Продление или перенос отпуска
Если во время ежегодного отпуска работник заболел (временная нетрудоспособность удостоверена в установленном порядке), отпуск должен быть продлен или перенесен на другой период (ч. 2 ст. 80 КЗоТ и ч. 2 ст. 11 Закона об отпусках*).
* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР.
Основания для продления или переноса отпуска. Основным критерием для продления/переноса отпуска является подтверждение факта нетрудоспособности. В отношении него отметим следующие ключевые моменты.
Во-первых, это должна быть болезнь самого работника, а не членов его семьи (например, ребенка).
Во-вторых, факт нетрудоспособности должен быть оформлен в установленном порядке. То есть:
— или предоставлен работником бумажный листок нетрудоспособности, оформленный в установленном порядке;
— или е-больничный, сформированный в кабинете плательщика на портале ПФ, который приобрел статус «готовий до сплати» (через 7 дней после закрытия). Если это е-больничный, то запускать процедуру продления/переноса отпуска можно, только когда он будет считаться выданным и работодатель возьмет его в работу, только на 8-й день после его закрытия.
Заметьте, больничный, оформленный по установленным правилам, который является неоплачиваемым согласно законодательству, например при алкогольном опьянении, нарушении больничного режима и т. п., также подтверждает болезнь и дает право на продление/перенос отпуска.
Какой отпуск можно продлить/перенести. Норма о продлении/переносе отпуска на другой период в случае болезни работника во время него распространяется только на:
— ежегодный основной отпуск;
— ежегодный дополнительный отпуск;
— социальный отпуск на детей (по аналогии с ежегодным — в соответствии с ч. 7 ст. 20 Закона об отпусках).
В то же время не подлежат продлению или переносу другие виды отпусков:
— без сохранения зарплаты;
— учебный;
— чернобыльский;
— боевой и т. п.
Согласие сторон при продлении/переносе отпуска и заявление работника
При продлении отпуска, дни которого совпали с болезнью работника, законодательство прямо не требует ни согласования с работодателем, ни заявления на это работника. Однако работодатель вправе знать намерения работника продлить отпуск, потому что ему надо организовывать производственные процессы. И здесь устная договоренность на продление отпуска (без заявления) вполне правомерна. Ведь период предоставления отпуска сторонами уже был согласован. Невозможность его использования именно в указанные в приказе сроки вызвана обстоятельствами, которые не зависят от воли ни одной из сторон.
Кстати, позицию об автоматическом продлении отпуска из-за болезни автоматически без заявления работника выразил Верховный Суд в постановлении от 13.10.2020 по делу № 712/9213/18.
А вот в Минсоцполитики (письмо от 25.07.2019 № 1115/0/206-19) считают необходимым наличие заявления от работника на продление отпуска.
Однако перенос отпуска на другой период из-за больничного требует согласования с работодателем и заявления работника. Решение о таком переносе принимается по взаимному согласию сторон (работника и работодателя). Это прямо указано в ч. 4 ст. 11 Закона об отпусках (ср. ).
Следовательно, при перенесении отпуска на другой период нужно получить от работника заявление. Продлить отпуск можно без заявления, однако лучше его иметь, если есть возможность. Тогда и перенос и продление отпуска будет происходить по единому механизму. Это также обезопасит работодателя от противоречивых ситуаций в будущем.
Требование о неделимой 14-дневной части отпуска
Часть 4 ст. 11 Закона об отпусках требует, среди прочего, при переносе отпуска на другой период соблюдения требования неделимой 14-дневной части ежегодного основного отпуска.
Однако на практике соблюсти это требование не всегда возможно. Например, работник использовал 10 дней ежегодного основного отпуска. Затем во время пребывания в неделимой 14-дневной части этого отпуска заболел и перенес неиспользованную часть на другое время. Является ли это нарушением?
Мы считаем, что нет. Ведь наступление болезни невозможно предусмотреть, а требование о неделимой части отпуска было реализовано на этапе предоставления этой части.
Следовательно, в данном случае нет нарушения законодательства. С этим также соглашаются специалисты Минсоцполитики в упомянутом в предыдущем подразделе письме.
Аналогичной может быть ситуация с дополнительным отпуском на детей, который предоставляется одним куском на 10 дней (или 10 + 7 дней).
Кадровые документы
После получения подтверждения временной нетрудоспособности работодатель:
— издает приказ о продлении или переносе отпуска на основании заявления работника и имеющегося больничного;
— формирует корректирующий табель учета использования рабочего времени. До подтверждения болезни дни совпадения отпуска с больничным учитываются как отпуск (код «В»). Если еще не подтвержденная болезнь продолжается и после предоставленного отпуска, то такие дни указываем как «НЗ» (неявка по невыясненным причинам). После надлежащего подтверждения болезни код «В» меняется на «ТН» (оплачиваемая нетрудоспособность) или «НН» (неоплачиваемая). Соответственно так же корректируется и код «НЗ»;
— вносит изменение в личную карточку П-2 (при наличии) или другой документ, в котором предусмотрен учет отпусков;
— вносит изменения в график отпусков (при необходимости).
Начисление больничных
Бухгалтерская служба начисляет больничные за дни болезни (при положительном решении уполномоченных лиц об оплате временной нетрудоспособности). Оплата больничных при этом осуществляется в общем порядке.
(Не)перерасчет отпускных
Одним из распространенных вопросов при продлении/переносе отпуска является перерасчет отпускных. Нужно ли его вообще делать? И как? Бывают разные ситуации: некоторые из них требуют перерасчета, а некоторые — нет. Итак, обо всем по порядку.
Отпускные рассчитываем умножением среднедневной зарплаты на календарные дни отпуска. Исчисление среднедневной зарплаты зависит, в частности, от месяца начала отпуска, от которого, собственно, «танцуем», определяя расчетный период.
Не пересчитываем отпускные. НЕ нужно пересчитывать отпускные, если начало продленного/перенесенного отпуска приходится на один месяц, что и первоначальное начало отпуска. В этом случае расчетный период для исчисления среднедневной зарплаты не меняется. Соответственно такой же останется и ее сумма.
Пример 1. Ежегодный основной отпуск, предоставленный работнику с 1 по 24 апреля, был прерван больничным с 8 по 15 апреля (8 календарных дней). По заявлению работника, продлен на эти 8 дней с 25 апреля.
Начало предоставленного отпуска (с 1 апреля) и начало его продления из-за болезни (с 25 апреля) пришлись на один месяц. Расчетный период в обоих случаях будет апрель 2024 — март 2025 года. Следовательно, среднедневная зарплата не изменится. Перерасчет отпускных в этом случае не делаем.
Пересчитываем отпускные. Нужно пересчитывать отпускные, если начало продленной/перенесенной части отпуска приходится на другой месяц, чем его первоначальное начало.
Здесь должны:
— сначала сторнировать отпускные за дни отпуска, который «съел» больничный. Сторнированную сумму исчисляем исходя из старой средней, по которой отпускные были рассчитаны;
— затем начисляем отпускные за дни продленного/перенесенного отпуска по новой средней зарплате. Ее исчисляем по общим правилам Порядка № 100* и отталкиваясь от месяца, с которого начинается продление/перенос отпуска.
* Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 № 100.
То есть после издания приказа о предоставлении неиспользованной части отпуска отпускные за календарные дни продленного/перенесенного отпуска рассчитывают заново исходя из нового расчетного периода, который предшествует месяцу начала продленного/перенесенного отпуска.
При этом не забываем при исчислении средней заработной платы для оплаты времени продленного отпуска включить в заработок и начисленные больничные, которые попадут в расчетный период.
Пример 2. Ежегодный основной отпуск, предоставленный работнику с 7 по 30 апреля, был прерван больничным с 8 по 15 апреля (8 календарных дней). По заявлению работника продлен с 1 мая на эти 8 дней.
В этом случае начало предоставленного отпуска (с 7 апреля) и начало его продления из-за болезни (с 1 мая) пришлись на разные месяцы. Расчетный период для исчисления отпускных продленного отпуска меняется.
Следовательно, должны сторнировать отпускные за 8 дней отпуска, который совпал с болезнью, по старой средней зарплате, по которой они были начислены. И начислить отпускные за 8 дней продленного отпуска исходя уже из расчетного периода май 2024 — апрель 2025 года, соответственно и из новой средней зарплаты.
Выводы
- В случае болезни работника во время ежегодного или социального отпуска на детей такой отпуск подлежит обязательному продлению или переносу.
- Факт болезни должен быть подтвержден надлежащим образом — бумажным или электронным больничным, который приобрел статус «готовий до сплати».
- Продление и перенос отпуска оформляются приказом работодателя.
- Перерасчет отпускных осуществляется только в случае, когда начало продленной или перенесенной части отпуска приходится на другой календарный месяц, чем начало первоначального отпуска.
