Повідомлення про прийняття працівників на роботу: з 1 травня за новою формою

Суть проблеми

26.02.2025 КМУ своєю постановою від 21.02.2025 № 184 вніс зміни в постанову № 413*, тим самим оновивши форму Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту (далі — Повідомлення).

* Постанова КМУ від 17.06.2015 № 413.

Правки виявились незначними: форму цього документа було лише доповнено графою 9 «Громадянство» для відображення інформації про громадянство новоприйнятого працівника. У такій новенькій графі слід зазначати:

— «1» — якщо працівник є громадянином України;

— «0» — якщо це іноземець або особа без громадянства.

Зауважте, постанова № 184 набула чинності 26.02.2025. А отже, саме з цієї дати роботодавці мали використовувати оновлену форму Повідомлення. Однак на практиці вони продовжували користуватися старою версією документа (і податківці її без проблем приймали).

Чому? Через відсутність електронних форм Повідомлення.

Нагадаємо, що згідно з постановою № 413 роботодавець зобов’язаний подавати Повідомлення до ДПС:

— до початку роботи працівника;

— за затвердженою формою (додаток 1 до постанови № 413);

— засобами електронного зв’язку з використанням КЕП (!).

Виняток лише один — якщо роботодавець не має технічної можливості подати Повідомлення в електронній формі. У такому разі цей документ подається на папері разом із його копією в електронній формі.

Якщо ж під час воєнного стану роботодавець взагалі не може подати Повідомлення (ані в електронному, ані в паперовому вигляді) із не залежних від нього обставин, то він повинен документально підтвердити намагання вчинити такі дії (лист Держпраці від 28.03.2022 № 1340/4/4.1-зв-22). Наприклад, інформацію про невдалі спроби подати Повідомлення та причини неможливості це зробити зафіксувати у відповідному акті.

Проте з 26.02.2025 до 01.05.2025 роботодавці не мали можливості подавати до ДПС оновлену форму Повідомлення не через війну чи технічні труднощі, а тому, що податкові органи не встигли підготувати її електронний формат.

Лише з 01.05.2025 ДПС реалізувала технічну можливість подання цієї форми. Відтепер для подання Повідомлень роботодавці мають використовувати нові формати цього документа:

— F3001005 — для фізичних осіб;

— J3001005 — для юридичних осіб.

Разом із тим виникає питання: чи не вважатиме Держпраці порушенням використання старої форми Повідомлення у період з 26.02.2025 по 01.05.2025?

Чи будуть наслідки

Нещодавно на сайті Центрально-Західного МУ Держпраці було опубліковано роз’яснення, в якому його фахівці заявили: за подання Повідомлення за старою формою після 26.02.2025 підприємству можу загрожувати штраф у розмірі 1 МЗП (у 2025 році — 8000 грн) на підставі абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП. Обґрунтовувалося це тим, що з вказаної дати стара форма цього документа вже не є чинною. А отже, подавати її не можна.

Однак пізніше (07.04.2025) це роз’яснення було відкориговано. При цьому в його новій версії (див. роз’яснення від 01.04.2025) вже немає жодної згадки про штрафи, а йдеться виключно про оновлення форми Повідомлення.

То як це розуміти? Чи може все ж таки Держпраці оштрафувати роботодавця за подання Повідомлення за старою формою після 26.02.2025?

Звісно — ні, штраф за подання Повідомлення за старою формою в період, коли нової форми цього документа ще не було фізично, застосувати неможливо. Адже в такому випадку роботодавець діяв у межах доступних технічних можливостей і подавав Повідомлення до ДПС вчасно. А отже, підстав вважати такі його дії порушенням немає.

Але попереджаємо! Якщо роботодавець взагалі не подав Повідомлення до ДПС (ані за старою, ані за новою формою), Держпраці може розцінити це як допуск працівника до роботи без Повідомлення.

У такому випадку підприємству загрожує не тільки фінансова відповідальність за ст. 265 КЗпП, а й адмінштраф для його посадових осіб у розмірі від 510 до 1700 грн (за повторне порушення — від 1700 до 5100 грн) відповідно до ч. 1 та 2 ст. 41 КУпАП*.

* Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 № 8073-X.