Коли відпускні при збігу з лікарняним не перераховуємо: чи треба коригувати Д1?

Зв’язок з бухгалтерським та кадровим обліком

Звітний Податковий розрахунок і його додатки формуємо на підставі, зокрема, бухгалтерських та кадрових даних, які відбулися у звітному місяці. Якщо частина відпустки , яку нараховано в одному місяці була продовжена або перенесенна через збіг з лікарняними в іншому місяці, то коригувати Податковий розрахунок за минулі періоди не треба. Всі коригування щодо такої відпустки відображаємо в Д1 у місяці іх проведення в кадровому та бухгалтерському обліку.

У попередній статті «Відпустка працівника перервана лікарняним: план дій роботодавця» // «Оплата праці», 2025, № 9 ви можете прочитати про нюанси оформлення та алгоритм перенесення / продовження відпустки через хворобу.

Нагадаємо, що при перенесенні / продовженні відпустки через хворобу сума відпускних, залежно від місяця початку продовженої / перенесеної відпустки, або перераховується, або ні.

Так, якщо початок первинно наданої та початок продовженої / перенесеної через хворобу відпустки припадає на:

— той самий місяць, в якому вона первинно почалась, то суму відпускних не перераховують;

— різні місяці, то суму відпускних треба переобчислити. Тобто сторнувати нараховані первинно відпускні за дні накладення відпустки з лікарняним. І далі, на підставі виданого наказу на продовження / перенесення відпустки нарахувати нову суму відпускних.

У обох цих випадках зсунеться період використання відпустки (!) незалежно від того, перераховується сума відпускних чи ні. І це важливо для формування інформації в Д1 Податкового розрахунку.

Відпускні в додатку Д1

Правила відображення відпускних у Д1. Відпускні в Д1 відображаємо:

— у місяці їх нарахування в бухобліку;

— окремим рядком від зарплати;

— з кодом «10» у графі 09;

— з прив’язкою до місяця, на дні відпустки якого відпускні нараховані, у графі 10.

Сумові графи додатка заповнюємо в загальному порядку.

Коригування відпускних у Д1. Якщо при перерахунку відпускних (перерозподілу за місяцями) треба сторнувати їх суму, то в Д1 таке коригування відображається з від’ємним значенням. Тобто в Д1 сторновані відпускні відображаємо:

— в місяці їх сторнування в бухобліку;

— окремим рядком;

— з кодом «10» у графі 09;

— із зазначенням місяця, за який таке сторнування проведене;

— з мінусовими сумовими значеннями 16, 17 та 20.

Коригування шляхом подання уточнюючого звіту в такому разі не проводимо.

Як це все застосувати на практиці, розглянемо на умовних числових прикладах.

Щодо періоду продовженої / перенесеної відпустки

Навіть при неперерахунку відпускних у разі продовження / перенесення відпустки через лікарняні змінюється період відпустки. При зміні цього періоду в Д1 також можуть бути варіанти, коли є потреба вносити зміни щодо розподілу відпускних за місяцями та коли вона відсутня.

Якщо продовження/перенесення відпустки відбувається в тому ж місяці, що і її нарахування, то питань не має виникати. Бо всі маніпуляції із відпусткою проведені в одному місяці за який Податковий розрахунок ще не подавався.

Питання виникають, коли продовження відпустки відбувається в наступному місяці від її первинного нарахування. Розглянемо такі випадки.

Місяць, за який нараховані відпускні не змінено

У цьому випадку лікарняні будуть нараховані роботодавцем тільки у травні 2025 року. У додатку Д1 за квітень роботодавець повинен показати зарплату і відпускні (див. рис. 1).

Рис. 1. Фрагмент Д1 за квітень 2025 року

Після нарахування лікарняних у травні за дні хвороби квітня 6 днів відпустки (з 15 по 20 квітня), які покрила хвороба, були зсунуті на період з 25 по 30 квітня 2025 року (див. рис. 2).

На рисунку зображені числа квітня з 7 по 30, в яких працівник перебував у відпустці і хворів.

Рис. 2. Перенесення 6 днів відпустки, яка збіглася з хворобою у квітні

Перерахунку відпускних не буде, оскільки початок продовженої відпустки і первинно наданої припадають на один місяць — квітень.

Також усі дні продовженої відпустки припали на квітень, як і до продовження відпустки. Таким чином, жодних коригувань відпустки у Д1 у травні не буде. У травневому Д1 роботодавець покаже зарплату травня та лікарняні, нараховані за квітень 2025 року.

Продовжена частина відпустки припала на інший місяць

Тут також лікарняні будуть нараховані працівнику тільки в травні 2025 року. У травні буде виданий наказ на продовження відпустки з 29 квітня по 4 травня (на 6 днів, які покрили лікарняні).

Сума відпускних при цьому залишиться такою самою. Адже середньоденна зарплата не зміниться. Проте зміниться період відпустки, за дні якої відпускні нараховані. На рис. 3 зображені числа місяців з 7 квітня по 4 травня, в межах яких у працівника була первинно надана відпустка (з 7 по 20 квітня), він хворів (з 15 по 28 квітня) і йому була продовжена відпустка на 6 днів збігу із хворобою (з 29 квітня по 4 травня).

Рис. 3. Перенесення 6 днів відпустки, яка збіглася з хворобою

У результаті відпускні вважаємо нарахованими за 10 днів квітня у сумі 8542,00 грн (854,20 х 10) та 4 дня травня — 3416,80 грн (854,20 х 4).

Додаток Д1 за квітень 2025 року буде заповнено так, як показано на рис. 1.

Переходимо до Д1 за травень 2025 року. У ньому покажемо окремо зарплату за травень, лікарняні за квітень. А також маємо відобразити суму відпускних за 4 дні відпустки, які після продовження припали на травень та, відповідно, прибрати їх з квітня. Адже ці дні відпустки первинно належали квітню. Сформуємо для цього два рядки:

— в одному рядку покажемо відпускні за 4 дні відпустки квітня у сумі 3416,80 грн із знаком «мінус»;

— у другому рядку покажемо відпускні за 4 дні травня у такій же сумі (3416,80 грн), але з позитивним значенням.

Як заповнити Д1 за травень у цій ситуації, показано на рис. 4.

Рис. 4. Фрагмент Д1 за травень 2025 року