Ми, звичайно, розуміємо, що бюджетним установам досить складно так швидко розібратися з порядком застосування РРО або КОРО, оскільки більшість з них до 2015 року застосовували лише касову книгу. Тому давайте розглянемо ці питання разом.
1 і 3. Спочатку з’ясуємо, як правильно оприбуткувати готівку, яку отримують бюджетні установи від надання платних послуг.
Основним документом, у якому визначено порядок здійснення операцій з готівковими коштами, є Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637).
При цьому під оприбуткуванням готівки у цьому Положенні розуміється проведення підприємствами і підприємцями обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі, книзі обліку доходів і витрат, книзі обліку розрахункових операцій.
Ось що зазначено про порядок оприбуткування готівки у п. 2.6 Положення № 637:
«Уся готівка, що надходить до кас, має своєчасно (у день одержання готівкових коштів) та в повній сумі оприбутковуватися.
Оприбуткуванням готівки в касах підприємств, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги відповідно до вимог глави 4 цього Положення, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.
У разі проведення готівкових розрахунків із застосуванням РРО або використанням РК оприбуткуванням готівки є здійснення обліку зазначених готівкових коштів у повній сумі їх фактичних надходжень у книзі обліку розрахункових операцій на підставі фіскальних звітних чеків РРО (даних РК).
Підприємствам, яким Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» надано право проводити розрахунки готівкою із споживачами без використання РРО та РК і специфіка функціонування яких унеможливлює оформлення ними кожної операції касовим ордером (продаж проїзних і перевізних документів; білетів державних лотерей; квитків на відвідування культурно-спортивних і видовищних закладів тощо), дозволяється оприбутковувати готівку наприкінці робочого дня за сукупністю операцій у цілому за робочий день з оформленням касовими документами і відображенням у відповідній книзі обліку.
Суми готівки, що оприбутковуються, мають відповідати сумам, визначеним у відповідних касових (розрахункових) документах.»
Отже, при проведенні розрахунків з використанням КОРО та РК оприбуткуванням готівки є такі дії:
1) надходження коштів від наданих платних послуг у повній сумі їх фактичних надходжень записують у КОРО на підставі РК;
2) оформлення прибуткового касового ордера на загальну суму отриманих коштів з подальшим записом до касової книги установи.
Тобто це означає: оприбуткуванням є проведення операції з прийняття готівки через КОРО, а також оформлення прибуткового касового ордера наприкінці дня та заповнення касової книги.
З огляду на це, для того щоб готівкові кошти за надані платні послуги вважались оприбуткованими, бібліотека повинна, як і раніше, при надходженні коштів до каси установи оформлювати прибутковий касовий ордер та робити відповідні записи в касовій книзі.
Якщо всі ці дії не виконані, фіскали вважають це порушенням порядку оприбуткування (неоприбутковуванням і неповним оприбутковуванням) готівки, що загрожує установі штрафом у п’ятикратному розмірі неоприбуткованої суми. Із цього питання варто звернути увагу на позицію податківців, викладену в листі ДПАУ від 05.05.2010 р. № 8795/7/23-7017/538, та роз’яснення, надані в листі НБУ від 16.04.2010 р. № 11-110/2010-6116.
2. Коли бібліотека отримує готівку за надані платні послуги, то вона не застосовує РРО, але повинна використовувати РК та КОРО.
Такий виняток для бібліотек при наданні платних послуг передбачено п. 13 Переліку окремих форм та умов проведення діяльності у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, яким дозволено проводити розрахункові операції без застосування реєстраторів розрахункових операцій з використанням розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій, затвердженого постановою КМУ від 23.08.2000 р. № 1336.
Пам’ятайте: використовувати РК та КОРО бібліотеки мають за умови, якщо граничний розмір річного обсягу розрахункових операцій з продажу товарів (надання послуг) не перевищує 200 тис. грн. Якщо ж такий розмір буде перевищено, установа зобов’язана при розрахунках за надані платні послуги використовувати РРО.
Приклад заповнення КОРО для бібліотеки ми наводили у спеціальному матеріалі «Шпаргалка по РРО для початківців» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2015, № 22, с. 29).
4. Звичайно, установа не повинна кожного дня при отриманні коштів від надання платних послуг здавати їх до банку.
Вона має право зберігати в позаробочий час у своїй касі готівку (кошти від платних послуг) у межах, що не перевищують установлений ліміт каси. Готівкові кошти (виручку), що перевищує встановлений ліміт каси, обов’язково здають до банку для їх зарахування на спеціальний реєстраційний рахунок. Такі вимоги до зберігання готівки в касі визначені в п. 2.8 Положення № 637.
Тобто в ті дні, коли установа не має перевищення ліміту каси, виручку можна залишити в касі.
5. І останнє запитання стосовно бухгалтерського обліку. Так ось, з обліком таких сум немає нічого складного.
У бухгалтерському обліку операції з отримання готівкових коштів від платних послуг та зарахування їх на спеціальний реєстраційний рахунок установа відображає так:
Дт 301 — Кт 364 — отримано готівку від споживача платних послуг;
Дт 323 — Кт 301 — готівкові кошти здано до банку та зараховано на спеціальний реєстраційний рахунок бюджетної установи;
Дт 811 — Кт 364 — кошти, які установа сплатила установі банку за розрахунково-касове обслуговування, віднесено на фактичні видатки.
