Це питання хвилює багатьох читачів нашого видання та відвідувачів нашого форуму (http://budget.factor.ua), адже водії автобусів та маршруток часто-густо видають саме такі квитки, про які йдеться у запитанні.
Давайте згадаємо основні вимоги щодо відшкодування вартості проїзду під час відрядження.
Відповідно до п. 7 Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59, за час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються, зокрема, витрати на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків, оплату аеропортних зборів, користування постільними речами в поїздах) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті) лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат.
Тепер розглянемо, хто саме може надавати послуги з перевезення пасажирів. Для цього звернемося до Закону України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 р. № 2344-III (далі — Закон № 2344).
Так, згідно із ст. 29 гл. 6 цього Закону автомобільним перевізником та автомобільним самозайнятим перевізником, які здійснюють перевезення пасажирів на договірних умовах, є суб’єкти господарювання, які відповідно до законодавства та одержаної ліцензії надають послуги за договором перевезення пасажирів транспортним засобом, що використовується ними на законних підставах.
Тож, як бачимо, чинним законодавством визначено, що перевізниками можуть бути й приватні підприємці, які, наприклад, обрали спрощену систему оподаткування та мають право не застосовувати реєстратори розрахункових операцій (РРО).
А право не застосовувати РРО для платників єдиного податку 2 групи, про якого саме і йдеться у запитанні, визначено у п. 296.10 ст. 296 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі — ПКУ).
Як указано у цьому пункті РРО не застосовуються платниками єдиного податку:
— першої групи;
— другої і третьої груп (фізичні особи — підприємці) незалежно від обраного виду діяльності, обсяг доходу яких протягом календарного року не перевищує 1000000 грн. У разі перевищення в календарному році обсягу доходу у 1000000 грн. застосування РРО для такого платника єдиного податку є обов’язковим. Застосування РРО розпочинається з першого числа першого місяця кварталу, наступного за виникненням такого перевищення, та продовжується у всіх наступних податкових періодах протягом реєстрації суб’єкта господарювання як платника єдиного податку.
Відповідно до ст. 39 Закону № 2344 автомобільні перевізники, водії, пасажири повинні мати і пред’являти особам, які уповноважені здійснювати контроль на автомобільному транспорті та у сфері безпеки дорожнього руху, документи, на підставі яких виконуються пасажирські перевезення.
Для пасажира таким документом є квиток на проїзд в автобусі та на перевезення багажу (для пільгового проїзду — посвідчення особи встановленого зразка чи довідка, на підставі якої надається пільга).
Як визначено у п. 115 Правил надання послуг пасажирського автомобільного транспорту, затверджених постановою КМУ від 18.02.97 р. № 176, перевізники відповідно до укладених договорів здійснюють продаж квитків через автостанції, агентства з продажу квитків та/або самостійно.
Проте, при цьому, продаж квитків може здійснюватися водієм автобуса в разі відсутності у населеному пункті автостанції або агентства з продажу квитків, а також після закриття квитково-касової відомості на автостанції.
При цьому зауважимо, що квиток є різновидом розрахункового документа. Це виходить із визначення розрахункового документа, яке наведене у п. 3 Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. № 547 (ср. ).
Так, розрахунковий документ — це документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція (РК), проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених Законом, і зареєстрований у встановленому порядку РРО або заповнений вручну.
У той же час звернемо увагу на лист ДФС від 01.12.2016 р. № 26059/6/99-99-08-02-01-15.
Як зазначили податківці у цьому листі, типові форми квитків на проїзд пасажирів на маршрутах загального користування, зокрема міжміських автобусах (тип I, II, III, IV), затверджено наказом Мінтрансу «Про затвердження Типових форм квитків на проїзд пасажирів і перевезення багажу на маршрутах загального користування» від 25.05.2006 р. № 503 (далі — наказ № 503).
Відповідно до п. 2 цього наказу вартість проїзду за розрахунками пасажирських перевізників, інформація про перевізника, страховика та страхову суму вносяться у квитки друкованим способом.
Тарифна вартість (для приміських та міжміських маршрутів) установлюється шляхом множення покілометрового тарифу на відстань від початку маршруту до середини тарифної зони.
Отже, під час продажу проїзних і перевізних документів на автомобільному транспорті з видачею квитків з нанесеними друкарським способом серією, номером, номінальною вартістю РРО та РК не застосовуються.
Якщо ж квитки, що видаються пасажирам, не відповідають вказаним вимогам або якщо такі документи не видаються, то розрахунки мають проводитися на загальних підставах.
Такий висновок зробила ДФСУ у зазначеному листі.
Крім того, згідно з п. 10 Переліку окремих форм та умов проведення діяльності у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, яким дозволено проводити розрахункові операції без застосування РРО з використанням РК та Книги обліку розрахункових операцій (КОРО), затвердженого постановою КМУ від 23.08.2000 р. № 1336, продаж квитків у кіосках та салонах транспортних засобів для проїзду в міському, приміському та міжміському електротранспорті, міжміському автотранспорті дозволено проводити без застосування РРО з використанням РК та КОРО.
Таким чином, якщо в автотранспорті, що здійснює міжміські перевезення, пасажирам видаються квитки, форма яких не відповідає вимогам чинного законодавства, то одночасно з таким квитком пасажиру має видаватись і РК.
Враховуючи викладене, для підтвердження витрат на проїзд працівника, що перебував у відрядженні, якщо у квитку на міжміські перевезення реквізити, передбачені п. 2 наказу № 503, вписані від руки або не вказані, необхідно долучити також і відповідну РК, видану перевізником.
Слід зазначити, що у вищезгаданому листі ДФСУ визначила наступне: фізичні особи — підприємці — платники єдиного податку, які здійснюють міжміські перевезення, зобов’язані на вимогу пасажира видавати письмовий документ (квиток) за формою, затвердженою наказом № 503.
І тут виникає запитання: чи буде підставою для відшкодування фактичних витрат на відрядження квиток, який за своїми реквізитами відповідає формі, затвердженій наказом № 503, але в якому замість внесення друкарським способом вартість проїзду буде вписана від руки?
На нашу думку, така вимога не враховує розрахунків, що проводять при наданні послуг з перевезень автомобільним транспортом суб’єкти підприємницької діяльності — фізичні особи, оподаткування доходів яких здійснюється за спрощеною системою оподаткування, обліку та звітності. У зв’язку з тим, що для таких осіб РРО може не застосовуватись, розрахункові документи вони можуть заповнювати вручну.
Типовими квитками є саме квитки за формами, затвердженими наказом № 503. У той же час оскільки РРО таким фізособами-підприємцями дозволено не застосовувати у випадку дотримання ними встановлених ПКУ вимог, про які йшлось раніше, то й виконувати вимогу цього наказу щодо внесення до квитка ціни друкованим способом, на нашу думку, вони не зобов’язані.
Враховуючи все вищевикладене вважаємо, що у випадку, описаному дописувачем, можна відшкодувати вартість квитка, якщо його форма відповідає формі, затвердженій наказом № 503, але представник перевізника (фізособа-підприємець на єдиному податку 2 або 3 групи, дохід якого не перевищив 1 млн грн.) деякі реквізити такого квитка заповнив вручну.
Але щоб у контролюючих органів не було зайвих запитань з приводу відшкодування вартості квитків, які відряджений працівник придбав у водія та які частково заповнені вручну, ми радимо перестрахуватися таким чином.
Зокрема, ситуацію, що складається з квитками, заповненими вручну, треба обов’язково прописати в обліковій політиці установи. Тобто в наказі (розпорядженні) про облікову політику слід зафіксувати порядок прийняття бухгалтерією таких квитків та відшкодування їх вартості.
Крім цього, не буде зайвим, якщо відряджений працівник візьме довідку на автостанції, куди прибув автобус, чи на автостанції районного центру про вартість проїзду між населеними пунктами.
Зазвичай приватні підприємці укладають договір із автостанцією, в якому викладений порядок надання ними послуг на перевезення пасажирів відповідно до погоджених маршрутів.
Автостанція у разі звернення пасажира надає таку довідку, складену у довільній формі. Цю довідку відряджений працівник додає до авансового звіту.
Якщо у відрядження їде декілька працівників, то достатньо взяти одну довідку, яку можна розмножити на копіювальному пристрої. Копію такої довідки кожен відряджений працівник додає до складеного ним авансового звіту, а оригінал віддає до бухгалтерії.
