Добові при одноденному відрядженні: платити чи ні?

Видатки на відрядження: чи можливо?

Так, видатки на відрядження в період дії воєнного стану дозволені.

Як відомо, перелік видатків, які можна проводити в умовах воєнного стану, обмежений. Дозволені види видатків визначено Порядком № 590*.

* Порядок виконання повноважень Державною казначейською службою в особливому режимі в умовах воєнного стану, затверджений постановою КМУ від 09.06.2021 № 590.

Нагадаємо: в першу чергу можна здійснювати видатки на національну безпеку і оборону.

Тоді як переважна більшість дозволених видатків проводиться в другу чергу. Коло таких видатків окреслено в п. 19 Порядку № 590.

Видатки на відрядження працівників бюджетних установ передбачено у другу чергу як за загальним, так і за спеціальним фондом. Тож проблем зі здійсненням видатків на відрядження працівників (у т. ч. на оплату добових) бути не повинно.

Відрядження на один день: що з добовими?

Окремим видом витрат на відрядження є добові витрати. Це витрати на харчування та фінансування інших власних потреб працівника, понесені у зв’язку з відрядженням. Зазначене передбачено п. 15 розд. І Інструкції № 59*.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

За кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час у дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові. Таким є припис п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59.

Добові мають бути виплачені в межах сум, затверджених постановою № 98*. Зокрема, якщо йдеться про відрядження в межах України, то сума добових наразі становить 300 грн.

* Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.

Виплата добових витрат є гарантією працівників, закріпленою в ст. 121 КЗпП. Так, працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, установлюваних законодавством.

Та чи потрібно оплачувати добові, якщо відрядження триває лише один день?

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводять з урахуванням дня вибуття у відрядження та дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

Тож якщо йдеться про одноденне відрядження, то оплачуємо добові як за цілу добу.

На це звертав увагу і Мінфін у листі від 12.10.2009 № 31-18030-07-21/27231 (ср. ).

Також зауважимо: суму добових слід визначати згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами.

Це чітко зазначено у п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59.

Немає підтвердних документів — немає добових?

З 01.04.2023 на нас чекають цікаві новини щодо оплати та оподаткування видатків на відрядження, а також про складання звіту про відрядження. Докладно про них ви можете прочитати у журналі «Податки & бухоблік», 2023, № 25.

У рамках розгляду цього запитання зупинимося саме на питанні виплати добових.

Так, починаючи з 1 квітня самого лише наказу про відрядження, як це було раніше, не достатньо, потрібні ще й підтвердні документи. Втім, необхідність таких документів для відшкодування витрат на відрядження не є новиною, вони були потрібні і до запровадження згаданих новацій.

До підтвердних документів відносять (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ):

— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у т. ч. електронні квитки);

— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи;

— страхові поліси;

— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

— документи, які підтверджують виконання операцій з використанням платіжних інструментів;

— інші документи, які засвідчують вартість витрат.

Водночас не слід забувати, що ПКУ регулює відносини у сфері справляння податків і зборів. І той же п. 170.9 ПКУ визначає саме питання оподаткування ПДФО доходів у вигляді коштів, отриманих на службове відрядження.

Тож у питаннях визначення сум та складу витрат на відрядження працівників бюджетних установ слід керуватися насамперед постановою № 98 та Інструкцією № 59. А от при оподаткування коштів, виданих на відрядження, головним орієнтиром, звісно ж, є норми ПКУ.

До речі, в оподаткуванні цих коштів особливих змін для бюджетників немає. Сума відшкодованих працівнику витрат на відрядження, як і раніше, залишається неоподатковуваним доходом працівника.

Повернемося до добових.

У випадку, описаному у запитанні, жодного з перелічених вище документів відряджені працівники надати не можуть, оскільки не понесли у відрядженні жодних витрат. Чи можна у такому разі оплатити працівникам неоподатковувані добові?

На жаль, з 01.04.2023 ні. Це зумовлено приписом того самого п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Так, фактична кількість днів відрядження визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні.

Якщо ж у вашому випадку немає абсолютно жодного документа, який би підтвердив перебування у відрядженні, то в цілях неоподаткування коштів цілком можна скористатися і старим добрим посвідченням на відрядження з відміткою приймаючої сторони.

Також якщо йдеться про спортивні змагання, можна, наприклад, попросити у приймаючої сторони протокол проведених змагань, де буде чітко зафіксовано: в якому населеному пункті проводилися змагання, хто брав участь у них, результати змагань тощо.

У будь-якому разі доведеться добряче пометикувати, проявити креативність і придумати, яким саме документом підтвердити перебування працівників у відрядженні.