Период военной службы: вносить ли запись в трудовую книжку работника

Бумажная ТК

Порядок ведения бумажных трудовых книжек регламентирует Инструкция № 58*. Согласно п. 2.2 этого документа работодатель должен вносить в трудовую книжку следующие сведения:

— о самом работнике (Ф. И. О., дата рождения);

— о его работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении;

— о наградах и поощрениях;

— об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

* Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 № 58.

А как насчет периода военной службы? Записи о времени службы работника в составе ВСУ и других войсках также вносятся в его трудовую книжку:

— отдельной строкой;

— с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

— с обязательной ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов (военного билета, военно-учетного документа и т. п. — п. 1.4 Инструкции № 58).

Об этом четко указано в п. 2.19 Инструкции № 58.

Но обратите внимание!

Иными словами, если лицо было мобилизовано, когда оно не находилось в трудовых отношениях, а после увольнения с военной службы оно решило устроиться на работу, то работодатель обязан внести в трудовую книжку такого работника сведения о его службе в ВСУ (отдельной строкой перед записью о приеме на работу).

Как это сделать, покажем на рисунке ниже.

Пример внесения записи о службе в ВСУ в трудовую книжку работника

В рассматриваемой ситуации работник был мобилизован, когда он уже находился в трудовых отношениях (в его трудовой книжке уже есть запись о приеме на работу). В таком случае работодатель не обязан вносить в трудовую книжку работника запись о его службе в ВСУ.

Почему? Потому что в течение всего периода службы за таким работником сохранялось место работы и должность в соответствии с гарантиями, установленными ст. 119 КЗоТ (мобилизованного работника не увольняли и не принимали вновь на работу после возвращения со службы).

А раз так, то и оснований для внесения записей о прохождении военной службы в бумажную трудовую книжку работника нет (см. разъяснение Гоструда от 02.11.2016).

А как насчет электронной трудовой книжки?

Электронная ТК

Напомним, что до 10.06.2026 продолжается переходный период по оцифровке трудовых книжек. В это время наряду с бумажными трудовыми книжками действуют трудовые книжки в электронной форме.

Чтобы внести сведения о трудовой деятельности работника в электронную трудовую книжку, работодатель подает следующие документы:

а) Уведомление о приеме работника на работу (форма, утвержденная постановлением КМУ от 17.06.2015 № 413);

б) Объединенную отчетность (приложение Д5), заполненную в соответствии с предписаниями Порядка № 4*;

в) сведения о трудовой деятельности работника:

— в виде сканированных копий документов и/или в оцифрованном виде через портал ПФУ в соответствии с требованиями ст. 20 Закона о ЕСВ** и Порядка № 11-1***;

— через отдельный сервис «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)» на портале ПФУ на основании п.п. 4 п. 2 постановления КМУ от 22.11.2024 № 1332 (для критически важных предприятий).

* Порядок заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса, утвержденный приказом МФУ от 13.01.2015 № 4.

** Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI.

*** Порядок представления сведений о трудовой деятельности работника, физического лица — предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденный постановлением Правления ПФУ от 12.03.2021 № 11-1.

Однако обратите внимание, что ни Порядок № 11-1, ни постановление № 1332 не требуют от работодателя передавать сведения о прохождении работником военной службы в его электронную трудовую книжку (независимо от того, был ли такой работник мобилизован до начала трудовых отношений или уже во время работы). Также не указываются такие данные в Уведомлении о приеме на работу.

Что касается Объединенной отчетности, которую подает работодатель, то данные о том, что работник проходил военную службу, можно найти только в одном случае — если в этот период за ним сохранялся средний заработок (тогда в приложении Д1 такой работник будет указан с кодом «47» или «66»).

А вот в приложении Д5 период службы работника в составе ВСУ и других воинских формированиях работодатели вообще не указывают.

Такую информацию в приложение Д5 вносят исключительно воинские части, в которых мобилизованные работники проходят службу. Именно они при заполнении этого приложения, в частности, указывают:

— в гр. 07 — категорию мобилизованного — «8» (лица из числа военнослужащих, лица рядового и начальствующего состава);

— в гр. 10 — период прохождения им военной службы (дату начала и дату окончания);

— в гр. 19 — воинское звание.

Эти данные впоследствии переносятся и в электронную трудовую книжку работника, проходившего военную службу.