Аптечка в медпункті: КЕКВ, облік та списання

У кожному закладі освіти, незалежно від його підпорядкування, типу і форми власності, має бути штатний медичний працівник. Це визначено новим Санітарним регламентом¹, який набув чинності з 1 січня 2021 року.

¹ Санітарний регламент для закладів загальної середньої освіти, затверджений наказом МОЗ від 25.09.2020 р. № 2205.

При цьому організаційні питання медичного обслуговування учнів закладів загальної середньої освіти врегульовано Порядком № 31². Зазначений Порядок пропонує декілька варіантів організації медобслуговування учнів. Один із них — це відкриття медичного кабінету в закладі освіти. Детальніше про варіанти медобслуговування читайте у матеріалі «Медкабінет у закладі освіти: на яких умовах працює?» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 9).

² Порядок здійснення медичного обслуговування учнів закладів загальної середньої освіти, затверджений постановою КМУ від 20.01.2021 р. № 31.

Майте на увазі: відповідальність за організацію медичного обслуговування учнів насамперед несе керівник відповідного закладу освіти. Тоді як безпосередньо наданням медичної допомоги учням закладу займається медичний працівник (медсестра).

Серед основних обов’язків такого працівника є:

• надання першої та невідкладної медичної допомоги у разі гострого захворювання або травми;

• ведення обліку лікарських засобів та виробів медичного призначення за місцем їх зберігання (медпункт);

• дотримання правил і термінів їх зберігання медикаментів. Лікарські засоби слід зберігати в спеціальних шафах. Медикаменти, що вимагають дотримання холодового режиму, повинні зберігатися в холодильниках;

• списання використаних лікарських засобів та виробів медичного призначення, а також тих, термін придатності яких минув;

• здійснення контролю за станом аптечки, розміщеної в інших приміщеннях (кабінетах) навчального закладу;

• забезпечення своєчасного поповнення аптечки.

Але, щоб уникнути плутанини у цих питаннях, варто чітко прописати обов’язки та повноваження медпрацівника в його посадовій інструкції.

Що повинно бути в медпункті

Медичний кабінет закладу освіти повинен бути укомплектований лікарськими засобами, медичними виробами та іншими матеріалами для надання медичної допомоги учням. У зв’язку з цим нещодавно МОЗ оновило Примірний перелік³ таких лікарських засобів та виробів. До цього переліку потрапило 33 найменування, серед них 26 позицій виробів медичного призначення та 7 лікарських засобів.

³ Примірний перелік медичних виробів, лікарських засобів та інших матеріалів, які повинні бути у складі медичної укладки для надання медичної допомоги у медичному пункті закладів загальної середньої освіти, затверджений наказом МОЗ від 06.04.2021 р. № 637.

Та сама назва цього документа говорить сама за себе. Вочевидь, такий перелік не є вичерпним. Відповідно заклади освіти можуть придбавати не лише лікарські засоби та медвироби, наведені в Примірному переліку, але й інші. А тому список аптечки медпункту може бути значно більшим.

Чим доповнити склад аптечки — це питання заклад освіти вирішує самостійно. Для цього медпрацівник надає свої пропозиції директору закладу. До речі, радимо якомога швидше взяти до уваги та виконати вимоги постанови № 31 та Примірного переліку, оскільки наразі ці документи вже є чинними.

З огляду на це, у закладі освіти повинні бути в наявності, зокрема, розпорядчі документи (наказ директора), якими:

• затверджено перелік лікарських засобів для укомплектовування аптечки. Цим документом також має бути визначено місце зберігання аптечки, а також порядок її використання та періодичність контролю за вмістом аптечки;

• призначено працівника, відповідального за медичне обслуговування учнів та вирішення організаційних «аптечних» питань. Саме він відповідатиме за придбання аптечки, її комплектацію та зберігання, а також за використання препаратів з аптечки.

Для наочності наведемо в таблиці нижче лікарські засоби та вироби медичного призначення, які мають бути в медпункті закладу освіти. Тож радимо порівняти склад аптечки свого медпункту та придбати те, чого бракує.

Медичні вироби та лікарські засоби, які мають бути в шкільному медпункті

Аптечки — не лише в медпункті

Чинні нормативно-правові акти передбачають обов’язкову наявність медичної аптечки у всіх навчальних приміщеннях (кабінетах), де існує підвищений ризик травматизації учнів або завдання іншої шкоди їх здоров’ю.

Така вимога стосується:

• кабінетів природничо-математичних дисциплін (географії, математики, біології, фізики, хімії);

• місць спортивних занять (спортзалів);

• шкільних майстерень.

Майте на увазі: переліки лікарських засобів та виробів медпризначення, які повинні бути у зазначених приміщеннях закладу освіти, є орієнтовними. Тобто в разі потреби склад аптечки відповідного кабінету може бути доповнено іншими засобами, виробами.

Але в будь-якому разі питання комплектування аптечки вирішуйте та погоджуйте з працівником медпункту навчального закладу.

До речі, до обов’язків такого працівника варто додати ще один пункт — здійснення контролю за станом аптечок, розміщених в інших приміщеннях (кабінетах) навчального закладу. А ось безпосередньо відповідальність за наявність медикаментів, перев’язувальних засобів, а також за належним станом аптечки слід покласти на вчителів, закріплених за конкретними навчальними приміщеннями (наприклад, завідувача майстерні).

Взагалі в медпункті та в аптечках кабінетів є багато спільних найменувань лікарських засобів та виробів медпризначення. Ми порівняли, які медичні вироби та засоби повинні бути в медпункті, спортзалах, майстернях та кабінетах математично-природничих дисциплін. А для зручності та наочності навели цю інформацію у таблиці у статті «Лікарські засоби та медичні вироби, які повинні бути в медпункті та аптечках приміщень закладів освіти »цього номера журналу.

Обираємо КЕКВ

Традиційно, при виборі КЕКВ керуємось нашим основнім помічником — Інструкцією № 333.Але цим документом передбачено відразу декілька варіантів застосування КЕКВ при плануванні видатків на придбання медикаментів.

Які установи та за якими КЕКВ можуть здійснювати видатки на придбання лікарських засобів і медичних виробів, допоможе розібратися таблиця нижче.

КЕКВ при здійсненні видатків на придбання лікарських засобів та медичних виробів

Таким чином, якщо у вашому навчальному закладі є медкабінет (медпункт), можете впевнено планувати і здійснювати всі видатки на придбання будь-яких лікарських засобів та виробів медичного призначення за КЕКВ 2220. Також за цим кодом проводимо придбання інструментів, пристроїв, приладдя та інших виробів медичного призначення, які не підлягають зарахуванню до складу ОЗ та МНМА.

До речі, за КЕКВ 2220 навчальні заклади можуть здійснювати видатки на придбання засобів індивідуального захисту (маски, рукавички для працівників закладу), дезінфекційних засобів.

А от установи, які не мають медичних кабінетів (медпунктів), повинні планувати та здійснювати такі видатки за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар». Саме за цим кодом вони проводять видатки на придбання аптечок та їх поповнення.

Облік медикаментів у медпункті

Як уже зазначалось, ведення обліку лікарських засобів та виробів медичного призначення належить до обов’язків медпрацівника. Тож саме медсестрі доведеться приймати та обліковувати медикаменти, які надходять до медпункту. До того ж саме вона має подбати про їх належне зберігання.

Цілком зрозуміло, що медсестра є МВО⁴. А тому з нею обов’язково потрібно укласти договір про повну матеріальну відповідальність.

⁴ МВО — матеріально відповідальна особа.

Із цим усе зрозуміло. А от порядок обліку медикаментів у закладах та установа, діяльність яких не пов’язана зі охороною здоров’я, викликає чимало запитань. А саме: якими нормативними документами слід керуватися цим закладам у питаннях обліку медикаментів? Та які первинні документи, облікові регістри при цьому застосовувати?

Ці запитання цілком закономірні. Адже чинні нормативно-правові акти, які визначають порядок ведення обліку лікарських засобів та медичних виробів, поширюються виключно на заклади охорони здоров’я. Маємо на увазі добре відомі Методрекомендації № 635⁵. Відповідно решта установ залишились сам на сам зі своїми запитаннями.

⁵ Методичні рекомендації ведення обліку лікарських засобів та медичних виробів у закладах охорони здоров’я, затверджені наказом МОЗ від 09.09.2014 р. № 635.

Але не хвилюйтесь, відповіді на ці запитання є. І зараз ми їх розберемо.

Вважаємо, що для обліку медикаментів у медпунктах (медкабінетах) закладів освіти не варто орієнтуватися виключно на Методрекомендації № 635. Адже цей документ містить вимоги щодо обліку лікарських засобів та виробів медпризначення виходячи із специфіки діяльності закладів охорони здоров’я. Тоді як у медпунктах закладів освіти фактично відсутні операції з переміщення медикаментів між підрозділами закладу освіти. Тут застосовується спрощена система руху та обліку медикаментів. Тому вважаємо за доцільне використовувати лише окремі положення Методрекомендацій № 635 (наприклад, вимоги щодо обліку, зберігання, використання).

Отже, як оформлювати надходження та рух медикаментів в медпункті, вирішувати тільки вам. Але пам’ятайте, що медикаменти є різновидом запасів. Відтак оформлення операцій із медикаментами, їх списання та відображення в обліку слід здійснювати відповідно до вимог НП(С)БО 123 та Методрекомендацій № 11⁶.

⁶ Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11.

Пропонуємо застосовувати для обліку надходження, руху та вибуття медикаментів такі форми докуметів:

• Книга обліку лікарських засобів і медичних виробів. У ній медсестра веде облік всіх медикаментів, що находять та використовуються в медпункті для медичного обслуговування.

Такий облік доцільно вести за кожним найменуванням лікарського засобу та медичного виробу із зазначенням дозування, форми випуску, інформації про упаковку, а також виробника, кількості, ціни і загальної суми. За орієнтир можна взяти форму Книги складського обліку лікарських засобів і медичних виробів, наведену у додатку 1 до Методрекомендацій № 635;

• Звіт про використані лікарські засоби та медичні вироби. Тут медсестра має відображати зведену інформацію про надходження, використання та залишки медикаментів у медичному кабінеті (медпункті). Оформлювати такий звіт потрібно за підсумками кожного звітного місяця;

• Акт списання запасів. Цим документом слід оформлювати списання фактично використаних медикаментів, а також неякісних лікарських засобів (термін придатності яких минув), які підлягають вилученню з аптечки.

Списання медикаментів має проводити створена за наказом директора закладу освіти комісія зі списання товарно-матеріальних цінностей. На підставі звіту про використані лікарські засоби та медичні вироби за підсумками кожного звітного місяця комісія складає акт списання. У ньому потрібно зазначити найменування, кількість і вартість використаних медикаментів. Акт слід оформити у двох примірниках: один — передають до бухгалтерської служби закладу освіти, а другий — залишають у МВО (медсестри).

Для списання медикаментів цілком підходить форма, наведена у додатку до Методрекомендацій № 11. Або ж як варіант можна розробити і затвердити власну форму акта списання.

У будь-якому разі порядок документування операцій з медикаментами необхідно визначити у внутрішньому розпорядчому документі про організацію бухобліку. Зокрема, це доцільно прописати окремим пунктом у наказі про організацію бухобліку⁷ вашого закладу. І не забудьте навести форми відповідних документів у додатках до цього розпорядчого документа.

⁷ Завантажити такий наказ можна за посиланням: buhgalter.com.ua/articles/partnerski-publikatsiyi/nakazi-pro-oblikovu-politiku-ta-organizatsiyu-buhobliku/.

Що робити з неякісними ліками

Може статись так, що медсестра під час «ревізії» аптечки виявить лікарські засоби з вичерпаним терміном придатності. Що робити з такими медикаментами? Розглянемо порядок дій покроково. Головне — пам’ятайте: позбутись зіпсованих медикаментів як звичайних відходів не можна.Розглянемо, як необхідно діяти у цьому випадку.

Виявлення неякісних ліків

Зазвичай виявляють неякісні ліки під час проведення інвентаризації. Разом з тим не виключено, що такі медикаменти медсестра виявить у процесі використання (зберігання).

Утім, аби запобігти цьому, працівник медпункту має щонайменше раз на місяць перевіряти стан, умови зберігання та терміни придатності наявних в медпункті (медкабінеті) лікарських засобів та виробів медпризначення.

Також не завадить проводити таку перевірку медикаментів і в інших приміщеннях (кабінетах) закладу освіти, де розміщені аптечки.

Звісно, цей обов’язок медсестри повинен бути не словах, а чітко прописаний у її посадовій інструкції.

Виявлені під час перевірки лікарські засоби, які не підлягають подальшому використання, слід неодмінно вилучити з аптечки.

Передусім це стосується таких медикаментів, як:

• лікарські засоби, щодо яких закінчився термін придатності (на підставі даних, зазначених на упаковці виробника відповідного лікарського засобу);

• лікарські засоби, якість яких не відповідає вимогам нормативних документів, лікарські засоби, які зазнали механічного, хімічного, фізичного, біологічного або іншого впливу, що унеможливлює їх подальше використання.

Вилучення з обігу

Наразі основні вимоги щодо поводження з лікарськими засобами, що не підлягають подальшому використанню, визначено Правилами № 242⁸.

⁸ Правила утилізації та знищення лікарських засобів, затверджені наказом МОЗ від 25.04.2015 р. № 242.

Як передбачено зазначеними Правилами, неякісні ліки вилучають з обігу, а факт їх наявності фіксують в Акті про наявність лікарських засобів, що не підлягають подальшому використанню. Форму цього Акта наведено в додатку 1 до Правил № 242.

Запам’ятайте: подовжувати термін придатності лікарських засобів з будь-яких підстав заборонено (п. 2 розд. ІІ Правил № 242).

Передача на утилізацію

Лікарські засоби, які не підлягають подальшому використанню, набувають статусу «відходів». Їх необхідно передати безпосередньо для утилізації або знешкодження суб’єктам господарювання⁹, які мають відповідні ліцензії на провадження господарської діяльності у сфері поводження з небезпечними відходами. Або ж як варіант — передати постачальнику медикаментів, якщо це передбачено відповідними договірними умовами. Передачу неякісних ліків оформлюють відповідним актом передачі.

⁹ Інформацію щодо переліку ліцензіатів на провадження господарської діяльності із здійснення операцій у сфері поводження з небезпечними відходами можна отримати на сайті Міністерства екології та природних ресурсів (mepr.gov.ua/news/31522.html).

Списання з балансу

Після того як наявність неякісних медикаментів зафіксовано у відповідному акті, а комісією оформлено акт списання запасів, бухгалтер має всі підстави для списання їх з балансу.

Але, як бачите, шлях вилучення та знищення неякісних медикаментів досить складний. Тому наполегливо не радимо допускати такі випадки у діяльності вашого закладу.

Бухгалтерський облік медикаментів

Медикаменти та вироби медпризначення, придбані для медпункту (медкабінету) закладу освіти, слід обліковувати у складі запасів.

Зокрема, для обліку таких цінностей призначено субрахунок 1512 «Медикаменти та перев’язувальні засоби». Саме на цьому субрахунку слід вести облік медикаментів, компонентів, бактерицидних препаратів, дезинфікуючих засобів, сироватки, вакцин, крові, плівки для рентгенівських знімків, матеріалів для проведення аналізів і перев’язувальних засобів, дрібного медичного інвентарю (термометри, ланцети, пінцети, голки тощо).

Тож заклади освіти, у кошторисах яких передбачено видатки за КЕКВ 2220 «Медикаменти та перев’язувальні матеріали», обліковують медикаменти на субрахунку 1512.

При списанні медикаментів діємо за загальним правилом. Лікарські засоби та вироби медичного призначення списуємо на видатки лише після їх фактичного використання (витрачання), а не в момент видачі. Вартість використаних медикаментів відносимо на матеріальні витрати за дебетом субрахунку 8013.

При цьому списання використаних медикаментів бухгалтер здійснює залежно від обраного методу оцінки вибуття запасів.

Це може бути один з таких методів:

• ідентифікованої собівартості відповідної одиниці запасів;

• середньозваженої собівартості;

• собівартості перших за часом надходження запасів (ФІФО).

Обраний метод списання запасів (у тому числі й медикаментів) має бути зафіксовано в наказі про облікову політику закладу освіти. Здебільшого для списання медикаментів застосовують метод середньозваженої собівартості.

Цей метод передбачає оцінку щодо кожної одиниці запасів шляхом діленням сумарної вартості залишку запасів на початок місяця і вартості одержаних протягом місяця на сумарну їх кількість на початок звітного місяця та одержаних у звітному місяці запасів.

Зазначимо, що серед переваг цього методу — простота та зручність у застосуванні при оцінці вибуття великої кількості запасів різної номенклатури. Дає змогу урівноважити цінові коливання протягом звітного періоду

Медикаменти — це запаси. Тож списуємо їх, як і будь-які інші запаси, на підставі акта списання запасів. Нічого вигадувати тут не треба.