Уведомление о приеме работников на работу: с 1 мая по новой форме

Суть проблемы

26.02.2025 КМУ своим постановлением от 21.02.2025 № 184 внес изменения в постановление № 413*, тем самым обновив форму Уведомления о приеме работника (домашнего работника) на работу / заключении гиг-контракта (далее — Уведомление).

* Постановление КМУ от 17.06.2015 № 413.

Правки оказались незначительными: форма этого документа была лишь дополнена графой 9 «Громадянство» для отражения информации о гражданстве вновь принятого работника. В такой новой графе следует указывать:

— «1» — если работник является гражданином Украины;

— «0» — если это иностранец или лицо без гражданства.

Заметьте, постановление № 184 вступило в силу 26.02.2025. А значит, именно с этой даты работодатели должны были использовать обновленную форму Уведомления. Однако на практике они продолжали пользоваться старой версией документа (и налоговики ее без проблем принимали).

Почему? Из-за отсутствия электронных форм Уведомления.

Напомним, что согласно постановлению № 413 работодатель обязан подавать Уведомление в ГНС:

— до начала работы работника;

— по утвержденной форме (приложение 1 к постановлению № 413);

— средствами электронной связи с использованием КЭП (!).

Исключение только одно — если у работодателя нет технической возможности подать Уведомление в электронной форме. В таком случае этот документ подается на бумаге вместе с его копией в электронной форме.

Если же во время военного положения работодатель вообще не может подать Уведомление (ни в электронном, ни в бумажном виде) по независящим от него обстоятельствам, то он должен документально подтвердить попытку совершить такие действия (письмо Гоструда от 28.03.2022 № 1340/4/4.1-зв-22). Например, информацию о неудачных попытках подать Уведомление и причинах невозможности это сделать зафиксировать в соответствующем акте.

Однако с 26.02.2025 до 01.05.2025 у работодателей не было возможности подавать в ГНС обновленную форму Уведомления не из-за войны или технических трудностей, а потому, что налоговые органы не успели подготовить ее электронный формат.

Только с 01.05.2025 ГНС реализовала техническую возможность подачи этой формы. Отныне для подачи Уведомлений работодатели должны использовать новые форматы этого документа:

— F3001005 — для физических лиц;

— J3001005 — для юридических лиц.

Вместе с тем возникает вопрос: не будет ли считать Гоструда нарушением использование старой формы Уведомления в период с 26.02.2025 по 01.05.2025?

Будут ли последствия

Недавно на сайте Центрально-Западного МУ Гоструда было опубликовано разъяснение, в котором его специалисты заявили: за подачу Уведомления по старой форме после 26.02.2025 предприятию может грозить штраф в размере 1 МЗП (в 2025 году — 8000 грн) на основании абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗоТ. Обосновывалось это тем, что с указанной даты старая форма этого документа уже не действует. А значит, подавать ее нельзя.

Однако позже (07.04.2025) это разъяснение было откорректировано. При этом в его новой версии (см. разъяснение от 01.04.2025) уже нет никакого упоминания о штрафах, а речь идет исключительно об обновлении формы Уведомления.

Как это понимать? Может ли все же Гоструда оштрафовать работодателя за подачу Уведомления по старой форме после 26.02.2025?

Конечно — нет, штраф за подачу Уведомления в старой форме в период, когда новой формы этого документа еще не было физически, применить невозможно. Ведь в таком случае работодатель действовал в пределах доступных технических возможностей и подавал Уведомление в ГНС вовремя. А значит, оснований считать такие его действия нарушением нет.

Но предупреждаем! Если работодатель вообще не подал Уведомление в ГНС (ни по старой, ни по новой форме), Гоструда может расценить это как допуск работника к работе без Уведомления.

В таком случае предприятию грозит не только финансовая ответственность по ст. 265 КЗоТ, но и админштраф для его должностных лиц в размере от 510 до 1700 грн (за повторное нарушение — от 1700 до 5100 грн) в соответствии с ч. 1 и 2 ст. 41 КУоАП*.

* Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 № 8073-X.