Як проводять е-торги
Електронні публічні закупівлі замовник має проводити в електронній системі закупівель (далі — ЕСЗ). Відповідно до ч. 1 ст. 14 Закону № 922 подання інформації під час проведення процедури закупівлі здійснюється в електронному вигляді через ЕСЗ.
При цьому ЕСЗ — це інформаційно-телекомунікаційна система, що забезпечує проведення процедур закупівель, створення, розміщення, оприлюднення та обмін інформацією і документами в електронному вигляді. Водночас ЕСЗ має бути загальнодоступна та повинна гарантувати недискримінацію, рівні права під час реєстрації всім заінтересованим особам та рівний доступ до інформації всім особам. Обмін і збереження інформації та документів має відбуватися з гарантуванням непорушності даних про учасників і їхніх пропозицій під час проведення процедури закупівлі та їх конфіденційність до моменту розкриття тендерних пропозицій.
До складу ЕСЗ входять веб-портал Уповноваженого органу (www.prozorro.gov.ua), авторизовані електронні майданчики, між якими забезпечено автоматичний обмін інформацією та документами.
Разом з тим замовник подаватиме для оприлюднення інформацію та документи в ЕСЗ через авторизовані електронні майданчики. Саме через такі майданчики замовник і отримуватиме пропозиції від учасників торгів, іншу інформацію (наприклад, від органу оскарження), що також подають через електронний майданчик. Доступ до майданчиків здійснюється за допомогою мережі Інтернет.
Електронний документ
Відповідно до ч. 3 ст. 12 Закону № 922 під час використання ЕСЗ з метою подання тендерних пропозицій і здійснення їх оцінки документи та дані створюються та подаються з урахуванням вимог Закону № 851.
Довідка. Відповідно до Закону № 851 електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.
При цьому в ст. 1 Закону № 851 передбачено, що обов’язковий реквізит електронного документа — це обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили. Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.
Разом з тим положеннями цього Закону передбачено, що для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.
Важливо! Згідно з ч. 1 ст. 207 ЦКУ правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафiксований, зокрема, в одному або кiлькох документах (у тому числі електронних).
Відповідно до ч. 2 ст. 207 ЦКУ правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою, зокрема, електронного засобу зв’язку.
Електронний цифровий підпис — обов’язок для замовника
Як передбачано в ст. 7 Закону № 851, оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону № 852 (ср. ). При цьому відносини, пов’язані з використанням електронних цифрових підписів (далі — ЕЦП), регулюються Законом № 852.
Як передбачено в п. 4 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономрозвитку від 18.03.2016 р. № 477, замовник/учасник/орган оскарження для отримання доступу до автоматизованого робочого місця безоплатно проходить реєстрацію на авторизованому електронному майданчику або веб-порталі шляхом здійснення одного із способів ідентифікації/авторизації відповідно до порядку, установленого КМУ.
Відповідно до п. 3 Порядку функціонування електронної системи закупівель та проведення авторизації електронних майданчиків, затвердженого постановою КМУ від 24.02.2016 р. № 166, реєстрація в ЕСЗ здійснюється одним із способів ідентифікації/авторизації за допомогою:
1) використання ЕЦП відповідно до Закону № 852 (високий рівень довіри (у разі використання посиленого сертифіката відкритого ключа) або середній рівень довіри (у разі використання сертифіката відкритого ключа));
2) використання сервісів ідентифікації, які надаються установами банку відповідно до законодавства (середній рівень довіри);
3) ідентифікації шляхом отримання авторизованим електронним майданчиком банківського платежу від користувача. Оператор авторизованого електронного майданчика надає рахунок користувачу для оплати. Після перевірки оператор авторизованого електронного майданчика може або повернути платіж користувачу, або зарахувати його у вигляді плати за реєстрацію відповідно до умов договору між користувачем і оператором авторизованого електронного майданчика (середній рівень довіри);
4) ідентифікації через оператора мобільного зв’язку відповідно до законодавства (середній або незначний рівень довіри);
5) ідентифікації через підписання договору між користувачем та оператором авторизованого електронного майданчика (середній рівень довіри).
З метою забезпечення проведення електронних закупівель замовнику-бюджетнику радимо, перш за все, укласти договір з акредитованим електронним майданчиком.
Окрім того, для забезпечення законності проведення публічних електронних закупівель замовник має бути ідентифікований в ЕСЗ шляхом використання ЕЦП.
Чому ж для того, щоб проведення електронної закупівлі було в рамках законодавства, замовник має пройти ідентифікацію в ЕСЗ за допомогою ЕЦП?
Так, до функцій тендерного комітету (уповноваженої особи) замовника належить забезпечення складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених Законом № 922, забезпечення оприлюднення інформації та звіту щодо публічних закупівель відповідно до цього Закону.
При цьому в Примірному положенні про тендерний комітет або уповноважену особу (осіб), затвердженому наказом Мінекономрозвитку від 30.03.2016 р. № 557, передбачено, що секретар тендерного комітету має дотримуватися вимог законодавства з питань діловодства, а також здійснює розміщення інформації про публічні закупівлі на веб-порталі Уповноваженого органу через авторизовані електронні майданчики.
Важливо! Згідно з наказом Мінекономрозвитку від 22.03.2016 р. № 490, яким затверджено форми документів у сфері публічних закупівель, після внесення усієї обов’язкової інформації, передбаченої формою документа щодо публічних закупівель, на неї накладається ЕЦП.
З огляду на це, для того щоб замовник мав можливість повноцінно та відповідно до законодавства працювати при здійсненні післяпорогових закупівель в ЕСЗ, він має отримати ЕЦП.
Зауважимо: для проведення в ЕСЗ «допорогових» торгів замовнику не обов’язково мати ЕЦП. Принаймні, Порядок здійснення допорогових закупівель, затверджений наказом ДП «Зовнішторгвидав України» від 13.04.2016 р. № 35, не містить такої вимоги.
Однак якщо замовник не буде застосовувати ЕСЗ для здійснення допорогових закупівель, а укладатиме «прямі» договори, в певних випадках йому все одно необхідно буде обов’язково оприлюднити звіт про укладені договори. Маються на увазі закупівлі від 50 до 200 тис. грн. — для товарів, послуг та до 1,5 млн грн. — для робіт.
Оскільки відповідно до наказу № 490 такий звіт має бути скріплено ЕЦП, то замовнику все одно необхідно його мати.
Довідка. Відповідно до вимог ст. 5 Закону № 852 органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації державної форми власності для засвідчення чинності відкритого ключа використовують лише посилений сертифікат ключа.
Інші юридичні та фізичні особи можуть на договірних засадах засвідчувати чинність відкритого ключа сертифікатом ключа, сформованим центром сертифікації ключів, а також використовувати ЕЦП без сертифіката ключа.
На кого варто отримати ЕЦП
Радимо замовникам оформити ЕЦП для секретаря тендерного комітету та ще одного його члена. Це доцільно зробити на той випадок, коли секретар буде відсутній, а голові комітету необхідно буде визначити нового секретаря. Також не зайвим буде про всяк випадок отримати ЕЦП й для голови тендерного комітету.
Наприклад, може виникнути ситуація, коли й секретар, і член тендерного комітету, який його замінює, відсутні на роботі, а необхідно оприлюднити відповідний документ в ЕСЗ. При цьому в іншого члена комітету, «тимчасового» секретаря, призначеного головою комітету, ЕЦП немає. Тож необхідний для оприлюднення документ можливо скріпити ЕЦП голови тендерного комітету, зважаючи на те, що саме голова організовує всю роботу комітету та несе відповідальність за зазначене.
Разом з тим якщо процедури закупівель у замовника проводитиме не тендерний комітет, а уповноважена особа (особи), то ЕЦП необхідно отримати для уповноваженої особи, оскільки документи в ЕСЗ буде оприлюднювати така особа з накладенням ЕЦП.
Зауважимо: ні у функціях тендерного комітету, ні у функціях уповноваженої особи згідно із законодавством не передбачено обов’язок проводити допорогові закупівлі, а також оприлюднювати звіт про укладені договори (якщо його укладено без застосування ЕСЗ). Тож для оприлюднення такого звіту замовник може отримати ЕЦП на будь-якого свого працівника, який не входить до складу тендерного комітету та не призначений уповноваженою особою (для проведення торгів за Законом № 922). Радимо рішенням (наказом, розпорядженням) замовника визначити відповідальну особу (осіб) за оприлюднення в ЕСЗ звіту про укладені договори.
Де та яким чином отримати ЕЦП
Перелік акредитованих центрів сертифікації ключів (далі — АЦСК), які видають ЕЦП в Україні, ведеться Центральним засвідчувальним органом Мін’юсту. Інформацію про АЦСК можна знайти на офіційному веб-сайті зазначеного органу в мережі Інтернет за адресою: http://czo.gov.ua/ca-registry.
При цьому радимо замовнику з’ясувати у службі підтримки електронного майданчика, через який замовник планує здійснювати електронні закупівлі, які саме АЦСК підтримує цей майданчик. Наприклад, на нижчезазначених електронних майданчиках таку інформацію можна знайти за адресою:
— zakupki.prom.ua — zakupki.prom.ua/purchases_faq;
— SmartTender.biz — smarttender.biz/webparts/(S(coopr0oqnl1xr3jfhju1bwiu))/?id=_FAQ&itLanguage=uk&idFaqMenuGroup=20;
— Держзакупівлі.Онлайн — www.dzo.com.ua/helpful/ECP.
Зокрема, усі майданчики підтримують АЦСК Державної фіскальної служби (далі — ДФС) та АЦСК органів юстиції України.
Що стосується процедури отримання ЕЦП, то це замовник може з’ясувати безпосередньо в АЦСК, зокрема на його веб-порталі.
Наприклад, на офіційному сайті АЦСК Інформаційно-довідкового департаменту ДФС можна знайти інформацію та форми документів, які необхідні для отримання замовником ЕЦП (форми реєстраційних документів та зразки їх заповнення, перелік документів, необхідних для реєстрації тощо), за адресою: acskidd.gov.ua/r_kor.
Відповідну інформацію знайдемо на офіційному сайті державного підприємства «Національні інформаційні системи» АЦСК органів юстиції за адресою: ca.informjust.ua.
Що являє собою ЕЦП
ЕЦП — це блок інформації, який додається до файлу даних автором (підписувачем) та захищає файл від несанкціонованої модифікації, а також вказує на підписувача (власника підпису).
При цьому для функціонування ЕЦП використовують 2 ключі захисту, що зберігають у різних файлах, а саме:
— таємний ключ, який зберігається у підписувача (на дискеті, Smart-карті тощо);
— відкритий ключ, який, як правило, публікують у загальнодоступному або спеціалізованому довіднику.
Зауважимо: для накладення ЕЦП використовують таємний ключ, а вже для того щоб його перевірити — користуються відкритим ключем.
При цьому робота системи організована таким чином, що коли користувач, який не є власником ЕЦП, має доступ до відкритого ключа, то він все одно не зможе відтворити таємний ключ або поставити ЕЦП. Він зможе лише перевірити накладений ЕЦП.
Що стосується того, чи потрібно замовнику виготовляти електронний ключ печатки, то слiд звернути увагу на наступне. Наказом № 490 передбачено, що після внесення усієї обов’язкової інформації, передбаченої формою документа, на неї накладається ЕЦП.
Тож, як бачимо, накладення електронного ключа печатки замовника на документи, що оприлюднюють в ЕСЗ, не передбачено. Отже, немає необхідності замовнику виготовляти електронний ключ печатки.
Нормативні документи
ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.
Закон № 922 — Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 р. № 922-VIII.
Закон № 851 — Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV.
Закон № 852 — Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852-IV.
Наказ № 490 — наказ Мінекономрозвитку «Про затверждення форм документів у сфері публічних закупівель» від 22.03.2016 р. № 490.
