Насамперед слід розуміти: для цілей бухобліку компенсація за невикористану відпустку, як, власне, і відпускні, — це не що інше, як зарплата. Тобто інформацію про розрахунки за такими виплатами працівникам узагальнюємо на субрахунку 6511 «Розрахунки із заробітної плати». Причому це стосується як колишнього, так і нинішнього роботодавців звільненого за переведенням працівника.
У попереднього роботодавця
Установа, з якої звільняється працівник, має показати в обліку нарахування відпускної компенсації у загальному порядку.
Пам’ятайте про необхідність нарахування на суму компенсації ЄСВ. Та не забудьте утримати з неї ПДФО та ВЗ. Далі, звісно, сплачуємо утримані й нараховані податки та збори. І врешті-решт, перераховуємо «чисту» суму компенсації за невикористану відпустку.
Однак кошти спрямовуємо не, як завжди, на картковий рахунок працівника, а на відповідний рахунок його нового роботодавця.
При цьому робимо абсолютно стандартні облікові записи:
• нараховуємо витрати на оплату праці й одночасно відображаємо зобов’язання за розрахунками із зарплати;
• нараховуємо ЄСВ, утримуємо ПДФО + ВЗ;
• сплачуємо податки та збори;
• перераховуємо нетто-суму компенсації на рахунок майбутнього роботодавця працівника. От і все.
У нового роботодавця
Установа-роботодавець не планувала видатки на здійснення таких виплат у своєму кошторисі. Тому зазначені кошти пройдуть через її рахунки «транзитом». Фактично новий роботодавець виконує роль лише посередника між працівником і його колишнім роботодавцем.
Важливо: при нарахуванні відпускних показувати витрати на суму відпускної компенсації, отриманої з попереднього місця роботи працівника, не потрібно. Для узагальнення інформації про розрахунки за такими виплатами слід застосовувати такі субрахунки:
• 2314 «Інші рахунки в Казначействі» — для обліку надходжень від інших установ (організацій) на виплату відпускної компенсації працівнику, прийнятому за переведенням;
• 6414 «Розрахунки за спеціальними видами платежів» — для обліку розрахунків за надходженнями на виплату допомог і компенсацій громадянам, у тому числі за невикористану відпустку від попереднього роботодавця працівника. До речі, застосування субрахунку 6415 «Розрахунки з іншими кредиторами» також не буде помилкою.
Розглянемо умовний приклад з обліку передачі відпускної компенсації. За основу візьмемо дані та розрахунки, наведені в прикладі 1 у статті «Звільнення за переведенням: зарплатні тонкощі».
Приклад. У попереднього роботодавця. Працівника звільняють за переведенням до іншої установи. Він звернувся з проханням перерахувати відпускну компенсацію новому роботодавцю. Компенсацію за 13 календарних днів невикористаної щорічної основної відпустки було перераховано на рахунок установи — нового роботодавця. Сума нарахованої компенсації становить 2419,65 грн. Сума до виплати (за мінусом ПДФО — 435,54 грн та ВЗ — 36,29 грн) — 1947,82 грн.
У нового роботодавця. Працівник, прийнятий в установу за переведенням з 11.01.2021 р., звернувся із заявою про надання щорічної основної відпустки з 22.03.2021 р. на 24 календарних дні. Загальна сума відпускних, виходячи з відповідного розрахункового періоду та суми його доходів за цей період, становить 5450,74 грн. Сума до нарахування (за мінусом компенсації, нарахованої за попереднім місцем роботи) — 3031,09 грн. Із цієї суми було утримано: ПДФО — 545,60 грн та ВЗ — 45,47 грн. Загальна сума до виплати працівнику — 4387,84 грн (2440,02 + 1947,8).
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| У попереднього роботодавця | |||||
| 1 | Отримано фінансування для виплати відпускної компенсації | 2313 | 7011 | 2419,65 | 2 |
| 2 | Нараховано відпускну компенсацію | 8011 | 6511 | 2419,65 | 5 |
| 3 | Нараховано ЄСВ (2419,65 грн х 22 %) | 8012 | 6313 | 532,32 | 5 |
| 4 | Утримано ПДФО та ВЗ із суми відпускної компенсації (435,54 грн + 36,29 грн) | 6511 | 6311 | 471,83 | 5 |
| 5 | Перераховано ЄСВ | 6313 | 2313 | 532,32 | 2, 5 |
| 6 | Перераховано ПДФО та ВЗ | 6311 | 2313 | 471,83 | 2, 5 |
| 7 | Перераховано відпускну компенсацію на рахунок нового роботодавця працівника | 6511 | 2313 | 1947,82 | 2, 5 |
| У нового роботодавця | |||||
| 1 | Отримано від попереднього роботодавця працівника, прийнятого за переведенням, відпускну компенсацію | 2314 | 6414 | 1947,82 | 2 |
| 2 | Відображено заборгованість із виплати відпускної компенсації, отриманої від попереднього роботодавця | 6414 | 6511 | 1947,82 | 5 |
| 3 | Нараховано відпускні | 8011 | 6511 | 3031,09 | 5 |
| 4 | Нараховано ЄСВ (3031,09 грн х 22 %) | 8012 | 6313 | 666,84 | 5 |
| 5 | Утримано ПДФО та ВЗ (545,60 грн + 45,47 грн) | 6511 | 6311 | 591,07 | 5 |
| 6 | Отримано фінансування для виплати відпускних (3031,09 грн + 666,84 грн) | 2313 | 7011 | 3697,93 | 2 |
| 7 | Перераховано ЄСВ | 6313 | 2313 | 666,84 | 2, 5 |
| 8 | Перераховано ПДФО та ВЗ | 6311 | 2313 | 591,07 | 2, 5 |
| 9 | Перераховано відпускні на картковий рахунок працівника | 6511 | 2313 | 2440,02 | 2, 5 |
| 6511 | 2314 | 1947,82 | 2, 5 | ||
