Період військової служби: чи вносити запис до трудової книжки працівника

Паперова ТК

Порядок ведення паперових трудових книжок регламентує Інструкція № 58*. Згідно з п. 2.2 цього документа роботодавець повинен вносити до трудової книжки такі відомості:

— про самого працівника (П. І. Б., дата народження);

— про його роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

— про нагородження і заохочення;

— про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди.

* Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58.

А як щодо періоду військової служби? Записи про час служби працівника у складі ЗСУ та інших військах також вносяться до його трудової книжки:

— окремим рядком;

— із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

— з обов’язковим посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів (військового квитка, військово-облікового документа тощо — п. 1.4 Інструкції № 58).

Про це чітко зазначено у п. 2.19 Інструкції № 58.

Але зверніть увагу!

Інакше кажучи, якщо особу мобілізували, коли вона не перебувала в трудових відносинах, а після звільнення з військової служби вона вирішила влаштувалась на роботу, то роботодавець зобов’язаний внести до трудової книжки такого працівника відомості про його службу в ЗСУ (окремим рядком перед записом про прийняття на роботу).

Як це зробити, покажемо на рисунку нижче.

Приклад внесення запису про службу в ЗСУ в трудову книжку працівника

У ситуації, що розглядається, працівника мобілізували, коли він вже перебував у трудових відносинах (в його трудовій книжці вже є запис про прийняття на роботу). У такому випадку роботодавець не зобов’язаний вносити до трудової книжки працівника запис про його службу в ЗСУ.

Чому? Тому що протягом усього періоду служби за таким працівником зберігалося місце роботи та посада відповідно до гарантій, установлених ст. 119 КЗпП (мобілізованого працівника не звільняли і знов не приймали на роботу після повернення зі служби).

А раз так, то й підстав для внесення записів про проходження військової служби до паперової трудової книжки працівника немає (див. роз’яснення Держпраці від 02.11.2016).

А як щодо електронної трудової книжки?

Електронна ТК

Нагадаємо, що до 10.06.2026 триває перехідний період з оцифрування трудових книжок. У цей час поряд з паперовими трудовими книжками діють трудові книжки в електронній формі.

Щоб внести відомості про трудову діяльність працівника в електронну трудову книжку, роботодавець подає такі документи:

а) Повідомлення про прийняття працівника на роботу (форма, затверджена постановою КМУ від 17.06.2015 № 413);

б) Об’єднану звітність (додаток Д5), заповнену відповідно до приписів Порядку № 4*;

в) відомості про трудову діяльність працівника:

— у вигляді сканованих копій документів та/або в оцифрованому вигляді через портал ПФУ відповідно до вимог ст. 20 Закону про ЄСВ** та Порядку № 11-1***;

— через окремий сервіс «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)» на порталі ПФУ на підставі п.п. 4 п. 2 постанови КМУ від 22.11.2024 № 1332 (для критично важливих підприємств).

* Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом МФУ від 13.01.2015 № 4.

** Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI.

*** Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою Правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1.

Проте зверніть увагу, що ні Порядок № 11-1, ні постанова № 1332 не вимагають від роботодавця передавати відомості про проходження працівником військової служби до його електронної трудової книжки (незалежно від того, чи був такий працівник мобілізований до початку трудових відносин, чи вже під час роботи). Також не зазначаються такі дані в Повідомленні про прийняття на роботу.

Що стосується Об’єднаної звітності, яку подає роботодавець, то дані про те, що працівник проходив військову службу, можна знайти лише в одному випадку — якщо в цей період за ним зберігався середній заробіток (тоді в додатку Д1 такий працівник буде вказаний із кодом «47» або «66»).

А ось у додатку Д5 період служби працівника у складі ЗСУ та інших військових формуваннях роботодавці взагалі не зазначають.

Таку інформацію у додаток Д5 вносять виключно військові частини, в яких мобілізовані працівники проходять службу. Саме вони під час заповнення цього додатка, зокрема, вказують:

— у гр. 07 — категорію мобілізованого — «8» (особи із числа військовослужбовців, особи рядового і начальницького складу);

— у гр. 10 — період проходження ним військової служби (дату початку та дату закінчення);

— у гр. 19 — військове звання.

Ці дані згодом переносяться й до електронної трудової книжки працівника, який проходив військову службу.