Витрати на копіювання: як відшкодувати та що в обліку показати?

Щоб правильно відобразити в обліку кошти, отримані як відшкодування витрат на копіювання, друк документів або виготовлення їх цифрових скан-копій за запитом, необхідно познайомитися з цим платежем ближче.

Так, органи державної влади, ОМС та інші суб’єкти, що здійснюють владні управлінські функції, є розпорядниками публічної інформації, отриманої або створеної ними в процесі виконання своїх повноважень.

До переліку обов’язків розпорядника інформації належить оприлюднення та надання публічної інформації, у т. ч. за запитом. Виняток — випадки, коли працює обмежений доступ до інформації.

На яких же умовах надається публічна інформація запитувачу?

Замовник інформації має право отримати друковані документи, їх копії або виготовленні цифрові скан-копії документів безкоштовно у разі:

• надання інформації особі про себе (тобто стосується її особисто);

• надання інформації, що становить суспільний інтерес;

• надання інформації, що передбачає виготовлення копій документів в обсязі 10 і менше сторінок.

Якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом понад 10 сторінок, запитувач зобов’язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк цих документів (ч. 2 ст. 21 Закону № 2939¹).

¹ Закон України «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011 р. № 2939-VI.

Для того щоб була можливість розрахувати понесені витрати та потім їх відшкодувати, розпорядник інформації має встановити розмір фактичних витрат на копіювання, друк документів або виготовлення їх цифрових скан-копій.

Зверніть увагу: за відсутності встановленого розміру плати за копіювання або друк інформація запитувачу надається безкоштовно (ч. 3 ст. 21 Закону № 2939).

Розмір фактичних витрат

Зазвичай розпорядники інформації користуються наказами міністерств, які спрямовують та координують їх роботу, рішеннями відповідних місцевих рад тощо. На підставі цих розпорядчих документів затверджуються

Розмір фактичних витрат на копіювання, друк документів або виготовлення їх цифрових копій шляхом сканування та Порядок відшкодування цих витрат.

Суттєво: розмір фактичних витрат на копіювання, друк документів та їх скан-копії затверджують відповідні розпорядники в межах граничних норм, установлених КМУ (ч. 3 ст. 21 Закону № 2939). Розглянемо у таблиці чинні граничні норми витрат, установлені постановою № 740².

² Постанова КМУ «Про затвердження граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію» від 13.07.2011 р. № 740.

Граничні норми витрат на копіювання, друк документів або їх скан-копії, які надаються за запитом на інформацію

Зверніть увагу: розмір ПМПО за виготовлення 1 сторінки встановлюється на дату копіювання або друку документів.

Строки надання відповіді

Відповідь за запитом на інформацію розпорядник повинен надати не пізніше ніж протягом п’яти робочих днів з дня отримання запиту (ч. 1 ст. 20 Закону № 2939).

Якщо запит стосується надання значного обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів.

Важливо: про обґрунтоване продовження строку надання відповіді необхідно проінформувати запитувача інформації в письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

До відома: запити на інформації стосовно захисту життя, свободи особи, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ тощо мають бути виконані не пізніше 48 годин з дня їх тримання (ч. 2 ст. 21 Закону № 2939).

Порядок обліку запитів

Розпорядники інформації мають вести облік запитів на інформацію (п. 3 ч. 1 ст. 14 Закону № 2939). Для організації цього процесу установі має бути спеціальний підрозділ або призначено відповідальних осіб з питань доступу до публічної інформації (п. 5 ч. 1 ст. 14 Закону № 2939).

Порядок відшкодування витрат

Відшкодування фактичних витрат на копіювання, друк документів або виготовлення їх скан-копій передбачає здійснення таких семи кроків.

Структурний підрозділ, у якому знаходиться запитувана інформація, у разі необхідності копіювання, друку або виготовлення скан-копій документів у кількості понад 10 сторінок подає до бухгалтерії Заявку на виписку Рахунка для оплати фактичних витрат на копіювання документів, починаючи з 11 сторінки.

На підставі отриманої Заявки бухгалтерія виписує Рахунок установленої форми на оплату й передає його структурному підрозділу, якій надав Заявку.

Структурний підрозділ надсилає запитувачу інформації в установлений строк Повідомлення про необхідність відшкодування витрат на копіювання документів, Рахунок на оплату та 10 безкоштовних сторінок копій документів на запитувану інформацію.

Зверніть увагу: механізм надання розпорядником інформації перших 10 сторінок документа безкоштовно Законом № 2939 не врегульовано. Тобто чітко не визначено, коли їх надсилати запитувачу інформації.

Однак, враховуючи міжнародно-правові стандарти у сфері доступу до публічної інформації, надавати перші 10 сторінок безкоштовно необхідно одночасно з Повідомленням про необхідність відшкодування витрат на виготовлення копій решти документів. Свого часу таке роз’яснення було надано Пленумом Вищого адміністративного суду (п.п. 11.1 п. 11 постанови № 10³).

³ Постанова Пленуму Вищого адміністративного суду України «Про практику застосування адміністративними судами законодавства про доступ до публічної інформації» від 29.09.2016 р. № 10.

Запитувач інформації здійснює оплату Рахунка у будь-якій фінансовій установі на зазначений рахунок розпорядника інформації.

Не пізніше наступного дня після надходження коштів від запитувача інформації бухгалтерія передає структурному підрозділу завізовану копію виписки для підтвердження зарахування коштів на реєстраційний рахунок установи.

Після підтвердження факту оплати решта копій документів надсилається запитувачу.

Інформація на запит не надається, якщо запитувач не оплатив передбачені фактичні витрати, пов’язані з копіюванням або друком документів на підставі отриманого Рахунка (п. 3 ч. 1 ст. 22 Закону № 2939). Відмову в задоволенні запиту на інформацію надають у письмовій формі.

До відома: структурний підрозділ, у якому знаходиться запитувана інформація, має передати до спеціального підрозділу (відповідальній особі) всі копії платіжних документів (Рахунка і виписки) для обліку вже оброблених запитів.

Відновлення касових видатків

Отже, установа отримала від запитувача інформації кошти на відшкодування витрат, понесених при копіюванні документів за запитом. Що далі?

Спочатку необхідно визначитися з можливістю повторного використання таких коштів. Тож чи можливе у такому разі відновлення касових видатків?

Дійсно, бюджетне законодавство дозволяє бюджетним установам розпоряджатися асигнуваннями лише в межах одного бюджетного періоду. Це випливає з норми ч. 1 ст. 3 БКУ і стосується передусім коштів загального фонду бюджету.

З коштами спецфонду (власними надходженнями бюджетних установ) все простіше — їх залишки можна використовувати і в наступних бюджетних періодах. Звісно, при цьому слід пам’ятати про цільове призначення таких коштів (ч. 2 ст. 57 БКУ).

Таким чином, необхідно з’ясувати:

• по-перше, коли (в якому бюджетному періоді) було здійснено відповідні витрати;

• по-друге, за рахунок коштів якого фонду кошторису (загального чи спеціального) було проведено видатки.

Якщо здійснення витрат та їх відшкодування проведено в межах одного бюджетного періоду, відновлюємо касові видатки. Відновлення проводимо, як зазвичай, у розрізі КЕКВ, за якими були здійснені видатки. Зокрема, це може бути:

• КЕКВ 2210 — якщо відновлюємо видатки на придбання паперу;

• КЕКВ 2240 — якщо відновлюємо видатки на оплату послуг заправлення картриджа, технічного обслуговування копіювальних, друкувальних пристроїв.

Інша річ, якщо витрати були понесені у минулому бюджетному періоді, а їх відшкодування запитувачем інформації здійснено в поточному періоді. Звісно, у такому разі про відновлення касових видатків не може бути й мови. При цьому вирішальне значення матиме, за рахунок коштів якого фонду було проведено видатки. Якщо видатки у минулому році були здійснені за рахунок коштів загального фонду, то отримане відшкодування перераховуємо у дохід загального фонду бюджету. Якщо ж видатки були проведені за рахунок коштів спецфонду, то їх суми компенсації залишаємо для потреб установи на відповідному її реєстраційному рахунку.

Бухоблік

Загальний фонд

При надходженні коштів від запитувача інформації кредитуємо субрахунок 2117 «Інша поточна дебіторська заборгованість». Цим самим ми відображаємо збільшення зобов’язань перед замовником. Утім, не буде помилкою, якщо ви оберете для обліку такої кредиторської заборгованості субрахунок 6415 «Розрахунки з іншими кредиторами».

А як щодо використання субрахунку 6214 «Розрахунки за одержаними авансами»? Він призначений для облік одержаних авансів від замовників під постачання продукції, надання послуг або виконання робіт.

На перший погляд, цей субрахунок найліпше підходить для обліку розрахунків із запитувача інформації. Проте свого часу фахівці ДПСУ у листі від 15.12.2020 р. № 1120/2/99-00-05-06-02-02 наголосили, що надання інформації її розпорядником за запитом не є операцією з постачання товарів або послуг.

У свою чергу, плата, перерахована запитувачем інформації як відшкодування фактичних витрат на копіювання та друк документів, не є компенсацією вартості товарів/послуг, що постачаються. Ба більше, при отриманні такої плати податкові зобов’язання з ПДВ не визначаються.

З огляду на це, не слід отримані від замовника інформації кошти прирівнювати в бухобліку до одержаних авансів за постачання товарів, робіт або послуг.

Одночасно з надходженням коштів необхідно відкоригувати проведені витрати. Це могло бути використання паперу (Дт 8013 — Кт 1812), оплата послуг із заправлення картриджа або техобслуговування копіювальних, друкувальних пристроїв (Дт 8013 — Кт 6211). У будь-якому разі на підставі бухдовідки слід зробити такий запис: Дт 2117 — Кт 8013.

Якщо понесені витрати та їх відшкодування замовником інформації відбулося у межах одного бюджетного періоду, але в різних кварталах, коригуємо фінрезультат кварталу: Дт 2117 — Кт 5511.

У разі проведення операцій у межах різних бюджетних періодів коригуємо накопичений фінрезультат: Дт 2117 — Кт 5512. Крім того, нараховуємо зобов’язання перед бюджетом на повернення коштів: Дт 5512 — Кт 6312. Останнім записом ми зменшуємо суму отриманих асигнувань у попередньому бюджетному періоді, використаних на оплату тих самих витрат (на придбання паперу, заправлення картриджу тощо).

І врешті-решт, на підставі платіжного доручення перераховуємо кошти до бюджету за кодом класифікації доходів 24060300 «Інші надходження»: Дт 6312 — Кт 2313.

Спеціальний фонд

Отримані кошти як відшкодування понесених витрат на копіювання, друк документів або виготовлення скан-копій залишаються у розпорядженні установи — розпорядника інформації.

Відповідно зобов’язання перед бюджетом на суму отриманого відшкодування витрат показувати не треба. А от зменшити на відповідну суму понесені витрати (відкоригувати фінрезультат) доведеться.

Так, якщо обидві операції (здійснення витрат і отримання їх відшкодування) відбулися в межах одного кварталу, зменшуємо витрати відповідного звітного періоду (Дт 2117 — Кт 8013). Якщо одну операцію від іншої відділяє звітний квартал чи кілька, але в межах одного року, коригуємо фінрезультат відповідного звітного кварталу (Дт 2117 — Кт 5511). І наостанок випадок з відшкодуванням минулорічних витрат.

У цьому разі доведеться коригувати накопичений фінрезультат виконання кошторису (Дт 2117 — Кт 5512).

Розглянемо приклад із відображення відшкодування витрат на копіювання, друк документів або виготовлення їх скан-копій в обліку установи — розпорядника інформації.