Теми статей
Обрати теми

Допорогові та спрощені закупівлі: запитання-відповіді

Матвєєва Вікторія, експерт журналу «Бюджетна бухгалтерія»
Як вірно розмежувати допорогові та спрощені закупівлі за новим Законом? Яка взагалі різниця між такими закупівлями? За якими правилами необхідно проводити допорогові закупівлі? Які документи та коли оприлюднювати в електронній системі? Хто повинен займатись допороговими та спрощеними закупівлями в установі? Ці та багато інших запитань наразі хвилюють замовників. Відповіді на них — у нашому матеріалі.

Яку закупівлю провести: спрощену чи допорогову?

Саме з цього запитання й почнемо. Адже ще донедавна Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 р. № 922-VIII (далі — Закон) розмежовував лише допорогові та понадпорогові закупівлі.

І для цього замовники орієнтувались на таку вартісну межу, як 200 тис. грн — для товарів та послуг та 1,5 млн грн — для робіт.

А вже з 19 квітня Закон додатково розмежував допорогові та спрощені закупівлі. Та більш того — встановив особливі правила для спрощених закупівель. Як грати за новими правилами та уникнути помилок? Саме з цим ми й розберемось сьогодні.

Тож насамперед визначимо: коли та як бюджетні установи можуть проводити допорогові закупівлі, а коли — спрощені. Почнемо з допорогових закупівель.

Допорогова чи спрощена закупівля?

Закупівлі від 1 копійки до 50 тис. грн — це допорогові (стосується не тільки товарів та послуг, але й робіт).

Увага!

Допорогова закупівля — від 1 коп. до 50 тис. грн

Тепер щодо вартісної межі для спрощених закупівель.

У п. 28 ч. 1 ст. 1 Закону визначено, що спрощена закупівля — це придбання замовником товарів, робіт і послуг, вартість яких дорівнює або перевищує 50 тис. грн та є меншою за вартість, що встановлена в пп. 1 і 2 ч. 1 ст. 3 Закону.

Це означає, що спрощена закупівля має вартісну межу від 50 тис. грн. При цьому максимальна межа становить для товарів та послуг 200 тис. грн, а для робіт — 1,5 млн грн.

Увага!

Спрощена закупівля товарів, послуг — від 50 до 200 тис. грн; робіт — від 50 тис. грн до 1,5 млн грн

Таким чином, коли відома вартість товарів, робіт чи послуг, які необхідно придбати, вже можна визначати, яку закупівлю варто планувати: допорогову чи спрощену.

Які закупівлі включати до річного плану?

Переважно це запитання виникає у тих замовників, хто не уважно читав ст. 4 Закону. Процитуємо її:

«Стаття 4. Планування закупівель та інші передумови здійснення закупівель

1. Планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг. Заплановані закупівлі включаються до річного плану закупівель.

Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.

Закупівля здійснюється відповідно до річного плану».

Отже, наразі всі заплановані закупівлі товарів, робіт та послуг необхідно включати до річного плану.

Важливо!

Закупівлі від 1 коп. та більше оприлюднюємо у річному плані.

Це означає, що всі закупівлі, тобто від 1 коп. та більше, установа повинна оприлюднити у своєму річному плані.

Саме тому про такий документ, як додаток до річного плану, можна забути — з 19 квітня такий документ не складають.

До речі, річний план замовник повинен оприлюднити в електронній системі Prozorro. Термін оприлюднення — 5 робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.

Зазначимо, що, як і раніше, складання річного плану та внесення до нього змін є передумовою здійснення закупівель та передує їх проведенню.

Тобто спочатку замовник повинен занести закупівлю до річного плану, а потім вже виконувати наступні дії.

Крім того, установа залежно від наявної потреби може поступово вносити зміни до річного плану, додаючи відповідну інформацію про заплановані закупівлі товарів, робіт та послуг.

Але у будь-якому разі пам’ятайте: Закон забороняє замовнику ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення спрощених закупівель.

Річний план закупівель — чи є винятки?

Ми давно звикли, що законодавство не тільки передбачає певні вимоги та правила, але й містить винятки з таких правил.

У Законі також є перелік товарів, робіт та послуг, на закупівлю яких не поширюються його вимоги.

Такі випадки наведено в ч. 5 ст. 3 Закону. Вони досить специфічні, тому не будемо їх зараз перелічувати, знайдете їх у Законі.

Саме у цих випадках товари, роботи та послуги не потребують планування у річному плані.

Тож, якщо ви плануєте придбати товари, роботи та послуги, на які не розповсюджується дія Закону, то вам не потрібно заносити про них жодну інформацію до електронної системи Prozorro (зокрема, й до річного плану).

Також у річному плані не потрібно планувати придбання товарів, робіт та послуг, які за своєю суттю не є закупівлею в розумінні Закону. Про що тут йдеться?

Наприклад, про відшкодування орендодавцю вартості комунальних послуг.

Як проводити допорогові закупівлі?

Для таких закупівель у ч. 3 ст. 3 Закону передбачено 3 варіанти. Наведемо їх на схемі:

img 1

Розглянемо кожен варіант.

img 2Проводимо закупівлю через електронну систему Prozorro.

Це вже знайома багатьом процедура, правила проведення якої визначені в наказі ДП «Прозорро». Маємо на увазі Інструкцію про порядок використання електронної системи для здійснення закупівель, вартість яких є меншою за вартість, що встановлена в абзацах 2 та 3 частини 1 статті 2 ЗУ «Про публічні закупівлі», затверджену наказом ДП «Прозорро» від 19.03.2019 р. № 10 (з урахуванням змін та доповнень).

img 3Використовуємо електронний каталог «Prozorro-market».

Звичайно, у цього електронного каталогу є свої «+» та «-», але «+» більше. До того ж Мінекономрозвитку активно працює над цим закупівельним інструментом. І вже зовсім скоро закупівельну спільноту очікують приємні зміни у цьому питанні.

img 4Закупівлю здійснюємо без електронної системи. Тобто для цього замовник укладає прямий договір з постачальником.

Який варіант обрати замовнику? Безумовно, у цій ситуації — вибір за вами. Більше того, Закон жодним чином не обмежує вас у цьому. Але ті замовники, які обрали 3 варіант, тобто вирішили не здійснювати закупівлю через електронну систему Prozorro, а лише — укласти договір, повинні оприлюднити звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель (далі — звіт).

До речі, у такому разі замовник на загальних підставах включає таку допорогову закупівлю до річного плану. Також з цього питання радимо переглянути роз’яснення Мінекономрозвитку, що наведені у листі «Щодо спрощених закупівель» від 05.05.2020 р. № 3304-04/28729-06 (далі — лист // див. «Бюджетна бухгалтерія», 2020, № 19).

В яких випадках обов’язково оприлюднювати звіт?

В Законі чіткої відповіді на це запитання замовники не знайдуть. Певні роз’яснення з цього питання варто шукати в листі. Тому далі давайте узагальнемо, в яких випадках замовник повинен оприлюднювати звіт.

Отже, запам’ятайте: оприлюднюють звіт у таких випадках:

1) замовник придбав товар (товари), роботи або послуги без використання системи Prozorro (у тому числі без використання електронних каталогів) на суму, що не перевищує 50 тис. грн. При цьому таке придбання підтверджується договором або будь-яким іншим документом (наприклад, видаткова або товарно-транспортна накладна, касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо).

Варто також зазначити, що для такого випадку Закон не визначає нижню межу суми такого придбання. Це означає, що замовник оприлюднює звіт у разі здійснення закупівлі на суму від 1 коп. до 50 тис. грн;

2) замовник придбав товар (товари), роботи або послуги без застосування спрощеної закупівлі. Це стосується ситуацій, коли вартість придбання перевищує 50 тис. грн, але менше ніж 200 тис. грн — для товарів та послуг та 1,5 млн грн — для робіт. Далі ми ще розповімо про це докладніше;

3) замовник придбав товар із використанням електронних каталогів. У такому разі замовник не приймає участь у формуванні звіту, оскільки цю функцію електронна система виконує автоматично;

4) замовник придбав гемопоетичні стовбурові клітини, роботи та послуги, що пов’язані з їх придбанням. У такому разі придбання здійснюють без використання системи, незалежно від вартості такої закупівлі, але за результатами такої закупівлі замовник повинен оприлюднити звіт.

Термін оприлюднення звіту — 3 робочих дні з дня укладення договору про закупівлю (ч. 1 ст. 10 Закону). Разом із тим існують випадки, коли замовник не оприлюднює звіт. Перелічимо їх:

1) замовник уклав договір про закупівлю із застосуванням спрощеної закупівлі (ст. 14 Закону);

2) замовник придбав предмет закупівлі, який наведений у переліку предметів закупівлі, на які не поширюється дія Закону, а саме: в ч. 5 ст. 3. Зокрема, винятки стосуються закупівлі гемопоетичних стовбурових клітин та/або робіт і послуг, що пов’язані з їх придбанням.

Увага!

Звіт оприлюднюють протягом трьох робочих днів із дня укладення договору про закупівлю.

Як оприлюднити звіт про укладений договір?

Дійсно, з одного боку, Закон містить вимогу щодо оприлюднення звіту. Поряд з цим у ньому немає жодної вказівки щодо правил оприлюднення такого звіту. Але тут немає чого хвилюватися. Виконати вимоги Закону щодо оприлюднення звіту не складно. Насамперед всю інформацію про закупівлю та укладений договір замовник повинен оприлюднити на своєму електронному майданчику.

Звичайно, починати виконувати вимоги Закону замовник повинен ще на етапі планування закупівлі. А тому спочатку замовнику доведеться занести необхідну інформацію про предмет закупівлі до річного плану.

При оприлюдненні річного плану на електронному майданчику ви обираєте таку опцію, як «Закупівля без використання електронної системи закупівель».

Після цього заповнюєте у відповідних полях інформацію про обраного постачальника та укладений з ним договір.

І заключний етап — це власне створення звіту. Зазначимо, що наразі електронні майданчики вже оновили функціонал для створення такого звіту. Тому технічних проблем не повинно виникати.

До того ж на багатьох майданчиках є пояснення та покроковий алгоритм про те, як оприлюднити звіт. Тож, будь ласка, користуйтесь підказками на своїх майданчиках. Ну і звичайно, якщо виникають запитання, не соромтесь, а звертайтесь до служби техпідтримки свого майданчика.

От і все. Як бачите — нічого складного. Головне — пам’ятайте: для оприлюднення такого звіту у вас є 3 робочих дні, які ви відраховуєте від дня укладання договору. І це не ваше бажання, а вимога Закону.

Чи оприлюднювати договір про закупівлю, укладений без електронної системи?

Що робити з договором про закупівлю, який був укладений без електронної системи? Чи обов’язково замовнику його оприлюднювати?

Відповідь така: цей договір установі-замовнику не обов’язково оприлюднювати.

Звичайно, якщо ви, як замовник, маєте таке бажання, то, будь ласка, завантажуйте цей документ до електронної системи. А якщо бажання нема — не завантажуйте. Це виключне право замовника.

Але знайте головне — якщо ви прийняли рішення не оприлюднювати договір в електронній системі, то штраф за це вам не загрожує.

Тепер переходимо до наступних гарячих запитань. І стосуються вони спрощених закупівель.

Спрощена закупівля: право чи обов’язок?

Отже, як тільки у замовника виникла потреба придбати той чи інший товар, послуги чи роботи та вартість такого предмета закупівлі перевищує 50 тис. грн, то, як не крути, а доведеться виконувати вимоги Закону. Причому для таких закупівель Закон не пропонує замовникам вибирати якийсь варіант. Тут діватися нікуди — необхідно виконувати вимоги ст. 14 Закону, оскільки саме вона стосується спрощених закупівель.

Взагалі, не варто лякатись спрощених закупівель. Адже вони за своєю процедурою дуже схожі на допорогові закупівлі, які багато хто з вас раніше проводив через електронну систему Prozorro. А тому не сумнівайтесь: ви зі спрощеними закупівлями впораєтесь на відмінно.

Напевне, найбільше запитань виникне у замовників, які раніше не працювали в електронній системі Prozorro. Тому таким замовникам радимо уважно переглянути роз’яснення Мінекономрозвитку шодо особливостей проведення спрощеної закупівлі, які наведено у листі.

Коли можна обійтись без спрощених закупівель?

Далі ще про одно цікаве нововведення Закону.

Ми вже згадували про те, що законодавці спочатку встановлюють правила, а потім передбачають винятки з них. Є такі винятки й для спрощених закупівель. Маємо на увазі випадки, коли Закон дозволяє замовникам не застосовувати спрощену закупівлю, хоча вартість предмету закупівлі товарів, робіт чи послуг перевищує 50 тис. грн.

Так, випадки, коли замовники не застосовують спрощені закупівлі, наведено в ч. 7 ст. 3 Закону, а не в ст. 14. Ось вони:

№ з/п

В яких випадках замовники не застосовують спрощену закупівлю

Пояснення

1

Якщо було двічі відмінено спрощену закупівлю через відсутність учасників

При цьому предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики, вимоги до учасника не повинні відрізнятися від тих, що були визначені замовником в оголошенні про спрощену закупівлю

2

Якщо роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання

Необхідна наявність одного з таких випадків:

• предмет закупівлі полягає у створенні або придбанні витвору мистецтва або художнього виконання;

• укладення договору про закупівлю з переможцем архітектурного або мистецького конкурсу;

• відсутність конкуренції з технічних причин;

• існує необхідність захисту прав інтелектуальної власності;

• укладення договору про закупівлю з постачальником «останньої надії» на постачання електричної енергії або природного газу

3

Якщо існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі

Така потреба пов’язана з:

• виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовниками строків для проведення спрощеної закупівлі;

• оскарженням прийнятих рішень, дій чи бездіяльності замовника після оцінки тендерних пропозицій учасників, в обсязі, що не перевищує 20 % від очікуваної вартості тендеру, що оскаржується;

• розірванням договору про закупівлю з вини учасника на строк, достатній для проведення тендеру, в обсязі, що не перевищує 20 % суми, визначеної в договорі про закупівлю, який розірваний з вини такого учасника

4

Якщо після укладення договору про закупівлю у замовника виникла необхідність у постачанні додаткового обсягу товару у того самого постачальника, якщо в разі зміни постачальника замовник був би вимушений придбати товар з іншими технічними характеристиками, що призвело б до виникнення несумісності, пов’язаної з експлуатацією і технічним обслуговуванням

Закупівля додаткового обсягу товару у того самого постачальника здійснюється протягом трьох років після укладення договору про закупівлю, якщо загальна вартість такого постачання не перевищує 50 % ціни договору про закупівлю

5

Якщо після укладення договору про закупівлю у замовника виникла необхідність закупівлі додаткових аналогічних робіт чи послуг у того самого учасника. Можливість і умови таких додаткових робіт чи послуг можуть бути передбачені в основному договорі про закупівлю, який укладений за результатами проведення спрощеної процедури

Закупівля додаткових аналогічних робіт чи послуг у того самого учасника здійснюється протягом трьох років після укладення договору про закупівлю, якщо загальна вартість таких робіт чи послуг не перевищує 50 % ціни основного договору про закупівлю, укладеного за результатами проведення спрощеної процедури

6

Якщо здійснюється закупівля послуг з адвокатської діяльності

7

Якщо закупівля товарів здійснюється з використанням електронного каталогу

8

Якщо закупівля товарів і послуг здійснюється у підприємств громадських організацій осіб з інвалідністю

При застосуванні цих виключень врахуйте, що:

• замовники на загальних підставах включають зазначені закупівлі до річного плану, який оприлюднюють згідно з вимогами ст. 4 Закону протягом 5 робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього;

• замовники укладають договір без використання електронної системи Prozorro, тобто укладають прямий договір з постачальниками;

• разом із тим замовники обов’язково оприлюднюють звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель, — протягом 3 робочих днів з дня укладення договору про закупівлю.

Тож при застосуванні вищезгаданих винятків будьте уважні, аби не проґавити інші вимоги, передбачені в Законі, за які передбачено відповідні штрафи.

А тепер час поговорити про найцікавіше. Як організувати закупівельну діяльність в установі? Для початку з’ясуємо, хто повинен займатися спрощеними закупівлями.

Хто проводить спрощені закупівлі?

Із цього питання є чітка вимога Закону: відповідальною за організацію та проведення процедури спрощеної закупівлі є уповноважена особа.

Отже, спрощеними закупівлями в установі повинна займатись виключно уповноважена особа, а не тендерний комітет. Хто може бути уповноваженою особою? Така особа — це службова (посадова) або інша особа, яка є вашим працівником.

У Законі передбачено три варіанти призначення уповноваженої особи. Детально кожен варіант такого призначання розглянуто в матеріалі «Уповноважена особа: як оплатити працю» (див. статтю «Уповноважена особа: як оплатити працю» цього номеру журналу).

Наголошуємо: уповноважені особи мають перебувати із замовником саме у трудових відносинах. А тому не можна, наприклад, укласти договір про надання послуг для проведення спрощених закупівель зі сторонню особою, яка не є вашим працівником.

Отже, для повноцінної діяльності такої особи вам необхідно мати наказ про призначення уповноваженої особи, яка буде відповідальною за організацію та проведення спрощених закупівель.

Яким вимогам повинна відповідати така особа? Цікаво, що Закон вимагає, аби така особа мала вищу освіту. Поряд із цим він не прив’язується до наявності виключно юридичної або економічної освіти для такої особи. Це означає, що уповноважена особа може мати й іншу вищу освіту, а не тільки юридичну або економічну.

Коли призначати уповноважену особу?

Насамперед відповідь на це запитання залежить від того, чи є в установі вже зараз потреба у проведенні спрощеної закупівлі. Якщо ви точно знаєте, що в цьому місяці у вас такої необхідності немає, то можете не призначати.

Але не радимо таку важливу справу відкладати на потім. Адже серед обов’язків, які Закон покладає саме на уповноважену особу, є такі, як оприлюднення річного плану про спрощені закупівлі.

Тож для того, щоб така особа могла повноцінно працювати в електронній системі, вона повинна завчасно отримати кваліфікований електронний підпис.

Уповноважена особа та тендерний комітет: як розподілити обов’язки?

Напевне, ті установи, які досі не поспішають призначати уповноважену особу, намагаються знайти інший варіант вирішення цього питання. Який? Хочуть спрощені закупівлі «повісити» на тендерний комітет.

Але не радимо так вчиняти та йти на пряме порушення вимог Закону. Не намагайтесь спрощені закупівлі перекинути на діючий в вашій установі тендерний комітет.

Звичайно, в установі закупівлями може, як і раніше, займатись і тендерний комітет, але тільки не спрощеними. Оскільки тендерний комітет займається саме конкурентними процедурами.

До того ж нагадаємо, що такі комітети будуть працювати лише до 1 січня 2022 року. Потім всіма закупівлями (як спрощеними, так і позапороговими) будуть займатись тільки уповноважені особи.

Отже, для того щоб вже зараз обов’язки та повноваження тендерного комітету та уповноваженої особи не перетинались, варто чітко розмежувати всі питання між ними. Також слід вирішити, хто та які закупівлі буде планувати та оприлюднювати в електронній системі. У такому разі кожен із них буде відповідальним за організацію та проведення конкретних закупівель.

Як краще це зробити?

Для цього радимо затвердити такі документи, як Положення про уповноважену особу та окремо — Положення про тендерний комітет.

Багато хто питає: де взяти Примірне положення про уповноважену особу? Наразі поки ще як орієнтир можна використовувати Примірне положення про тендерний комітет або уповноважену особу, затверджене наказом Мінекономрозвитку від 30.03.2016 р. № 557. Але оскільки цей документ був розроблений на виконання вимог Закону, який діяв до 19.04.2020 р., текст Примірного положення доведеться самостійно привести у відповідність до вимог нового Закону. Як тільки Мінекономрозвитку затвердить Примірне положення про уповноважену особу, ви зможете свій документ переглянути та затвердити нове положення.

Як уповноваженій особі оформлювати рішення?

Усі свої рішення уповноважена особа повинна оформлювати протоколом. Щодо правил його складання Закон не містить особливих вимог, тому цей момент ви вирішуєте самостійно. Для цілей виконання приписів Закону важливо, аби протокол мав такі реквізити, як дата прийняття рішення та підпис уповноваженої особи.

Оскільки закупівельна тема майже кожного дня кидає замовнику нові виклики, у вас можуть виникати додаткові запитання як щодо спрощених, так і щодо допорогових закупівель. Можливо, ви не знайшли відповідь на всі запитання у цьому матеріалі. Але знайте, що ви можете надіслати до редакції нашого журналу (bb@id.factor.ua) своє запитання, а ми, зі свого боку, допоможемо вам із ним розібратися.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі