Працювати з витратами майбутніх періодів бюджетні установи почали ще з 2015 року, коли до Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611, було додано субрахунок 851 «Витрати майбутніх періодів».
При застосуванні цього субрахунку установи керувались кореспонденцією субрахунків, наведеною в п. 7.16 Типової кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями бюджетних установ, затвердженій наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611.
Оскільки з 01.01.2017 р. зазначені нормативно-правові документи втратили чинність, у читачів, які оформили у 2016 році передплату на газету «Бюджетна бухгалтерія», виникли запитання щодо обліку та списання витрат майбутніх періодів. Тому далі пояснимо, як необхідно здійснювати такі витрати у 2017 році.
Так, Планом рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим наказом Мінфіну від 31.12.2013 р. № 1203, для обліку й узагальнення інформації щодо здійснених витрат у звітному періоді, які підлягають віднесенню на витрати в майбутніх звітних періодах, призначено рахунок 29 «Витрати майбутніх періодів». Цей рахунок має такі субрахунки:
— 2911 «Витрати майбутніх періодів розпорядників бюджетних коштів»;
— 2921 «Витрати майбутніх періодів державних цільових фондів».
За дебетом субрахунку 2911 бюджетні установи відображають накопичення витрат майбутніх періодів (в момент їх виникнення), за кредитом — списання (розподіл) витрат майбутніх періодів та включення їх до складу витрат звітного періоду.
Саме на новий субрахунок 2911 розпорядники бюджетних коштів повинні були у січні 2017 року перенести залишок зі старого субрахунку 851, що обліковувався на кінець 2016 року, відповідно до Методичних рекомендацій зі співставлення субрахунків бухгалтерського обліку та перенесення залишків, затверджених наказом Мінфіну від 21.12.2016 р. № 1127.
Зазначимо, що до витрат майбутніх періодів включають суми здійснених витрат у звітному періоді, які підлягають віднесенню на витрати в майбутніх звітних періодах. Такі витрати підлягають рівномірному включенню до складу витрат, пов’язаних із виконанням бюджетною установою своїх повноважень, а також з організацією та наданням послуг, виготовленням продукції, виконанням робіт.
Зокрема, до витрат майбутніх періодів бюджетні установи можуть віднести такі витрати: сплачені авансом орендні платежі (за декілька звітних періодів), передплату на періодичні видання (квартал, півріччя, рік) тощо.
Яким же чином застосовувати субрахунок 2911?
Дійсно, в Типовій кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженій наказом Мінфіну від 29.12.2015 р. № 1219 (далі — Типова кореспонденція), відсутні кореспонденції субрахунків із застосуванням субрахунку 2911.
Але варто зазначити, що перелік господарських операцій, зазначених у Типовій кореспонденції, не є вичерпним. Тому у разі здійснення господарської операції, яка не зазначена в Типовій кореспонденції, бюджетна установа повинна керуватися перш за все Порядком застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим наказом Мінфіну від 29.12.2015 р. № 1219.
Саме такий висновок підтверджує текст, що приведений в Типовій кореспонденції після всіх таблиць з господарськими операціями. Ось що там зазначено:
«Суб’єкти державного сектору у разі потреби можуть застосовувати кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями, що не передбачена Типовою кореспонденцією субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами із збереженням єдиних методологічних засад, визначених національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку в державному секторі та іншими нормативно-правовими актами з бухгалтерського обліку в державному секторі, яка визначається у розпорядчому документі про облікову політику».
Напевно, не всі звернули увагу на це доповнення в Типовій кореспонденції, тому й виникло подібне запитання.
З огляду на вищезазначене, ті господарські операції, які не наведені в Типовій кореспонденції, бюджетні установи можуть передбачити в своєму розпорядчому документі про облікову політику. Для цього доцільно скласти Робочу схему кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку, до якої включити тільки ті господарські операцій, які стосуються конкретної бюджетної установи. Такий документ бажано оформити як додаток до наказу про облікову політику бюджетної установи (за необхідності можна вносити до нього зміни та доповнення).
Тепер розглянемо приклади, коли бюджетна установа оформила передплату на періодичні видання (такі видання не є для неї бібліотечними фондами).
Приклад 1. Бюджетна установа у 2016 році здійснила передплату на газету «Бюджетна бухгалтерія» на перше півріччя 2017 року. Вартість передплати на газету за місяць — 149 грн. Кошти у сумі 894 грн. за передплату на газету на перше півріччя 2017 року перераховано у грудні 2016 року.
У бухгалтерському обліку ці операції відображено так:
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| У 2016 році | ||||
| 1 | Здійснено передплату на газету «Бюджетна бухгалтерія» на перше півріччя 2017 року | 364 | 321 | 894 |
| 2 | Витрати на передплату на 2017 рік, здійснені у 2016 році, віднесено на витрати майбутніх звітних періодів | 851 | 364 | 894 |
| У 2017 році | ||||
| 3 | Перенесено залишки витрат майбутніх періодів | 2911 «Витрати майбутніх періодів розпорядників бюджетних коштів» | 851 | 894 |
| Залишок субрахунку 851 «Витрати майбутніх періодів» показує суму витрат, яку необхідно списати та включити до складу витрат поточного звітного періоду | ||||
| 4 | Списано на витрати поточного періоду витрати, раніше враховані в витратах майбутніх періодів (щокварталу за рішенням установи) | 8013 «Матеріальні витрати» | 2911 «Витрати майбутніх періодів розпорядників бюджетних коштів» | 447 |
| Періодичність списання таких витрат бюджетна установа має зазначити в розпорядчому документі про облікову політику | ||||
| 5 | Віднесено витрати поточного періоду на фінансові результати виконання кошторису (наприкінці року) | 5511 «Фінансові результати виконання кошторису звітного періоду» | 8013 «Матеріальні витрати» | 894 |
Тепер розглянемо іншу ситуацію — коли установа у поточному 2017 році оформила передплату на періодичні видання на поточний рік.
Приклад 2. Бюджетна установа у січні 2017 року оформила передплату на газету «Бюджетна бухгалтерія» за січень, лютий та березень 2017 року. Вартість передплати на газету «Бюджетна бухгалтерія» за місяць — 149 грн. Кошти в сумі 447 грн. за передплату на газету перераховано у січні 2017 року.
У бухгалтерському обліку ці операції відображено так:
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Здійснено передплату на газету «Бюджетна бухгалтерія» за січень, лютий та березень 2017 року | 6211 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» | 2313 «Реєстраційні рахунки» | 447 |
| 2 | Списано на витрати поточного періоду (щокварталу за рішенням установи) вартість передплати | 8013 «Матеріальні витрати» | 6211 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» | 447 |
Наприкінці варто зазначити: ст. 3 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI передбачено, що бюджетний період для всіх бюджетів, що складають бюджетну систему України, становить один календарний рік, який починається 1 січня кожного року і закінчується 31 грудня того ж року.
У той же час ст. 13 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV передбачено, що звітним періодом для складання фінансової звітності є календарний рік та передбачено складання щоквартально проміжної звітності наростаючим підсумком з початку звітного року.
Тож, звітний період може розглядатися як квартал, так і рік.
Виходячи з цього, бюджетній установі залежно від специфіки її діяльності варто в наказі про облікову політику чітко визначити, що до витрат майбутніх періодів слід включати суми здійснених витрат у звітному періоді, які підлягають віднесенню на витрати в майбутніх звітних періодах щоквартально (або щорічно).
