Створення і обслуговування сайтів: як обліковувати витрати

Ще в далекому 2002 році Уряд своєю постановою «Про Порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади» від 04.01.2002 р. № 3 зобов’язав усі центральні органи виконавчої влади забезпечити розміщення і оновлення інформації на офіційних веб-сайтах. Наразі ж такі інтернет-ресурси мають і активно використовують чимало бюджетних установ. Це й не дивно, бо офіційний сайт сьогодні — це найкращий засіб надання інформаційних та інших послуг громадськості. Передусім бюджетні установи розміщують на своїх веб-сайтах «стандартну» інформацію про власну діяльність. Як правило, це: відомості щодо структури та керівництва, основні завдання та нормативно-правові засади діяльності, новини, проекти, звіти про результати діяльності тощо. Однак не варто забувати, що сайти — це ще й чудові рекламні майданчики. Адже публікації на веб-сайті можуть сприяти просуванню послуг установи та залученню нових користувачів. Особливо це актуально для медзакладів в умовах впровадження медичної реформи у нашій державі. Тоді як виші вже не перший рік успішно користуються цими можливостями у період вступної кампанії.

Тож якщо ваша установа й досі не має власного сайту, саме час надолужити згаяне. Але перш ніж перейти до порядку обліку витрат на його розробку, пригадаємо, що це таке і з чим його їдять.

Так, веб-сайт — це сукупність програмних та апаратних засобів з унікальною адресою у мережі Інтернет, які забезпечують доступ юридичних та фізичних осіб до інформаційних ресурсів. Таке визначення наведено у п. 1.3 Порядку інформаційного наповнення та технічного забезпечення Єдиного веб-порталу органів виконавчої влади, затвердженого спільним наказом Держкомітету інформаційної політики, телебачення і радіомовлення та Держкомітету зв’язку та інформатизації від 25.11.2002 р. № 327/225.

При цьому ключове значення має класифікація сайту як різновиду програмного забезпечення. У свою чергу, комп’ютерні програми відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 433 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. № 435-IV (далі — ЦКУ) є об’єктами авторського права. До речі, такі об’єкти охороняються як літературні твори відповідно до Закону України «Про авторське право і суміжні права» від 11.07.2001 р. № 2627-III та інших нормативно-правових актів. Тому аби спокійно і найголовніше — правомірно — користуватися веб-сайтом, необхідно спочатку укласти договір з його розробником (розповсюджувачем). Причому дотримання письмової форми договору є обов’язковою вимогою (ч. 2 ст. 1107 ЦКУ).

Авторські та суміжні з ними права слід обліковувати у складі нематеріальних активів. На це вказує п. 2 розд. ІІ Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному секторі 122 «Нематеріальні активи», затвердженого наказом Мінфіну від 12.10.2010 р. № 1202 (далі — НП(С)БО 122). Однак не всі об’єкти авторського права є нематеріальними активами.

Цього вимагає абз. 2 п. 4 розд. II Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку нематеріальних активів суб’єктів державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11 (далі — Методрекомендації). Якщо ж розробник передає сайт на правах користування (хоча таке трапляється рідко), то всі витрати з його придбання (створення) слід відносити до витрат відповідного звітного періоду. Безумовно, у подальшому ці витрати не визнаються нематеріальним активом (п. 11 розд. ІІ Методрекомендацій). Свого часу на цьому наголосив і Мінфін у листі від 14.09.2016 р. № 31-11420-07-10/26261 (ср. ).

Тепер до питань облікових. Нематеріальні активи зараховують на баланс на підставі відповідного первинного документа. Таким документом є Акт введення в господарський оборот об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів за типовою формою № НА-1, затвердженою наказом Мінфіну від 22.11.2004 р. № 732. У цьому акті слід обов’язково указати найменування та номер документа, що підтверджує майнові права на відповідний об’єкт. Це може бути патент, свідоцтво, ліцензійний договір, договір про створення за замовленням і використання об’єкта права інтелектуальної власності, договір про передання виключних майнових прав інтелектуальної власності тощо. При оприбуткуванні нематеріального активу комісія установи має визначити строк його корисного використання. Не забудьте також оформити Інвентарну картку обліку об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (типова форма № НА-2).

Для узагальнення інформації про наявність і рух авторських прав (у тому числі програмного забезпечення) Порядком застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим наказом Мінфіну від 29.12.2015 р. № 1219, призначений субрахунок 1211 «Авторське та суміжні з ним права». Саме цей субрахунок слід застосовувати для обліку веб-сайтів, отриманих у власність бюджетної установи. Тоді як сайти, одержані у користування (при збереженні виключних прав за розробником), залишаються на балансі їх правовласника. При цьому установа-користувач має обліковувати такі веб-ресурси на позабалансовому субрахунку 013 «Орендовані нематеріальні активи розпорядників бюджетних коштів». Оцінюють такі об’єкти виходячи з розміру винагороди, встановленого у договорі.

Таким чином, ми з’ясували, як оформити оприбуткування веб-сайту, отриманого у власність. З субрахунком для обліку такого активу теж розібралися. А зараз пригадаємо, як правильно сформувати первісну вартість такого об’єкта. Зокрема, первісна вартість придбаного нематеріального активу згідно з п. 5 розд. ІІ НП(С)БО 122 складається з ціни (вартості) придбання, мита та непрямих податків, що не підлягають відшкодуванню. Також до первісної вартості належать всі інші витрати, безпосередньо пов’язані з придбанням та доведенням такого активу до придатного для використання стану. З огляду на це, до первісної вартості створеного веб-сайту слід включати не тільки безпосередньо вартість розробки його структури та моделі функціоналу, а й вартість реєстрації доменного імені сайту та витрати на хостинг. Адже без цього повноцінно працювати сайт не буде. Натомість наступні витрати на обслуговування сайту слід розглядати як фактичні витрати установи.

І трохи підсумуємо. Отже, щоб правильно відобразити в бухобліку витрати на розробку веб-сайту, насамперед потрібно уважно читати договір на його створення. Якщо там чітко сказано, що виконавець передає всі майнові права замовнику, тоді витрати на розробку сайту (у тому числі на реєстрацію доменного імені та послуги хостингу) слід розглядати як капітальні інвестиції. А після введення сайту в експлуатацію об’єкт капінвестицій слід зарахувати до складу нематеріальних активів. Якщо ж за умовами договору майнові права на сайт залишаються за розробником, тоді всю суму витрат на його створення списуйте на фактичні витрати.

Пліч-о-пліч з питанням обліку витрат на розробку та обслуговування сайту йде питання застосування КЕКВ. А точніше, вибір правильного КЕКВ для здійснення таких видатків є першочерговим завданням. Ще на етапі вибору розробника власного інтернет-ресурсу та до укладання з ним договору потрібно запланувати такі видатки за відповідними КЕКВ.

На це чітко вказує ч. 4 ст. 48 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI. До того ж органи Казначейства при реєстрації бюджетних зобов’язань перевіряють їх відповідність бюджетним асигнуванням, установленим кошторисом.

То за яким же КЕКВ планувати і здійснювати видатки на розробку веб-сайту? Відповідь на це запитання містить п.п. 7 п.п. 3.1.6 Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333 (далі — Інструкція № 333).

Так, оплату послуг із створення програмного забезпечення (у тому числі web-сторінок/сайтів/порталів) за умови отримання майнових прав слід проводити за КЕКВ 3160 «Придбання землі та нематеріальних активів». Якщо ж ви замовили сайт «під ключ» (розробка + повний пакет послуг з обслуговування), тоді всі включені до його вартості послуги оплачуємо за КЕКВ 3160.

Придбання програмного забезпечення на правах користування (без отримання майнових прав від розробника) слід проводити за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)» (п. 12 п.п. 2.2.4 Інструкції № 333). За цим же кодом здійснюємо оплату послуг із супроводу та обслуговування сайту у подальшому. Тобто якщо ви вирішите прорекламувати свій інтернет-ресурс і звернетеся до сторонньої організації (фахівця), видатки проводьте за КЕКВ 2240.

Далі розглянемо на умовному прикладі, як правильно відображати витрати на створення і обслуговування веб-сайтів на рахунках бухобліку.

Записи в облікових регістрах будуть такими:

Після того, як сайт розмістили в мережі й оприбуткували, можна насолоджуватися плодами його роботи. Але й про нарахування амортизації забувати не слід. Починати потрібно з місяця, наступного за місяцем уведення об’єкта в господарський оборот (початку функціонування сайту). І так далі протягом всього строку його корисного використання. Нараховуємо амортизацію із застосуванням прямолінійного методу (п. 6 розд. IV НП(С)БО 122). Однак це стосується лише об’єктів з установленим строком експлуатації. Якщо ж при оприбуткуванні сайту строк його служби не визначено, то амортизацію не нараховуємо. Водночас у разі зміни умов використання нематеріального активу відповідно до п. 5 розд. IV НП(С)БО 122 доцільно переглядати питання щодо строку його корисного використання. Робити це слід наприкінці звітного року.