...оплату дней отпуска и компенсацию за дни неиспользованного отпуска п.п. 2.2.12 Инструкции № 5 относит к фонду дополнительной заработной платы. Поэтому в Таблице 1 Отчета по форме № Д4 их суммы должны оказаться в строке 1.1 в общей сумме заработной платы, начисленной работникам. Здесь все понятно. А вот с Таблицей 6 не все так просто.
Отпускные: отражаем, когда начисляем
На практике предприятия используют два варианта начисления отпускных:
1) всю сумму отпускных начисляют в том месяце, в котором их выплачивают работнику;
2) отпускные начисляют частями — отдельно по каждому месяцу, на который приходится отпуск.
Оба эти варианта имеют право на жизнь. Хотя нам больше нравится второй вариант. Почему? Он согласован с положениями п.п. 1.6.1 Инструкции № 5 (ср. ). В нем сказано, что суммы начислений за время отпусков, в отличие от порядка их фактической выплаты, распределяются пропорционально времени, приходящемуся на дни отпуска в соответствующем месяце.
Избранный вами вариант начисления отпускных влияет на порядок отражения их сумм в Отчете по форме № Д4
Как именно? Это мы с вами разберем на примерах. Здесь же отметим следующее.
Отпускные в Таблице 6 указываем в отдельной строке с кодом типа начислений «10» в графе 10.
Если работнику в отчетном месяце, кроме отпускных, начисляем еще и зарплату, графу 15 заполняем по строке с зарплатой.
Пример 1. Работник Маевский Арсений Степанович (налоговый номер — 2456789845) с 21 июня по 15 июля 2016 года находится в ежегодном отпуске. Сумма заработной платы за фактически отработанные дни июня 2016 года — 2730,00 грн. (ЕСВ — 600,60 грн.). Сумма отпускных за период ежегодного отпуска составляет 3388,32 грн., в том числе за 9 календарных дней июня — 1270,62 грн. (ЕСВ — 279,54 грн.), за 15 календарных дней июля — 2117,70 грн. (ЕСВ — 465,89 грн.). Сумма заработной платы за фактически отработанные дни июля 2016 года — 2000,00 грн. (ЕСВ — 440,00 грн.). Для работника предприятие является основным местом работы.
Вариант 1. Всю сумму отпускных за июнь и июль предприятие начисляет в июне. В этом случае данные по выплатам работнику следует отразить в таблицах 6 отчетов по форме № Д4 за июнь и июль 2016 года так, как показано на рис. 1.
Рис. 1. Фрагменты Таблицы 6 Отчета по форме № Д4 (вариант 1)
Важно! Если вы начисляете отпускные наперед (первый вариант), может оказаться, что в следующем месяце у работника не будет начисленного дохода (отсутствуют данные для заполнения граф 17 и 18 Таблицы 6). Однако отдельная строка в Таблице 6, сформированной за такой месяц, на этого работника все равно должна быть заполнена. При этом в графе 15 проставьте количество календарных дней нахождения работника в трудовых отношениях с предприятием.
Вариант 2. Предприятие начисляет отпускные отдельно за каждый месяц, на который приходится отпуск. В этом случае данные по выплатам работнику следует отразить в таблицах 6 отчетов по форме № Д4 за июнь и июль 2016 года так, как показано на рис. 2.
Рис. 2. Фрагменты Таблицы 6 Отчета по форме № Д4 (вариант 2)
Компенсация за неиспользованные дни отпуска
Здесь все просто. Компенсацию за неиспользованные дни ежегодного отпуска и отпуска на детей в Таблице 6 Отчета по форме № Д4 отражаем в общей сумме заработной платы. Отдельно ее выделять не нужно.
Пример 2. Работница Лисовая Анна Петровна (налоговый номер — 2585458689) уволилась с основного места работы 30 июня 2016 года. В день увольнения ей начислили и выплатили зарплату за фактически отработанное время — 4000,00 грн. и компенсацию за неиспользованные дни ежегодного отпуска — 1344,50 грн. Сумма ЕСВ, начисленного на общую сумму дохода, — 1175,79 грн.
Таблицу 6 формы № Д4 на эту работницу предприятие заполнит так, как показано на рис. 3.
Рис. 3. Фрагмент Таблицы 6 Отчета по форме № Д4 (компенсация)
выводы
- Применяемый на предприятии вариант начисления отпускных (месяц в месяц либо в месяце выплаты) влияет на порядок отражения их сумм в Отчете по форме № Д4.
- Отпускные в Таблице 6 следует указывать в отдельной строке с кодом типа начислений «10» в графе 10.
- Компенсацию за неиспользованные дни отпусков в Таблице 6 Отчета по форме № Д4 отражаем в общей сумме заработной платы. Отдельно ее выделять не нужно.
