Оцінювання діяльності державних службовців: знову по-новому — порядку типовому

Кабмін своєю постановою № 591 виклав у новій редакції Типовий порядок проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців (діє з 12.07.2019 р.).

Нагадаємо: Типовий порядок був затверджений на виконання ч. 11 ст. 44 Закону про держслужбу. І наразі це вже третя його редакція за 2 роки існування. Вочевидь даються взнаки практичні нюанси, що виникають у процесі проведення оцінювання. Тож нормативку постійно вдосконалюють.

Оцінювання проводиться для державних службовців, які займають посади державної служби категорій «А», «Б» і «В». Його метою є визначення якості виконання державним службовцем поставлених завдань, а також прийняття рішення щодо його преміювання, планування службової кар’єри, визначення потреби у професійному навчанні.

Мабуть, логічніше було б відразу обговорити строки проведення оцінювання, але ні. Про них поговоримо пізніше. А все тому, що при розгляді строків слід розрізняти етапи проведення оцінювання. Тож спочатку розберемося з етапами.

Етапи оцінювання

У п. 9 Типового порядку перелічені етапи оцінювання. Їх, як і раніше, 3, однак сформульовані вони інакше. Давайте розберемося, чи змінилася суть етапів оцінювання.

Визначення завдань і ключових показників (раніше — визначення та перегляд завдань і ключових показників).

Суть цього етапу залишилась незмінною. Однак є деякі уточнення стосовно строків та параметрів оцінювання. Державному службовцю визначається від 2 до 5 завдань (п. 11 Типового порядку). Служба управління персоналом надає йому копію завдань і КП.

Завдання і КП повинні відображати кінцевий результат, на досягнення якого спрямовано службову діяльність держслужбовців, вимірюватися в кількісному та/або якісному вираженні.

Визначення завдань і КП для заступників керівників здійснюється після визначення завдань і КП для їх керівників. Визначені державному службовцю завдання і КП зберігаються в його особовій справі, а їх копії — у самого держслужбовця та його безпосереднього керівника.

Завдання і КП держслужбовцям за посадами категорії «А» на відповідний рік визначаються за формою згідно з додатком 1 до Типового порядку, а держслужбовцям за посадами категорій «Б» і «В» — за формою згідно з додатком 7 до Типового порядку.

Відповідно до ч. 3 ст. 44 Закону про держслужбу оцінювання результатів службової діяльності державних службовців здійснюють:

• за посадами державної служби категорій «Б» і «В» — безпосередній керівник держслужбовця та керівник самостійного структурного підрозділу;

• за посадами державної служби категорії «А» — суб’єкт призначення*.

* Суб’єкт призначення — державний орган або посадова особа, яким відповідно до законодавства надано повноваження від імені держави призначати на відповідну посаду державної служби в держоргані та звільняти з такої посади (п. 7 ч.1 ст. 2 Закону про держслужбу).

У пп. 19, 20 та 34 Типового порядку перелічено, хто саме затверджує завдання і КП для держслужбовців відповідних категорій. Особа, яка визначає завдання і КП державним службовцям за посадами категорій «Б» і «В», проводить моніторинг їх виконання.

У разі внесення змін до стратегічних документів державного та/або регіонального рівня, річного плану роботи державного органу, типових завдань і ключових показників для керівників центральних органів виконавчої влади, положення про відповідний державний орган, завдань, функцій та обов’язків, визначених у положенні про державний орган, про структурний підрозділ, у посадовій інструкції, завдання і КП можуть переглядатись, але не частіше одного разу на квартал (пп. 21 та 35 Типового порядку).

Так, оновлення зазнав не лише сам Типовий порядок, а й додатки до нього. Зокрема, дещо змінилась форма Завдання і ключових показників результативності, ефективності та якості службової діяльності державних службовців — додатки 1,2 та 7 до оновленого Типового порядку.

У зв’язку з цим виникло запитання: чи слід переглядати завдання і КП при зміні їх форми?

В аналогічній ситуації, коли Типовий порядок та додатки до нього було викладено у новій редакції постановою № 185, на допомогу прийшли фахівці НАДС. У своєму листі від 13.02.2019 р. № 782/07.02-19 вони зауважили таке: ст. 58 Конституції України встановлено, що нормативно-правові акти не мають зворотної дії в часі, крім випадків, коли вони пом’якшують або скасовують відповідальність особи.

Крім того, серед підстав «квартального» перегляду завдань і КП не вказані законодавчі зміни, зокрема, як-то оновлення редакції Типового порядку та форми завдань і КП.

Зважаючи на викладене, зміна форми завдань і КП (додатки 1, 2, 7 до Типового порядку — в останній редакції) не може бути підставою для перегляду завдань і КП, визначених до внесення законодавчих змін відповідно до встановленої на той час форми. Такі завдання і КП слід виконувати у встановленому раніше порядку.

При цьому, зі згаданого листа НАДС випливає наступне: якщо завдання і КП переглядаються з причин, зазначених у пп. 21 та 35 Типового порядку, вже після затвердження нових форм документів, то такі завдання і КП мають бути визначені за формою, що міститься в оновлених додатках до Типового порядку.

Визначення результатів виконання завдань (раніше — оціночна співбесіда).

Згідно з п. 15 Типового порядку для визначення результатів виконання завдань суб’єкт призначення видає наказ (розпорядження), в якому зазначаються:

• список державних службовців;

• строк визначення результатів виконання завдань;

• доручення, необхідні для організаційного забезпечення проведення цього етапу оцінювання (у разі потреби).

Визначення результатів виконання завдань, затвердження висновку не проводиться, якщо на дату прийняття наказу (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань державний службовець (п. 14 Типового порядку):

• працює на займаній посаді у звітному році з визначеними йому завданнями менше 3 місяців (раніше було — менше 6 місяців);

• перебуває у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років, без збереження зарплати матерям, батькам, усиновителям та іншим законним опікунам «на дітей» та працівникам на період проведення у відповідному населеному пункті АТО (пп. 3 і 18 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки);

• відсутній на службі у зв’язку з призовом на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період або прийняттям на військову службу за контрактом, зокрема шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби, під час дії особливого періоду;

• відсутній на службі у зв’язку з проходженням спеціальної підготовки кандидатами на посаду судді відповідно до ст. 77 Закону № 1402;

• відсторонений від виконання посадових обов’язків (повноважень) у порядку, визначеному законом.

Зауважте: перелічені держслужбовці не оцінюються на другому етапі. При цьому в рамках першого етапу для них визначаються завдання і КП.

У той же час завдання і КП для державних службовців на поточний рік не визначаються, якщо вони вийшли на роботу або почали виконувати посадові обов’язки у жовтні — грудні цього року (п. 12 Типового порядку). Адже у вказаний період вже проводиться визначення результатів виконання завдань — другий етап, а на перший часу немає (див. розділ «Строки оцінювання»).

У рамках другого етапу із держслужбовцем проводиться оціночна співбесіда. Вона проводиться на підставі звіту державного службовця про свою службову діяльність щодо виконання відповідних завдань і КП, складеного у довільній формі.

При цьому Типовий порядок містить деякі відмінності проходження цього етапу для держслужбовців в залежності від категорії посади:

1) посади категорії «А»:

• звіт подається не пізніше 2 тижнів з дня прийняття наказу (розпорядження) суб’єкта призначення;

• перелік осіб, які проводять оціночну співбесіду, наведено у п. 23 Типового порядку;

• оформлюються Пропозиції щодо результатів оцінювання (додаток 3 до Типового порядку), де виставляється оцінка (відмінна, позитивна, негативна) та її обґрунтування, а також зазначаються потреби у професійному навчанні. Крім того, тут держслужбовець може вказати свої зауваження щодо оцінювання, а також можуть проводити додаткову оціночну співбесіду;

2) посади категорії «Б» або «В»:

• перед проведенням оціночної співбесіди держслужбовець заповнює форму щодо Результатів виконання завдань за відповідний рік згідно з додатком 8 до Типового порядку в частині відомостей щодо себе та займаної посади, опису досягнутих результатів у розрізі кожного визначеного завдання та строку його фактичного виконання;

• оціночну співбесіду проводять безпосередній керівник спільно з керівником самостійного структурного підрозділу (при наявності);

• безпосередній керівник заповнює Результати виконання завдань (додаток 8 до Типового порядку), де виставляється оцінка (відмінна, позитивна, негативна) та наводиться її обґрунтування, а також зазначаються потреби у професійному рості.

У разі тимчасової відсутності державного службовця або його повторної неявки для проходження оціночної співбесіди в установлені строки визначення результатів виконання завдань може проводитися без оціночної співбесіди.

Якщо держслужбовець категорії «Б» або «В» планує бути у відрядженні або відпустці, то за його заявою до безпосереднього керівника оціночна співбесіда та визначення результатів виконання завдань проводяться раніше.

Критерії визначення балів наведені у додатку 4 до Типового порядку.

Як бачимо, головний акцент другого етапу зберігся — оціночна співбесіда. А от заповнення Результатів виконання завдань (додаток 8 до Типового порядку) для держслужбовців категорій «Б» та «В» є відмінністю від попереднього алгоритму проведення оцінювання. Адже раніше заповнювався окремий Висновок щодо результатів оцінювання службової діяльності державного службовця, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В». Тепер же форма Висновку «одна на всіх». Про це — далі.

Затвердження висновку (раніше — визначення результатів оцінювання та їх затвердження).

За результатами проведеного оцінювання (розгляду звіту, відповідних пропозицій, результатів виконання завдань) оформлюється Висновок оцінювання результатів службової діяльності державних службовців (додаток 5 до Типового порядку). Форма цього документа тепер єдина для держслужбовців усіх категорій. Це одне з головних нововведень третього етапу оцінювання.

Висновок із оцінкою (негативна, позитивна, відмінна) затверджується наказом (розпорядженням) суб’єкта призначення у грудні звітного року (п. 16 Типового порядку). Служба управління персоналом державного органу, в якому працює державний службовець, ознайомлює відповідного державного службовця із затвердженим висновком. А згідно з ч. 4 ст. 44 Закону про держслужбу, державного службовця ознайомлюють з результатами оцінювання його службової діяльності під підпис протягом 3 календарних днів після проведення оцінювання.

Копія наказу (розпорядження) про затвердження висновку зберігається в особовій справі державного службовця.

Слід зазначити, що висновок не затверджується у разі, якщо жодне із визначених завдань не підлягає оцінюванню. Це має місце, якщо завдання неможливо було виконати через об’єктивні обставини, на які держслужбовець не міг впливати чи пропонувати інший спосіб виконання завдання, зокрема тимчасова непрацездатність, відсторонення від виконання посадових обов’язків (повноважень). Відповідні відомості зазначаються в особовій картці такого державного службовця.

Якщо ж висновок все-таки є, то на його підставі державний службовець разом із службою управління персоналом складає Індивідуальну програму підвищення рівня професійної компетентності:

• для держслужбовців категорії «А» — за формою згідно з додатком 6 до Типового порядку. Індивідуальну програму затверджує особа, яка здійснювала підготовку відповідних пропозицій;

• для держслужбовців категорії «Б» або «В» — за формою згідно з додатком 9 до Типового порядку. Індивідуальну програму погоджує безпосередній керівник такого державного службовця та затверджує керівник самостійного структурного підрозділу, в якому він працює (у разі наявності).

Строки оцінювання

Строк виконання завдання має бути реальним для досягнення необхідного результату та визначатися з урахуванням дати прийняття наказу (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань відповідно до п. 13 Типового порядку. При цьому визначення результатів виконання завдань (етап 2) проводиться у жовтні — грудні за період з 1 січня поточного року або з дати визначення завдань і КП до дати прийняття наказу (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань (п. 13 Типового порядку).

Відповідно до п. 12 Типового порядку, завдання і КП для державного службовця на наступний рік визначаються у грудні року, що передує звітному.

Завдання і КП для державного службовця на поточний рік визначаються у січні — вересні цього року:

• у разі призначення (переведення) на посаду державної служби або виходу на роботу після відсутності на службі у разі перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, без збереження зарплати відповідно до пп. 3 і 18 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки — протягом 10 робочих днів після такого призначення (переведення) або виходу на роботу;

• у разі проведення повторного оцінювання — протягом 5 робочих днів після завершення такого оцінювання (крім випадку отримання негативної оцінки за результатами повторного оцінювання).

Якщо завдання і КП для державного службовця (крім державного секретаря міністерства) неможливо визначити у визначені строки у зв’язку з:

• тимчасовою непрацездатністю, відпусткою або професійним навчанням, вони визначаються протягом 5 робочих днів після виходу на роботу;

• відстороненням від виконання посадових обов’язків (повноважень) — протягом 5 робочих днів після початку виконання посадових обов’язків.

Завдання і КП для державних службовців на поточний рік не визначаються, якщо вони вийшли на роботу або почали виконувати посадові обов’язки у жовтні — грудні цього року (п. 12 Типового порядку). Адже у вказаний період вже проводиться другий етап оцінювання (визначення результатів виконання завдань).

Для державних службовців, які перебувають у службових відрядженнях, завдання і КП визначаються в установленому порядку. Раніше відрядження прирівнювали до відпустки або тимчасової непрацездатності і тому завдання і КП визначали протягом 5 робочих днів після виходу на роботу. Тепер же слід застосовувати загальні строки, вказані в абз. 1 п. 12 Типового порядку (ср. ).

Повторне оцінювання та оскарження результатів

Якщо державний службовець отримав негативну оцінку, то проводиться повторне оцінювання. Висновок щодо повторного оцінювання затверджується за формою згідно з додатком 5 до Типового порядку не раніше ніж через 3 місяці та не пізніше ніж через 5 місяців після затвердження «первинного» висновку із негативною оцінкою.

Завдання і КП для повторного оцінювання затверджуються у наступні строки:

• для держслужбовців категорії «А» — протягом 15 робочих днів після затвердження висновку, що містить негативну оцінку;

• для держслужбовців категорій «Б» і «В» — протягом 5 робочих днів з дня ознайомлення з висновком, що містить негативну оцінку.

Адже процедура затвердження висновку та ознайомлення із ним державних службовців категорії «А» більш складна (із залученням КМУ та суб’єкта призначення). Тому і строки затвердження завдань і КП для повторного оцінювання розраховуються по-різному.

Зміст завдань і КП для повторного оцінювання та строки їх виконання повинні визначатися залежно від встановленої дати такого оцінювання.

При цьому в ч. 10 ст. 44 Закону про держслужбу встановлено, що у разі отримання державним службовцем двох підряд негативних оцінок за результатами оцінювання службової діяльності такого державного службовця звільняють із служби відповідно до п. 3 ч. 1 ст. 87 цього Закону.

Крім того, відповідно до ч. 7 ст. 44 Закону про держслужбу та п. 47 Типового порядку держслужбовець може оскаржити висновок, що містить негативну оцінку.

Висновок скасовує суб’єкт призначення або суд у частині оцінювання результатів службової діяльності конкретного державного службовця. Виняток — допущені процедурні порушення, які не впливають на результати оцінювання. У такому випадку висновок не скасовується.

Якщо висновок скасовується, то стосовно держслужбовця заново проводиться оцінювання, однак лише у два етапи (як і раніше):

• визначення результатів виконання завдань (етап 2);

• затвердження висновку (етап 3).

На це відведено такі строки:

• не пізніше 2 місяців після прийняття рішення про скасування висновку щодо оцінювання результатів службової діяльності державного службовця категорії «А»;

• не пізніше 1 місяця після прийняття рішення про скасування висновку щодо оцінювання результатів службової діяльності державного службовця категорії «Б» або «В».

Преміювання

Не секрет, що за відмінну оцінку кожен очікує винагороду. Для державних службовців такою винагородою є премія. Так, згідно з ч. 9 ст. 44 Закону про держслужбу отримання державним службовцем відмінної оцінки за результатами оцінювання службової діяльності є підставою для його преміювання та переважного просування по державній службі.

Також п. 17 Типового порядку передбачає, що наказ (розпорядження) керівника державної служби у відповідному державному органі про преміювання державних службовців категорій «А», «Б» і «В», які отримали відмінні оцінки за результатами оцінювання, видається на підставі затвердженого висновку (висновків).

Це перекликається із нормами Типового положення про преміювання. Вказаним документом також передбачено, що розмір премії за результатами щорічного оцінювання службової діяльності встановлюється в однакових відсотках до посадового окладу для державних службовців відповідного державного органу, які отримали відмінну оцінку.