матиме строк зберігання 7 років (як це і передбачено у п.п. 18 п. 24 Порядку № 1487);

— Списки персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку № 1487) потрібно буде формувати в окремі справи залежно від групи військовозобов’язаних (резервістів) (статті 674 — 677) та зберігати разом із копіями військово-облікових документів таких працівників 3 роки.

Зауважте, що наказ № 748/5 набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування. А отже, всі перелічені вище зміни запрацюють лише після того, як цей документ опублікують.

Що має зробити роботодавець, коли це відбудеться?

Дії роботодавця

Після того наказ № 748/5 набере чинності, роботодавець має зробити наступні кроки.

Крок 1. Оновити номенклатуру справ на 2025 рік.

На жаль, у Правилах № 1000/5* не прописана процедура внесення змін до номенклатури справ.

* Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Разом з тим, у п. 19 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5 зазначено, що протягом року структурні підрозділи можуть за необхідності вносити до номенклатури справ нові справи, не передбачені чинною номенклатурою справ (під резервними номерами наприкінці номенклатури). Такі зміни достатньо погодити лише зі службою діловодства та архіву.

Якщо ж номенклатура справ потребує серйозніших коригувань (зміни заголовків справ, уточнення строків їх зберігання тощо), то на наш погляд, можна діяти за таким алгоритмом:

— керівник відділу кадрів пише доповідну записку на ім’я керівника підприємства щодо необхідності внесення змін до номенклатури справ;

— керівник підприємства видає наказ (розпорядження) про внесення змін до наявної номенклатури справ;

— служба діловодства або архіву готує нову редакцію номенклатури справ;

— керівник підприємства затверджує нову редакцію номенклатури справ.

Після цього можна переходити до наступного кроку.

Крок 2. Організувати правильне зберігання документів за новою номенклатурою.

Після того як номенклатуру справ буде приведено у відповідність до нових вимог, постає питання: що робити з документами, які вже були створені протягом поточного року? Залишити їх у справах, які вже сформовані за «старою» номенклатурою, чи перенести до нових справ?

На наш погляд, зручнішим буде другий варіант. Адже всі документи, які створені протягом року, будуть згруповані в одній справі.

Зверніть увагу! Присвоєні документам реєстраційні індекси (з урахуванням «старої» номенклатури) не треба змінювати (п. 2 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5). В журналах реєстрації таких документів варто зробити примітки про те, що документ перенесено до справи, яка сформована за новою номенклатурою.