Нагадаємо, що для бюджетних установ, організацій є два нормативних документи, що регулюють правила оплати витрат, понесених у відрядженні: постанова № 98 та Інструкція № 59.
При цьому в листопаді та грудні 2019 року Кабмін двічі коригував норму постанови № 98, у якій зафіксовано правило видачі авансу на відрядження:
• постановою № 918 (чинна з 09.11.2019 р.);
• постановою № 1027 (чинна з 17.12.2019 р.).
Найбільше правок, що стосуються відрядження, внесено до п. 5 постанови № 98.
Порівняльний аналіз внесених змін ми навели у таблиці.
Порівняльний аналіз змін, внесених до п. 5 постанови № 98
| Редакція станом на 26.04.2019 р. | Редакція, чинна з 09.11.2019 р. | Редакція, чинна з 17.12.2019 р. | Коментар |
| Підприємства, установи та організації, що направляють працівників у відрядження, забезпечують їх коштами (у разі відрядження за кордон — у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті) як аванс для здійснення поточних витрат. Аванс може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток | Підприємства, установи та організації, що направляють працівників у відрядження, забезпечують їх коштами як аванс для здійснення поточних витрат (у межах України — у національній валюті, за кордон — у валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день видачі авансу). Аванс перераховується на відповідний рахунок працівника для використання із застосуванням платіжних карток | Підприємства, установи та організації, що направляють працівників у відрядження, забезпечують їх коштами як аванс для здійснення поточних витрат (у межах України — у національній валюті, за кордон — у валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження). Аванс перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або рахунок підприємства, установи, організації, що направляють працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток | З 09.11.2019 р. відбулись такі зміни: • уточнено, що аванс на відрядження по Україні надається в національній валюті; • обмежено видачу авансу на закордонні відрядження в доларах США/євро або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ на день видачі авансу, а не у всіх вільно конвертованих* валютах, як було раніше; • виключено можливість видавати аванс готівкою. «Готівкова» заборона йде врозріз з нормами Інструкції № 59. Так, у п. 4 розд. І Інструкції № 59 й досі зазначено, що аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток. З 17.12.2019 р. уточнено, що аванс можна перераховувати не тільки на особистий рахунок працівника, а й на рахунок установи, звідки гроші можна буде використати або зняти готівкою з допомогою корпоративної платіжної картки |
| * Валюта, яка широко використовується для здійснення платежів за міжнародними операціями та продається на головних валютних ринках світу, — I група Класифікатора іноземних валют та банківських металів, затвердженого постановою Правління НБУ від 04.02.98 р. № 34. | |||
| — | — | Особам, які направляються у відрядження державними органами і військовими формуваннями, утвореними ними в установленому порядку установами та організаціями, на які законодавством покладені завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності, аванс також може видаватися готівкою | З 17.12.2019 р. дещо послабили «готівкову» заборону. Дозволили видавати аванс на відрядження готівкою, однак лише особам, яких направляють у відрядження розвідувальними, контррозвідувальними та оперативно-розшуковими державним органам та військовим формування установ/організацій |
| Залишок коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, установи, організації, що їх видали (у разі відрядження за кордон — у грошових одиницях, в яких було видано аванс), у встановленому законодавством порядку | Залишок коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, підлягає поверненню працівником на відповідний рахунок підприємства, установи, організації, що їх видали (у разі відрядження за кордон — у грошових одиницях, в яких було видано аванс), у встановленому законодавством порядку | Залишок коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, підлягає поверненню працівником на відповідний рахунок підприємства, установи, організації, що їх видали (у разі відрядження за кордон — у грошових одиницях, в яких було видано аванс), у встановленому законодавством порядку, а особам, зазначеним в абзаці другому цього пункту, які отримали аванс готівкою, — до каси відповідного державного органу, військового формування, відповідної установи чи організації | З 09.11.2019 р. виключили норму, яка дозволяла повертати готівкою залишок коштів, невитрачений у відрядженні. Це логічно: немає готівкової видачі авансу, немає і його готівкового повернення Разом з тим пп. 11 розд. І та 17 розд. ІІ Інструкції № 59 досі містять норми, що дозволяють повертати суму надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) до каси, а отже, готівкою. З 17.12.2019 р. Кабмін дозволив повертати невитрачений аванс готівкою до каси, однак знову ж таки лише «розвідувальникам» та «оперативникам» |
| — | — | Під час складання звіту про використання коштів, наданих на відрядження, перерахунок здійснених у відрядженні витрат, які підтверджені документально, здійснюється відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком, у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти — виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлений НБУ на день затвердження такого звіту | До п. 5 постанови № 98 додали норму про застосування крос-курсу у разі відсутності документів про обмін валют. Аналогічна норма міститься в абз. 2 п. 19 розд. ІІІ Інструкції № 59: у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту держави відрядження перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлений НБУ на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на відрядження |
Головний висновок цих змін у тому, що Кабмін фактично заборонив більшості працівників бюджетної сфери видавати аванс на відрядження та повертати його невикористану суму в готівковій формі*.
* Кабмін також заборонив виплачувати готівкою і зарплату працівникам бюджетних установ. Хоча це не зовсім в’яжеться з іншими законодавчими нормами. Деталі ви зможете знайти у журналі «Оплата праці», 2019, № 22, с. 3.
Виняток передбачений лише для осіб, які направляються у відрядження державними органами і військовими формуваннями, утвореними ними в установленому порядку установами та організаціями, на які законодавством покладені завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності.
Крім того, встановлено, що розрахунки за грошовим забезпеченням, заробітною платою і передбаченими законодавством соціальними та компенсаційними виплатами для зазначених державних органів і військових формувань можуть здійснюватися готівкою, зокрема через каси таких державних органів і військових формувань, утворених ними установ та організацій (п. 11 постанови № 318).
При цьому, що стосується форми видачі авансу на відрядження, слід зауважити таке: Інструкція № 59 усе ще містить норми, які дозволяють видавати працівникові аванс готівкою та приймати від нього невитрачену частину авансу також готівкою в касу (п. 4 розд. І, п. 11 розд. ІІ та п. 17 розд ІІІ).
Нагадаємо, що Інструкція № 59 затверджена наказом Мінфіну, який є центральним органом виконавчої влади і діяльність якого спрямовує і координує Кабмін (п. 1 Положення про Мінфін).
Однак вносячи описані вище правки до своїх постанов, Кабмін жодного слова не сказав про обов’язок Мінфіну підготувати та реалізувати аналогічні зміни у своїх документах, зокрема у тій же Інструкції № 59.
Тож наразі норми про надання авансу на відрядження суперечать одна одній.
Кого ж слухати?
Якщо поглянути на проблему з юридичної точки зору, то слід керуватись ієрархічною структурою органів влади.
Кабінет Міністрів України (Уряд України) є вищим органом у системі органів виконавчої влади (ч. 1 ст. 1 Закону про КМУ). І при цьому, як ми вже сказали, координує і спрямовує діяльність Мінфіну.
Тому постанови Кабміну мають вищу юридичну силу порівняно з наказами Мінфіну.
У разі існування суперечності між актами, прийнятими різними за місцем в ієрархічній структурі органами — вищим та нижчим, застосовується акт, прийнятий вищим органом як такий, що має більшу юридичну силу (див. лист Мін’юсту від 26.12.2008 р. № 758-0-2-08-19).
Тож виходить, що потрібно керуватись оновленими нормами постанови № 98 та дотримуватись «готівкової» заборони.
А отже, видавати аванс на відрядження слід у безготівковій формі. Причому робити це слід було вже з 09.11.2019 р.
Проблема може виникнути із працівниками, у яких немає рахунків у банках. Їм просто нікуди перерахувати аванс. Вирішити її покликані зміни, внесені до п. 5 постанови № 98, що чинні з 17 грудня 2019 р. Вони дозволяють перераховувати аванс на рахунок установи, коштами з якої можна розпоряджатися за допомогою корпоративної платіжної картки. Нагадаємо, що згідно з п. 13.8 Порядку № 938 для проведення операцій із застосуванням банківських платіжних карток розпорядникам бюджетних коштів відкриваються карткові рахунки в установах банків на умовах договору.
У договорі повинні бути зазначені довірені особи розпорядника бюджетних коштів, перелік яких додається до заяви про відкриття карткових рахунків.
Довірена особа може використовувати банківську платіжну картку як для отримання готівки, так і для здійснення безготівкових розрахунків, пов’язаних з господарською діяльністю розпорядника бюджетних коштів, у тому числі на представницькі потреби та витрати на відрядження.
Кошти, які зараховуються на картковий рахунок, є підзвітними коштами довіреної особи. Довірена особа оприбутковує та включає ці кошти до авансового звіту на підставі виписки з карткового рахунку або, у разі отримання готівки у банкоматі, чека банкомата.
Оскільки ми вже говоримо про зміни у правилах оплати відрядження, то слід вказати на ще одну правку, яку вніс Уряд до постанови № 98.
Абзац 1 п.п. 2 п. 7 постанови № 98 доповнено нормою, згідно з якою державним службовцям, а також іншим особам, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів, за наявності підтвердних документів відшкодовують комісійні винагороди за надані банком послуги.
Аналогічну норму містить абз. 2 п. 4 розд. I Інструкції № 59: у разі якщо працівник застосував платіжну картку для проведення розрахунків у безготівковій формі, йому відшкодовується збір за переказ грошових коштів електронними засобами (згідно з правилами платіжної системи) за наявності документального підтвердження його сплати (виписка з карткового рахунку або інший документ на паперовому носії, що підтверджує суму сплаченого збору).
Тож, як бачимо, Кабмін синхронізував деякі норми своєї постанови № 98 із Інструкцією № 59. Залишається дочекатись змін у відповідь від Мінфіну, що розставить крапки над «і» у питанні виплати авансу на відрядження.
НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ
Закон про КМУ — Закону України «Про кабінет міністрів України» від 27.02.2014 р. № 794-VII.
Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.
Постанова № 918 — постанова КМУ «Деякі питання здійснення виплат працівникам бюджетних установ» від 03.11.2019 р. № 918.
Постанова № 1027 — постанова КМУ «Про внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України» від 11.12.2019 р. № 1027.
Постанова № 318 — постанова КМУ «Про удосконалення механізму здійснення виплат бюджетними установами» від 22.04.2005 р. № 318
Положення про Мінфін — Положення про Міністерство фінансів України, затверджене постановою КМУ від 20.08.2014 р. № 375.
Порядок № 938 — Порядок казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затверджений наказом Мінфіну від 23.08.2014 р. № 938.
