Працівник затримався у відрядженні: правила оформлення

Спочатку відзначимо, що затримка у відрядженні може бути вимушеною — з незалежних від працівника причин, наприклад, якщо він захворів, не було квитків на поїзд/літак, виїзд/виліт відмінили або затримали тощо. Усі ці причини продовження відрядження є поважними. До них належить і ситуація, описана в запитанні читача. Але також бувають випадки, коли працівник за власною ініціативою (без поважних причин) затримується у відрядженні. Правила оформлення та оплати в цих двох випадках різні. Давайте розберемося, як слід діяти в кожному з них.

Вимушена затримка

Оскільки в цій ситуації йдеться про відрядження за кордон, то й аналіз нормативних документів розпочнемо теж з нього.

Керуватися в цьому випадку треба п. 4 розд. ІІІ Інструкції № 59, згідно з яким з дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка працівника у відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з інших причин, не залежних від працівника) за наявності підтвердних документів в оригіналі.

Отже, зверніть увагу на декілька ключових моментів:

— затримка вимушена і з незалежних від працівника причин;

— наявність оригіналів підтвердних документів;

— дозвіл керівника.

Коли відряджений працівник повертається до місця постійної роботи, він подає керівникові доповідну записку, де пояснює причини затримки у відрядженні. На підставі доповідної записки працівника видається наказ (розпорядження) керівника.

Не передбачена чинним законодавством і можливість надати працівникові під час перебуваннія у відрядженні відпустку, у тому числі за свій рахунок. Про це говориться в листі Мінфіну від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854.

У свою чергу, якщо причина визнана поважною, то час затримки фактично є відрядженням та оплачується за усіма «відрядними» правилами. Отже, відрядженому працівникові треба виплатити добові і середній заробіток за час затримки, компенсувати витрати на найм житлового приміщення, проїзд за місцем відрядження і вартість квитка. Сума таких компенсованих витрат не оподатковується ПДФО (п.п. 170.9.1 та 165.1.11 ПКУ).

Якщо працівник відряджається у межах України, то слід керуватися п. 10 розд. ІІ Інструкції № 59. Тут прописана норма, аналогічна описаній вище, і діють усі наведені вище правила:

— затримка вимушена і з незалежних від працівника причин;

— наявність оригіналів підтвердних документів;

— дозвіл керівника;

— доповідна записка;

— наказ керівника;

— компенсація витрат на відрядження;

— виплата добових і середнього заробітку.

Пам’ятайте! У загальному випадку строк перебування працівника у відрядженні з урахуванням затримки не повинен перевищувати 30 календарних днів (по Україні) або 60 календарних днів (за кордон). Такі строки передбачені п. 6 постанови № 98. Особливий випадок: якщо працівник затримався у відрядженні унаслідок хвороби. У такому разі дні тимчасової непрацездатності до строку відрядження не включаються (абз. 3 п. 9 розд. II Інструкції № 59).

А тепер перейдемо до документів, за допомогою яких слід оформити затримку працівника у відрядженні.

Такими документами є доповідна записка і наказ про продовження відрядження. Їх форми законодавчо не затверджені. Тому такі документи можна скласти в довільній формі. Приклади цих документів згідно із ситуацією, змодельованою на підставі запитання читача, ми навели на рис. 1 і 2.

Рис. 1. Доповідна записка

Рис. 2. Наказ про продовження відрядження

Оскільки дні вимушеної затримки у відрядженні за своєю суттю є відрядженням, то і відображати їх у Табелі треба відповідно. Використовуємо буквений код для позначення днів відрядження — «ВД» або цифровий — «07».

Дні перебування працівника у відрядженні прирівнюються до звичайного дня роботи за графіком (наприклад, восьмигодинним). У результаті робочі дні, на які припало відрядження, враховуються як звичайні робочі дні, а вихідні дні — як неробочі. У цьому випадку день відрядження, що припадає на робочий день, у Табелі відображають так: в одному рядку — «ВД», в іншому — «8». День відрядження, що припадає на вихідний день, відображається таким чином: у верхньому рядку — «ВД», у нижньому — «х» або прочерк. Також оскільки для вихідних днів немає затвердженого позначення, можна використати власне розроблене умовне позначення, наприклад: «ВЩ» — «Вихідний щотижневий».

Затримка на вихідні, свята

З дозволу керівника установи працівник може затриматися у відрядженні на свої вихідні або на святкові, неробочі дні. При цьому загальний строк відрядження не повинен перевищувати строків, установлених п. 6 постанови № 98.

У такому разі дата на транспортному квитку не збігається з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження. Подовжувати відрядження не треба. За дні такої затримки працівникові не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати, окрім витрат на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи (п. 7 розд. І Інструкції № 59). Аналогічні роз’яснення із цього приводу надали фахівці ДФСУ в листі від 27.10.2017 р. № 2406/6/99-99-13-02-03-15/ІПК (ср. ).

Формально у зазначеній нормі Інструкції № 59 про це не йдеться, проте, на нашу думку, у разі затримки у відрядженні на вихідні/свята також треба видати наказ керівника. У цьому наказі слід зазначити згоду керівника на затримку працівника у відрядженні, а також включити пункт про компенсацію вартості транспортного квитка. При цьому вартість квитка не оподатковується ПДФО за умови наявності відповідним чином оформлених транспортних квитків, що підтверджують розмір витрат (п.п. 170.9.1 та 165.1.11 ПКУ, консультація з категорії 103.17 «ЗІР» ДФСУ).

У Табелі такі дні не відзначаються як відрядження. А оскільки кодового позначення для вихідних днів немає, то вихідні, святкові, неробочі дні (затримки у відрядженні) можна залишати незаповненими, ставити в них прочерки або власне розроблене умовне позначення, наприклад: «ВЩ» — «Вихідний щотижневий», «СД» — «святковий день», «НРД» — «неробочий день».

Авіаквитки

Оскільки в запитанні читача говориться про авіапереліт, нагадаємо особливості компенсації та оподаткування витрат на переліт до місця відрядження і назад.

Згідно з абз. 1 п. 12 розд. ІІ Інструкції № 59 транспортні витрати компенсуються працівникові тільки за наявності оригіналів документів, що підтверджують вартість проїзду. У разі авіаперельоту такими документами є:

— електронний квиток із зазначеним маршрутом і розрахунковий/платіжний документ, що підтверджує його придбання;

та

— посадковий талон як у паперовому, так і електронному вигляді. Щоправда, у випадку з електронним посадковим талоном працівник повинен надати його роздрук на папері.

У разі втрати, знищення або ушкодження посадкового талона відрядженому працівникові з дозволу керівника можна відшкодувати витрати на придбання електронного квитка. Для цього працівник повинен надати оригінал довідки авіаперевізника, яка засвідчить стан замовлення і статус електронного квитка, придбаного для окремого пасажира, факт використання цього електронного квитка повністю за певним маршрутом (абз. 3 п. 12 розд. II Інструкції № 59).

Якщо всі документальні вимоги дотримані, то компенсація вартості авіаквитка не включається до оподатковуваного доходу працівника і не оподатковується ПДФО.

При цьому, на думку податківців, викладену в консультації з категорії 103.17 «ЗІР» ДФСУ, якщо витрати на переліт все-таки відшкодовані на підставі електронного посадкового талона, але без документа про оплату вартості авіаквитка, то сума відшкодування цих витрат включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу працівника як додаткове благо та оподатковується ПДФО за загальною ставкою 18 %.

Що стосується граничного розміру витрат на авіаквиток, відзначимо таке.

У п. 7 постанови № 98 зазначено, що працівникові компенсуються витрати на проїзд до місця відрядження і назад (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків).

При цьому згідно з п. 9 постанови № 98 витрати на авіаквитки 1-го і бізнес-класу компенсуються з дозволу керівника згідно з підтвердними документами. Кошти на компенсацію таких витрат не вважаються надмірно витраченими.

У додатку до постанови № 98 наведені суми витрат державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Тут розписані суми добових витрат і граничний розмір витрат на найм житлового приміщення. Про граничну суму витрат на проїзд до місця відрядження і назад не йдеться.

Також згідно з п. 6 розд. ІІ Інструкції № 59 витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (окрім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків і користуванням постільним приладдям у поїздах, і страхових платежів на транспорті. Тут знову-таки про жодні обмеження не сказано.

Аналізуючи вищезгадані норми, робимо висновок: граничної суми витрат на проїзд (у тому числі переліт) до місця відрядження і назад немає. Витрати на авіаквитки 1-го і бізнес-класу компенсуються з дозволу керівника згідно з підтвердними документами.

Що ж, підіб’ємо підсумки.

Вимушена затримка у відрядженні з поважної і незалежної від працівника причини з дозволу керівника установи оформлюється за правилами відрядження. Понесені за час відрядження витрати компенсують працівникові за загальними правилами.

Затримка у відрядженні без поважної причини не оплачується.

З дозволу керівника можлива затримка на вихідні, святкові, неробочі дні. У цьому випадку компенсуються тільки витрати на дорогу, а інші витрати за дні затримки — ні.

Для компенсації вартості авіаперельоту потрібні оригінали електронного квитка із зазначеним маршрутом і розрахункового (платіжного) документа, що підтверджує його придбання, а також посадкового талона в паперовому вигляді або роздрукована версія електронного талона.

Гранична сума витрат на переліт законодавчо не встановлена.

Нормативні документи та скорочення статті

Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Постанова № 98 — постанова КМУ «Про суми та склад витрат державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98.

Табель — форма № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489.