Дійсно, для нарахування амортизації (зносу) на основні засоби, інші необоротні матеріальні активи та нематеріальні активи передбачена Відомість нарахування зносу на основні засоби (далі — Відомість) типової форми № ОЗ-12 (бюджет). Форму цієї Відомості затверджено спільним наказом Головного управління Держказначейства та Держкомстату «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів та Інструкції з їх складання» від 02.12.97 р. № 125/70.
До 2015 року бюджетні установи застосовували цю Відомість для нарахування сум зносу на основні засоби за календарний рік.
Однак з 2015 року набуло чинності НП(С)БО 121 «Основні засоби», в якому визначені методологічні засади формування в бухгалтерському обліку та розкриття у фінансовій звітності інформації про основні засоби, інші необоротні матеріальні активи та незавершені капітальні інвестиції в необоротні матеріальні активи. Керуючись цим Стандартом, бюджетні установи визнають і формують первісну вартість основних засобів, а також нараховують амортизацію на основні засоби та інші необоротні матеріальні активи.
Оскільки у НП(С)БО 121 «Основні засоби» передбачений новий підхід щодо нарахування амортизації, форма Відомості не дозволяє достовірно відображати інформацію про суми нарахованої амортизації на основні засоби за звітний період (квартал). Тому бюджетні установи можуть внести до цієї форми необхідні зміни. Пропонуємо заповнювати таку Відомість з урахуванням наведених далі рекомендацій.
По-перше, при заповненні Відомості рекомендуємо звернути увагу на деякі особливості. Наведемо їх у таблиці:
| Номер графи | Назва графи | Особливості заповнення |
| 1 | 2 | 3 |
| 1 | № з/п | Порядковий номер запису |
| 2 | Інвентарний номер | Проставляють інвентарні номери, присвоєні об’єктам основних засобів і вказані в інвентарних картках |
| 3 | Номер субрахунку | Зазначають номер субрахунку, на якому обліковують об’єкт основних засобів |
| 4 | Найменування основних засобів | Зазначають найменування кожного об’єкта основних засобів, який значиться в бухобліку бюджетної організації |
| 5 | Первісна (переоцінена) вартість | Проставляють первісну (переоцінену) вартість кожного об’єкта основних засобів на звітну дату, з урахуванням тих змін, які відбулися у вартості за звітний квартал |
| 6 | Ліквідаційна вартість | Визначають ліквідаційну вартість об’єкта основних засобів. У разі, якщо достовірно встановити ліквідаційну вартість неможливо, то вона приймається рівною нулю |
| 7 | Вартість, що амортизується | Проставляють вартість об’єкта основних засобів, що амортизується, як різницю між первісною (переоціненою) і ліквідаційною вартістю (графа 5 - графа 6). У разі зміни первісної вартості при переоцінці змінюватиметься і вартість, що амортизується, виходячи з нових умов її розрахунку |
| 8 | Строк корисного використання (експлуатації), років | Заносять дані про строки корисного використання (експлуатації) основних засобів на підставі Відомості строків корисного використання (експлуатації) об’єктів основних засобів бюджетної організації (додаток до наказу про облікову політику та організацію бухгалтерського обліку на 2015 рік) |
| 9 | Нормативна річна сума амортизації | Визначають річну суму амортизації. Її розмір розраховують шляхом ділення вартості, що амортизується (графа 7), на кількість років корисного використання (експлуатації) (графа 8). Така сума амортизації буде нарахована в поточному 2015 році за умови, що об’єкт основних засобів експлуатуватиметься весь календарний рік |
| 10 | Нарахована сума амортизації на початок звітного періоду (кварталу), грн. | Заносять дані про нараховану амортизацію станом на 1 січня 2015 року. Таку інформацію переносимо з Відомості нарахування зносу на основні засоби за 2014 рік типової форми № ОЗ-12 (бюджет). |
| 10 | Нарахована сума амортизації на початок звітного періоду (кварталу), грн. | Підсумкова сума цієї графи має дорівнювати сумі зносу за субрахунком 131 і рядком 121 форми № 1 «Баланс» станом на 01.01.2015 р. Якщо протягом I кварталу 2015 року було надходження нових основних засобів, а також тих, що були в експлуатації, або вибуття основних засобів, то загальний підсумок цієї графи дорівнюватиме: сума зносу на початок 2015 року (тобто на 01.01.2015 р.) плюс сума зносу, зазначена в Актах приймання-передачі основних засобів, і мінус амортизація, нарахована на активи, що вибули. Запис даних про основні засоби, які були в експлуатації, зумовлена тим, що при їх прийманні-передачі визначається сума зносу (амортизації) на дату передачі, яка буде первісною для подальшого нарахування амортизації. Для основних засобів, що надійшли та не були в експлуатації, у графі проставляється нуль |
| Для нарахування амортизації в наступному звітному кварталі, тобто у ІІ кварталі 2015 року, до графи 10 переносимо дані з графи 14 Відомості за попередній квартал, тобто за І квартал 2015 року | ||
| 11 | Місячна норма амортизації, грн. | Заносять розмір місячної суми амортизації, яку визначають як річну норму амортизації (графа 8), поділену на 12. Місячна норма амортизації необхідна для розрахунку амортизації у звітному періоді в разі вибуття основних засобів для визначення повного числа календарних місяців перебування активу в експлуатації |
| 12 | Кількість повних місяців корисного використання (експлуатації) протягом звітного періоду | Наводять дані про кількість повних календарних місяців (тобто з 1-го по 1-ше число) перебування основного засобу в експлуатації у звітному періоді. Дані заповнюють на підставі Відомості строків корисного використання основних засобів (додаток до наказу про облікову політику та організацію бухгалтерського обліку на 2015 рік). Таку Відомість посадові особи бюджетної організації подають в строки, установлені графіком документообігу бюджетної установи |
| 13 | Нарахована сума амортизації за звітний період (квартал), грн. | Визначають нараховану суму амортизації за звітний період (квартал) шляхом множення місячної норми амортизації на кількість повних календарних місяців експлуатації (графа 11 х графа 12). Якщо об’єкт використовувався усі 3 місяці, то розмір нарахованої амортизації становитиме 1/4 річної суми амортизації. Межею нарахування амортизації є досягнення вартістю, що амортизується, 100-відсоткової величини. При цьому слід звернути увагу на те, що у кварталі, коли досягається ця межа, нарахована сума амортизації може виявитися менше 1/4 річної норми (донараховується до 100 % амортизаційної вартості) або дещо більше 1/4 величини (за рахунок округлення до цілої гривні сум, що нараховуються). Слід звернути увагу на те, що в одному зі звітних кварталів, коли сума нарахованої амортизації наближається до цієї величини, можуть виникнути такі ситуації: 1) сума амортизації за квартал буде менша 1/4 річної суми амортизації. У цьому випадку потрібно в такому кварталі нарахувати нормативну суму амортизації, а залишок до 100 % величини амортизаційної вартості донарахувати вже в наступному кварталі. |
| 13 | Нарахована сума амортизації за звітний період (квартал), грн. | Наприклад, амортизаційна вартість основного засобу становить 24000 грн. На початок кварталу накопичена сума амортизації становить 17500 грн., нормативна сума амортизації складає 6000 грн. У звітному кварталі нараховуємо амортизацію в розмірі 6000 грн. При цьому на кінець звітного кварталу накопичена сума амортизації становитиме 23500 грн. У наступному кварталі розмір нарахованої суми амортизації складатиме усього 500 грн.; 2) сума амортизації за квартал перевищує 1/4 річної норми амортизації. Це виникає за рахунок того, що суми нарахованої амортизації округляють до цілої гривні. Наприклад, амортизаційна вартість основного засобу становить 24000 грн. На початок кварталу накопичена сума амортизації складає 19000 грн. Нормативна сума амортизації за квартал становить 6000 грн. Нарахувати в цьому кварталі ми зможемо амортизацію в розмірі лише 5000 грн., що призведе до досягнення межі амортизації у розмірі 100 % величини амортизаційної вартості |
| 14 | Сума амортизації на кінець звітного періоду (кварталу), грн. | Наводять повну суму нарахованої амортизації на звітну дату (графа 10 плюс графа 13) |
По-друге, при заповненні Відомості також слід враховувати загальні рекомендації:
1. У Відомості наводять інформацію про всі об’єкти необоротних активів, що перебувають на балансі бюджетної установи, у тому числі і ті, на які нарахований знос у розмірі 100 %.
2. Відомість доцільно складати в розрізі відповідних субрахунків бухгалтерського обліку (104, 105, 106 тощо), зазначених у графі 3.
3. Наприкінці переліку основних засобів за кожним субрахунком заповнюють рядок «Усього за субрахунком___», в якому підсумовуються дані за кожною графою Відомості. Підсумкові дані про основні засоби за всіма субрахунками наводять в останньому рядку Відомості «Усього». При цьому до звітного періоду переліку основних засобів вносять об’єкти, що надійшли протягом кварталу, і виключають ті, які вибули (з відповідними даними про первісну вартість і суму амортизації).
4. Переваги використання запропонованої форми Відомості полягають в такому:
— простота формування Відомості шляхом перенесення даних щодо об’єктів основних засобів і суми нарахованого зносу на 01.01.2015 р. з аналогічної Відомості за 2014 рік;
— можливість провести перевірку даних за субрахунками основних засобів у книзі «Журнал — Головна» на кінець звітного періоду. Для цього звіряються підсумкові суми графи 5 за кожним субрахунком і загальний підсумок графи 5 з рядком 122 форми № 1 «Баланс». Також перевіряють відповідність даних графи 14 Відомості з відповідним сальдо субрахунку 131 у книзі «Журнал — Головна» і рядка 121 форми № 1 «Баланс»;
— можливість наочно визначити перелік основних засобів, на які нарахована амортизація у розмірі 100 %, для прийняття рішення щодо проведення переоцінки цих об’єктів.
5. Таку форму Відомості використовують для нарахування амортизації на об’єкти основних засобів за прямолінійним методом. Для активів, на які амортизацію нараховують за методом 50 %/50 % (інші необоротні матеріальні активи), слід використовувати Відомість за типовою формою № 03-12 (бюджет).
І по-третє, можливість застосування такої Відомості бюджетною установою для нарахування амортизації потрібно узаконити. Цей момент застерігають в наказі про облікову політику та організацію бухгалтерського обліку на 2015 рік, а також наводять її форму в додатку до цього наказу.
Наведемо приклад заповнення Відомості.
