Виявили нестачу талонів на пальне: хто винен та що робити

Розпочнемо з того, що проведення інвентаризації у випадку зміни матеріально відповідальної особи (далі — МВО) є обов’язковим. На це вказує п. 7 розд. І Положення № 879. У такому разі інвентаризацію необхідно здійснювати на день приймання-передачі справ. Причому перевірити слід усі активи, які знаходяться на відповідальному зберіганні відповідної МВО.

Не зайвим буде також пригадати, що саме слід розуміти під талонами на пальне. Зокрема, талони — це спеціальні талони, що підтверджують право їх власників на отримання на АЗС фіксованої кількості нафтопродукту певного найменування і марки. Таке визначення наведено в розд. 3 Інструкції про порядок прийому, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти та нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України, затвердженої спільним наказом Мінпаливенерго, Мінекономіки, Мінтрансзв’язку та Держкомітету з питань техрегулювання та споживполітики від 20.05.2008 р. № 281/171/578/155. Форму, зміст та ступінь захисту бланків талонів установлює їх емітент (постачальник ПММ). При цьому серійний та порядковий номери є обов’язковими елементами змісту талона (п.п. 10.3.3.1 згаданої Інструкції).

Отже, талони не є платіжними засобами чи засобами розрахунку. Власне застосувати їх із цією метою і ні до чого. Річ у тім, що покупець спочатку перераховує грошові кошти за ПММ і лише потім отримує талони. Тобто останні засвідчують право на отримання раніше оплаченого пального, яке тимчасово зберігається у постачальника.

І на перший погляд, нічого страшного у нестачі (псуванні, втраті) талонів на ПММ немає. Адже талони — не грошові документи, а пальне вже оплачене та оприбутковане на баланс установи. Тому складається враження, ніби всі матеріальні цінності на місці і жодної нестачі немає. Але не кваптеся з висновками. Бо часто-густо за відсутності талонів заправка на АЗС (фактичне отримання раніше оплаченого пального) не світить. І тут все залежить від умов договору. Дійсно, відправною точкою у відносинах з постачальником ПММ є укладання договору. Нагадаємо, що договір вважається укладеним, якщо сторони досягли згоди за усіма його істотними умовами. Саме такою є вимога ч. 1 ст. 638 ЦКУ. Причому істотними є умови про предмет договору, а також умови, визначені законом як істотні або є необхідними для договорів відповідного виду. Окрім того, істотними є умови, на визначенні яких у договорі наполягає хоча б однієї із сторін (абз. 2 ч. 1 ст. 638 ЦКУ). Водночас при укладенні господарського договору відповідно до ч. 3 ст. 180 ГКУ сторони зобов’язані погодити предмет, ціну та строк дії договору. Здебільшого у договорах купівлі-продажу пального прописують: предмет договору, вимоги до якості товару, порядок та умови передачі товару, ціну і порядок розрахунків, права і обов’язки сторін, відповідальність сторін, строк дії договору тощо.

Таким чином, якщо виявлено нестачу талонів (скретч-карток) на пальне, найперше варто зазирнути до тексту договору на постачання. А конкретно, слід звернути увагу на врегулювання відносин щодо втрачених (зіпсованих) талонів. На практиці ж зустрічаються два діаметрально протилежні підходи. Одні постачальники наполягають на неможливості відновлення або заміни талонів у разі їх втрати (викрадення, пошкодження). Причому наслідки та відповідальність за можливе отримання пального третіми особами за такими талонами покладається на покупця. Тоді як інші постачальники йдуть назустріч своїм клієнтам. Вони передбачають можливість відновлення втрачених бланків талонів. Але у будь-якому разі доцільно якнайшвидше зв’язатися з постачальником, пояснити ситуацію і спробувати домовитися. Зробити це варто хоча б для того, аби дізнатися, чи, бува, хтось уже не скористався втраченими талонами.

Якщо вам пощастило і постачальник погодився відновити втрачені талони, то інцидент можна вважати вичерпаним. Але для порядку і щоб талони та інші документи більше не губилися, керівнику варто замислитися про застосування до МВО дисциплінарного стягнення. Нагадаємо, що порядок притягнення до дисциплінарної відповідальності працівників регламентовано КЗпП. Зокрема, за порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано тільки один з таких заходів стягнення:

1) догана;

2) звільнення.

Водночас для окремих категорій працівників законодавством, статутами і положеннями про дисципліну можуть бути передбачені й інші дисциплінарні стягнення (ст. 147 КЗпП).

Якщо ж пані Фортуна виявилась не дуже прихильною до вас і втрачені талони на ПММ не підлягають відновленню, слід подбати про відшкодування завданої шкоди. Більше того, для цього потрібно докласти максимум зусиль. Адже втрата боржника в зобов’язанні (у тому числі й нестягнення відшкодування завданих збитків з винних осіб) може бути кваліфіковано як нанесення збитків державі. До речі, персональну відповідальність за стан претензійно-позовної роботи покладено законодавством на керівника установи. На це вказує п. 1.4 Рекомендацій Мін’юсту «Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації» від 15.01.96 р. № 2.

Також варто пам’ятати, що далеко не завжди працівник нестиме повну матеріальну відповідальність. Випадки повної матеріальної відповідальності чітко прописані у ст. 134 КЗпП. І передусім це стосується працівників, з якими укладено письмовий договір про взяття повної матеріальної відповідальності за незабезпечення цілості майна та інших цінностей (п. 1 ч. 1 ст. 134 КЗпП). У такому разі працівник, з вини якого було заподіяно шкоду установі, має відшкодувати збитки у повному розмірі.

Однак для притягнення МВО до повної матеріальної відповідальності необхідно дотримуватися цілої низки умов. Для наочності ми згрупували і зобразили ці умови схематично:

Відсутність (недотримання) хоча б однієї із указаних умов може стати підставою для застосування до працівника лише обмеженої відповідальності. Тому далі розглянемо кожну із цих умов більш детально. І передусім важливо, аби договір про повну матеріальну відповідальність було укладено з урахуванням усіх вимог ст. 135¹ КЗпП.

Перелік таких посад і робіт, а також типовий договір, затверджено постановою № 447/24.

Майте на увазі: договори про повну матеріальну відповідальність з працівниками, чиї посади (виконувана робота) не передбачені цим нормативним документом, не мають юридичної сили. Відповідно, підстави для відшкодування заподіяної працівником шкоди у повному розмірі теж відсутні. Про це свідчить і судова практика розгляду подібних справ (наприклад, постанова ВСУ «Про стягнення суми» від 25.04.2012 р. № 6-16цс12).

Але дотриматись тільки формальних моментів замало. Наявність посади або роботи у вищезгаданому документі ще не означає, що з таким працівником можна укласти договір про повну матеріальну відповідальність. Важливо, щоб його трудові обов’язки були безпосередньо пов’язані зі збереженням, обробкою, продажем, перевезенням чи застосуванням у процесі виробництва матеріальних цінностей. На цьому наголосило свого часу і Мінпраці у листі від 27.05.2008 р. № 146/06/186-88.

Отже, якщо роботодавець укладає з працівником договір про повну матеріальну відповідальність усупереч чинному законодавству, то на такого працівника покладається лише обмежена матеріальна відповідальність. Тобто у разі заподіяння шкоди установі з працівника вдасться стягнути не більше, аніж суму його середньомісячного заробітку (ст. 133 КЗпП).

Також слід звернути увагу, що на підставі договору повна матеріальна відповідальність можлива тільки за збереження цінностей, переданих працівникові. Причому факт передачі-приймання таких цінностей має бути підтверджено документально. Так, передачу талонів на ПММ від постачальника до покупця, як правило, оформляють видатковою накладною або актом приймання-передачі. У цих документах указують вид пального, кількість переданих (отриманих) талонів, їх номінал, серію та номери. Підписи представника постачальника і приймаючої сторони на таких документах — обов’язкові. Але отримувачем не завжди буде відповідна МВО. Іноді талони від постачальника отримує інший працівник і вже потім передає їх на зберігання МВО. У такому разі безпосередньо передачу (внутрішнє переміщення) талонів МВО необхідно оформляти накладною (вимогою) за типовою формою № З-3, затвердженою наказом Держказначейства від 18.12.2000 р. № 130. Інакше (за відсутності документального підтвердження) факт приймання талонів МВО на зберігання буде вкрай складно довести.

Разом з тим не варто забувати й про інші випадки застосування до працівників повної матеріальної відповідальності. Зокрема, це можливо, якщо:

— майно та інші цінності були одержані працівником під звіт за разовою довіреністю або іншими разовими документами (п. 2 ст. 134 КЗпП);

— шкоди завдано діями працівника, які мають ознаки злочину (п. 3 ст. 134 КЗпП);

— шкоди завдано працівником у нетверезому стані (п. 4 ст. 134 КЗпП);

— шкоди завдано недостачею, умисним знищенням або умисним зіпсуттям матеріалів (п. 5 ст. 134 КЗпП);

— повну матеріальну відповідальність покладено на працівника відповідно до законодавства (п. 6 ст. 134 КЗпП);

— шкоди завдано не при виконанні трудових обов’язків (п. 7 ст. 134 КЗпП).

Але ніхто не відміняв і загальні підстави для матеріальної відповідальності працівників. Зокрема, працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, завдану установі внаслідок порушення своїх трудових обов’язків. При цьому ч. 2 ст. 130 КЗпП передбачено покладення матеріальної відповідальності на працівника за умови, що шкода була заподіяна установі його винними протиправними діями (бездіяльністю). Тобто наявність вини працівника є обов’язковою умовою для притягнення його до відповідальності. А це, як то кажуть, ще треба довести.

Безумовно, найкращий варіант — це добровільне відшкодування працівником завданих збитків. І якщо це ваш випадок, тоді якнайшвидше заручіться письмовим підтвердженням його вільного волевиявлення. Заяви працівника з проханням утримати із його заробітної плати відповідної суми (прийняти до каси установи, зарахувати на реєстраційний рахунок) буде цілком достатньо. Але не завадить оформити і наказ керівника установи про спрямування отриманих від працівника коштів на покриття завданої шкоди.

Якщо ж працівник не виявив бажання відшкодувати заподіяну ним шкоду, то доведеться звернутися до суду. Так, у випадках, коли працівник несе повну матеріальну відповідальність, а розмір прямої дійсної шкоди перевищує середньомісячний заробіток винуватця, шкода покривається шляхом подання роботодавцем позову до суду. Це випливає з норм ч. 1 та ч. 3 ст. 136 КЗпП.

До речі, ви маєте право звернутися до суду із заявою про відшкодування шкоди навіть після припинення трудових відносин з винною особою. Адже звільнення працівника не припиняє його обов’язку відшкодувати заподіяну установі шкоду. На цьому наголосив і Вищий спеціалізований суд України з розгляду цивільних і кримінальних справ у листі «Узагальнення про практику застосування судами законодавства, що регулює матеріальну відповідальність працівників за шкоду, заподіяну роботодавцю» від 01.09.2015 р. Про це слід обов’язково пам’ятати, якщо нестачу було виявлено під час зміни МВО. Адже передача справ від однієї МВО до іншої, зазвичай, обумовлена звільненням першої.

Та перш ніж висувати вимоги щодо відшкодування завданих збитків необхідно визначити їх розмір у грошовому еквіваленті. Причому тут є кілька нюансів, про які неможливо не згадати. І насамперед звернемося до норм КЗпП. Так, розмір заподіяної установі шкоди відповідно до ч. 1 ст. 135³ КЗпП слід визначати за фактичними втратами, на підставі даних бухобліку. А конкретно, відправною точкою має бути балансова вартість (собівартість) матеріальних цінностей за вирахуванням суми їх зносу. У разі ж розкрадання, нестачі, умисного знищення чи псування цінностей розмір шкоди визначають за цінами, які діють у відповідній місцевості на день відшкодування шкоди (ч. 2 ст. 135³ КЗпП).

При визначенні розміру шкоди, заподіяної установі, суд також керується нормами Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116. Вказівку на це містить п. 15 постанови Пленуму ВСУ «Про судову практику в справах про відшкодування шкоди, заподіяної підприємствам, установам, організаціям їх працівниками» від 29.12.92 р. № 14. У свою чергу, вищезгаданий Порядок містить прям відсилання до Методики № 1891. Саме цей нормативний документ регламентує порядок визначення розміру збитків, що призвели до завдання майнової шкоди державі, територіальній громаді або суб’єкту господарювання з державною (комунальною) часткою в статутному (складеному) капіталі.

І найголовніше, що випливає з норм Методики № 1891, — це можливість замінити незалежну оцінку збитків стандартизованою оцінкою. Величезна перевага такої оцінки в тому, що її проводить комісія, утворена за наказом керівника установи.

Коли ж саме законодавство дозволяє нам скористатися цим правом? Стандартизовану оцінку проводять, якщо (п. 110 Методики № 1891):

— відсутня інформація про пошкоджене майно до та після його розкрадання, нестачі, знищення, псування, окрім даних бухобліку;

— неможливо провести особистий огляд пошкодженого майна оцінювачем і отримати відомості про його стан до та після розкрадання, нестачі, знищення, псування;

— шкоду було завдано неправомірними діями з грошовими коштами.

Власне, ці три обставини чи принаймні перші дві є характерними для більшості випадків нестач (розкрадання, знищення, псування) матеріальних цінностей. Тож якщо у вашій установі «випливла» нестача, не поспішайте залучати професійного оцінювача і проводити незалежну оцінку. Цілком можна обійтися силами комісії установи.

Суть стандартизованої оцінки збитків полягає у приведенні балансової вартості пошкодженого (знищеного, викраденого) майна до рівня поточних цін. Для цього залишкову вартість таких цінностей слід помножити на коефіцієнт. Останній дорівнює добутку індексів цін виробників промислової продукції за галузями промисловості згідно з даними Держстату. Якщо ж залишкова вартість майна рівна нулю, тоді для розрахунку беруть половину його первісної вартості. Як бачимо, така оцінка збитків ґрунтується на даних бухобліку установи.

За результатами стандартизованої оцінки комісія установи має скласти акт оцінки збитків за формою, наведеною у додатку 14 до Методики № 1891. Однак провести оцінку збитків і оформити акт замало. Потрібно ще отримати позитивний висновок рецензента. Тільки після цього акт оцінки затверджує керівник установи (вищої за рівнем установи).

До речі, рецензування акта оцінки майна, який погоджується (затверджується, приймається) органом державної влади або органом місцевого самоврядування, є обов’язковим. Цього вимагає ч. 3 ст. 13 Закону України «Про оцінку майна, майнових прав та професійну оціночну діяльність в Україні» від 12.07.2001 р. № 2658-ІІІ. Водночас законодавством передбачено можливість безкоштовного рецензування такого акта (ч. 5 ст. 13 указаного Закону). Звісно, на це можна розраховувати, тільки якщо обраний вами оцінювач працює в органі державної влади.

Отже, із підставами для стягнення суми нестачі з МВО ми розібралися. І вочевидь, для цього доведеться докласти чимало зусиль. Що стосується документального оформлення цієї операції та її відображення в обліку, то тут все доволі просто. Зокрема, факт виявлення нестачі та висновки щодо її покриття слід оформляти відповідно до вимог Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879. Тобто спочатку інвентаризаційна комісія фіксує наявність талонів на ПММ в Інвентаризаційному описі запасів. Далі показуємо виявлені розбіжності між фактичною наявністю і даними бухобліку у Звіряльній відомості результатів інвентаризації запасів. І насамкінець за результатами інвентаризації складаємо Протокол інвентаризаційної комісії. Форми всіх цих документів затверджено наказом Мінфіну «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 р. № 572.

А далі все по ситуації. Якщо МВО готова добровільно відшкодувати нестачу, тоді отримуємо заяву від працівника і чекаємо на надходження від нього коштів. Але чекаємо не дуже довго. Якщо працівник не поспішає покривати збитки чи взагалі відмовляється це робити, тоді слід готувати позов до суду. І спочатку має бути наказ керівника на створення комісії з оцінки збитків, потім — власне оцінка, тоді — акт оцінки і його рецензування.

У будь-якому разі у бухобліку потрібно показати заборгованість винної особи з відшкодування завданих збитків. Для цього за загальним правилом дебетуємо субрахунок 2115 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків» і кредитуємо субрахунок 7111 «Доходи від реалізації продукції (робіт, послуг)». Якщо ж винуватці з певних причин не відомі, тоді суму завданих збитків слід віднести на позабалансовий субрахунок 073 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей розпорядників бюджетних коштів».

Теоретично ніби все зрозуміло, але на практиці виникають складнощі навіть у досить простих ситуаціях. Тож аби не заплутатись із проводками, розглянемо порядок обліку нестач і їх покриття на умовному прикладі.

У бухгалтерському обліку ці операції слід відображати так:

На завершення нагадаємо про ще один важливий нюанс. Якщо нестачу виявили і віднесли її суму на винну особу в минулому році, а відшкодування завданих збитків надійшло лише цьогоріч, тоді ці кошти необхідно перерахувати до того бюджету, з якого фінансується установа. Адже за загальним правилом суми коштів, отримані у поточному бюджетному періоді як повернення дебіторської заборгованості попередніх бюджетних періодів, перераховуються до доходів загального фонду відповідного бюджету. Це передбачено п. 2.4 Порядку бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 02.04.2014 р. № 372. На це також вказала і Держказначейська служба у листі від 17.07.2015 р. № 14-09/562-19082.

Нормативні документи

ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-ІV.

ГКУ — Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-ІV.

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

Положення № 879 — Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879.

Постанова № 447/24, Перелік — постанова Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС «Про затвердження переліку посад і робіт, які заміщаються або виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для зберігання, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування в процесі виробництва, а також типового договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність» від 28.12.77 р. № 447/24.

Методика № 1891 — Методика оцінки майна, затверджена постановою КМУ від 10.12.2003 р. № 1891.