Грамоти, кубки, медалі й не тільки: оформляємо видачу і показуємо у ф. № 1ДФ

Ми нещодавно розповідали про порядок обліку кубків, медалей і грамот, придбаних для нагородження переможців спортивних заходів. Коротко про це ви можете прочитати у консультації «Запитували — відповідаємо: бухоблік + КЕКВ» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2019, № 21, с. 8). А цього разу торкнемося питань документального оформлення операцій з такими активами. Але розпочнемо з найцікавішого — порядку оподаткування призів, подарунків та інших видів нагород і відзнак. Маємо чимало важливої, а для декого навіть несподіваної, інформації. Тож поїхали…

Оподаткування

Передусім звернемося до нашого головного і незмінного помічника у питаннях оподаткування — ПКУ. Зокрема, порядок оподаткування доходів фізичних осіб визначено розд. IV ПКУ.

Не секрет, що платниками ПДФО є безпосередньо фізособи — отримувачі доходів (п. 162.1 ПКУ). Однак нарахування, утримання та сплата цього податку лягає на плечі податкового агента. Його роль виконує будь-яка юридична або самозайнята особа, яка виплатила (надала) дохід фізособі у грошовій або не грошовій формі. На це чітко вказує норма п.п. 14.1.180 ПКУ. При цьому жодного значення немає, чи перебуває фізособа — отримувач доходів у трудових відносинах з юрособою.

Тож, якщо ваша установа організувала конкурс (змагання), придбала і вручила призи його учасникам, переможцям, вам доведеться проконтролювати їх оподаткування. У разі необхідності слід утримати ПДФО з учасників та перерахувати його до бюджету.

Які ж саме нагороди оподатковуються ПДФО, а які — ні? Все просто. Оподатковуються ті, котрі належать до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу фізосіб. Їх перелік наведено у п. 164.2 ПКУ. І серед них — дохід, отриманий платником податку як додаткове благо (п.п. 164.2.17 ПКУ). Додатковим благом вважаються кошти, будь-які матеріальні чи нематеріальні цінності, послуги, інші види доходу, які виплачуються (надаються) фізособі податковим агентом. Причому такий дохід жодним чином не пов’язаний з виконанням трудових обов’язків найму чи зобов’язань за ЦПД. Тобто додаткове благо однозначно не є заробітною платою чи винагородою фізособи за ЦПД (п.п. 14.1.47 ПКУ).

Так званий натуральний коефіцієнт обчислюється за такою формулою:

К = 100 : (100 - Сп),

де К — коефіцієнт;

Сп — це ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування.

До наведеної формули застосовується основна ставка ПДФО — 18 %. Таким чином, значення цього коефіцієнта дорівнює 1,219512.

До речі, доходи у вигляді дарунка, нараховані (виплачені, надані) платнику податку податковим агентом, для цілей оподаткування прирівнюють до додаткового блага. Відповідно, такі доходи оподатковуються на загальних підставах. Такою є вимога абз. 2 п. 174.6 ПКУ.

Та, як завжди, кожне правило має свої винятки. А у випадку визначення загального місячного (річного) доходу їх ціла низка.

Повний перелік доходів, які не включаються при розрахунку оподатковуваного доходу, містить ст. 165 ПКУ. Проте нас цікавлять тільки два види доходів з усього цього довгого списку. Так, не є об’єктом оподаткування ПДФО:

по-перше, вартість орденів, медалей, знаків, кубків, дипломів, грамот та квітів, якими відзначаються переможці змагань, конкурсів (п.п. 165.1.38 ПКУ). Причому безпосередньо вартість таких медалей, грамот чи квітів значення не має. Хоча і медалі бувають різні, й квіти, підхід до їх оподаткування єдиний. Особи, відзначені у такий спосіб, ПДФО не сплачують;

по-друге, вартість дарунків (а також призів переможцям та призерам спортивних змагань) — у частині, що не перевищує 25 % мінзарплати (у 2019 році це 1043,25 грн.). Однак це не стосується грошових виплат у будь-якій сумі (п.п. 165.1.39 ПКУ). Тобто призи у грошовій формі оподатковуються ПДФО у загальному порядку. Це правило діє, навіть якщо йдеться про символічну суму в 100 чи 200 грн.

Натомість обкладання ПДФО подарунків у натуральній формі залежить від їх вартості. Таким чином, якщо подарунок коштує рівно 1043,25 грн. та менше, він не оподатковується взагалі. Якщо ж вартість подарунку перевищує зазначену межу, тоді сума такого перевищення буде вважатися додатковим благом. У свою чергу, на суму різниці, але не на всю (повну) вартість коштовного подарунку, слід нарахувати ПДФО. На цьому наголосили і фахівці ДФСУ в ІПК № 2403 (див. матеріал «Щодо включення до оподатковуваного доходу платника податку вартості дарунків, наданих йому юрособою, яка у розрахунку на місяць не перевищує 20 % однієї мінзарплати» цього номера). Окрім того, аналогічна за змістом консультація розміщена і на офіційному електронному ресурсі ДФСУ — «ЗІР» (категорія 103.25).

Зауважимо: рік тому податківці висловлювали діаметрально протилежну думку (наприклад, в ІПК № 2306 та в ІПК від 28.02.2018 р. № 810/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Вони вважали за необхідне оподатковувати ПДФО всю вартість подарунку за умови перевищення відповідного вартісного критерію.

На щастя, з 01.01.2019 р.* діє оновлений та, вочевидь, більш логічний підхід до оподаткування подарунків у негрошовій формі. Таким чином, вартість подарунка (без урахування неоподатковуваної суми) потрібно скоригувати на «натуральний» коефіцієнт і тільки потім нарахувати ПДФО.

* З моменту набрання чинності Законом України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких інших законодавчих актів України щодо покращення адміністрування та перегляду ставок окремих податків і зборів» від 23.11.2018 р. № 2628-VIII.

Вищезазначені доходи (грошові виплати та подарунки, призи у негрошовій формі — на суму перевищення) є об’єктом оподаткування ВЗ. Таку вимогу продиктовано п.п. 1.2 п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПКУ. При цьому «натуральний» коефіцієнт у цілях оподаткування ВЗ не застосовується.

Остаточно розібратися з оподаткуванням ПДФО та ВЗ різних видів нагород вам допоможе схема, наведена нижче.

Порядок обчислення суми ПДФО та ВЗ, що підлягає утриманню з фізособи — отримувача подарунку у негрошовій формі, покажемо на прикладі.

Порядок оподаткування ПДФО та ВЗ нагород, виданих (вручених) фізособам

Звертаємо вашу увагу на пару важливих нюансів оподаткування призів і подарунків:

1) у разі вручення подарунків, призів дітям, платником податку автоматично стає один із їх батьків. Адже грошові зобов’язання малолітніх/неповнолітніх осіб виконують їх батьки (усиновителі) або опікуни (піклувальники). На це чітко вказує п. 99.2 ПКУ;

2) якщо установа — податковий агент вирішить сплатити ПДФО та ВЗ замість призерів за власний рахунок, то ця сума також вважатиметься додатковим благом (п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ). Відповідно, сума такої компенсації підлягає включенню до загального місячного (річного) доходу фізособи та оподатковується на загальних підставах. Тобто знову нараховуємо на цю суму і утримуємо з фізособи ПДФО та ВЗ. Таке собі замкнуте коло.

Також нагадаємо порядок сплати ПДФО та ВЗ. Так, їх слід перерахувати до бюджету безпосередньо під час виплати оподатковуваного доходу єдиним платіжним документом (п.п. 168.1.1 ПКУ). Якщо оподатковуваний дохід було видано у негрошовій формі або виплачено готівкою, тоді податковий агент має у своєму розпорядженні три банківські дні для сплати податків. При цьому точкою відліку буде день надання, виплати доходу. Таким є припис п.п. 168.1.4 ПКУ.

Відображаємо у ф. № 1ДФ

Звісно ж, суми всіх нарахованих (виплачених) установою на користь фізосіб доходів мають знайти своє відображення у Податковому розрахунку за ф. № 1ДФ. Це стосується і доходів, наданих фізособам у вигляді подарунків, призів тощо. Цей абсолютно очевидний факт ще раз підтвердили і податківці у своїй ІПК № 2403.

Загальні вимоги щодо складання та подання форми № 1ДФ визначено Порядком № 4.

При заповненні розд. І податкового розрахунку (ф. № 1ДФ) у графі 2 необхідно зазначити реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію та номер паспорта фізичної особи. Цього вимагає п. 3.1 розд. ІІІ Порядку № 4. Причому податковий агент має навести цю інформацію щодо кожної фізособи, на користь якої було виплачено (надано) дохід у будь-якій формі. Навіть якщо йдеться про вручення грамот чи медалей, відомості про їх отримувачів слід обов’язково відобразити у податковому розрахунку. Свого часу це підкресли і фахівці ДФСУ в ІПК № 2306.

Таким чином, ще до початку заходу (змагання, конкурсу тощо) слід подбати про збір інформації щодо кожного його учасника. Цю справу можна доручити організатору відповідного заходу, тренеру, художньому керівнику.

Але не забудьте заручитися письмовою згодою кожного учасника на обробку персональних даних*.

* Згідно з ч. 5 ст. 6 Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 р. № 2297-VI обробка персональних даних здійснюється для конкретних і законних цілей, визначених за згодою суб’єкта персональних даних.

Не секрет, що всі доходи, нараховані фізособам за відповідний звітний квартал, відображаються у ф. № 1ДФ у розрізі ознак доходів. Останні наведено у Довіднику ознак доходів (додаток до Порядку № 4). Під якою саме ознакою доходу слід відображати вартість тих чи інших нагород (призів, подарунків), допоможе розібратися ось ця таблиця:

Застосування ознак доходів при відображенні нагород, вручених фізособам, у податковому розрахунку за ф. № 1ДФ

Скажемо ще декілька слів про особливості відображення доходів у натуральній формі у ф. № 1ДФ. Зокрема, йдеться про застосування коефіцієнта, передбаченого п. 164 ПКУ.

Також нагадаємо: неподання форми № 1ДФ, несвоєчасне її подання, подання не у повному обсязі, з недостовірними або помилковими відомостями тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 510 грн. Тоді як повторне порушення податкового законодавства протягом одного року загрожує подвійним штрафом — 1020 грн. Таку відповідальність передбачено п. 119.2 ПКУ. Ці штрафні санкції застосовуються до загальної кількості порушень, а не до кожного окремо. Та накладанню штрафів, звісно, має передувати виявлення факту недотримання податкового законодавства.

Тепер вам відомі тонкощі оподаткування нагород, призів та подарунків, а також вимоги щодо їх відображення у податковій звітності. Тож саме час поговорити про документальне оформлення видачі і списання різноманітних нагород переможцям конкурсів, змагань тощо. Власне, з огляду на зазначене вище уже цілком очевидно, як правильно це зробити.

Документуємо

Звісно, передусім необхідно оформити роздаткову відомість (відомість видачі). Це вам добре відомо. Як правило, такі відомості складають у довільній формі із зазначенням дати видачі, назви виданих матеріальних цінностей, їх кількості та прізвищ отримувачів (призерів). При цьому отримання будь-якої нагороди (навіть звичайної грамоти) має засвідчити особистим підписом у роздатковій відомості кожен отримувач. Такі правила диктує порядок оподаткування цих доходів. Інакше не буде жодного документального підтвердження про одержання нагород конкретними особами. У свою чергу, не буде і підстав для відображення цих доходів у податковій звітності. Якщо ж йдеться про нагородження команди переможців кубком або іншою спільною для всіх членів нагородою, тоді достатньо одного підпису тренера команди.

Авжеж, усі ці формальності не надто до вподоби і учасникам конкурсів (змагань), і організаторам. Але без цього не обійтися. Тому, аби не псувати урочистий момент, відомість на підпис варто надати всім призерам відразу після завершення церемонії нагородження. Причому слід налагодити максимально оперативний і згладжений процес. Але опікуватися цим має не бухгалтер установи, а оргкомітет відповідного заходу (відповідальна особа).

Далі на основі роздаткової відомості комісія установи оформляє Акт списання за типовою формою № З-2. Саме цей документ і буде підставою для списання виданих активів з балансу установи.

Обліковуємо

Кубки, медалі, грамоти, квіти та різноманітні призи, придбані для нагородження переможців спортивних змагань або мистецьких конкурсів, слід обліковувати у складі запасів на субрахунку 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу». Адже саме цей субрахунок призначений для узагальнення інформації про наявність і рух активів, які придбані (вироблені, отримані) та утримуються з метою подальшого розподілу, передачі або продажу.

А от перехідні призи, прапори, кубки, засновані різними установами та організаціями і отримані від них для нагороди команд-переможців, слід обліковувати на позабалансовому субрахунку 041 «Непередбачені активи розпорядників бюджетних коштів».

Після вручення переможцям здобутих у чесній боротьбі нагород слід списати їх вартість на витрати звітного періоду. Це загальне правило і ні для кого не новина. Але до яких саме витрат слід віднести ці суми: до матеріальних (субрахунок 8013) чи до витрат за необмінними операціями (субрахунок 8511)?

Вручені переможцям нагороди вважаємо за доцільне списувати на матеріальні витрати за дебетом однойменного субрахунку 8013. Адже до витрат за необмінними операціями передусім належать субсидії, гранти, соціальні виплати, а також інші витрати, пов’язані із соціальним забезпеченням населення. На це вказує п. 3 розд. ІІ НП(С)БО 135. Тоді як використання предметів і матеріалів входить до складу матеріальних витрат як одного з елементів витрат за обмінними операціями (п. 2 розд. НП(С)БО 135). Ще одним аргументом на користь нашої позиції є той факт, що підготовка та проведення спортивно-масових заходів є одним із основних напрямків роботи органів з питань фізкультури і спорту. Так само, як і організація різноманітних конкурсів, фестивалів та виставок — для органів культури. Відповідно, витрати на придбання нагород для переможців таких заходів безпосередньо пов’язані з виконанням своїх повноважень цими установами. До того ж видатки на закупівлю таких предметів вони обов’язково планують у своїх кошторисах.

До речі, витрати на придбання дипломів, грамот, медалей, сувенірів і подарунків слід проводити за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар». Чітку вказівку на це містять пп. 2 і 13 п.п. 2.2.1 Інструкції № 333.

Традиційно, на закріплення розглянемо умовний приклад відображення таких операцій на рахунках бухобліку.

У бухобліку ці операції слід відображати таким чином:

Наостанок невеличке нагадування про дотримання приписів антикорупційного законодавства. Так-так, з подарунками посадовим і службовим особам слід бути дуже обережними. Адже законодавством передбачено обмеження щодо отримання подарунків особами, уповноваженими на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, та прирівняними до них особами. Таке обмеження закріплено у ст. 23 Закону № 1700. Коло осіб, на яких поширюється ця норма, визначено пп. 1, 2 ч. 3 ст. 4 Закону № 1700. Зазначеним особам заборонено вимагати, просити, одержувати подарунки від юридичних або фізичних осіб (ч. 1 ст. 23 Закону № 1700):

• у зв’язку із здійсненням такими особами діяльності, пов’язаної із виконанням функцій держави або місцевого самоврядування;

• якщо особа, яка дарує, перебуває в підпорядкуванні такої особи.

Причому ця заборона стосується як отримання подарунків безпосередньо посадовою (службовою) особою, так і через інших осіб. На презенти дружині, дітям, іншим близьким особам посадовця теж накладено «табу».

Якщо ж йдеться про подарунки, які відповідають загальновизнаним уявленням про гостинність (крім випадків, передбачених ч. 1 ст. 23 Закону № 1700), то будь ласка. Приймати їх дозволено, але тільки в межах законодавчо встановленої граничної вартості. Зокрема, одноразова вартість таких подарунків не може перевищувати одного прожиткового мінімуму для працездатної особи, який діє на день прийняття подарунків. Загалом за рік посадовець може одержати подарунки на суму не більшу, ніж два прожиткові мінімуми, встановлені на 1 січня відповідного року (у 2019 році — це 1921 грн.*).

* Встановлено Законом України «Про Державний бюджет України на 2019 рік» від 23.11.2018 р. № 2629-VIII.

Однак зазначені обмеження не поширюються на (абз. 2 ч. 2 ст. 23 Закону № 1700):

• подарунки від близьких людей;

• загальнодоступні знижки на товари, послуги, загальнодоступні виграші, призи, премії, бонуси.

Отже, із зазначеного вище можна зробити доволі простий висновок. Безумовно, і посадовець, і будь-яка службова особа цілком можуть стати переможцями спортивних змагань чи мистецького конкурсу. Отримати заслужений подарунок чи приз вони теж мають повне право. А от дарувати подарунки своїм керівникам, очільникам вищих за рівнем установ з нагоди пам’ятної дати, свята, ювілею все ж таки не слід.