Складні пологи: оплачуємо додатковий лікарняний

Відразу зазначимо, що йтиметься виключно про страхові випадки, коли процес пологів відрізняється від нормальних. Кваліфікувати такі пологи повинен медичний працівник. А наше завдання — розібратися: що робити з тим документом, який цей медичний працівник випише вашій працівниці.

Коли і на скільки дають «продовження»

Нагадаємо, що стандартний листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами видається відразу на 126 календарних днів (п. 6.1 Інструкції № 455). Майбутня мама отримує його в жіночій консультації (де перебуває на обліку) з 30-го тижня вагітності і приносить роботодавцеві для отримання декретної допомоги. Але так буває, коли йдеться про стандартний випадок вагітності та пологів. А що як пологи відрізняються від нормальних?

У випадку якщо у жінки були ускладнені, передчасні або багатоплідні пологи чи виникли якісь ускладнення в післяпологовому періоді, їй належить триваліший період післяпологової «реабілітації»-відпочинку. З цією метою їй виписується ще один, «додатковий» лікарняний лист на 14 календарних днів (п. 6.2 Інструкції № 455).

Часто виникає запитання: де саме він має бути виписаний — у пологовому будинку або в жіночій консультації? Відповідаємо: за місцем нагляду за вагітною. Тобто там же, де був виписаний перший — 126-денний лікарняний лист (п. 6.2 Інструкції № 455).

Заповнення такого лікарняного листа в основному відповідає заповненню звичайного листка непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами, який видається на 126 календарних днів. Відмінність лише у кількості днів (виписується на 14 календарних днів) із зазначенням того, що він є продовженням попереднього лікарняного листа (підкреслюється «продовження» і зазначається серія та номер попереднього лікарняного листа).

До речі, якщо у жінок, віднесених до I — III категорій постраждалих унаслідок Чорнобильської катастрофи, були ускладнені пологи, то видача їм «додаткового» лікарняного листа на 14 календарних днів не передбачена. Річ у тому, що таким породіллям спочатку надають декретну відпустку більшої тривалості — на 180 календарних днів (90 днів на період допологової відпустки і 90 — на період післяпологової відпустки) (п. 6.3 Інструкції № 455, ч. 2 ст. 25 Закону № 1105).

Продовжили? → Призначаємо

Отримавши лікарняний лист-продовження, жінка приносить його роботодавцеві, як і попередній. Що слід знати роботодавцеві в разі отримання від працівниці такого лікарняного?

По-перше, як завжди, якщо йдеться про декретні виплати, то перше, що ми повинні розгорнути, це Закон № 1105. Так, ч. 2 ст. 25 цього Закону визначено, що допомога по вагітності та пологах застрахованій особі виплачується за весь період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, тривалість якої становить 70 календарних днів до пологів і 56 (у разі ускладнених пологів або народження двох чи більше дітей — 70) календарних днів після пологів.

Це означає, що, отримавши «декретний» лікарняний, виписаний на 14 днів, роботодавець повинен продовжити відпустку працівниці у зв’язку з вагітністю та пологами, а комісія (уповноважений) із соціального страхування прийняти рішення про призначення виплати допомоги (оформлене протоколом).

Терміни для призначення такої допомоги такі ж, як для «звичайного» випадку призначення допомоги по вагітності та пологах, — протягом 10 днів після отримання лікарняного листка (п. 1 ст. 32 Закону № 1105). І нехай вас не хвилює, що лікарняний жінка принесла, наприклад, у травні, а призначена допомога припадає на червень або липень. Не забувайте: призначення і виплата «наперед» — одна з особливостей декретної допомоги.

По-друге, за продовженим декретним листком, як і за «126-денним», допомога призначається (і виплачується) в 100 %-розмірі незалежно від страхового стажу працівниці і повністю виплачується за рахунок коштів ФСС (ст. 26 Закону № 1105).

По-третє, якщо декретна допомога призначається працівниці, яка працювала у вас за сумісництвом (внутрішнім, зовнішнім), то замість (разом із) оригіналу лікарняного листа вона вам повинна надати його засвідчену (за основним місцем роботи) копію, додавши до неї довідку з основного місця роботи. Те ж саме стосується і додаткового лікарняного листа на 14 календарних днів. Довідку теж доведеться «повторити».

Розраховуємо суму «додаткової» допомоги

Відмітною особливістю в оплаті продовженої декретної відпустки є те, що така відпустка саме подовжується. Другий лікарняний лист є продовженням першого декретного листа, виписаного у зв’язку з одним і тим же страховим випадком.

Тому розраховувати нову середньоденну зарплату за 1 календарний день не треба. Вона вже розрахована — при оплаті першого лікарняного по вагітності та пологах.

Таким чином, для визначення «додаткової» допомоги треба просто помножити 14 календарних днів продовженої декретної відпустки на середньоденну зарплату за 1 календарний день, яку ви використали при первинному розрахунку допомоги по вагітності та пологах.

Якщо, оплачуючи «перший» декретний листок, ви використали один з обмежуючих показників, таких як середньоденна зарплата, розрахована виходячи з МЗП або виходячи з двох МЗП, то його треба застосувати і для визначення суми «додаткової» декретної допомоги за 14 днів.

Наведемо приклад.

Сума допомоги по вагітності та пологах за декретним-продовженням складе:

139,58 грн. х 14 к. дн. = 1954,12 грн.

Щоб отримати такі «додаткові» кошти для виплати допомоги по вагітності та пологах, роботодавець подає у ФСС заяву-розрахунок, отримує кошти на спецрахунок і у звичайному порядку виплачує працівниці.

Відображаємо продовжений декретний у звітності

ЄСВ-звіт. Інформацію про декретну відпустку, а також про суму допомоги по вагітності та пологах необхідно відобразити в ЄСВ-звіті.

Таблиця 5. У ній відображають дати початку і закінчення декретної відпустки працівниці. «Особи, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами» у цій таблиці мають свою відмітну ознаку в графі 7 — «5». Її ставлять і в місяці початку декретної відпустки, і в місяці закінчення.

Дату початку показують у звіті за місяць, в якому у працівниці почалася декретна відпустка. Для цього в таблиці 5 передбачена графа 11 «дата початку». У нашому прикладі місяць початку «декрету» — лютий 2018 року. Отже, по працівниці треба було заповнити рядок у таблиці 5 ЄСВ-звіту за лютий 2018 року і в графу 11 поставити «16».

У таблиці 5 за місяць, в якому декретна відпустка закінчилася (сплив 126-й, 140-й, 180-й день декретної відпустки), відображають дату закінчення такої відпустки (у графі 11 «дата закінчення»).

У нашому прикладі: відпустка по вагітності та пологах згідно з лікарняним-продовженням закінчиться 5 липня 2018 року. Отже, в ЄСВ-звіті за липень 2018 року треба не забути в графі 11 таблиці 5 поставити «дату закінчення» — «5». Зверніть увагу, що окремо закінчення першого лікарняного листа по вагітності та пологах (21.06.2018 р.) і початок другого лікарняного листа — продовження (22.06.2018 р.) в ЄСВ-звіті за червень 2018 року показувати не потрібно.

Ще один момент. Як правило, жінки після декретної відпустки йдуть у відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. У цьому випадку в місяці закінчення декретної відпустки (у нашому прикладі в ЄСВ-звіті за липень 2018 року) в таблиці 5 доведеться заповнити ще один рядок, зазначивши:

— у графі 7 — «6» («особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку»);

— у графі 11 «дата початку» — перший день відпустки для догляду за дитиною до 3 років.

Якщо ж працівниця відразу після закінчення декретної відпустки виходить на роботу або використовує дні щорічної відпустки, то в таблиці 5 за цей місяць має бути заповнено тільки один рядок з датою закінчення декретної відпустки.

Для наочності наведемо зразок заповнення таблиці 5 (див. рис. 1 і 2). За основу візьмемо ситуацію, наведену в прикладі. Припустимо, що відразу після закінчення декретної відпустки (з 06.07.2018 р.) жінка оформила відпустку для догляду за дитиною до 3 років.

Рис. 1. Фрагмент таблиці 5 Звіту за формою № Д4 за лютий 2018 року

Рис. 2. Фрагмент таблиці 5 Звіту за формою № Д4 за липень 2018 року

Таблиця 6. Для того щоб правильно нарахувати ЄСВ на суму декретної допомоги, її необхідно «розбити» по місяцях, на які вона припадає (п.п. 1 п. 3 розд. IV Інструкції № 449). Далі заповнити в таблиці 6 стільки ж рядків (п. 9 розд. IV Порядку № 435).

Відповідно, якщо 14-денний період декретної відпустки «зачепив» два різні календарні місяці, то в місяці нарахування допомоги за ці дні в таблиці 6 мають бути заповнені два рядки.

У кожному рядку з «декретом»:

у графі 9 зазначаємо код категорії застрахованої особи згідно з додатком 2 до Порядку № 435;

у графі 11 ставимо місяць, на який припадає період декретної відпустки;

у графі 15 в місяці початку декретної відпустки дотримуємося таких правил:

— якщо за місяць нараховані тільки декретні, то графу 15 заповнюємо за рядком із декретними;

— якщо за місяць нарахована ще й зарплата, то графу 15 заповнюємо за рядком із зарплатою;

у графі 15 в рядках, де зазначаємо допомогу за майбутні повні місяці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, проставляємо кількість календарних днів такої відпустки (графа 15 = графа 16).

Тому рядки без сумових показників, але з даними в графі 15 на декретницю, в ЄСВ-звітах за майбутні місяці заповнювати не треба;

у графі 15 в місяці закінчення декретної відпустки проставляємо кількість днів, що дорівнює кількості календарних днів у такому місяці;

у графі 16 зазначаємо кількість календарних днів декретної відпустки в кожному місяці;

у графи 17 та 18 вносимо розподілені за місяцями суми допомоги без обмеження максимальною величиною / у межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ;

графу 19 заповнюємо у разі, якщо база нарахування ЄСВ у тому звітному місяці, за який нарахована допомога по вагітності та пологах, виявилася нижчою за суму мінімальної зарплати, встановленої законом на місяць, за який здійснюємо нарахування;

у графі 21 зазначаємо ЄСВ, нарахований на суму допомоги (на базу нарахування ЄСВ, якщо сума допомоги за місяць менше МЗП).

Застосуємо усе сказане до ситуації, наведеної в прикладі.

Припустимо, що, окрім допомоги по вагітності та пологах, працівниці в лютому 2018 року була нарахована зарплата за відпрацьовані дні в сумі 2136 грн.

Дані для заповнення таблиці 6 ЄСВ-звіту за лютий 2018 року і за травень 2018 року (місяць, коли працівниці нараховано декретну «допомогу-продовження» за 14 к. дн.) покажемо на рис. 3 — 5.

Рис. 3. Суми допомоги по вагітності та пологах і нарахованого ЄСВ

Рис. 4. Фрагмент таблиці 6 ЄСВ-звіту за лютий 2018 року

Рис. 5. Фрагмент таблиці 6 ЄСВ-звіту за травень 2018 року

Згідно з наведеним прикладом відразу після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами жінка оформить відпустку для догляду за дитиною до 3 років — з 6 липня 2018 року. Ми вже показали, як цей момент треба відобразити в таблиці 5 ЄСВ-звіту за липень 2018 року.

Змоделюємо ситуацію далі.

У місяці переходу жінки з однієї відпустки в іншу зарплатних нарахувань у неї вже не буде. Згадуємо, що у травні 2018 року в таблиці 6 ЄСВ-звіту по цій працівниці були показані декретні за липень у сумі 697,90 грн. Ця сума явно «не дотягує» до розмірів МЗП — 3723 грн. Отже, у липні 2018 року треба буде розрахувати додаткову базу ЄСВ, а потім нарахувати і сплатити ЄСВ до розміру мінімального страхового внеску.

Форма 1 ДФ. Тут усе просто. Нагадуємо, що допомога по вагітності та пологах не обкладається ПДФО (п.п. 165.1.1 ПКУ). Але відобразити її нарахування і виплату працівниці в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ потрібно. Для цього передбачена ознака доходу «128». Покажемо, як виглядає заповнення цієї форми, узявши за основу умови вже наведеного прикладу (рис. 6 і 7).

Рис. 6. Фрагмент Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 1 квартал 2018 року

* Показана загальна сума зарплати за 1 квартал 2018 року з урахуванням зарплати за січень — 4750 грн. та лютий — 2136 грн.

Рис. 7. Фрагмент Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 2 квартал 2018 року

Отже, робимо висновки:

1. Якщо пологи відрізняються від нормальних, жінці належить триваліший період післяпологової реабілітації. З цією метою (на додаток до 126-денного декретного лікарняного листа) їй виписується ще один лікарняний лист на 14 календарних днів.

2. Декретний лікарняний лист на 14 календарних днів є продовженням попереднього лікарняного листа. У ньому підкреслюється «продовження» і зазначається серія та номер попереднього 126-денного лікарняного листа.

3. За декретним листом-продовженням, як і за «126-денним», допомога призначається (і виплачується) в 100 %-розмірі незалежно від страхового стажу працівниці і виплачується повністю за рахунок коштів ФСС.

4. Допомогу за лікарняним листом-продовженням розраховують виходячи з тієї суми середньоденного заробітку (чи суми обмежувача), з якої оплачували перший лікарняний лист, виписаний на 126 календарних днів.

5. Інформацію про «додаткову» суму допомоги по вагітності та пологах необхідно відобразити в ЄСВ-звіті за той місяць, в якому було проведено нарахування такої суми.

6. Нарахування і виплата «додаткової» допомоги по вагітності та пологах відображаються в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ за той квартал, в якому вони здійснені.

Нормативні документи і скорочення

ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

Закон № 1105 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV.

Порядок № 435 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435.

Інструкція № 455 — Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом МОЗ від 13.11.2001 р. № 455.

Інструкція № 449 — Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449.

ЄСВ — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.

ФСС — Фонд соціального страхування.