Відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 р. № 922-VIII (далі — Закон № 922) тендерний комітет — це службові (посадові) та інші особи замовника, призначені відповідальними за організацію та проведення процедур закупівлі згідно із цим Законом.
Законодавцем встановлено наступні вимоги щодо складу тендерного комітету:
— тендерний комітет діє на засадах колегіальності, а отже у його складі повинно бути не менше 5 осіб. У разі якщо кількість службових (посадових) осіб у штатній чисельності працівників замовника є меншою, ніж 5 осіб, до складу тендерного комітету мають входити всі службові (посадові) особи замовника;
— членство в тендерному комітеті не повинно призводити до конфлікту інтересів, що може вплинути на об’єктивність і неупередженість прийняття рішень щодо вибору переможця процедури закупівлі;
— до складу тендерного комітету не можуть входити посадові особи та представники учасників, члени їхніх сімей, а також народні депутати України, депутати Верховної Ради АР Крим та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради.
При цьому Законом № 922 надано свободу дій замовникам щодо визначення складу тендерного комітету та розроблення положення про нього.
Так, для керівництва роботою тендерного комітету замовник призначає голову комітету. Звичайно, це дуже відповідальна посада, оскільки він не лише керує роботою комітету, але й несе персональну відповідальність за виконання функцій, покладених на комітет.
Яким чином повинен працювати тендерний комітет, поки така відповідальна особа перебуває у відпустці, та як дати відпочити голові комітету без ускладнень для роботи замовника? Про це й поговоримо далі.
Нагадаємо, що Примірне положення про тендерний комітет або уповноважену особу (осіб), затверджене наказом Мінекономрозвитку від 30.03.2016 р. № 557 (далі — Примірне положення), було розроблено відповідно до ст. 8 і 11 Закону № 922. Цим документом визначено правовий статус, загальні організаційні та процедурні засади діяльності тендерного комітету та уповноваженої особи (осіб), а також їх права, обов’язки та відповідальність.
Зазначимо, що замовники не повинні суворо дотримуватись цього Примірного положення, вони мають лише враховувати його вимоги при складанні та затвердженні власного документа.
Так, згідно з п. 2.4 Примірного положення голова комітету призначає заступника (заступників) голови, секретаря з числа членів комітету та визначає функції кожного члена комітету. Такі рішення оформлюють протоколом засідання тендерного комітету.
У разі відсутності голови комітету його обов’язки виконує заступник голови комітету (якщо призначено кількох заступників голови комітету, то голова визначає серед них виконуючого обов’язки голови комітету на період своєї відсутності).
При цьому не слід забувати: тендерний комітет працює шляхом проведення засідань, що повинні бути правомочними, тобто такими, які мають право ухвалювати відповідні рішення. Нагадаємо, що засідання вважається правомочним за умови присутності на ньому не менше 2/3 членів комітету.
В нашому випадку замовником було затверджено тендерний комітет у складі 6 осіб. У разі відсутності двох осіб, засідання такого комітету будуть вважатися правомочними, оскільки на них будуть присутніми 2/3 від загального складу, тобто 4 особи.
Вирішити таку ситуацію можна двома шляхами:
1) Примірне положення не забороняє голові призначати декілька осіб його заступниками. Тим паче така можливість передбачена в п. 2.4 зазначеного Положення.
Для уникнення подальших непорозумінь цілком можливо одразу призначити декілька осіб заступниками голови тендерного комітету. У такому випадку голова тендерного комітету надалі лише визначає серед них виконуючого обов’язки голови на час своєї відпустки;
2) у разі, якщо був призначений лише один заступник, а голова вже відпочиває, та й заступник збирається у відпустку, то надайте можливість голові комітету насолодитися відпусткою без відкликання, оскільки тендерний комітет є самостійним і може впоратися й без нього. Зважаючи на те, що заступник голови має ті ж самі повноваження, що й голова комітету, то перед тим, як збиратися йти у відпустку, він повинен призначити свого заступника, тобто виконуючого обов’язки голови.
Не забудьте: в такому випадку це рішення слід оформити протоколом засідання тендерного комітету.
Тепер що стосується затвердження та підписання тендерної документації. У цьому питанні слід звернути увагу на те, що згідно зі ст. 11 Закону № 922 саме тендерний комітет забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених цим Законом.
Тому тендерна документація обов’язково повинна бути затверджена рішенням тендерного комітету, яке оформлюють протоколом. Зазвичай тендерну документацію підписує голова тендерного комітету, оскільки саме він здійснює керівництво роботою тендерного комітету та несе персональну відповідальність за виконання покладених на комітет функцій. Тому радимо порядок підписання тендерної документації закріпити у власному Положенні про тендерний комітет. Якщо ж її необхідно буде підписати в період відсутності голови тендерного комітету, знову ж таки, з цим завданням, а також з іншими його функціями може впоратись його заступник.
Таким чином, для того, щоб належним чином організувати роботу тендерного комітету, радимо замовникам скласти своє Положення про тендерний комітет, враховуючи вимоги Примірного положення. В цьому документі слід прописати, зокрема:
— яка повинна бути кількість членів тендерного комітету, за якої засідання комітету є правомочним;
— порядок прийняття рішень тендерним комітетом;
— порядок призначення заступника голови та секретаря тендерного комітету, а також того, хто виконуватиме їхні обов’язки у разі тимчасової відсутності;
— порядок внесення змін до складу тендерного комітету, зокрема виключення відсутніх членів тендерного комітету із його складу та введення до його складу нових.
Наявність такого документа в установі допоможе уникнути складнощів при роботі тендерного комітету та надасть можливість відпочити та трохи розслабитися голові та його заступнику у відпустці.
