У таких ситуаціях потрібно врахувати один важливий момент — на одній штатній посаді не може бути одночасно двох працівників. Тому прийняти на роботу нового працівника в той час, коли завгосп ще не звільнений (не переведений зі своєї посади), не можна. Такі дії тлумачаться як порушення штатної дисципліни.
Однак ця ситуація цілком може бути вирішена. Тож подивимося, як потрібно правильно діяти. Оскільки ці особи є не звичайними працівниками установи, а матеріально відповідальними особами, то при їх прийманні/звільненні діють особливі правила.
Матеріально відповідальна особа — це працівник, якому довірені за характером виконуваних ним трудових обов’язків підзвітні цінності та на якого на підставі спеціальних постанов або укладеного договору покладено повну матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну з його вини. В обов’язковому порядку повну матеріальну відповідальність несуть працівники, з якими в установленому порядку укладений договір про повну матеріальну відповідальність.
Посади працівників, з якими можуть бути укладені договори про повну матеріальну відповідальність, визначені Переліком посад і робіт, які заміщаються або виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для зберігання, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування у процесі виробництва, затвердженим постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 28.12.77 р. № 447/24.
У цьому Переліку передбачена посада завідувача господарства. Це означає, що з таким працівником обов’язково укладають договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за формою, затвердженою зазначеною постановою.
Ураховуючи цей факт, завгосп повинен передати ТМЦ, за які він несе відповідальність, іншому працівнику установи (як правило, у межах однієї категорії посад), який також є матеріально відповідальною особою, або на крайній випадок — керівнику установи. Для цього складають акт приймання-передачі ТМЦ від особи, що звільняється, до іншого працівника, з яким також має бути укладений договір про повну матеріальну відповідальність. Такий акт складають у день звільнення «старої» матеріально відповідальної особи.
Увага! При передачі ТМЦ від однієї матеріально відповідальної особи до іншої обов’язково проводять інвентаризацію на день приймання-передачі справ.
Така вимога передбачена п. 7 Положення про інвентаризацію активів і зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879.
Для цього інвентаризаційна комісія, призначена наказом керівника, повинна провести інвентаризацію всіх ТМЦ, що перебувають на відповідальному зберіганні у тієї матеріально відповідальної особи, яка звільняється.
Отже, зрозуміло, що завгосп, який звільняється, повинен передати матеріальні цінності іншому працівнику установи.
Що ж робити далі?
Після цього нового працівника приймають до установи на посаду завгоспа та саме йому передають ТМЦ. Саме про такий порядок оформлення матеріально відповідальної особи розповіло Мінсоцполітики в листі від 24.07.2013 р. № 8117/0/14-13/06.
До речі, при цьому слід знову провести інвентаризацію ТМЦ, оскільки в цьому випадку відбувається повторна зміна матеріально відповідальної особи. Таку інвентаризацію проводять на день приймання-передачі справ та оформляють акт приймання-передачі. Цей акт складають у день прийняття на роботу нової матеріально відповідальної особи.
Як бачимо, заміна однієї матеріально відповідальної особи на іншу — не така вже й складна справа. Головне — правильно оформити всі документи.
