Відпустка працівника перервана лікарняним: план дій роботодавця

Продовження або перенесення відпустки

Якщо під час щорічної відпустки працівник захворів (тимчасова непрацездатність засвідчена у встановленому порядку), відпустка повинна бути продовжена або перенесена на інший період (ч. 2 ст. 80 КЗпП та ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки*).

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

Підстави для продовження або перенесення відпустки. Основними критеріями для продовження / перенесення відпустки є підтвердження факту непрацездатності. Щодо нього зазначимо такі ключові моменти.

По-перше, це має бути хвороба самого працівника, а не членів його родини (наприклад, дитини).

По-друге, факт непрацездатності має бути оформлений у встановленому порядку. Тобто:

— або наданий працівником паперовий листок непрацездатності, оформлений у встановленому порядку;

— або е-лікарняний, сформований у кабінеті платника на порталі ПФ, який набув статусу «готовий до сплати» (через 7 днів після закриття). Якщо це е-лікарняний, то запускати процедуру продовження / перенесення відпустки можна, тільки коли він буде вважатися виданим і роботодавець візьме його в роботу, тільки на 8-й день після його закриття.

Зауважте, лікарняний, оформлений за встановленими правилами, який є неоплачуваним згідно із законодавством, наприклад при алкогольному сп’янінні, порушенні лікарняного режиму тощо, також підтверджує хворобу і дає право на продовження / перенесення відпустки.

Яку відпустку можна продовжити / перенести. Норма щодо продовження / перенесення відпустки на інший період у разі хвороби працівника під час неї поширюється тільки на:

— щорічну основну відпустку;

— щорічну додаткову відпустку;

— соціальну відпустку на дітей (за аналогією зі щорічною — відповідно до ч. 7 ст. 20 Закону про відпустки).

У той же час не підлягають продовженню або перенесенню інші види відпусток:

— без збереження зарплати;

— навчальна;

— чорнобильська;

— бойова тощо.

Згода сторін при продовженні / перенесенні відпустки та заява працівника

При продовженні відпустки, дні якої збіглися із хворобою працівника, законодавство прямо не вимагає ані погодження з роботодавцем, ані заяви на це працівника. Проте роботодавець має право знати наміри працівника продовжити відпустку, бо йому треба організовувати виробничі процеси. І тут усна домовленість на продовження відпустки (без заяви) цілком правомірна. Адже період надання відпустки сторонами уже було узгоджено. Неможливість її використання саме у зазначені в наказі строки спричинена обставинами, які не залежать від волі жодної зі сторін.

До речі, позицію щодо продовження відпустки через хворобу автоматично без заяви працівника висловив Верховний Суд у постанові від 13.10.2020 у справі № 712/9213/18.

А от у Мінсоцполітики (лист від 25.07.2019 № 1115/0/206-19) вважають за потрібне наявність заяви від працівника на продовження відпустки.

Проте перенесення відпустки на інший період через лікарняний вимагає погодження з роботодавцем та заяви працівника. Рішення про таке перенесення приймається за взаємною згодою сторін (працівника та роботодавця). Це прямо зазначено у ч. 4 ст. 11 Закону про відпустки (ср. ).

Отже, при перенесенні відпустки на інший період треба отримати від працівника заяву. Продовжити відпустку можна без заяви, проте краще її мати, якщо є можливість. Тоді і перенесення і продовження відпустки буде відбуватися за єдиним механізмом. Це також це убезпечить роботодавця від суперечливих ситуацій у майбутньому.

Вимога щодо неподільної 14-денної частини відпустки

Частина 4 ст. 11 Закону про відпустки вимагає, серед іншого, при перенесенні відпустки на інший період дотримання вимоги неподільної 14-денної частини щорічної основної відпустки.

Проте на практиці дотриматися цієї вимоги не завжди можливо. Наприклад, працівник використав 10 днів щорічної основної відпустки. Потім під час перебування у неподільній 14-денній частині цієї відпустки захворів та переніс невикористану частину на інший час. Чи це є порушенням?

Ми вважаємо, що ні. Адже настання хвороби неможливо передбачити, а вимога щодо неподільної частини відпустки була реалізована на етапі надання цієї частини.

Отже, у цьому випадку немає порушення законодавства. З цим також погоджуються фахівці Мінсоцполітики у згаданому у попередньому розділі листі.

Аналогічною може бути ситуація із додатковою відпусткою на дітей, яка надається одним шматком на 10 днів (або 10 + 7 днів).

Кадрові документи

Після отримання підтвердження тимчасової непрацездатності роботодавець:

— видає наказ про продовження або перенесення відпустки на підставі заяви працівника і наявного лікарняного;

— формує коригуючий табель обліку використання робочого часу. До підтвердження хвороби дні збігу відпустки із лікарняним враховуються як відпустка (код «В»). Якщо ще не підтверджена хвороба триває і після наданої відпустки, то такі дні зазначаємо як «НЗ» (неявка з нез’ясованих причин). Після належного підтвердження хвороби код «В» змінюється на «ТН» (оплачувана непрацездатність) або «НН» (неоплачувана). Відповідно так само коригується і код «НЗ»;

— вносить зміну до особової картки П-2 (за наявності) або іншого документа, в якому передбачений облік відпусток;

— вносить зміни до графіка відпусток (за потреби).

Нарахування лікарняних

Бухгалтерська служба нараховує лікарняні за дні хвороби (при позитивному рішенні уповноважених осіб щодо оплати тимчасової непрацездатності). Оплата лікарняних при цьому здійснюється в загальному порядку.

(Не)перерахунок відпускних

Одним з поширених питань при продовженні / перенесенні відпустки є перерахунок відпускних. Чи потрібно його взагалі робити? Та як? Бувають різні ситуації: деякі з них потребують перерахунку, а деякі — ні. Отже, про все по порядку.

Відпускні розраховуємо множенням середньоденної зарплати на календарні дні відпустки. Обчислення середньоденної зарплати залежить, зокрема, від місяця початку відпустки, від якого, власне, «танцюємо», визначаючи розрахунковий період.

Не перераховуємо відпускні. НЕ потрібно перераховувати відпускні, якщо початок продовженої / перенесеної відпустки припадає на один місяць, що і первинний початок відпустки. У цьому випадку розрахунковий період для обчислення середньоденної зарплати не змінюється. Відповідно така сама залишиться і її сума.

Початок наданої відпустки (з 1 квітня) і початок її продовження через хворобу (з 25 квітня) припали на один місяць. Розрахунковий період в обох випадках буде квітень 2024 — березень 2025 року. Отже, середньоденна зарплата не зміниться. Перерахунок відпускних у цьому випадку не робимо.

Перераховуємо відпускні. Потрібно перераховувати відпускні, якщо початок продовженої / перенесеної частини відпустки припадає на інший місяць, ніж її первинний початок.

Тут маємо:

— спочатку сторнувати відпускні за дні відпустки, яку «з’їв» лікарняний. Сторновану суму обчислюємо виходячи із старої середньої, за якою відпускні були розраховані;

— потім нараховуємо відпускні за дні продовженої / перенесеної відпустки за новою середньою зарплатою. Її обчислюємо за загальними правилами Порядку № 100* та відштовхуючись від місяця, з якого починається продовження / перенесення відпустки.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.

Тобто після видання наказу про надання невикористаної частини відпустки відпускні, за календарні дні продовженої / перенесеної відпустки розраховують заново виходячи з нового розрахункового періоду, який передує місяцю початку продовженої / перенесеної відпустки.

При цьому не забуваємо при обчисленні середньої заробітної плати для оплати часу продовженої відпустки включити до заробітку і нараховані лікарняні, які потраплять до розрахункового періоду.

У цьому випадку початок наданої відпустки (з 7 квітня) і початок її продовження через хворобу (з 1 травня) припали на різні місяці. Розрахунковий період для обчислення відпускних продовженої відпустки змінюється.

Отже, маємо сторнувати відпускні за 8 днів відпустки, яка збіглась із хворобою, за старою середньою зарплатою, за якою вони були нараховані. Та нарахувати відпускні за 8 днів продовженої відпустки виходячи вже з розрахункового періоду травень 2024 — квітень 2025 року, відповідно з нової середньої зарплати.