Головними документами у питанні відряджень працівників бюджетної сфери є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59), та постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98 (далі — постанова № 98).
Зауважимо, що на сьогодні існує зручний сервіс бронювання та придбання електронних авіаквитків. Відповідно до абз. 1 п. 9 розд. ІІІ Інструкції № 59 витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.
У разі використання електронного авіаквитка при відрядженні за кордон підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів (абз. 3 п. 11 розд. ІІІ Інструкції № 59):
• оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);
• роздрукована на папері частина електронного авіаквитка із вказаним маршрутом (маршрут/квитанція);
• оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.
У ситуації включення харчування до вартості проживання або проїзду слід звернутись до п.п. «д» п. 16.2 розд. ІІІ Інструкції № 59 та абз. 3 п. 2 постанови № 98. Так, відповідно до зазначених норм витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим працівником за рахунок добових витрат.
Отже, якщо вартість харчування у дорозі зазначена у проїзних документах, то витрати на оплату харчування вираховуються з розміру добових витрат. Зауважимо, що за відсутності у квитку такої інформації можна додатково звернутись до надавача транспортних послуг для отримання документів, які б підтверджували вартість цієї послуги.
Якщо ж документального підтвердження вартості харчування під час проїзду до місця відрядження та назад немає, слід керуватись нормами п. 5 розд. ІІ та п.п. «ґ» п. 16.2 розд. ІІІ Інструкції № 59. Згідно з цими пунктами, якщо вартість харчування включається до рахунків на найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми, добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для відповідної держави згідно з додатком 1 до постанови № 98, зокрема:
80 % — при одноразовому,
55 % — дворазовому,
35 % — триразовому харчуванні.
Може бути декілька варіантів зазначення бортового харчування в авіаквитках, наприклад:
• MEAL F (FOOD FOR PURCHASE) — харчування за додаткову плату (тобто харчування на борту не входить у вартість авіаквитка);
• MEAL — харчування надається та включається у вартість квитка. Якщо годувати будуть декілька раз, то поряд зазначається цифра, що відповідає кількості прийомів їжі;
• SNACK — легка закуска, що входить у вартість квитка.
При цьому вартість харчування у літаку не зазначається окремою сумою. Тому слід виплачувати добові у вказаних вище розмірах (відсотках). Наприклад, якщо під час польоту пасажирів годували один раз або надавалась легка закуска, то за цей день відрядження добові слід виплатити у розмірі 80 % суми добових витрат.
Важливо!
За правилами авіаперельотів пасажирам повинні безкоштовно надавати питну воду. Така вода не є харчуванням для цілей відрядження. Тому, якщо, окрім води, відрядженому працівникові більше нічого не надається, то добові слід виплачувати у розмірі 100 %.
Досить часто, прямуючи до іншої країни, доводиться робити пересадку в аеропорту «транзитної» країни. Якщо, прямуючи до місця службового відрядження, працівник має пересадку впродовж однієї доби, при цьому в електронному авіаквитку як під час перельоту до місця пересадки, так і під час перельоту безпосередньо до місця відрядження зазначається харчування без визначення конкретної суми, то виходить, що працівник харчується два рази. У такому випадку добові витрати відшкодовуються в розмірі 55 % суми добових витрат залежно від держави відрядження.
