Е-лікарняні: гарячі запитання

Так, приймати.

МОЗ своїм наказом № 2086¹ підкоригував нормативку, яка регулює питання призначення е-лікарняних. Цей документ чинний з 01.10.2021.

¹ Наказ МОЗ «Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства охорони здоров’я України» від 28.09.2021 № 2086.

Завдяки йому маємо вичерпний перелік випадків, за яких до 1 лютого 2022 року лікарняні листи можуть бути видані у паперовому вигляді:

• потрібно продовжити або закрити паперовий листок непрацездатності, виданий до 01.10.2021;

• минув час, протягом якого лікар може внести зміни до медичного висновку про тимчасову непрацездатність у Реєстрі медичних висновків в ЕСОЗ². Зміни до медвисновку у разі виявлення технічної неточності або недостовірної інформації можуть вносити не пізніше сьомого дня з дати його формування. Якщо минув тиждень, а медвисновок не встигли зміни, то рішення про видачу листка непрацездатності приймає лікарсько-консультативна комісія закладу охорони здоров’я, а за її відсутності — головний лікар закладу;

² ЕСОЗ — Електронна система охорони здоров’я.

• виникли технічні проблеми при обміні даних між Електронним реєстром листків непрацездатності та ЕСОЗ, у зв’язку з чим неможливо сформувати е-лікарняний більше ніж протягом семи днів з дати створення медвисновку;

• при усиновленні дитини протягом двох місяців з дати народження. Листок непрацездатності видається на підставі рішення суду про усиновлення та свідоцтва про народження.

Наразі спеціальна кнопка для друку відсутня. Проте за час роботи з новинкою уже маємо кілька лайфхаків:

1) зробіть скрин-копію екрана з е-лікарняним та роздрукуйте її;

2) виділіть необхідний фрагмент на сторінці порталу ПФУ у браузері та натисніть «Друк» («Печать» або комбінацію клавіш Ctrl + P).

Для успішного формування е-лікарняного потрібна взаємодія двох інформаційних ресурсів, які ідентифікують непрацездатну особу: Держреєстру соцстрахування ПФУ та ЕСОЗ. Відсутність е-лікарняного на Порталі ПФУ може статись із кількох причин.

Помилка. Якщо дані щодо застрахованої особи в зазначених вище ресурсах не збігаються, то е-лікарняний сформовано не буде.

Наприклад, медик уніс до ЕСОЗ дані про пацієнта з помилкою. Або ж роботодавець помилився при внесенні даних до Держреєстру соцстрахування.

Значення мають навіть одна літера чи знак у П. І. Б., а також цифра в реєстраційному номері облікової картки платника податків. Тож радимо звертати особливу увагу на апострофи, літери «і», «ї», «е», «є» тощо. У результаті такої помилки електронний медвисновок за непрацездатною особою буде сформовано, але в Держреєстрі соцстрахування система не знайде відповідну застраховану особу і не сформує е-лікарняний.

Щоб вирішити цю проблему, роботодавцю слід перевірити, чи правильно він зазначив дані свого працівника у звітності, яку отримує ПФУ. Якщо помилок немає, повідомте про це працівника та попросіть його звернутися до медичного закладу, аби провести таку ж перевірку там.

Новачок. Електронний лікарняний формується, якщо непрацездатну особу буде ідентифіковано як застраховану особу. Коли йдеться про найманого працівника, то система повинна знайти його роботодавця за даними Держреєстру соцстрахування ПФУ.

Донедавна вирішення цієї проблеми зводилось до подання Об’єднаного звіту. Якщо теперішній роботодавець працівника-новачка до моменту формування медвисновку не встиг заявити про трудові відносини з ним через Об’єднаний звіт, то система про це й знати не могла. Відповідно, е-лікарняний на такого працівника в особистому кабінеті нинішнього роботодавця не з’являвся. Натомість він (лікарняний) міг завітати до колишнього роботодавця. Тож слід було подати «Звітний» або «Довідковий» Об’єднаний звіт з даними щодо працівника-новачка.

Водночас усе частіше бухгалтери повідомляють, що лікарняні за новими працівниками з’являються у кабінеті страхувальника на Порталі ПФУ уже після подання Повідомлення про прийняття працівника на роботу (далі — Повідомлення). Тобто без участі Об’єднаного звіту.

Тож, як бачимо, алгоритм ідентифікації новачків удосконалено.

До того ж згадку про Повідомлення додали й до Порядку № 1234³. Із 01.10.2021 абз. 2 п. 2 цього документа передбачає під час формування листка непрацездатності врахування інформації про основне місце роботи застрахованої особи, визначене за даними Повідомлення.

³ Порядок видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затверджений наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234.

Ба більше, маємо проєкт постанови КМУ, покликаний оновити форму Повідомлення та порядку його подання. Мета — прискорити надходження даних про трудові відносини працівника й роботодавця до Держреєстру соцстрахування задля налагодження системи формування е-лікарняних (детальніше — у журналі «Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 36, с. 2).

Відпустка для догляду за дитиною. Працівниця вийшла на роботу після закінчення відпустки для догляду за дитиною до трьох (шести) років і захворіла. Але е-лікарняний на неї не надійшов.

Оскільки Повідомлення у цьому разі не подається, то лишається єдиний варіант повідомлення системи про вихід працівниці на роботу — подати Об’єднаний звіт. У додатку Д5 необхідно зазначити закінчення відповідної відпустки (для догляду за дитиною до трьох років чи від трьох до шести років).

Сумісник. Доволі часто зустрічаємо ситуацію: роботодавець за основним місцем роботи отримав е-лікарняний, а за сумісництвом — ні.

Наразі формально все ще діє норма ч. 1 ст. 31 Закону № 1105⁴. Згідного з її приписом підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності (по вагітності та пологах) для працівника-сумісника є копія листка непрацездатності, засвідчена підписом керівника та печаткою (за наявності) за основним місцем роботи.

⁴ Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.

Водночас правила засвідчення електронних лікарняних листів не встановлено. Та й по суті в них немає необхідності. Адже, за задумом ПФУ, лікарняний сумісника має відображатись у кабінеті обох страхувальників.

Нарешті цей задум отримав нормативне підґрунтя. Із 01.10.2021 маємо абз. 3 п. 2 Порядку № 1234. Тут чорним по білому зазначено: сформований е-лікарняний надсилається страхувальникам, з якими застрахована особа перебуває у трудових відносинах (за основним місцем роботи та за сумісництвом) через кабінет страхувальника на Порталі ПФУ. Маємо надію, що написане стане реальним якнайшвидше.

Закриваючи запитання про «невидимий» е-лікарняний, зауважимо: якщо працівник стверджує, що е-лікарняний є і на підтвердження надає медвисновок про тимчасову непрацездатність (інформаційну довідку з ЕСОЗ), не поспішайте приймати такий документ для оплати періоду хвороби. Адже єдиною підставою для оплати періоду тимчасової непрацездатності є лікарняний лист (паперовий — у чітко визначених випадках, або електронний).

Команда «Руш!» пролунає через сім днів після дати закриття електронного лікарняного листка.

У цьому питанні з 1 жовтня 2021 року також маємо зміни. Так, з цієї дати е-лікарняний може мати аж п’ять статусів:

1) «Закритий». Тут без змін. Е-лікарняний з’являється у кабінеті страхувальника одразу із таким статусом і запланованою датою закриття;

2) «Готовий до сплати (виданий)». Назву статусу дещо розширили. Листок непрацездатності може мати такий статус уже наступного дня після дати закриття, але не поспішайте його оплачувати.

Причина криється у тому, що протягом цих семи днів до е-лікарняного можуть внести зміни (шляхом коригування медвисновку). А от електронний лікарняний із причиною непрацездатності «Вагітність та пологи» вважається виданим через сім днів з дати його відкриття;

3) «Помилково сформований». Такий статус передбачено, зокрема, для випадків, коли лікар протягом семи днів виправляє помилки, створивши новий медвисновок і, як наслідок, новий е-лікарняний. У цьому разі перший е-лікарняний отримає статус «Помилково сформований»;

4) «Недійсний». Випадок формування е-лікарняного з таким статусом непросто описати кількома словами. Він пов’язаний зі скороченням періоду тимчасової непрацездатності, коли одна причина непрацездатності змінює іншу. Детальніше розберемо таку ситуацію в одному з наступних номерів нашого журналу;

5) «Оплачений». Опис цього статусу не наведено. Логічно припустити, що він «засвітиться» після оплати лікарняного. Але як про це дізнається ПФУ? Можливо, індикатором слугуватиме Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам⁵. Однак цей документ стосується лише допомоги по тимчасовій непрацездатності за рахунок ФСС. Також, як варіант, можуть використовуватися дані ЄСВ-частини Об’єднаного звіту. Тож поживемо — побачимо.

⁵ Додаток 2 до Порядку фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затвердженого постановою правління ФСС від 19.07.2018 № 12.

Усе залежить від періоду тимчасової непрацездатності, зазначеного у е-лікарняному. Причина може бути в тому, що медвисновок сформовано «заднім числом». Лікуючим лікарям дозволяється формувати медичні висновки у такі строки:

• не пізніше наступного дня з дати встановлення факту тимчасової непрацездатності особи, якщо медичне обслуговування проводилось не за місцем провадження медичної діяльності;

• не пізніше п’яти днів з дати встановлення факту тимчасової непрацездатності особи, у разі наявних технічних проблем. Тож не дивуйтеся, якщо до вас надійде «запізнілий» електронний лікарняний.

Отримали такий лікарняний після звільнення працівника? Уважно подивіться на період тимчасової непрацездатності. Якщо її початок припадає на час після звільнення, то нічого робити не потрібно. Адже у такому разі установа уже не була страхувальником особи на момент початку її непрацездатності.

Чи потрібно комісії (уповноваженому) із соцстрахування «малювати» в протоколі відмову в оплаті такого е-лікарняного? На наш погляд, не потрібно. Адже відмова в протоколі тягне за собою повідомлення застрахованої особи про таку відмову. А по суті шукати та повідомляти її необхідності уже немає.

Інша річ, якщо із затримкою через технічні причини надійшов лікарняний, початок тимчасової непрацездатності у якому припав на період трудових відносин. Як діяти у такій ситуації? Пояснимо на прикладі.

Також підлягають оплаті лікарняні листки «Продовження». Йдеться про ситуацію, коли початок непрацездатності припав на період трудових відносин. А після звільнення працівника ви отримуєте лікарняні, які є продовженням раніше оформленого первинного листка непрацездатності.

У такому разі право на допомогу по тимчасовій непрацездатності виникає з настанням страхового випадку в період роботи (включаючи час випробування та день звільнення). І нехай вас не збиває з пантелику, що е-лікарняний «Продовження» датується днем після звільнення працівника. Все одно маємо один страховий випадок, який почався ще за часів роботи у вас застрахованої особи.

Вносити до заяви-розрахунку потрібно всі три е-лікарняні. Звісно, за умови, що вони за строками закриття уже готові до оплати. При цьому в графі 9 заяви-розрахунку слід зазначити:

• на первинний е-лікарняний — «1»;

• на продовження — «2».

Як з’ясувати, який із них первинний, а який продовження? У цьому питанні також нарешті маємо нормативну ясність. Оновлений п. 3 Порядку № 1234 уже не містить алгоритму формування лікарняного-продовження, який так і не реалізували на практиці. Натомість тут йдеться саме про варіант, який сьогодні маємо: на підставі медвисновків, що становлять один випадок тимчасової непрацездатності, формуються листки непрацездатності в порядку черговості створення медичних висновків. При цьому кожен наступний е-лікарняний створюється як продовження першого. Загалом вони становлять один страховий випадок.

На цьому фахівці МОЗ не зупинились. Вони пішли далі й змінили підхід до формування номера е-лікарняного. З 01.10.2021 унікальний номер електронного листка непрацездатності має таку структуру:

• номер випадку непрацездатності. Це саме та складова, яка відповідає за об’єднання лікарняних листів у один страховий випадок. Донедавна цей реквізит містився окремо та не мав стосунку до унікального номера е-лікарняного. Тепер же він стоїть поруч;

• порядковий номер листка непрацездатності;

• номер версії лікарняного. Він позначається цифрою «1» при створенні первинного е-лікарняного та при створенні е-лікарняного як продовження. Якщо ж до вже створеного е-лікарняного (первинного чи продовження) на підставі медвисновку вносять зміни, то номер його версії збільшується (змінюється на «2», «3» та далі за порядком при внесенні кожної наступної зміни).

Отже, якщо на одного працівника відкрито кілька електронних лікарняних, що йдуть один за одним, такі е-лікарняні можуть становити один страховий випадок. Головна умова — листи мають однаковий номер випадку непрацездатності. А далі за хронологією формування е-лікарняних, їх порядковими номерами та версіями будемо відслідковувати, який є первинним (перший), а які продовженням (наступні). І знову ж таки зауважимо: дочекайтесь спливу семи днів після дати закриття електронного лікарняного. Лише після цього беріть листок у роботу та включайте його до заяви-розрахунку.

Можна. При цьому слід зробити певні маніпуляції.

Спочатку потрібно з’ясувати, чи не закралася помилка при формуванні е-лікарняного з боку лікаря. Якщо ні, то, ймовірно, працівник, сам того не знаючи, ініціював його відкриття.

Наприклад, ситуація може бути така. Працівник почувався зле, тому взяв відгул на день, щоб відлежатись. Попередив про це свого безпосереднього керівника. Проте до інспектора з кадрів та бухгалтера ця інформація не дійшла. Внаслідок цього у Табелі обліку робочого час (далі —Табель) проставлено робочі дні, а на картку працівникові — «капнула» зарплата.

Водночас працівник у день поганого самопочуття завітав до лікаря — про всяк випадок. Саме тоді лікар сформував медичний висновок, який потім перетворився на електронний лікарняний. Те, що лікар не спитав пацієнта про місце роботи, не означає, що система не сформує електронний лікарняний. Чому? Бо пошук роботодавця для е-лікарняного відбувається автоматично на підставі даних Держреєстру соцстрахування.

Тож не буде зайвим провести з працівниками «лікарняний» інструктаж. Зокрема, донесіть до них, що під час візиту до лікаря слід обов’язково запитати, чи буде е-лікарняний. Якщо так, про це слід повідомити роботодавця.

Але річ у тому, що лікарняний-сюрприз уже є. Тоді як місяць закрито: у Табелі проставлено «вісімки», працівнику нараховано зарплату. Як діяти? Є два варіанти:

Виправляємось.

Вносимо коригування до Табеля, відображаючи так, як усе було насправді.

Комісія із соцстрахування:

1) призначає лікарняні тільки за ті дні тимчасової непрацездатності, коли працівник дійсно був відсутній на роботі;

2) відмовляє в призначенні лікарняних за дні тимчасової непрацездатності, в які працівник не скористався своїм правом хворіти вдома, а фактично працював. За ці дні має бути нараховано зарплату, а не лікарняні.

Прийняте рішення комісія оформлює протоколом та протягом п’ятиденного строку надає працівнику повдомлення про відмову в призначенні лікарняних за частину днів непрацездатності, в які він працював.

У повідомленні слід зазначити причину відмови та порядок оскарження рішення комісії. А оскаржити він таки має право, звернувшись до ФСС протягом п’яти днів з моменту отримання повідомлення про відмову. Також він може звернутися за захистом до суду в тримісячний строк. Але, імовірніше, до цього не дійде.

Далі бухгалтерія робить перерахунок зарплати та нараховує працівнику лікарняні за день (дні), коли він фактично хворів за встановленим режимом.

Залишаємо все, як є.

У такому разі і «вісімки» у Табелі, і зарплата на картці — все залишається на своїх місцях.

Свої пояснення у записці працівник може сформулювати, наприклад, таким чином: «Я, Іванов П. П., 29.09.2021 (дата відкриття е-лікарняного) зайшов перед роботою до лікаря, оскільки почувався зле. Після огляду вирішив вийти на роботу. Про відкриття електронного лікарняного не знав».

Комісія із соцстрахування розглядає е-лікарняний та пояснювальну записку працівника. У результаті вона прийме рішення про відмову в призначенні лікарняних, яке обов’язково зафіксує в протоколі.

Повідомлення про відмову в призначенні лікарняних у п’ятиденний строк комісія надає/надсилає працівникові.

Можна, але дуже обережно.

У такому разі необхідно обов’язково себе підстрахувати документально. Як це зробити? Зараз пояснимо.

По-перше, треба отримати відповідну заяву від працівника та виданий наказ про запровадження дистанційної роботи.

При цьому письмовий трудовий договір про роботу дистанційно в період карантину можна не укладати. Так само не потрібно повідомляти працівника про зміну істотних умов праці за два місяці. На це маємо дозвіл згідно з приписом ч. 11 ст. 60² КЗпП.

По-друге, має бути прокол засідання комісії із соцстрахування з відмовою в призначенні лікарняних працівнику, який, незважаючи на хворобу, працював. Хоча й дистанційно.

По-третє, повідомлення про відмову в призначенні лікарняних має бути надано працівникові у п’ятиденний строк.

Упевнені, у нашій статті ви знайшли відповіді на запитання, котрі вас турбують.

Маємо надію, що систему електронних лікарняних буде удосконалено і проблеми з її застосуванням буде зведено нанівець. А якщо вони й виникнуть, то ми неодмінно вам допоможемо у їх вирішенні.