Когда отпускные при совпадении с больничным не пересчитываем: нужно ли корректировать Д1?

Связь с бухгалтерским и кадровым учетом

Отчетный Налоговый расчет и его приложения формируем на основании, в частности, бухгалтерских и кадровых данных, которые произошли в отчетном месяце. Если часть отпуска, начисленного в одном месяце, была продлена или перенесена из-за совпадения с больничными в другом месяце, то корректировать Налоговый расчет за прошедшие периоды не требуется. Все корректировки относительно такого отпуска показываем в Д1 в месяце их проведения в кадровом и бухгалтерском учете.

В предыдущей статье «Отпуск работника прерван больничным: план действий работодателя» // «Оплата труда», 2025, № 9 вы можете прочитать о нюансах оформления и алгоритме переноса/продления отпуска из-за болезни.

Напомним, что при переносе/продлении отпуска из-за болезни сумма отпускных, в зависимости от месяца начала продленного/перенесенного отпуска, либо пересчитывается, либо нет.

Так, если начало первоначально предоставленного и начало продленного/перенесенного из-за болезни отпуска приходится на:

— тот же месяц, в котором он первоначально начался, то сумму отпускных не пересчитывают;

— разные месяцы, то сумму отпускных нужно пересчитать. То есть сторнировать начисленные первоначально отпускные за дни наложения отпуска с больничным. И далее, на основании изданного приказа на продление/перенос отпуска начислить новую сумму отпускных.

В обоих этих случаях сдвинется период использования отпуска (!) независимо от того, пересчитывается сумма отпускных или нет. И это важно для формирования информации в Д1 Налогового расчета.

Отпускные в приложении Д1

Правила отражения отпускных в Д1. Отпускные в Д1 отражаем:

— в месяце их начисления в бухучете;

— отдельной строкой от зарплаты;

— с кодом «10» в графе 09;

— с привязкой к месяцу, на дни отпуска которого начислены отпускные, в графе 10.

Суммовые графы приложения заполняем в общем порядке.

Корректировка отпускных в Д1. Если при перерасчете отпускных (перераспределении по месяцам) нужно сторнировать их сумму, то в Д1 такая корректировка отражается с отрицательным значением. То есть в Д1 сторнированные отпускные отражаем:

— в месяце их сторнирования в бухучете;

— отдельной строкой;

— с кодом «10» в графе 09;

— с указанием месяца, за который такое сторнирование проведено;

— с минусовыми суммарными значениями 16, 17 и 20.

Корректировку путем подачи уточняющего отчета в таком случае не проводим.

Как это все применить на практике, рассмотрим на условных числовых примерах.

Что касается периода продленного/перенесенного отпуска

Даже при неперерасчете отпускных в случае продления/переноса отпуска из-за больничных изменяется период отпуска. При изменении этого периода в Д1 также могут быть варианты, когда есть необходимость вносить изменения в отношении распределения отпускных по месяцам и когда она отсутствует.

Если продление/перенос отпуска происходит в том же месяце, что и его начисление, то вопросов не должно возникать. Потому что все манипуляции с отпуском проведены в одном месяце, за который Налоговый расчет еще не подавался.

Вопросы возникают, когда продление отпуска происходит в следующем месяце от его первоначального начисления. Рассмотрим такие случаи.

Месяц, за который начислены отпускные, не изменен

В этом случае больничные будут начислены работодателем только в мае 2025 года. В приложении Д1 за апрель работодатель должен показать зарплату и отпускные (см. рис. 1).

Рис. 1. Фрагмент Д1 за апрель 2025 года

После начисления больничных в мае за дни болезни апреля 6 дней отпуска (с 15 по 20 апреля), которые покрыла болезнь, были сдвинуты на период с 25 по 30 апреля 2025 года (см. рис. 2). На нем изображены числа апреля с 7 по 30, в которых работник находился в отпуске и болел.

Рис. 2. Перенос 6 дней отпуска, который совпал с болезнью в апреле

Перерасчета отпускных не будет, поскольку начало продленного отпуска и первоначально предоставленного приходятся на один месяц — апрель.

Также все дни продленного отпуска пришлись на апрель, как и до продления отпуска. Таким образом, никаких корректировок отпуска в Д1 в мае не будет. В майском Д1 работодатель покажет зарплату мая и больничные, начисленные за апрель 2025 года.

Продленная часть отпуска пришлась на другой месяц

Здесь также больничные будут начислены работнику только в мае 2025 года. В мае будет издан приказ на продление отпуска с 29 апреля по 4 мая (на 6 дней, которые покрыли больничные).

Сумма отпускных при этом останется прежней. Ведь среднедневная зарплата не изменится. Однако изменится период отпуска, за дни которого начислены отпускные. На рис. 3 изображены числа месяцев с 7 апреля по 4 мая, в пределах которых у работника был первоначально предоставлен отпуск (с 7 по 20 апреля), он болел (с 15 по 28 апреля) и ему был продлен отпуск на 6 дней совпадения с болезнью (с 29 апреля по 4 мая).

Рис. 3. Перенос 6 дней отпуска, совпавшего с болезнью

В результате отпускные считаем начисленными за 10 дней апреля в сумме 8542,00 грн (854,20 х 10) и 4 дня мая — 3416,80 грн (854,20 х 4).

Приложение Д1 за апрель 2025 года будет заполнено так, как показано на рис. 1.

Переходим к Д1 за май 2025 года. В нем покажем отдельно зарплату за май, больничные за апрель. А также должны отразить сумму отпускных за 4 дня отпуска, которые после продления пришлись на май и, соответственно, убрать их из апреля. Ведь эти дни отпуска первоначально принадлежали апрелю. Сформируем для этого две строки:

— в одной строке покажем отпускные за 4 дня отпуска апреля в сумме 3416,80 грн со знаком «минус»;

— во второй строке покажем отпускные за 4 дня мая в такой же сумме (3416,80 грн), но с положительным значением.

Как заполнить Д1 за май в этой ситуации, показано на рис. 4.

Рис. 4. Фрагмент Д1 за май 2025 года