Заміна моторного мастила: все, що потрібно знати бухгалтеру

Ми з вами вже знаємо, як правильно заправити «залізного коня» (див. статтю «Талони, смарт- та скретч-картки на пальне: що та як правильно застосовувати» // «Бюджетна бухгалтерія», 2015, № 41), а також як замінити в ньому гальмівну та охолоджуючу рідину (див. «Списуємо тосол та гальмівну рідину» // «Бюджетна бухгалтерія», 2015, № 20). Залишається лише замінити моторне мастило і повний вперед!

Однак моторне мастило відрізняється від того ж таки пального тим, що останнє повністю згоряє у процесі роботи автомобільного двигуна. Тоді як мастила після відпрацювання ними свого функціонального ресурсу потребують зливання з автомобіля. І з огляду на це постає закономірне запитання: що робити з таким відпрацьованим матеріалом? Але щоб було що зливати, спочатку потрібно щось залити. Тому для початку з’ясуємо нюанси заміни моторного мастила.

Заміна моторного мастила

З якою періодичністю слід проводити заміну мастила у двигуні автомобіля?

Порядок проведення технічного обслуговування (у тому числі заміни моторного мастила) і ремонту дорожніх транспортних засобів визначено Положенням № 102. Відповідно до п. 3.7 цього Положення технічне обслуговування транспортного засобу необхідно виконувати у планово-обов’язковому порядку, включаючи визначений цим документом та інструкціями виробників перелік обов’язкових робіт. Зокрема, перше технічне обслуговування рекомендовано здійснювати з періодичністю згідно з таблицею 1 (п. 3.9 Положення № 102). Примірний перелік операцій ТО-1 наведено в додатку А до Положення № 102. Роботи із заміни оливи в піддоні картера двигуна як раз входять до цього переліку операцій. Згідно з таблицею 1 таке техобслуговування для легкових автомобілів і автобусів має проводитися кожні 5000 км.

Важливо! Якщо визначена в таблиці 1 періодичність обслуговування відрізняється від періодичності, визначеної документацією заводу-виробника, слід керуватися зазначеною документацією.

Також періодичність техобслуговування в цілому і заміни моторного мастила, зокрема, значною мірою залежить від умов експлуатації (рельєфу місцевості, технічної категорії автомобільних шляхів тощо). Таким чином, насамперед потрібно орієнтуватися на періодичність заміни моторного маслила, визначену заводом-виробником відповідного автомобіля. На практиці моторне мастило міняють, як правило, через кожні 7000 — 8000 км. Також бажано кожні 1000 — 2000 км пробігу все-таки зазирати під капот і перевіряти рівень маслила. Щоб визначити, чи потрібно додавати моторну оливу, слід скористатись масляним щупом, який відображає її рівень у двигуні.

Якими нормами витрат моторного мастила слід керуватися?

Для планування потреби у паливно-мастильних матеріалах і контролю за їх витратами та ведення звітності бюджетні установи керуються Нормами № 43. Про це має бути зазначено в наказі про облікову політику установи або ж в окремому наказі, яким буде встановлено, що під час списання паливно-мастильних матеріалів треба використовувати саме Норми № 43.

Так, згідно з п. 1.10 розд. 1 цих Норм нормативи витрат мастильних матеріалів, наведені в додатку В до Норм № 43. Ці нормативи установлено із розрахунку на 100 л (100 м³ СПГ) нормативних витрат палива для відповідного автомобіля:

— нормативи витрат олив — в л/100 л (л/100 м³ СПГ);

— нормативи витрат мастил — в кг/100 л (кг/100 м³ СПГ).

Отже, витрати мастильних матеріалів напряму залежать від кількості використаного автомобілем пального.

Варто також зауважити, що більшість автомобілів, які використовуються у теперішній час, не включено в додаток В до Норм № 43. Для таких автівок слід застосовувати тимчасові нормативи витрат мастильних матеріалів у таких розмірах (п. 2.3 розд. 2 Норм № 43):

— для дизельних та газодизельних вантажних автомобілів і автобусів з повною масою понад 3,5 т:

моторна олива — до 2,8 л/100 л (л/100 м³ СПГ) Qн;

трансмісійна олива — до 0,4 л/100 л (л/100 м³ СПГ) Qн;

спеціальні оливи — до 0,1 л/100 л (л/100 м³ СПГ) Qн;

пластичні (консистентні) мастила — до 0,3 кг/100 л (кг/100 м³ СПГ) Qн;

— для решти автомобілів і автобусів:

моторна олива — до 1,8 л/100 л (л/100 м³ СПГ) Qн;

трансмісійна олива — до 0,15 л/100 л (л/100 м³ СПГ) Qн;

спеціальні оливи — до 0,05 л/100 л (л/100 м³ СПГ) Qн;

пластичні (консистентні) мастила — до 0,1 кг/100 л (кг/100 м³ СПГ) Qн.

При цьому норми витрат мастильних матеріалів зменшуються на 50 % для всіх автомобілів, які перебувають в експлуатації менше 3 років. Водночас для автомобілів, які перебувають в експлуатації більше 8 років або мають пробіг понад 150 тис. км, такі норми можуть бути збільшені до 20 %. Але таке збільшення обов’язково має бути належним чином обґрунтовано.

Необхідно розуміти, що нормативи витрат мастильних матеріалів включають в себе заміну мастильних матеріалів під час технічного обслуговування та періодичне їх додання в процесі експлуатації.

Увага! Нормативні витрати відповідають гранично допустимим витратам. Тобто вони можуть бути значно вищими, ніж звичайні витрати мастильних матеріалів автомобілів у задовільному технічному стані. Особливо це стосується автівок сучасних конструкцій.

Відтак рекомендовано застосовувати мінімально можливі значення нормативів витрат мастильних матеріалів відповідно до конструктивних особливостей і технічного стану транспортного засобу.

Тимчасові норми витрат мастильних матеріалів вводяться в дію наказом керівника установи та поширюються тільки на автомобілі цієї установи. Причому вже з назви таких норм зрозуміло, що вони будуть діяти не постійно, а тільки протягом певного часу. А конкретно, при введенні в дію в Україні постійних норм витрат палива та мастильних матеріалів на відповідні моделі (модифікації) автомобілів ці норми втратять свою чинність.

Тепер про те, як визначити гранично допустимі витрати мастильних матеріалів для конкретного пробігу службового автомобіля. Для цього слід скористатися такою формулою:

Qм = Qн х Qп : 100 л,

де Qм — нормативні витрати мастильних матеріалів для фактичного пробігу автомобіля;

Qн — тимчасовий норматив витрат мастильних матеріалів на 100 л витраченого пального;

Qп — нормативні (виходячи з базової лінійної норми) витрати пального виходячи з фактичного пробігу автомобіля.

Приклад 1. Заклад охорони здоров’я має на балансі спеціалізований медичний автомобіль ГАЗ-32214. Наказом керівника закладу установлено тимчасовий норматив витрати моторної оливи для цього автомобіля на рівні 1,8 л у розрахунку на 100 л витраченого пального. З урахуванням інструкції виробника керівником установи прийнято рішення щодо проведення заміни моторної оливи через кожні 7000 км пробігу. Нормативна витрата пального (з урахуванням базової лінійної норми) на цей пробіг — 1456 л (20,8 л/100км х 7000 км).

Таким чином, нормативні витрати моторної оливи дорівнює: 1,8 л х 1456 л : 100 л = 26,21 л. Тобто це максимально можлива кількість моторного мастила, яке можна списати на роботу такого автомобіля протягом виконання ним пробігу в 7000 км.

Для проведення заміни оливи у картері двигуна, як правило, потрібно 5,5 — 6 л оливи. Решту 20,21 л (26,21 л — 6 л) водій може додавати по мірі необхідності.

За яким КЕКВ планувати витрати на заміну моторного мастила?

Щоб правильно запланувати витрати на заміну моторного мастила у службовій автівці, перш за все потрібно чітко розуміти, в який спосіб буде проводитися така операція. Адже тут є два варіанти розвитку подій:

— або заміна виконується власними силами установи без залучення сторонніх фахівців (штатним водієм, механіком установи). Цей варіант виконання робіт із заміни моторного мастила є більш поширеним;

— або заміна проводиться на СТО.

Якщо ви обрали перший варіант, тоді спочатку потрібно придбати моторне мастило. Видатки на придбання таких матеріалів згідно з п. 15 п.п. 2.2.1 Інструкції № 333 слід планувати і здійснювати за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».

Якщо ж в установі немає фахівця, який би міг замінити моторне мастило в автомобілі, то доведеться звернутися до СТО. Оплату послуг з техобслуговування транспортних засобів (у тому числі й заміна мастила у двигуні) належить проводити за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)». Цього вимагає п. 8 п.п. 2.2.4 Інструкції № 333. Здебільшого, виконавець робіт використовує власні витратні матеріали, тож у окремому придбанні мастила немає потреби.

Як правильно відобразити в обліку операцію із заміни моторного мастила?

Для обліку мастильних матеріалів Планом рахунків призначено субрахунок 235 «Паливо, горючі і мастильні матеріали». Облік за цим субрахунком слід вести у розрізі видів пального та мастильних матеріалів. Тобто для обліку моторної оливи певного виду та виробника необхідно відкрити окремий аналітичний рахунок у межах субрахунку 235.

Що стосується документального оформлення операції із заміни моторного мастила у службовому автомобілі, то тут знову все залежить від способу виконання такої заміни. Зокрема, у разі проведення заміни власними силами установи списання моторного мастила слід оформляти Актом списання за типовою формою № З-2, затвердженою наказом Держказначейства від 18.12.2000 р. № 130. В акті обов’язково потрібно указати, для техобслуговування якого конкретно автомобіля було використано моторне мастило. Підставою для виконання робіт із технічного обслуговування службового автомобіля має бути розпорядження керівника установи.

Натомість, якщо заміна мастила здійснюється на СТО, відносини з виконавцем робіт передусім слід оформити договором. Також взаємовідносини між замовником і виконавцем послуг з технічного обслуговування і ремонту колісних транспортних засобів (далі — КТЗ) урегульовано Правилами № 615. Так, у момент передачі підрядній організації транспортного засобу оформляється Акт передавання-приймання КТЗ, його складових частин (систем) для надання послуг з технічного обслуговування і ремонту (додаток 2 до Правил № 615), який складається у двох примірниках. У свою чергу, Акт передавання-приймання КТЗ, його складових частин (систем) після надання послуг з технічного обслуговування та ремонту (додаток 3 до Правил № 615) засвідчує факт надання послуг. У разі заміни експлуатаційних рідин (у тому числі моторної оливи) під час технічного обслуговування КТЗ виконавець зазначає у цьому акті їх найменування, маркування і необхідні експлуатаційні параметри. Окрім того, після завершення робіт виконавець повинен надати замовнику такі документи (п. 8 розд. VІІ Правил № 615):

1) рахунок-фактуру, наряд-замовлення, накладну, квитанцію тощо;

2) гарантійний талон (один примірник);

3) додатки до експлуатаційної документації;

4) довідку-рахунок на складові частини, придбані й установлені виконавцем на КТЗ.

Утилізація відпрацьованих моторних мастил

Що робити з відпрацьованим моторним мастилом?

Відповідь однозначна — утилізувати. Адже відпрацьовані нафтопродукти, не придатні для використання за призначенням (у тому числі відпрацьовані моторні, індустріальні масла та їх суміші) є небезпечними відходами. Вони належать до розділу А Жовтого переліку відходів.

Механізм збирання, перевезення, зберігання, оброблення (перероблення), утилізації та/або знешкодження відпрацьованих моторних мастил регламентовано Порядком № 1221. Дія цього Порядку поширюється на суб’єктів господарювання всіх форм власності, у процесі діяльності яких на території України утворюються відпрацьовані мастила (п. 3 Порядку № 1221). Такі суб’єкти господарювання вважаються споживачами мастил (олив).

Основні обов’язки споживачів мастил (олив) наведено у п. 6 Порядку № 1221. Зокрема, вони повинні:

— забезпечити роздільне збирання відпрацьованих мастил;

— здавати відпрацьовані мастила на приймальні пункти або безпосередньо переробникам відпрацьованих мастил (олив);

— здійснювати первинний облік щодо придбаних мастил, їх використання, подальшого поводження з відпрацьованими мастилами;

— подавати інформацію про стан поводження з відпрацьованими мастилами. Така інформація подається щокварталу до 10 числа наступного місяця до Держекоінспекції за формою згідно з додатком 5 до Порядку № 1221. Ця вимога не стосується суб’єктів господарювання, які проводять заміну мастил (олив) у транспортних засобах у пунктах заміни.

Отже, кожна установа повинна або самостійно забезпечити утилізацію відпрацьованих мастил, або ж доручити це спеціалізованому підприємству. У випадку, якщо установа не може самостійно забезпечити їх утилізацію, вона має укласти договір або з переробником мастил, або з пунктом їх прийому.

Факт приймання відпрацьованого моторного мастила спеціалізоване підприємство має засвідчити актом приймання відпрацьованих мастил (олив) згідно з додатком 3 до Порядку № 1221. Цей документ оформляється у двох примірниках. Один із них надається установі, що здає зазначені відходи, а другий залишається у суб’єкта господарювання, що їх приймає, за наявності ліцензії на право провадження господарської діяльності у сфері поводження з небезпечними відходами (п. 13 Порядку № 1221).

І ще одне. Порівняно нещодавно постановою № 118 було затверджено форму декларації про відходи (додаток до зазначеної постанови). Таку декларацію відповідно до п. 2 Порядку надання декларації про відходи, затвердженого згаданою постановою, повинні подавати всі суб’єкти господарювання, діяльність яких так чи інакше призводить до утворення відходів у обсязі від 50 до 1000 умовних одиниць. Розрахувати обсяги утворення відходів в умовних одиницях можна за допомогою спеціального калькулятора*.

* Див. http://plast.vn.ua/Pzuv.html.

Декларація про відходи подається один раз на рік одночасно в паперовій та електронній формі до центру надання адміністративних послуг. Строк подання — до 20 лютого року, що настає за звітним.

Для заповнення цієї декларації потрібно також знати клас небезпеки відходів. Відпрацьоване моторне мастило, зокрема, належить до ІІІ класу небезпеки. Але варто зазначити, що на сьогодні на державному рівні не існує затвердженого переліку (класифікатора) відходів із встановленими класами небезпеки. Водночас в окремих регіонах використовуються локальні переліки в межах функціонування регіональних систем управління відходами.

Клас небезпеки відходів визначається відповідно до ДСанПіН 2.2.7.029-99 (розд. 5) та затверджується органами МОЗ за погодженням з територіальними органами Мінприроди. Інформація щодо класів небезпеки окремих видів відходів також наводиться у виданих дозвільних документах (дозволах на розміщення відходів та лімітах) у сфері поводження з відходами. Тобто інформацію про клас небезпеки відходів ви можете отримати у спеціалізованого підприємства, якому будете здавати відпрацьоване мастило на переробку.

Увага! Слід чітко розрізняти декларацію про відходи та декларацію з екологічного податку — вони взаємопов’язані, але подаються до різних органів і з різними цілями.

Отже, підсумуємо. Вилити відпрацьоване моторне мастило просто додолу (в ґрунт) не можна. Такі дії можуть нанести непоправну шкоду довкіллю. До того ж це карається законом. А конкретно, порушення вимог щодо поводження з відходами під час їх збирання, перевезення, зберігання, оброблення, утилізації, знешкодження, видалення або захоронення тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб. Розмір штрафу може коливатися в межах від 50 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 850 до 1700 грн.). Такі заходи впливу передбачено ст. 82 КпАП.

Найбільш правильним буде здати відпрацьоване моторне мастило на переробку спеціалізованому підприємству. Нині пунктів прийому таких відходів чимало в кожному місті. Однак вони часто встановлюють мінімально допустиму для здачі кількість таких мастил. Тож можливо його доведеться деякий час накопичувати, перш ніж здати на переробку.

Також відпрацьоване мастило може бути використано у господарських цілях. Наприклад, його деколи застосовують для змащення деталей в різних інструментах (бензопила, сучкорізи, мото-коса тощо). Не секрет і те, що обробка дерев’яних поверхонь (виключно для зовнішніх робіт) відпрацьованим мастилом запобігає їхньому псуванню під впливом дії навколишнього середовища.

Саме від того, як ви плануєте в подальшому використовувати відпрацьоване моторне мастило, і буде залежати порядок його обліку.

Чи потрібно оприбутковувати відпрацьоване моторне мастило? Який порядок його обліку?

Запаси визнаються активом за умови, що їх можна достовірно визначити, а також якщо використання таких запасів передбачає отримання майбутніх економічних вигод. Вказівку на це містить п. 1 розд. ІІ НП(С)БО 123. Відтак відпрацьоване моторне мастило слід оприбутковувати на баланс установи, якщо ви можете його здати на переробку і отримати за це хоча б якийсь дохід. Також потрібно оприбутковувати таке мастило, якщо ви плануєте його використовувати для господарських потреб установи. Натомість у випадку, коли за утилізацію відпрацьованого мастила вам не платять, а вам самим доведеться заплатити (і таке можливо), тоді зараховувати його на баланс установи немає ніякого сенсу. Достатньо буде вести лише кількісний облік цих відходів.

Для обліку запасів, які утримуються з метою подальшого розподілу, передачі або продажу, Планом рахунків передбачено субрахунок 261 «Запаси для розподілу, передачі, продажу». Тож відпрацьоване мастило, яке установа планує передати (реалізувати) спеціалізованому підприємству для утилізації, слід обліковувати на цьому субрахунку. Тоді як облік відпрацьованого мастила, яке планується залишити в установі і використовувати для господарських цілей, доцільно вести на субрахунку 239 «Інші матеріали».

Загалом порядок обліку відпрацьованого мастила мало чим відрізняється від порядку обліку металобрухту, про який ми вже неодноразово розповідали на сторінках нашої газети. Оприбуткування такого мастила аналогічно до оприбуткування металобрухту слід оформляти накладною (актом про приймання матеріальних цінностей). Результати його оцінки також потрібно відобразити в акті оцінки довільної форми. Вартість таких матеріалів визначають виходячи з ціни їх можливої реалізації.

Важливо! Якщо відпрацьоване мастило залишається для безпосереднього використання в установі (не здається спеціалізованому підприємству для переробки), не пізніше останнього робочого дня місяця на суму таких матеріалів необхідно скласти та подати до органів Держказначейської служби Довідку про надходження у натуральній формі.

Розглянемо порядок відображення операцій із заміни моторного мастила у службовому автомобілі на рахунках бухгалтерського обліку на умовному прикладі.

Приклад 2. Лікарня придбала 6 л моторної оливи для технічного обслуговування карети швидкої допомоги (ГАЗ-32214). Вартість моторної оливи 420 грн. (у тому числі ПДВ — 120 грн.). Заміна оливи у піддоні картера двигуна автомобіля провів водій лікарні. Вартість використаної оливи списано на фактичні видатки на підставі акта списання за типовою формою № З-2.

Під час заміни моторної оливи з автомобіля було злито та оприбутковано 5,5 л відпрацьованої оливи. Згідно з актом оцінки її вартість становить 27,50 грн. (5,5 л х 5 грн.). Керівництвом було прийнято рішення про передачу відпрацьованої оливи на переробку спеціалізованому підприємству. Факт передачі відходів спеціалізованому підприємству було засвідчено актом приймання відпрацьованих мастил (олив).

Грошові кошти за здану відпрацьовану оливу в сумі 27,50 грн. надійшли на спеціальний реєстраційний рахунок бюджетної установи.

У бухгалтерському обліку ці операції слід відображати так:

На цьому все. Бережіть природу і шануйте закон!

Нормативні документи

КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.

Жовтий перелік відходів — Жовтий перелік відходів, затверджений постановою КМУ від 13.07.2000 р. № 1102.

Порядок № 1221 — Порядок збирання, перевезення, зберігання, оброблення (перероблення), утилізації та/або знешкодження відпрацьованих мастил (олив), затверджений постановою КМУ від 17.12.2012 р. № 1221.

Постанова № 118 — постанова КМУ «Про затвердження Порядку подання декларації про відходи та її форми» від 18.02.2016 р. № 118.

Положення № 102 — Положення про технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту, затверджене наказом Мінтрансу від 30.03.98 р. № 102.

Норми № 43 — Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43.

Інструкція № 333 — Інструкція щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затверджена наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333.

План рахунків — План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611.

Правила № 615 — Правила надання послуг з технічного обслуговування і ремонту колісних транспортних засобів, затверджені наказом Мінінфраструктури від 28.11.2014 р. № 615.

ДСанПіН 2.2.7.029-99 — Державні санітарні правила та норми «Гігієнічні вимоги поводження з промисловими відходами та визначення їх класу небезпеки для здоров’я населення» ДСанПіН 2.2.7.029-99, затверджені постановою Головного державного санітарного лікаря України від 01.07.99 р. № 29.

НП(С)БО 123 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 123 «Запаси», затверджене наказом Мінфіну від 12.10.2010 р. № 1202.