Начисление больничных только на основании документов
Право на оплату первых пяти дней временной нетрудоспособности, а также на получение пособия по временной нетрудоспособности работники имеют как по основному месту работы, так и по совместительству ( ч. 1 ст. 30 Закона № 1105). Но чтобы начислить больничные, бухгалтер должен убедиться в наличии документов, подтверждающих такое право.
Такими документами являются ( ст. 31 Закона № 1105):
— для основного работника — листок нетрудоспособности, выданный в порядке, установленном Инструкцией № 455;
— для работника-совместителя — копия листка нетрудоспособности, заверенная подписью руководителя и печатью по основному месту работы (кроме этого, потребуется также справка с основного места работы о начисленной заработной плате, как того требует п. 30 Порядка № 1266).
Обратите внимание! Если листок нетрудоспособности принес работник, который работает в учреждении как по основному месту работы, так и по совместительству (внутренний совместитель), то для него также необходимо отдельно собрать «пакет» документов для назначения пособия по временной нетрудоспособности на работе по внутреннему совместительству (см. письмо ФСС по ВПТ от 17.01.2017 г. № 5.2-28-65 // «Оплата труда», 2017, № 3, с. 6). То есть обязательно сделайте копию такого листка, заверьте ее подписью руководителя и печатью учреждения. И не забудьте сами себе выписать справку о начисленной зарплате по основному месту работы.
На основании оригинала больничного листа (копии — для работника-совместителя) комиссия (уполномоченный) по соцстрахованию примет решение о назначении (отказе в назначении) больничных. Причем в протоколе укажет сведения о назначении пособия отдельно по основному месту работы и отдельно по совместительству (внешнему или внутреннему).
Рассчитываем сумму больничных: основные правила
Здесь первым помощников бухгалтеру будет Порядок № 1266. На основе его норм производится расчет оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности и пособия по временной нетрудоспособности. Сумму больничных находим по формуле:
Б = ДВ х К,
где ДВ — дневная выплата, рассчитанная в зависимости от страхового стажа работника;
К — количество календарных дней, приходящихся на период нетрудоспособности.
В свою очередь, дневную выплату находим так:
ДВ = ЗПср х С : 100,
где ЗПср — размер среднедневной заработной платы;
С — процент оплаты листка нетрудоспособности, который устанавливается в зависимости от страхового стажа.
Количество календарных дней временной нетрудоспособности, которые подлежат оплате, берут из данных листка нетрудоспособности. Причем оплате будут подлежать календарные дни болезни, в том числе и приходящиеся на выходные, праздничные и нерабочие дни. Здесь проблем в подсчете не будет.
Поэтому остановимся более детально на расчете среднедневной зарплаты, от которой будет зависеть сумма больничного.
Среднедневная зарплата. Этот показатель исчисляют с помощью формулы:
ЗПср = ЗП : Крп,
где ЗПср — среднедневная зарплата;
ЗП — начисленная в расчетном периоде сумма заработной платы;
Крп — количество календарных дней в расчетном периоде.
Но не все так просто, как кажется на первый взгляд. Подводные камни этой формулы, которые нужно преодолеть, рассмотрим далее.
1. Расчетный период. Чтобы правильно рассчитать среднедневную зарплату, нужно определить расчетный период. Чему он равен? Ответ на этот вопрос — в табл. 1.
Таблица 1
Правила определения расчетного периода
| Стаж работы в учреждении | Правила определения расчетного периода (норма Порядка № 1266) | Пример |
| Более 12 календарных месяцев | 12 полных календарных месяцев работы (с 1-го до 1-го числа) у этого работодателя, предшествующих месяцу наступления страхового случая (п. 25) | Сотрудник работает с октября 2011 года. С 24 марта 2017 года он болеет. Расчетный период — с 1 марта 2016 года по 28 февраля 2017 года |
| Менее 12 календарных месяцев | Фактическое количество полностью отработанных календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу наступления страхового случая (п. 26) | Работница принята на работу с 3 октября 2016 года. С 13 марта 2017 года ей открыт больничный лист по уходу за заболевшим ребенком. Расчетный период — с 1 ноября 2016 года по 28 февраля 2017 года (октябрь 2016 года не попадает в расчетный период, поскольку работница принята на работу 3 числа, которое является первым рабочим днем согласно графику работы, но не первым календарным днем месяца*) |
| Менее 1 календарного месяца | Фактически отработанное время перед наступлением страхового случая (п. 27) | Работник принят на работу с 20 февраля 2017 года. С 13 марта он болеет. Расчетный период — с 20 февраля по 12 марта 2017 года |
| * См. также письмо ФСС по ВПТ от 31.05.2016 г. № 5.2-32-880 // «Оплата труда», 2016, № 24, с. 6. | ||
Важно! Месяцы расчетного периода, полностью не отработанные работником по уважительным причинам (с 1-го до 1-го числа), убираем из расчетного периода.
Исчерпывающий перечень таких причин приведен в п. 3 Порядка № 1266.
Это:
1) временная нетрудоспособность;
2) отпуск в связи с беременностью и родами;
3) отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста или шестилетнего возраста по медицинскому заключению;
4) отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный согласно закону.
Заменять при этом исключенные из расчетного периода месяцы новыми не нужно!
2. Количество календарных дней. После того как определили расчетный период, в том числе исключили полностью не отработанные работником по уважительным причинам месяцы (если такие есть), подсчитываем количество календарных дней в нем. При подсчете не учитываем дни, на которые приходится действие перечисленных выше уважительных причин.
Все остальные дни, не отработанные работником в расчетном периоде по каким-либо причинам (например, дни ежегодного отпуска), а также выходные, праздничные и нерабочие дни, приходящиеся на расчетный период, принимают участие в подсчете количества календарных дней расчетного периода.
3. Выплаты в расчетном периоде. В расчете средней зарплаты участвуют начисленные в расчетном периоде выплаты, которые вошли в базу взимания ЕСВ в составе заработной платы ( пп. 3 и 32 Порядка № 1266). Подсказка: их суммы указаны в графе 18 таблицы 6 Отчета по форме № Д4.
А вот больничные и пособие по беременности и родам не участвуют в расчете средней зарплаты, несмотря на то, что сведения о таких суммах указывают в Отчете по ЕСВ. Почему? Все просто: дни временной нетрудоспособности и отпуска в связи с беременностью и родами не участвуют в расчете больничных / пособия по беременности и родам. А значит, и выплатам, начисленным за такие дни, там не место.
Также выбрасываем из общей суммы зарплаты, начисленной в расчетном периоде, зарплатные выплаты, которые были начислены в месяцах, полностью не отработанных по уважительным причинам.
Кроме того, учтите: суммы отпускных включаются в расчет среднедневной зарплаты в той их части, в которой они приходятся на расчетный период. В случае, если в расчетном периоде были проведены корректировки отпускных, то суммы таких корректировок должны быть отнесены к тем периодам, за которые они начислены. Все остальные зарплатные корректировки включаются для расчета больничных в том месяце, в котором они проведены.
Важно! Если работник — внутренний совместитель, расчет больничных по основному месту работы и по месту работы по совместительству проводите отдельно, исходя из выплат, начисленных по каждому месту работы.
А как быть, если в расчетном периоде работник по уважительным причинам не отработал ни одного дня или болезнь наступила в первый рабочий день?
В этом случае среднедневную зарплату находим, разделив тарифную ставку (оклад) или ее часть, установленную работнику на день наступления болезни, на среднемесячное количество календарных дней (30,44).
Процент оплаты больничного. Дневная выплата, по которой оплачивают календарные дни болезни, определяется умножением среднедневной зарплаты на процент оплаты дней временной нетрудоспособности в зависимости от страхового стажа. Этот процент зависит от страхового стажа работника (см. табл. 2).
Таблица 2
Процент оплаты дней временной нетрудоспособности в зависимости от страхового стажа работника
| Страховой стаж | Процент средней зарплаты, % |
| До 3 лет | 50 |
| От 3 до 5 лет | 60 |
| От 5 до 8 лет | 70 |
| Свыше 8 лет | 100 |
| Льготные категории работников* независимо от страхового стажа | 100 |
| * Это лица, отнесенные к 1 — 3 категориям лиц, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, согласно ст. 14 Закона Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.91 г. № 796-XIІ; один из родителей или лицо, их заменяющее и ухаживающее за больным ребенком в возрасте до 14 лет, пострадавшим от Чернобыльской катастрофы; ветераны войны и лица, на которых распространяется действие Закона Украины «О статусе ветеранов войны, гарантиях их социальной защиты» от 22.10.93 г. № 3551-XII; лица, отнесенные к жертвам нацистских преследований согласно Закону Украины «О жертвах нацистских преследований» от 23.03.2000 г. № 1584-III; доноры, имеющие право на льготу на основании ст. 10 Закона Украины «О донорстве крови и ее компонентов» от 23.06.95 г. № 239/95-ВР. | |
Несколько слов скажем о страховом стаже. В настоящее время его исчисляют по данным персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — Госреестр), а за периоды до его введения — в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством, которое действовало ранее ( ч. 2 ст. 21 Закона № 1105). Формирует и ведет этот Реестр Пенсионный фонд Украины. Он же предоставляет работникам по их требованию информацию из Госреестра (в частности, данные о страховом стаже застрахованного лица) на бумажных носителях в виде форм ОК-5 и ОК-7, утвержденных постановлением правления ПФУ от 18.06.2014 г. № 10-1.
Отметим, что за период до 01.01.2011 г. страховой стаж определяют на основании записей в трудовой книжке работника. После 01.01.2011 г. страховой стаж зависит от размера уплаченных страховых взносов за работника. Поэтому для подтверждения страхового стажа с 01.01.2011 г. работодателю может понадобиться справка по форме ОК-5 или ОК-7, особенно если работник в этом периоде работал в другом учреждении.
А вот если страховой стаж по состоянию на 01.01.2011 г. составляет 8 лет и больше, то обращаться в ПФУ для получения информации о страховом стаже не нужно (см. также письмо ФСС по ВПТ от 04.02.2011 г. № 04-29-196 // «Оплата труда», 2011, № 9, с. 11).
Кстати, ПФУ в письме от 17.03.2017 г. № 8134/04-11 (см. с. 10 этого номера) порадовал застрахованных лиц. Если зарплата основных работников — не инвалидов за месяц была меньше минимальной, то такой месяц будет засчитан в страховой стаж как полный, поскольку ЕСВ был уплачен исходя из МЗП.
Рассчитываете сумму больничных? Учтите ограничения!
При расчете выплат в связи с временной нетрудоспособностью необходимо учитывать ограничения, установленные Законом № 1105. Все их условно можно разбить на общие и специальные. Рассмотрим эти ограничения.
Общее ограничение. Под прицелом застрахованные лица, страховой стаж которых на протяжении последних 12 месяцев перед наступлением страхового случая составляет 6 месяцев и более. Для них сумма больничных в расчете на месяц не должна превышать размер максимальной величины базы взимания ЕСВ, с которой уплачивался этот взнос.
Кроме того, среднедневная заработная плата не может превышать максимальную величину базы начисления ЕСВ в расчете на один календарный день.
Для большинства работников-бюджетников, учитывая уровень их зарплаты, общее ограничение будет выполняться автоматически, поэтому на нем подробно останавливаться не будем.
Специальное ограничение. Специальное ограничение предусмотрено для застрахованных лиц, страховой стаж которых на протяжении последних 12 месяцев составляет менее 6 месяцев. Например, это может быть в случае выхода работницы из отпуска для ухода за ребенком до 6 лет. Отметим, что такой отпуск не включается в страховой стаж, в отличие от отпуска для ухода за ребенком до 3 лет.
Сумма больничных для работников, не заработавших страховой стаж в 6 месяцев в течение последних 12 месяцев, не может быть выше размера минзарплаты, установленной законом в месяце наступления страхового случая, в расчете на месяц.
Чтобы соблюсти специальное ограничение, действуем так.
Шаг 1. Рассчитываем среднедневную зарплату исходя из фактически начисленной зарплаты в расчетном периоде и дневную выплату.
Шаг 2. Определяем среднедневную зарплату исходя из размера минимальной заработной платы, действовавшего в месяце наступления страхового случая. Для этого разделите сумму такой «минималки» на среднемесячное количество календарных дней (30,44).
Шаг 3. Сравниваем. Сумма дневной выплаты не превышает минимальную среднедневную зарплату? В этом случае в расчете больничных будет участвовать сумма дневной выплаты. Если дневная выплата выше «ограничителя», тогда для расчета больничных используем минимальную среднедневную зарплату.
Шаг 4. Исчисляем сумму больничных. Если работник болел часть месяца, рассчитываем ему больничные в обычном порядке.
А вот если работник был нетрудоспособен один календарный месяц (или более), сумму больничных, начисленных за такой полный месяц болезни, сравниваем с размером минимальной зарплаты, действовавшим в месяце наступления страхового случая. Если сумма больничных окажется выше, «обрезаем» ее до уровня минимальной зарплаты, действовавшей в месяце наступления страхового случая. За «рваные» (неполные) календарные месяцы болезни больничные начисляем и выплачиваем в фактическом размере.
Учтите: специальное ограничение по больничным применяется отдельно по основному месту работы и отдельно по совместительству (в том числе по внутреннему).
Мы рассмотрели основные правила расчета больничных. Их легко применить, когда работнику начислена заработная плата без «шероховатостей». Но, к сожалению, на практике не бывает одних идеальных ситуаций. Часто работнику проводят доначисления или сторнировку зарплаты, отпускных. В расчетном периоде может быть не отработан весь месяц по уважительной причине, но в нем были осуществлены какие-то начисления. К некоторым работникам при расчете больничных необходимо применить ограничения. При расчете больничных внутренним совместителям тоже надо «быть на чеку». Нюансов — море. Перечисленные выше мы рассмотрим более детально на числовых примерах в следующей статье.
Нормативные документы
Закон № 1105 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV.
Порядок № 1266 — Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 г. № 1266.
Инструкция № 455 — Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденная приказом Минздрава от 13.11.2001 г. № 455.
