Нюанси отримання благодійної допомоги

Благодійна допомога в умовах жорсткої економії бюджетних коштів може стати справжнім порятунком для бюджетних установ. Здавалося б, отримала установа допомогу від благодійника і все чудово — можна використовувати її на власні потреби. Але не все так просто. Які саме труднощі можуть виникнути при отриманні благодійної допомоги та як їх оминути? Давайте розбиратися.

Насамперед поговоримо про можливе обмеження доступу бюджетної установи до власних грошових надходжень (у тому числі й до благодійної допомоги). Це зумовлено особливостями казначейського обслуговування. І щоб розібратися в механізмі дії останнього, варто почати із самого початку.

Нагадаємо, що благодійні внески, гранти та подарунки від юридичних і фізичних осіб на цільові заходи входять до складу доходів спеціального фонду бюджету (підгрупа 1 другої групи власних надходжень бюджетних установ). Це прописано в ч. 4 ст. 13 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI (далі — БКУ). Згідно зі ст. 43 цього Кодексу при виконанні державного та місцевих бюджетів здійснюється казначейське обслуговування бюджетних коштів, яке, серед іншого, передбачає розрахунково-касове обслуговування розпорядників та одержувачів бюджетних коштів відповідно до законодавства. Казначейське обслуговування здійснюється на основі ведення єдиного казначейського рахунка, відкритого в НБУ (ч. 1 ст. 43 БКУ).

Варто згадати, що договірні зобов’язання банківського обслуговування рахунків регулюють норми гл. 72 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. № 435-IV (далі — ЦКУ). Так, згідно зі ст. 1066 ЦКУ банк гарантує право клієнта безперешкодно розпоряджатися грошовими коштами на його рахунку, одночасно зберігаючи за собою право використовувати ці кошти. Крім того, банк зобов’язаний видати або перерахувати з рахунка грошові кошти в день надходження до банку відповідного розрахункового документа,якщо інший строк не передбачено договором банківського рахунка або законом (ст. 1068 ЦКУ). Обмеження прав клієнта щодо розпорядження грошовими коштами на його рахунку не допускається. Винятком є випадки, обумовлені рішеннями суду, а також призупинення фінансових операцій внаслідок легалізації доходів, отриманих злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму (ст. 1074 ЦКУ).

Однак усе це стосується насамперед банківського обслуговування рахунків, тоді як взаємовідносини між органами Держказначейської служби та розпорядниками й одержувачами бюджетних коштів регламентує Порядок відкриття та закриття рахунків у національній валюті в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом Мінфіну від 22.06.2012 р. № 758 (далі — Порядок № 758). Згідно з п. 1.8 цього Порядку органи Держказначейської служби надають клієнтам послуги на підставі договору на розрахунково-касове обслуговування (далі — Договір), зразок якого наведено в додатку 1 до Порядку № 758.

Детальніше розглянувши права та обов’язки сторін, передбачені Договором, бачимо таке. Клієнт може розпоряджатися грошовими коштами, які знаходяться на його рахунках, у межах кошторисів. Також клієнт має право контролювати своєчасність зарахування коштів на свої рахунки та їх перерахування (пп. 2.2.1, 2.2.4 Договору). У свою чергу, орган Держказначейської служби зобов’язується своєчасно здійснювати операції за дорученнями клієнта (п.п. 2.3.2 Договору). Варто підкреслити, що будь-які доповнення або зміни в цьому Договорі не повинні обмежувати права клієнта та/або обов’язки Держказначейської служби. Умови, які суперечать чинному законодавству, є недійсними.

Водночас Держказначейській службі надано право за погодженням із Мінфіном залучати на поворотній основі кошти єдиного казначейського рахунка. Ці кошти спрямовують для покриття тимчасових касових розривів місцевих бюджетів і ПФУ, пов’язаних із забезпеченням захищених видатків загального фонду. Таку можливість передбачено ч. 4 ст. 43 БКУ. Нагадаємо також, що до захищених видатків бюджету відповідно до ст. 55 БКУ належать видатки на виплату зарплати, нарахування на обов’язкове соціальне страхування, придбання медикаментів і продуктів харчування, оплату комунальних послуг тощо. А от, наприклад, видатки на оренду необоротних активів не є захищеною статтею видатків бюджету.

Механізм покриття тимчасових касових розривів місцевих бюджетів, пов’язаних із забезпеченням здійснення захищених видатків загального фонду, визначено Порядком покриття тимчасових касових розривів місцевих бюджетів, затвердженим постановою КМУ від 29.12.2010 р. № 1204. Покривають тимчасові касові розриви шляхом надання безпроцентних позик на договірній основі. Строк погашення позики не може перевищувати 60 днів із дня ліквідації касового розриву з можливим його продовженням на договірній основі. Причому остаточний строк повернення — 1 грудня поточного року, а в разі продовження Міністром фінансів він може бути і 31 грудня (п. 11 зазначеного вище Порядку).

Таким чином, наведена вище нормативна база фактично обмежує право бюджетних установ використовувати власні кошти спецфонду. Це, у свою чергу, ускладнює виконання основних функцій бюджетної установи і збільшує обсяг її роботи з переоформлення документів (договорів, накладних, актів виконаних робіт, юридичних та фінансових зобов’язань, платіжних доручень).

Але навіть якщо ваша установа нарешті отримала доступ до грошових коштів, одержаних як благодійна допомога, не спішіть радіти. Є ще одна складність на шляху до освоєння благодійних коштів — необхідність проводити закупівлі з використанням процедури конкурсних торгів відповідно до Закону України «Про здійснення державних закупівель» від 10.04.2014 р. № 1197-VII (далі — Закон № 1197). Ця вимога діє для закупівлі товарів (послуг) вартістю 100 тис. грн. і вище, а робіт — 1 млн грн. (без урахування ПДВ). На практиці це часто призводить до обмеження свободи вибору контрагента, збільшення строку постачання та трудомісткості оформлення правочину.

Утім, нема лиха без добра. Усі ці перешкоди можна здолати. Але як? Перший і найпростіший спосіб — це висловити благодійнику своє побажання щодо форми допомоги, яка надається. Було б краще, якби така допомога надходила не у грошовій, а в натуральній формі (основні засоби, запаси, послуги, роботи). Адже частенько потенційний благодійник завчасно цікавиться, чого саме потребує ваша організація або установа. У такому разі турбуватися про підбір постачальника або підрядника (при виконанні робіт), укладати договори постачання (підряду), здійснювати власне постачання товарів (послуг, робіт), проводити оплату за них буде благодійник. Вам залишається тільки правильно відобразити в обліку оприбутковування переданої благодійником допомоги.

Однак у реальному житті часто благодійні кошти акумулюються від великої кількості благодійників — фізичних осіб для покриття витрат на велику кількість цілей у межах благодійної програми допомоги бюджетній установі, до якої вона вимушена вдаватися через недостатність бюджетних асигнувань за загальним фондом. Таке складне завдання ставить на порядок денний питання створення благодійного фонду, який за визначенням є суб’єктом приватного права. Із цього випливають такі переваги. Благодійний фонд де-юре відповідно до ЦКУ і де-факто має вільний доступ до грошових коштів, зарахованих на його рахунок у банку. Діяльність благодійного фонду не регламентується Законом № 1197, тому проводити закупівлі товарів, послуг (робіт) буде значно простіше. І нарешті, благодійний фонд як спеціалізована організація має можливість приділити достатню увагу складанню програми використання благодійної допомоги, збиранню пожертв та їх цільовому й ефективному витрачанню.

Тобто благодійна організація може за рахунок благодійних пожертв, що надійшли, здійснити оплату робіт (послуг) та/або товарів на користь одержувача благодійної допомоги (бенефіціара), уникнувши описаних на початку труднощів, з подальшим переданням матеріальних цінностей на баланс бюджетної установи.

Зауважимо, що засади створення та функціонування благодійного фонду визначені Законом України «Про благодійну діяльність та благодійні організації» від 05.07.2012 р. № 5073-VI (далі — Закон № 5073). Метою благодійної діяльності є надання допомоги бенефіціарам для належного здійснення їх функцій на користь суспільства. Метою благодійної організації не може бути отримання і розподіл прибутку серед засновників, членів органів управління, інших пов’язаних із ними осіб, а також серед працівників таких організацій.

Причому засновниками благодійних організацій не можуть бути органи державної влади, органи місцевого самоврядування, а також інші юридичні особи публічного права (ч. 1 ст. 12 Закону № 5073). А до останніх згідно з пп. 3.4.4, 3.4.5 Класифікації організаційно-правових форм господарювання ДК 002:2004, затвердженої наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28.05.2004 р. № 97, належать державні та комунальні організації, установи та заклади. Тобто бюджетна установа заснувати такий фонд не може. Звідси висновок — необхідно підшукати такий благодійний фонд, який узяв би шефство над вашим закладом.

До речі, благодійний фонд може бути створений одним засновником, у тому числі однією фізичною особою. Це може бути, наприклад, представник адміністрації навчального закладу або член батьківського комітету або шанована громадою особа. Учасниками фонду, крім засновників, можуть бути особи, які вступили до їх складу в порядку, встановленому статутом благодійного фонду. Учасники не зобов’язані передавати фонду будь-які активи для ведення діяльності.

Державну реєстрацію благодійної організації, так само як і припинення її діяльності, проводить державний реєстратор за її місцезнаходженням відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців» від 15.05.2003 р. № 755-IV.

Вищим органом управління благодійного фонду є загальні збори учасників, а постійно діючим органом управління (для фондів з кількістю учасників не більше десяти) — виконавчий орган.

Загальні збори учасників можуть вирішувати будь-які питання, але до їх виключної компетенції належать: унесення змін до статуту; призначення та припинення повноважень членів виконавчого органу; затвердження благодійних програм і контроль над використанням активів; рішення про реорганізацію. Якщо благодійний фонд має одного учасника, рішення, які повинні прийматися загальними зборами, приймаються цим учасником одноосібно й оформляються ним письмово у формі рішення.

Членами виконавчого органу можуть бути одна або декілька фізичних осіб, які мають повну дієздатність. Розмір адміністративних витрат благодійної організації не може перевищувати 20 % доходу цієї організації в поточному році.

Закон № 5073 порівняно з чинним раніше аналогічним законом істотно розширив види (форми) благодійної діяльності, серед яких звертаємо вашу увагу на публічний збір благодійних пожертв.

Особи, які здійснюють такий збір на користь благодійного фонду від власного імені, діють на підставі контракту (договору) про благодійну діяльність із благодійною організацією. Контракт (договір) повинен визначати цілі, місце та строк збору кош­тів або іншого майна, порядок їх використання, порядок загального доступу до фінансових звітів благодійної організації та відповідальність сторін у разі порушення контракту (договору) або порядку використання пожертв.

Особи, які здійснюють публічний збір благодійних пожертв від імені благодійного фонду, діють на підставі нотаріально посвідченої довіреності керівника, яка містить стислу інформацію з попереднього абзацу.

Особи, які перебувають на державній або іншій публічній службі, та особи, які діють від їх імені, не мають права здійснювати публічний збір благодійних пожертв.

Благодійна діяльність підлягає держконтролю органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування в межах їх повноважень, визначених законом. Водночас органи Держфінінспекції не мають права здійснювати контроль використання грошей благодійної організації зважаючи на ст. 2 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового конт­ролю в Україні» від 26.01.93 р. № 2939-XII, отже, неможливе навіть часткове вилучення благодійних коштів до бюджету.

Використання активів (доходів) благодійного фонду з порушенням законодавства протягом 12 місяців і більше є підставою для припинення благодійної організації за судовим позовом державного реєстратора (ч. 2 ст. 27 Закону № 5073). До того ж інформація про структуру і розмір доходів та витрат благодійного фонду, а також умови використання активів згідно з ч. 3 ст. 17 Закону № 5073 не є конфіденційною або комерційною таємницею. Це, у свою чергу, створює передумови для цивільного контролю благодійної діяльності.

Благодійну допомогу, отриману бюджетною установою в натуральній формі, насамперед потрібно правильно оформити — відобразити в бухгалтерському обліку, в кошторисі установи, у фінансовій та бюджетній звітності.

Про те, які первинні документи необхідно скласти при оприбуткуванні благодійної допомоги в натуральній формі, на сторінках газети «Бюджетна бухгалтерія» розповідалося неодноразово. Детальніше про це можна прочитати в попередніх номерах видання (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 32; 2014, № 8, 16, 28). Нагадаємо тільки, що бухгалтерський облік надходження, переміщення та вибуття благодійної допомоги ведуть окремо від матеріальних цінностей, придбаних за рахунок інших джерел.

Для спрощення документообігу радимо в ме­жах затвердженої благодійної програми укладати тристоронні договори купівлі-продажу. У таких договорах боржником буде постачальник товарів (виконавець), а кредитором (замовником) — благодійний фонд як платник і бюджетна установа як одержувач товарів. Нагадаємо, що укладення багатосторонніх договорів передбачено ч. 2 ст. 202 ЦКУ, а наявність на стороні кредитора декількох осіб одночасно — ч. 2 ст. 510 цього Кодексу. Укладення тристоронніх договорів значно скоротить документообіг щодо оприбутковування благодійної допомоги в натуральній формі. Документом-підставою для оприбутковування такої допомоги буде накладна постачальника, виписана безпосередньо на бюджетну установу. Тоді бюджетна установа може не складати Акт приймання-передачі основ­них засобів за типовою формою № ОЗ-1 (бюджет), не потрібні довіреність благодійному фонду і накладна від нього.

А от для проведення різних ремонтних, монтажних робіт, надання усіляких послуг краще укладати прямі договори між благодійним фондом (замовником) і підрядником (виконавцем).

Також візьміть до уваги, що поточні видатки не збільшують вартість активів, а відносяться на фактичні видатки. Це справедливо як для поточного, так і для капітального ремонту необоротних активів. Тільки реконструкція та модернізація основних засобів призводить до збільшення їх первісної вартості, що відображається на балансі установи. Про це йдеться в п. 1.8 Положення з бухгалтерському обліку необоротних активів бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611.

Видатки на капітальний ремонт об’єктів хоча і не змінюють їх вартості, але позначаються на їх експлуатаційних характеристиках (якісному стані), тому мають бути зазначені в інвентарній картці обліку основних засобів за типовою формою № ОЗ-6 (бюджет). Остання затверджена спільним наказом Головного управління Держказначейства і Держкомстату від 02.12.97 р. № 125/70. Крім того, проведення видатків на капітальний ремонт доречно відобразити в пояснювальній записці до річного звіту.

Не забудьте і про внесення змін до кошторису за спеціальним фондом бюджетної установи. Такі зміни протягом бюджетного періоду вносять на підставі довідки Держказначейської служби про підтвердження надходжень на спеціальні реєстраційні рахунки і довідки про зміни до кошторису. Цю вимогу зафіксовано в п. 49 Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228.

Майте на увазі, що в разі, коли благодійна допомога надходить у натуральній формі (як товари, роботи або послуги), документом-підставою, першим у ланцюжку для складання зазначеної вище довідки Держказначейської служби про підтвердження надходжень на спеціальні реєстраційні рахунки (а отже, і для довідки про зміни до кошторису), є Довідка про надходження в натуральній формі. Цю довідку складає бюджетна установа і реєструє орган Держказначейської служби згідно з п. 12.7 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Мінфіну від 23.08.2012 р. № 938. Форму такої довідки наведено в додатку 22 до цього Порядку. Довідка має бути оформлена установою не пізніше останнього робочого дня місяця. Але пам’ятайте, що реєстрація змін до кошторису спеціального фонду проходить за участю головного розпорядника бюджетних коштів і Держказначейській службі відведено на це три дні з моменту подання комплекту документів. Тому краще заздалегідь підготуватися до надходження благодійної допомоги, щоб вона була відображена в обліку та звітності в одному періоді.

І щоб остаточно розставити всі крапки над «і», розглянемо декілька умовних прикладів відображення благодійної допомоги в натуральній формі в бухгалтерському обліку.

Приклад 1. Благодійник передав до шкільної їдальні холодильник вартістю 4200 грн. Холодильник було оприбутковано на баланс навчального закладу на підставі накладної постачальника, виписаної на одержувача — бюджетну установу згідно з тристороннім договором постачання. На холодильник бухгалтерією заведена інвентарна картка обліку основних засобів за типовою формою № ОЗ-6 (бюджет).

У бухгалтерському обліку ці операції відображаються так:

Приклад 2. Дошкільний навчальний заклад отримав як благодійну допомогу фарбу — емаль для внутрішніх і зовнішніх робіт у кількості 20 банок по 2,8 кг кожна. Загальна вартість фарби становить 1600 грн. (20 банок х 80 грн.). Фарба була оприбуткована на підставі накладної постачальника, виписаної на одержувача — бюджетну установу згідно з тристороннім договором постачання. Використана під час поточного ремонту фарба була списана на підставі акта списання за формою № З-2 (бюджет).

У бухгалтерському обліку ці операції відображаються так:

Приклад 3. Благодійний фонд у межах програми надання допомоги профтехучилищу сплатив оренду виробничого приміщення для проведення навчальних занять у сумі 3000 грн.

У бухгалтерському обліку ці операції відображаються так:

І наостанок кілька слів про звітність. Зобов’язання складати і подавати Звіт про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень (форма № 4-2д, № 4-2м) ніхто не відміняв. Цю вимогу передбачено п.п. 3.5.2 Порядку складання фінансової та бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затвердженого постановою КМУ від 24.01.2012 р. № 44. Тобто якщо ви отримали благодійну допомогу, цей факт слід відобразити у зазначеному звіті. Нагадаємо, що зробити це можна тільки після оформлення довідки про надходження в натуральній формі та внесення змін до кошторису. Звіт потрібно подати до органу Держказначейської служби не пізніше 15-го числа місяця, наступного за звітним кварталом. Якщо ж ви звітуєте за рік, то граничний строк подання звіту — 22 січня року, наступного за звітним.