Спочатку нагадаємо таке.
Відповідно до п. 2 розд. ІІ Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11, за місцем зберігання всі основні засоби перебувають на відповідальному зберіганні у матеріально відповідальних осіб, які призначаються наказом керівника суб’єкта державного сектору.
З посадовими особами, які відповідають за збереження основних засобів, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.
Аналогічна ситуація і з запасами.
Так, згідно з розд. ІІІ Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів суб’єктів державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11, запаси суб’єкта державного сектору обліковуються за місцем їх відповідального зберігання (перебування) та в бухгалтерській службі.
Приймання, зберігання, відпуск та облік запасів у місцях їх зберігання здійснює матеріально відповідальна особа.
Не кожен працівник може бути матеріально відповідальною особою. Матеріально відповідальна особа обирається з числа працівників, передбачених Переліком посад і робіт, що заміщаються або виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для зберігання, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування у процесі виробництва.
З матеріально-відповідальною особою укладається договір за формою Типового договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, затвердженого постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріатом ВЦРПС від 28.12.77 р. № 447/24.
Що стосується проведення інвентаризації, то відповідно до п. 7 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879 (далі — Положення № 879), проведення інвентаризації є обов’язковим, зокрема, у разі зміни матеріально відповідальних осіб, а також у разі зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів або на вимогу хоча б одного члена колективу (бригади) при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності (на день приймання-передачі справ) в обсязі активів, які перебувають на відповідальному зберіганні.
З метою забезпечення збереження майна на час відпустки матеріально відповідальної особи цінності повинні бути передані іншій матеріально відповідальній особі. Фактично здійснюється зміна матеріально відповідальної особи, навіть якщо тимчасова, отже, інвентаризацію проводити необхідно.
При цьому враховуючи те, що інвентаризацію слід проводити в присутності обох матеріально відповідальних осіб, провести її необхідно не пізніше останнього робочого дня перед відпусткою.
Як визначено у п. 18 Положення № 879, інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та матеріально відповідальними особами. При цьому матеріально відповідальні особи дають розписку, в якій підтверджують, що перевірка активів відбулася в їх присутності, у зв’язку з чим претензій до членів комісії вони не мають, та що вони приймають на відповідальне зберігання перелічені в описі активи.
При проведенні інвентаризації у разі зміни матеріально відповідальної особи та особа, яка приймає активи, дає розписку про отримання активів, а та, яка передає, — про їх передачу.
