Спочатку кілька слів безпосередньо про об’єкт обліку — про електронні замки. Так, електронним замком називають електронний пристрій, призначений для запобігання доступу до приміщення сторонніх осіб за допомогою електромеханічних або електромагнітних запірних пристроїв. При цьому обмеження доступу до приміщення здійснюється на підставі сигналів від різних датчиків: зчитувачів магнітних карт, штрих-кодів, датчиків контактної пам’яті, біометричних датчиків, клавіатури, пультів дистанційного керування тощо. Часто такі замки є частиною складної електронної системи контролю доступу.
Електронні замки відрізняються від звичайних механічних передусім більш високим ступенем надійності і захисту приміщення від несанкціонованого проникнення. Окрім того, такі замки є більш зручними у використанні та більш довговічними. Звісно ж, строк служби замка, як і будь-якого іншого пристрою, напряму залежить від умов експлуатації.
Водночас численні переваги електронних замків не можуть не позначитися на їх вартості. Тож не дивно, що такі замки коштують у кілька разів дорожче, ніж їх механічні «родичі». У свою чергу, досить висока вартість таких пристроїв наводить на роздуми щодо необхідності їх обліку як окремих об’єктів необоротних активів. Як же правильно обліковувати електронні замки?
І наша відповідь: електронні замки слід відображати у складі запасів. А конкретно, для їх обліку варто застосовувати субрахунок 1513 «Будівельні матеріали». Адже саме цей субрахунок призначено Порядком застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим наказом Мінфіну від 29.12.2015 р. № 1219, для обліку будівельних конструкцій і деталей (у тому числі металевих), збірних елементів та обладнання, яке потребує монтажу і призначене для використання у процесі будівельних робіт.
А чи можна електронні замки все-таки обліковувати у складі необоротних активів як окремі об’єкти? Теоретично можна. Але чи доцільно? Застосування такого підходу буде щонайменше не обґрунтованим і суперечливим з точки зору методології бухобліку. Чому? Давайте розбиратися разом.
Справді, з одного боку, ці пристрої, призначені для використання у процесі діяльності установи для задоволення її потреб. До того ж і очікуваний строк експлуатації замків явно перевищує один рік. Але, з другого боку, Національним положенням (стандартом) бухгалтерського обліку в державному секторі 121 «Основні засоби», затвердженим наказом Мінфіну від 12.10.2010 р. № 1202 (далі — НП(С)БО 121), передбачено й інші вимоги щодо визнання тих чи інших об’єктів основними засобами. Зокрема, одиницею обліку основних засобів є (п. 1 розд. ІІ НП(С)БО 121):
• закінчений пристрій з усіма пристосуваннями до нього;
• конструктивно відокремлений предмет, призначений для виконання самостійних функцій;
• відокремлений комплекс конструктивно з’єднаних предметів однакового або різного призначення, що мають загальні пристосування, приладдя, керування та єдиний фундамент. При цьому кожен предмет може виконувати свої функції, а комплекс — певну роботу тільки в складі комплексу, а не самостійно;
• інший актив, що відповідає визначенню основних засобів, або частина такого активу, що контролюється суб’єктом державного сектору.
І хоча електронний замок є закінченим пристроєм, але конструктивно відокремленим його точно не назвеш. Річ у тім, що його можливо використовувати за призначенням лише після установлення (вмонтування) на двері. Більше того, перенести такий замок (після монтажу) в інше місце, принаймні без порушення цілісності дверного полотна, неможливо.
Також варто пам’ятати про необхідність дотримання принципу превалювання сутності над формою. Тобто всі господарські операції слід відображати в бухобліку відповідно до їх суті, а не виходячи з юридичної форми. Таке правило продиктовано ст. 4 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
Тож давайте розмірковувати логічно: замок (навіть найсучасніший та найдорожчий) — це лише складова частина такої будівельної конструкції, як дверний блок. А щоб не бути голослівними, наведемо офіційне визначення останнього згідно з п. 3.7 ДСТУ Б В.2.6-23:2009 «Конструкції будинків і споруд. Блоки віконні та дверні. Загальні технічні умови», затвердженого наказом Мінрегіону від 20.01.2009 р. № 11. Так, дверним блоком є глуха або світлопрозора конструкція для забезпечення сполучення внутрішніх приміщень із зовнішнім середовищем або між собою і захисту від атмосферних і шумових впливів. Складовими дверного блоку є такі збірні одиниці, як: коробка, дверне полотно, замок або заскочка і в окремих випадках — дозакривач або механізм відчинення-зачинення.
Разом з тим дверні блоки теж не є окремими об’єктами обліку. Всі двері, до речі, й вікна теж, ми обліковуємо у складі будівлі (приміщення). Відповідно, питання щодо обліку електронних замків як окремих об’єктів необоротних активів відпадає само собою.
Отже, придбаний електронний замок слід зараховувати до складу запасів як будівельні матеріали.
Після установлення відносимо його вартість на фактичні витрати відповідного звітного періоду. Це обумовлено тим, що роботи із заміни (установлення) дверного замка фактично є ремонтом відповідної будівлі (приміщення). А витрати на утримання об’єктів основних засобів, як відомо, визнаються витратами звітного періоду, в якому вони були понесені. Це правило прописано у п. 4 розд. VI Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11.
Порядок відображення таких операцій на рахунках бухобліку визначено п. 3.13 Типової кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженої наказом Мінфіну від 29.12.2015 р. № 1219.
При цьому для оформлення видачі будівельних матеріалів зі складу для ремонту приміщення доцільно застосовувати накладну (вимогу) за типовою формою № З-3, затвердженою наказом Мінфіну від 18.12.2000 р. № 130. Тоді як підставою для списання використаних під час ремонту матеріалів буде Акт списання за типовою формою № З-2.
Залишається вирішити ще одне важливе питання: до якого виду ремонту (капітального чи поточного) віднести заміну (установлення) дверного замка? Це має значення передусім для правильно застосування КЕКВ.
Перше, що спадає на думку, — зазирнути до норм Примірного переліку послуг з утримання будинків і споруд та прибудинкових територій та послуг з ремонту приміщень, будинків, споруд, затвердженого наказом Держкомітету з питань ЖКГ від 10.08.2004 р. № 150 (далі — Перелік № 150). Так, відповідно до п.п. 1.2.8.2 цього документа роботи із заміни несправних дверних приладів та встановлення тих, що бракує, належать до поточного ремонту будівлі. А от заміну дверних полотен з фарбуванням та встановленням нових приладів і склінням визначено як капітальний ремонт (п.п. 2.8.1 Переліку № 150).
Як бачимо, на підставі норм Переліку № 150 досить складно розмежувати роботи за видами ремонту. На перший погляд, до поточного ремонту слід відносити роботи із заміни несправних (зношених, зіпсованих) дверних приладів. Якщо ж йде мова про встановлення нових приладів (більш сучасних та надійних), то такі роботи варто розглядати як капітальний ремонт будівлі. Однак це лишень на перший погляд. Тож аби дістатися істини, доцільно копнути глибше. І в цьому контексті не зайвим буде пригадати визначення поточного та капітального ремонту.
Так, під поточним ремонтом слід розуміти комплекс ремонтно-будівельних робіт, який передбачає систематичне та своєчасне підтримання експлуатаційних якостей та попередження передчасного зносу конструкцій і інженерного обладнання. Натомість капітальний ремонт — це комплекс ремонтно-будівельних робіт, який передбачає заміну, відновлювання та модернізацію конструкцій і обладнання будівель в зв’язку з їх фізичною зношеністю та руйнуванням. Окрім того, метою таких робіт може бути поліпшення експлуатаційних показників, покращання планування будівлі і благоустрою території без зміни будівельних габаритів об’єкта. При цьому капремонт передбачає призупинення на час його виконання експлуатації будівлі в цілому або її частин (за умови їх автономності). На це указав Держбуд у своєму листі від 30.04.2003 р. № 7/7-401.
ВАЖЛИВО!
Якщо будівля в цілому не підлягає капітальному ремонту, то комплекс робіт з поточного ремонту може враховувати окремі роботи, які класифікуються як такі, що відносяться до капітального ремонту (крім робіт, які передбачають заміну та модернізацію конструктивних елементів будівлі).
З огляду на вищезазначене вважаємо, що роботи із заміни дверного замка на новий (особливо, якщо йдеться про заміну не всіх замків у будівлі, а лише одного окремого) слід розглядати як поточний ремонт відповідного приміщення (будівлі). Водночас доцільно заручитися наказом керівника установи щодо проведення робіт саме з поточного ремонту. Тобто цей факт має бути зафіксовано у письмовому вигляді. Наявність такого розпорядчого документа під час перевірки контролюючими органами слугуватиме аргументом на користь бухгалтера.
Що стосується КЕКВ, то витрати на придбання й установлення електронного замка слід планувати і здійснювати за рахунок поточних видатків. Зокрема, придбання електронного замка необхідного проводити за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар». Це випливає з п. 5 п.п. 2.2.1 Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333 (ср. ). У разі ж, якщо установлення цього приладу буде проводити стороння організація на підставі окремого договору, тоді витрати на оплату такого встановлення здійснюємо за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)» (п.п. 8 п.п. 2.2.4 згаданої Інструкції).
На завершення розглянемо пару умовних прикладів з відображення на рахунках бухобліку придбання та установлення електронного замка.
Приклад 1. З метою забезпечення належного рівня безпеки у приміщенні установи було прийнято рішення про встановлення на вхідні двері електронного замка. Вартість приладу згідно з договором становить 5200 грн. (у тому числі ПДВ — 866,67 грн.).
Роботи з установлення на налагодження електронного замка виконано власними силами установи.
Вартість замка після його встановлення списано на витрати відповідного звітного періоду на підставі Акта списання за типовою формою № З-2.
У бухобліку цю операцію слід відображати так:
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн. | № меморіального ордера | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | Отримано фінансування для здійснення поточного ремонту приміщення установи | 2313 | 7011 | 5200 | 2 |
| 2 | Перераховано кошти постачальнику за електронний замок | 2111 | 2313 | 5200 | 2, 4 |
| 3 | Оприбутковано електронний замок | 1513 | 2111 | 5200 | 4 |
| 4 | Списано вартість використаних для ремонту будівельних матеріалів — електронного замка — на витрати звітного періоду | 8013 | 1513 | 5200 | 13 |
Приклад 2. Задля обмеження доступу сторонніх осіб до окремих приміщень установи було прийнято рішення про встановлення на двері електронних замків. З цією метою було укладено договір з підрядною фірмою.
Загальна вартість робіт з установлення та налагодження замків становить 23400 грн., у тому числі:
вартість електронних замків (3 шт.) — 16200 грн.;
вартість робіт з монтажу та налаштування — 6000 грн.
Згідно з умовами договору вартість дверних приладів включено до загальної вартості робіт. Оплату робіт підрядної організації здійснено з рахунок коштів, отриманих від оренди приміщення установи.
Виконання та прийняття робіт з установлення електронних замків оформлено актом приймання-передачі виконаних робіт.
На рахунках бухобліку зазначені операції відображено так:
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн. | № меморіального ордера | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | Нараховано орендну плату | 2117 | 7111 | 25000 | 4, 14 |
| 2 | Отримано на спеціальний реєстраційний рахунок плату за оренду приміщення установи | 2313 | 2117 | 25000 | 3, 4 |
| 3 | Перераховано кошти підряднику за установлення електронних замків | 6211 | 2313 | 23400 | 3, 6 |
| 4 | Виконано роботи з поточного ремонту будівлі установи — установлено електронні замки на окремі двері | 8013 | 6211 | 23400 | 6 |
