Темы статей
Выбрать темы

Е-больничные: горячие вопросы

Жиленко Екатерина, эксперт по оплате труда и трудовым отношениям
Общий переход на е-больничные состоялся 1 октября 2021 года. Однако МОЗ продолжает совершенствовать нормативную базу в этом аспекте. Да и не удивительно, ведь сервис функционирования электронных больничных и медзаключений до сих пор далек от совершенства. Именно из-за этого возникает куча вопросов. Сегодня ответим на наиболее распространенные из них.

Работник принес бумажный больничный лист. Принимать ли его к оплате?

Да, принимать.

МОЗ своим приказом № 20861 подкорректировал нормативку, регулирующую вопросы назначения е-больничных. Этот документ действует с 01.10.2021.

1 Приказ МОЗ «Об утверждении Изменений к некоторым нормативно-правовым актам Министерства здравоохранения Украины» от 28.09.2021 № 2086.

Благодаря ему имеем исчерпывающий перечень случаев, при которых до 1 февраля 2022 года больничные листы могут быть выданы в бумажном виде:

• нужно продолжить или закрыть бумажный листок нетрудоспособности, выданный до 01.10.2021;

• истекло время, в течение которого врач может внести изменения в медицинское заключение о временной нетрудоспособности в Реестре медицинских заключений в ЭСЗ2. Изменения в медзаключение в случае выявления технической неточности или недостоверной информации могут вносить не позднее седьмого дня с даты его формирования. Если прошла неделя, а в медзаключение не внесли изменения, то решение о выдаче листка нетрудоспособности принимает врачебно-консультативная комиссия заведения здравоохранения, а при ее отсутствии — главврач заведения;

2 ЭСЗ — Электронная система здравоохранения.

• возникли технические проблемы при обмене данных между Электронным реестром листков нетрудоспособности и ЭСЗ, в связи с чем невозможно сформировать е-больничный более чем в течение семи дней с даты создания медзаключения;

• при усыновлении ребенка в течение двух месяцев с даты рождения. Листок нетрудоспособности выдается на основании решения суда об усыновлении и свидетельства о рождении.

ВНИМАНИЕ!

Если в вышеперечисленных случаях бумажный больничный является продолжением электронного, то на его бланке должен быть указан номер е-больничного, который продолжается

Можно ли распечатать электронный больничный?

Сейчас специальная кнопка для печати отсутствует. Однако за время работы с новинкой уже имеем пару лайфхаков:

1) сделайте скрин-копию экрана с е-больничным и распечатайте ее;

2) выделите необходимый фрагмент на странице портала ПФУ в браузере и нажмите «Печать» или комбинацию клавиш Ctrl + P.

Работник утверждает, что на него открыт е-больничный. Но в кабинете страхователя на Портале ПФУ листок нетрудоспособности отсутствует. Что делать?

Для успешного формирования е-больничного нужно взаимодействие двух информационных ресурсов, идентифицирующих нетрудоспособное лицо: Госреестра соцстрахования ПФУ и ЭСЗ. Отсутствие е-больничного на Портале ПФУ может произойти по нескольким причинам.

img 1Ошибка. Если данные о застрахованном лице в указанных выше ресурсах не совпадают, то е-больничный сформирован не будет.

Например, медик внес в ЭСЗ данные о пациенте с ошибкой. Или же работодатель ошибся при внесении данных в Госреестр соцстрахования. Значение имеют даже одна буква или знак в Ф. И. О., а также цифра в регистрационном номере учетной карточки налогоплательщика. Поэтому советуем обращать особое внимание на апострофы, буквы «і», «ї», «е», «є» и т. п. В результате такой ошибки электронное медзаключение по нетрудоспособному лицу будет сформировано, но в Госреестре соцстрахования система не найдет соответствующее застрахованное лицо и не сформирует е-больничный.

Чтобы решить эту проблему, работодателю следует проверить, правильно ли он указал данные своего работника в отчетности, которую получает ПФУ. Если ошибок нет, сообщите об этом работнику и попросите его обратиться в медицинское заведение, чтобы провести такую же проверку там.

img 2Новичок. Электронный больничный формируется, если нетрудоспособное лицо будет идентифицировано как застрахованное лицо. Когда речь идет о наемном работнике, то система должна найти его работодателя по данным Госреестра соцстрахования ПФУ.

До недавнего времени решение этой проблемы сводилось к подаче Объединенного отчета. Если нынешний работодатель работника-новичка до момента формирования медзаключения не успел заявить о трудовых отношениях с ним через Объединенный отчет, то система об этом и знать не могла. Соответственно е-больничный на такого работника в личном кабинете нынешнего работодателя не появлялся. Зато он (больничный) мог попасть к бывшему работодателю. Поэтому нужно было подать «Звітний» или «Довідковий» Объединенный отчет с данными о работнике-новичке. В то же время бухгалтеры все чаще сообщают, что больничные по новым работникам появляются в кабинете страхователя на Портале ПФУ уже после подачи Уведомления о приеме работника на работу (далее — Уведомление). То есть без участия Объединенного отчета. Итак, алгоритм идентификации новичков усовершенствован.

К тому же упоминание об Уведомлении добавили и в Порядок № 12343. С 01.10.2021 абз. 2 п. 2 этого документа предусматривает при формировании листка нетрудоспособности учет информации об основном месте работы застрахованного лица, определенном по данным Уведомления.

3 Порядок выдачи (формирования) листков нетрудоспособности в Электронном реестре листков нетрудоспособности, утвержденный приказом МОЗ от 17.06.2021 № 1234.

Более того, имеем проект постановления КМУ, призванный обновить форму Уведомления и порядок его подачи. Цель — ускорить поступление данных о трудовых отношениях работника и работодателя в Госреестр соцстрахования для налаживания системы формирования е-больничных (подробнее — в журнале «Бюджетная бухгалтерия», 2021, № 36, с. 2).

img 3Отпуск для ухода за ребенком. Работница вышла на работу после окончания отпуска для ухода за ребенком до трех (шести) лет и заболела. Но е-больничный на нее не поступил.

Поскольку Уведомление в этом случае не подается, то остается единственный вариант уведомления системы о выходе работницы на работу — подать Объединенный отчет. В приложении Д5 необходимо указать окончание соответствующего отпуска (для ухода за ребенком до трех лет или от трех до шести лет).

img 4Совместитель. Достаточно часто встречаем ситуацию: работодатель по основному месту работы получил е-больничный, а по совместительству — нет.

Сейчас формально все еще действует норма ч. 1 ст. 31 Закона № 11054. Согласно ее предписанию основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности (по беременности и родам) для работника-совместителя является копия листка нетрудоспособности, заверенная подписью руководителя и печатью (при наличии) по основному месту работы.

4 Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV.

В то же время правила заверения электронных больничных листов не установлены. Да и по сути в них нет необходимости. Ведь, по замыслу ПФУ, больничный совместителя должен отражаться в кабинете обоих страхователей.

Наконец этот замысел получил нормативное основание. С 01.10.2021 имеем абз. 3 п. 2 Порядка № 1234. Здесь черным по белому указано: сформированный е-больничный направляется страхователям, с которыми застрахованное лицо находится в трудовых отношениях (по основному месту работы и по совместительству) через кабинет страхователя на Портале ПФУ.

Надеемся, что написанное станет реальностью как можно быстрее.

Закрывая вопрос о «невидимом» е-больничном, заметим: если работник утверждает, что е-больничный есть и в подтверждение предоставляет медзаключение о временной нетрудоспособности (информационную справку из ЭСЗ), не спешите принимать такой документ для оплаты периода болезни. Ведь единственным основанием для оплаты периода временной нетрудоспособности является больничный лист (бумажный — в четко определенных случаях, или электронный).

Имеем е-больничный в кабинете страхователя на Портале ПФУ. Когда его нужно оплачивать?

Команда «Марш» прозвучит через семь дней после даты закрытия электронного больничного.

В этом вопросе с 1 октября 2021 года также имеем изменения. Так, с этой даты е-больничный может иметь аж пять статусов:

1) «Закритий». Здесь без изменений. Е-больничный появляется в кабинете страхователя сразу с таким статусом и запланированной датой закрытия;

2) «Готовий до сплати (виданий)». Название статуса немного расширили. Листок нетрудоспособности может иметь такой статус уже на следующий день после даты его закрытия, но не спешите его оплачивать.

ВАЖНО!

Электронный листок нетрудоспособности считается выданным через семь дней после даты его закрытия

Причина кроется в том, что в течение этих семи дней в е-больничный могут внести изменения (путем корректировки медзаключения). А вот электронный больничный с причиной нетрудоспособности «Вагітність та пологи» считается выданным через семь дней с даты его открытия;

3) «Помилково сформований». Такой статус предусмотрен, в частности, для случаев, когда врач в течение семи дней исправляет ошибки, создав новое медзаключение и, как следствие, новый е-больничный. В этом случае первый е-больничный получит статус «Помилково сформований»;

4) «Недійсний». Случай формирования е-больничного с таким статусом непросто описать в двух словах. Он связан с сокращением периода временной нетрудоспособности, когда одна причина нетрудоспособности сменяет другую. Подробнее разберем его в одном из следующих номеров нашего журнала;

5) «Оплачений». Описание этого статуса не приведено. Логично допустить, что он «засветится» после оплаты больничного. Но как об этом узнает ПФУ? Возможно, индикатором будет служить Уведомление о выплате средств застрахованным лицам5. Однако этот документ касается только пособия по временной нетрудоспособности за счет ФСС. Также, как вариант, могут использоваться данные ЕСВ-части Объединенного отчета. Так что поживем — увидим.

5 Приложение 2 к Порядку финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам в связи с временной потерей трудоспособности и отдельных выплат пострадавшим на производстве за счет средств Фонда социального страхования Украины, утвержденному постановлением правления ФСС от 19.07.2018 № 12.

Мы получили е-больничный на работника, который уже не работает в нашем учреждении. Нужно ли его оплачивать?

Все зависит от периода временной нетрудоспособности, указанного в больничном листе.

Причина может быть в том, что медзаключение сформировано «задним числом». Лечащим врачам разрешается формировать медицинские заключения в такие сроки:

не позднее следующего дня с даты установления факта временной нетрудоспособности лица, если медицинское обслуживание проводилось не по месту осуществления медицинской деятельности;

не позднее пяти дней с даты установления факта временной нетрудоспособности лица, в случае наличия технических проблем. Поэтому не удивляйтесь, если к вам придет «запоздалый» электронный больничный.

Получили такой больничный после увольнения работника? Внимательно посмотрите на период временной нетрудоспособности. Если ее начало приходится на время после увольнения, то ничего делать не нужно. Ведь в таком случае учреждение уже не было страхователем лица на момент начала его нетрудоспособности.

Нужно ли комиссии (уполномоченному) по соцстрахованию «рисовать» в протоколе отказ в оплате такого е-больничного? На наш взгляд, не нужно. Ведь отказ в протоколе влечет за собой уведомление застрахованного лица о таком отказе. А по сути искать и уведомлять его необходимости уже нет.

Другое дело, если с задержкой по техническим причинам поступил больничный, начало временной нетрудоспособности в котором пришлось на период трудовых отношений. Как действовать в такой ситуации? Объясним на примере.

Пример. Работник уволился по собственному желанию 30.09.2021. Е-больничный на него появился в кабинете страхователя 01.10.2021 с периодом временной нетрудоспособности с 29.09.2021 по 05.10.2021.

За счет работодателя оплачиваем максимум пять календарных дней в пределах действия трудовых отношений. То есть 29 и 30 сентября 2021 года (2 дня). А с шестого дня и до выздоровления (за 4 и 5 октября 2021 года) бывший работник получит пособие от ФСС.

То есть в таком случае следует взять е-больничный к оплате и подать заявление в ФСС. Но сделать это нужно только по истечении семи дней после даты закрытия больничного.

Также подлежат оплате больничные листы «Продовження». Речь идет о ситуации, когда начало нетрудоспособности пришлось на период трудовых отношений. А после увольнения работника вы получаете больничные листы, являющиеся продолжением ранее оформленного первичного листка нетрудоспособности.

В таком случае право на пособие по временной нетрудоспособности возникает с наступлением страхового случая в период работы (включая время испытания и день увольнения). И пусть вас не сбивает с толку, что е-больничный «Продовження» датируется днем после увольнения работника. Все равно имеем один страховой случай, начавшийся еще во времена работы у вас застрахованного лица.

Имеем три электронных больничных листа на одного работника (по пять дней каждый). Какой из них вносить в заявление-расчет?

Вносить в заявление-расчет нужно все три е-больничных. Конечно, при условии, что они по срокам закрытия уже готовы к оплате.

При этом в графе 9 заявления-расчета следует указать:

• на первичный е-больничный — «1»;

• на продолжение — «2».

Как выяснить, какой из них первичный, а какой продолжение? В этом вопросе также наконец имеем нормативную ясность. Обновленный п. 3 Порядка № 1234 уже не содержит алгоритма формирования больничного-продолжения, который так и не реализовали на практике. Зато здесь речь идет именно о варианте, который имеем сегодня: на основании медзаключений, составляющих один случай временной нетрудоспособности, формируются листки нетрудоспособности в порядке очередности создания медицинских заключений. При этом каждый следующий е-больничный создается как продолжение первого. В целом они составляют один страховой случай.

На этом специалисты МОЗ не остановились. Они пошли дальше и изменили подход к формированию номера е-больничного. С 01.10.2021 уникальный номер электронного листка нетрудоспособности имеет следующую структуру:

• номер случая нетрудоспособности. Это именно та составляющая, которая отвечает за объединение больничных листов в один страховой случай. До недавнего времени этот реквизит содержался отдельно и не имел отношения к уникальному номеру е-больничного. Теперь же он стоит рядом;

порядковый номер листка нетрудоспособности;

номер версии больничного. Он обозначается цифрой «1» при создании первичного е-больничного и при создании е-больничного как продолжение. Если в уже созданный е-больничный (первичный или продолжение) на основании медзаключения вносят изменения, то номер его версии увеличивается (изменяется на «2», «3» и далее по порядку при внесении каждого следующего изменения).

Итак, если на одного работника открыто несколько электронных больничных, следующих друг за другом, такие е-больничные могут составлять один страховой случай. Главное условие — листы имеют одинаковый номер случая нетрудоспособности. А далее по хронологии формирования е-больничных, их порядковым номерам и версиям будем отслеживать, какой является первичным (первый), а какие продолжением (следующие).

И опять же заметим: дождитесь истечения семи дней после даты закрытия электронного больничного. И только после этого берите листок в работу и включайте его в заявление-расчет.

На работника неожиданно пришел е-больничный. Хотя он в это время был на работе, о чем свидетельствует Табель учета рабочего времени. Можно ли не оплачивать такой листок нетрудоспособности?

Можно. Но при этом следует сделать определенные манипуляции.

Сначала нужно выяснить, не закралась ли ошибка при формировании е-больничного со стороны врача. Если нет, то, вероятно, работник, сам того не ведая, инициировал его открытие.

Например, ситуация может быть такая. Работник чувствовал себя плохо, поэтому взял отгул на день, чтобы отлежаться. Предупредил об этом своего непосредственного руководителя. Но до инспектора по кадрам и бухгалтера эта информация не дошла. В результате этого в Табеле учета рабочего время (далее — Табель) проставлено рабочие дни, а на карточку работнику «капнула» зарплата.

В то же время работник в день плохого самочувствия обратился к врачу — на всякий случай. Именно тогда врач сформировал медицинское заключение, которое потом превратилось в электронный больничный. То, что врач не спросил пациента о месте работы, не означает, что система не сформирует электронный больничный. Почему? Потому что поиск работодателя для е-больничного происходит автоматически на основании данных Госреестра соцстрахования.

Поэтому не будет лишним провести с работниками «больничный» инструктаж. В частности, донесите до них, что во время визита к врачу следует обязательно спросить, будет ли е-больничный. Если да, об этом следует сообщить работодателю.

Но дело в том, что больничный-сюрприз уже есть. Тогда как месяц закрыт: в Табеле проставлены «восьмерки», работнику начислена зарплата. Как действовать? Есть два варианта:

img 5Исправляемся.

Вносим корректировку в Табель, отражая так, как все было на самом деле.

Комиссия по соцстрахованию:

1) назначает больничные только за те дни временной нетрудоспособности, когда работник действительно отсутствовал на работе;

2) отказывает в назначении больничных за дни временной нетрудоспособности, в которые работник не воспользовался своим правом болеть дома, а фактически работал. За эти дни должна быть начислена зарплата, а не больничные.

Принятое решение комиссия оформляет протоколом и в течение пятидневного срока предоставляет работнику уведомление об отказе в назначении больничных за часть дней нетрудоспособности, в которые он работал.

В уведомлении следует указать причину отказа и порядок обжалования решения комиссии. А обжаловать он таки имеет право, обратившись в ФСС в течение пяти дней с момента получения уведомления об отказе. Также он может обратиться за защитой в суд в трехмесячный срок. Но, скорее всего, до этого не дойдет.

Далее бухгалтерия делает перерасчет зарплаты и начисляет работнику больничные за день (дни), когда он фактически болел по установленному режиму.

img 6Оставляем все, как есть.

В таком случае и «восьмерки» в Табеле, и зарплата на карточке — все остается на своих местах.

ЦЕННЫЙ СОВЕТ

Получите от работника «страховку» — объяснительную записку с причиной появления больничного листа

Свои объяснения в записке работник может сформулировать, например, следующим образом: «Я, Иванов П. П. 29.09.2021 (дата открытия е-больничного) зашел перед работой к врачу, поскольку чувствовал себя плохо. После осмотра решил выйти на работу. Об открытии электронного больничного не знал».

Комиссия по соцстрахованию рассматривает е-больничный и объяснительную записку работника. В результате она примет решение об отказе в назначении больничных, которое обязательно фиксирует в протоколе.

Уведомление об отказе в назначении больничных в пятидневный срок комиссия предоставляет/направляет работнику.

У работника диагностирован COVID-19 и открыт е-больничный. Но он может исполнять свои обязанности дистанционно. Можно ли проигнорировать больничный лист и выплатить зарплату вместо больничных?

Можно, но очень осторожно.

В таком случае необходимо обязательно себя подстраховать документально. Как это сделать? Сейчас объясним.

Во-первых, нужно получить соответствующее заявление от работника и изданный приказ о введении дистанционной работы.

При этом письменный трудовой договор о работе дистанционно в период карантина можно не заключать.

Так же не нужно сообщать работнику об изменении существенных условий труда за два месяца. На это имеем разрешение согласно предписанию ч. 11 ст. 602 КЗоТ.

Во-вторых, должен быть протокол заседания комиссии по соцстрахованию с отказом в назначении больничных работнику, который, несмотря на болезнь, работал. Хотя и дистанционно.

В-третьих, уведомление об отказе в назначении больничных должно быть предоставлено работнику в пятидневный срок.

Уверены, вы нашли ответы на волнующие вас вопросы. И надеемся, что система е-больничных будет усовершенствована и проблемы с ее применением будут сведены на нет. А если они и возникнут, то мы непременно вам поможем в их решении.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше