Нарахування лікарняних тільки на підставі документів
Право на оплату перших 5 днів тимчасової непрацездатності, а також на отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності працівники мають як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом (ч. 1 ст. 30 Закону № 1105). Але, щоб нарахувати лікарняні, бухгалтер повинен переконатися в наявності документів, що підтверджують таке право.
Такими документами є (ст. 31 Закону № 1105):
— для основного працівника — листок непрацездатності, виданий у порядку, встановленому Інструкцією № 455;
— для працівника-сумісника — копія листка непрацездатності, завірена підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи (окрім цього, знадобиться також довідка з основного місця роботи про нараховану заробітну плату, як того вимагає п. 30 Порядку № 1266).
Зверніть увагу! Якщо листок непрацездатності приніс працівник, який працює в установі як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом (внутрішній сумісник), для нього також необхідно окремо зібрати «пакет» документів для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності на роботі за внутрішнім сумісництвом (див. лист ФСС з ТВП від 17.01.2017 р. № 5.2-28-65 // «Оплата праці», 2017, № 3, с. 6). Тобто обов’язково зробіть копію такого листка, завірте її підписом керівника і печаткою установи. І не забудьте самі собі виписати довідку про нараховану зарплату за основним місцем роботи.
На підставі оригіналу лікарняного листа (копії — для працівника-сумісника) комісія (уповноважений) із соцстрахування прийме рішення про призначення (відмову у призначенні) лікарняних. Причому у протоколі вкаже відомості про призначення допомоги окремо за основним місцем роботи й окремо за сумісництвом (зовнішнім або внутрішнім).
Розраховуємо суму лікарняних: основні правила
Тут першим помічником бухгалтерові буде Порядок № 1266. На підставі його норм здійснюється розрахунок оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності і допомоги по тимчасовій непрацездатності. Суму лікарняних знаходимо за формулою:
Л = ДВ х К,
де ДВ — денна виплата, розрахована залежно від страхового стажу працівника;
К — кількість календарних днів, що припадають на період непрацездатності.
У свою чергу, денну виплату знаходимо так:
ДВ = ЗПсер х С : 100,
де ЗПсер — розмір середньоденної заробітної плати;
С — відсоток оплати листка непрацездатності, який встановлюється залежно від страхового стажу.
Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які підлягають оплаті, беруть із даних листка непрацездатності. Причому оплаті підлягатимуть календарні дні хвороби, в тому числі ті, які припадають на вихідні, святкові та неробочі дні. Тут проблем у підрахунку не буде.
Тому зупинимося детальніше на розрахунку середньоденної зарплати, від якої залежатиме сума лікарняного.
Середньоденна зарплата. Цей показник обчислюють за допомогою формули:
ЗПсер = ЗП : Крп,
де ЗПсер — середньоденна зарплата;
ЗП — нарахована в розрахунковому періоді сума заробітної плати;
Крп — кількість календарних днів у розрахунковому періоді.
Але не все так просто, як здається на перший погляд. Підводне каміння цієї формули, яке потрібно подолати, розглянемо далі.
1. Розрахунковий період. Щоб правильно розрахувати середньоденну зарплату, потрібно визначити розрахунковий період. Чому він дорівнює? Відповідь на це запитання — у табл. 1.
Таблиця 1
Правила визначення розрахункового періоду
| Стаж роботи в установі | Правила визначення розрахункового періоду (норма Порядку № 1266) | Приклад |
| Більше 12 календарних місяців | 12 повних календарних місяців роботи (з 1-го до 1-го числа) у цього роботодавця, що передують місяцю настання страхового випадку (п. 25) | Працівник працює з жовтня 2011 року. З 24 березня 2017 року він хворіє. Розрахунковий період — з 1 березня 2016 року по 28 лютого 2017 року |
| Менше 12 календарних місяців | Фактична кількість повністю відпрацьованих календарних місяців (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю настання страхового випадку (п. 26) | Працівницю прийнято на роботу з 3 жовтня 2016 року. З 13 березня 2017 року їй відкрито лікарняний лист по догляду за хворою дитиною. Розрахунковий період — з 1 листопада 2016 року по 28 лютого 2017 року (жовтень 2016 року не потрапляє в розрахунковий період, оскільки працівницю прийнято на роботу 3 жовтня, яке є першим робочим днем згідно з графіком роботи, але не першим календарним днем місяця*) |
| Менше 1 календарного місяця | Фактично відпрацьований час перед настанням страхового випадку (п. 27) | Працівника прийнято на роботу з 20 лютого 2017 року. З 13 березня він хворіє. Розрахунковий період — з 20 лютого по 12 березня 2017 року |
| * Див. також лист ФСС з ТВП від 31.05.2016 р. № 5.2-32-880 // «Оплата праці», 2016, № 24, с. 6. | ||
Важливо! Місяці розрахункового періоду, повністю не відпрацьовані працівником з поважних причин (з 1-го до 1-го числа), прибираємо з розрахункового періоду.
Вичерпний перелік таких причин наведений у п. 3 Порядку № 1266.
Це:
1) тимчасова непрацездатність;
2) відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;
3) відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного або шестирічного віку за медичним висновком;
4) відпустка без збереження заробітної плати, надана згідно із законом.
Замінювати при цьому виключені з розрахункового періоду місяці новими не потрібно!
2. Кількість календарних днів. Після того як визначили розрахунковий період, у тому числі виключили повністю не відпрацьовані працівником з поважних причин місяці (якщо такі є), підраховуємо кількість календарних днів у ньому. При підрахунку не враховуємо дні, на які припадає дія перелічених вище поважних причин.
Усі інші дні, не відпрацьовані працівником у розрахунковому періоді з яких-небудь причин (наприклад, дні щорічної відпустки), а також вихідні, святкові та неробочі дні, що припадають на розрахунковий період, беруть участь у підрахунку кількості календарних днів розрахункового періоду.
3. Виплати в розрахунковому періоді. У розрахунку середньої зарплати беруть участь нараховані в розрахунковому періоді виплати, які увійшли до бази справляння ЄСВ у складі заробітної плати ( пп. 3 і 32 Порядку № 1266). Підказка: їх суми вказані в графі 18 таблиці 6 Звіту за формою № Д4.
А ось лікарняні і допомога по вагітності та пологах не беруть участі в розрахунку середньої зарплати, незважаючи на те що відомості про такі суми вказують у Звіті за ЄСВ. Чому? Усе просто: дні тимчасової непрацездатності і відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами не беруть участі в розрахунку лікарняних / допомоги по вагітності та пологах. Тобто і виплатам, нарахованим за такі дні, там не місце.
Також викидаємо із загальної суми зарплати, нарахованої в розрахунковому періоді, зарплатні виплати, які були нараховані в місяцях, повністю не відпрацьованих з поважних причин.
Крім того, врахуйте: суми відпускних включаються в розрахунок середньоденної зарплати в тій їх частині, у якій вони припадають на розрахунковий період. У разі, якщо в розрахунковому періоді було проведено коригування відпускних, суми таких коригувань мають бути віднесені до тих періодів, за які вони нараховані. Усі інші зарплатні коригування включаються для розрахунку лікарняних у тому місяці, у якому вони проведені.
Важливо! Якщо працівник — внутрішній сумісник, розрахунок лікарняних за основним місцем роботи і за місцем роботи за сумісництвом проводьте окремо виходячи з виплат, нарахованих за кожним місцем роботи.
А як бути, якщо в розрахунковому періоді працівник з поважних причин не відпрацював жодного дня або хвороба настала в перший робочий день?
У цьому випадку середньоденну зарплату знаходимо, розділивши тарифну ставку (оклад) або її частину, установлену працівникові на день настання хвороби, на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).
Відсоток оплати лікарняного. Денна виплата, за якою оплачують календарні дні хвороби, визначається множенням середньоденної зарплати на відсоток оплати днів тимчасової непрацездатності залежно від страхового стажу. Цей відсоток залежить від страхового стажу працівника (див. табл. 2).
Таблиця 2
Відсоток оплати днів тимчасової непрацездатності залежно від страхового стажу працівника
| Страховий стаж | Відсоток середньої зарплати, % |
| До 3 років | 50 |
| Від 3 до 5 років | 60 |
| Від 5 до 8 років | 70 |
| Понад 8 років | 100 |
| Пільгові категорії працівників* незалежно від страхового стажу | 100 |
| * Це особи, віднесені до 1 — 3 категорій осіб, постраждалих унаслідок Чорнобильської катастрофи, згідно зі ст. 14 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.91 р. № 796-XIІ; один із батьків або особа, яка їх замінює і доглядає за хворою дитиною віком до 14 років, постраждалою від Чорнобильської катастрофи; ветерани війни й особи, на яких поширюється дія Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.93 р. № 3551-XII; особи, віднесені до жертв нацистських переслідувань згідно із Законом України «Про жертви нацистських переслідувань» від 23.03.2000 р. № 1584-III; донори, які мають право на пільгу на підставі ст. 10 Закону України «Про донорство крові та її компонентів» від 23.06.95 р. № 239/95-ВР. | |
Декілька слів скажемо про страховий стаж. Нині його обчислюють за даними персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Держреєстр), а за періоди до його введення — у порядку і на умовах, передбачених законодавством, яке було чинним раніше (ч. 2 ст. 21 Закону № 1105). Формує і веде цей Реєстр Пенсійний фонд України. Він же надає працівникам на їх вимогу інформацію з Держреєстру (зокрема, дані про страховий стаж застрахованої особи) на паперових носіях у вигляді форм ОК-5 або ОК-7, затверджених постановою правління ПФУ від 18.06.2014 р. № 10-1.
Зазначимо, що за період до 01.01.2011 р. страховий стаж визначають на підставі записів у трудовій книжці працівника. Після 01.01.2011 р. страховий стаж залежить від розміру сплачених страхових внесків за працівника. Тому для підтвердження страхового стажу з 01.01.2011 р. роботодавцеві може знадобитися довідка за формою ОК-5 або ОК-7, особливо якщо працівник у цьому періоді працював в іншій установі.
А ось якщо страховий стаж станом на 01.01.2011 р. складає 8 років і більше, то звертатися в ПФУ для отримання інформації про страховий стаж не потрібно (див. також лист ФСС з ТВП від 04.02.2011 р. № 04-29-196 // «Оплата праці», 2011, № 9, с. 11).
До речі, ПФУ у листі від 17.03.2017 р. № 8134/04-11 (див. с. 10 цього номера) порадував застрахованих осіб. Якщо зарплата основних працівників — не інвалідів за місяць була менше мінімальної, то такий місяць буде зараховано до страхового стажу як повний, оскільки був сплачений ЄСВ виходячи з МЗП.
Розраховуєте суму лікарняних? Урахуйте обмеження!
При розрахунку виплат у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю необхідно враховувати обмеження, встановлені Законом № 1105. Усі їх умовно можна розділити на загальні і спеціальні. Розглянемо ці обмеження.
Загальне обмеження. Під прицілом — застраховані особи, страховий стаж яких упродовж останніх 12 місяців перед настанням страхового випадку складає 6 місяців і більше. Для них сума лікарняних з розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної величини бази стягнення ЄСВ, з якої сплачувався цей внесок.
Крім того, середньоденна заробітна плата не може перевищувати максимальної величини бази нарахування ЄСВ із розрахунку на один календарний день.
Для більшості працівників-бюджетників, враховуючи рівень їх зарплати, загальне обмеження виконуватиметься автоматично, тому на ньому детально зупинятися не будемо.
Спеціальне обмеження. Спеціальне обмеження передбачене для застрахованих осіб, страховий стаж яких упродовж останніх 12 місяців складає менше 6 місяців. Наприклад, це може бути в разі виходу працівниці з відпустки для догляду за дитиною до 6 років. Відзначимо, що така відпустка не включається у страховий стаж, на відміну від відпустки для догляду за дитиною до 3 років.
Сума лікарняних для працівників, які не заробили страховий стаж у 6 місяців упродовж останніх 12 місяців, не може бути вищою за розмір мінзарплати, установлений законом у місяці настання страхового випадку, з розрахунку на місяць.
Щоб дотриматися спеціального обмеження, діємо так.
Крок 1. Розраховуємо середньоденну зарплату виходячи з фактично нарахованої зарплати в розрахунковому періоді і денної виплати.
Крок 2. Визначаємо середньоденну зарплату виходячи з розміру мінімальної заробітної плати, що діяв у місяці настання страхового випадку. Для цього розділіть суму такої «мінімалки» на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).
Крок 3. Порівнюємо. Сума денної виплати не перевищує мінімальної середньоденної зарплати? У цьому випадку в розрахунку лікарняних братиме участь сума денної виплати. Якщо денна виплата вища «обмежувача», тоді для розрахунку лікарняних використовуємо мінімальну середньоденну зарплату.
Крок 4. Обчислюємо суму лікарняних. Якщо працівник хворів частину місяця, розраховуємо йому лікарняні у звичайному порядку.
А ось якщо працівник був непрацездатний один календарний місяць (чи більше), суму лікарняних, нарахованих за такий повний місяць хвороби, порівнюємо з розміром мінімальної зарплати, що діяв у місяці настання страхового випадку. Якщо сума лікарняних виявиться вищою, «обрізаємо» її до рівня мінімальної зарплати, що діяла в місяці настання страхового випадку. За «рвані» (неповні) календарні місяці хвороби лікарняні нараховуємо і виплачуємо у фактичному розмірі.
Урахуйте: спеціальне обмеження за лікарняними застосовується окремо за основним місцем роботи і окремо за сумісництвом (у тому числі за внутрішнім).
Ми розглянули основні правила розрахунку лікарняних. Їх легко застосувати, коли працівнику нараховано заробітну плату без нюансів. Але, на жаль, на практиці не буває лише ідеальних ситуацій. Часто працівникові проводять донарахування або сторнування зарплати, відпускних. У розрахунковому періоді може бути невідпрацьованим увесь місяць з поважної причини, але в ньому були здійснені якісь нарахування. До деяких працівників при розрахунку лікарняних необхідно застосувати обмеження. При розрахунку лікарняних внутрішнім сумісникам теж потрібно «бути на чеку». Нюансів — безліч. Але перелічені вище ми розглянемо детальніше на числових прикладах у наступній статті.
Нормативні документи
Закон № 1105 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV.
Порядок № 1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266.
Інструкція № 455 — Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом МОЗ від 13.11.2001 р. № 455.
